איך להאציל סמכויות לא נכון?
חשבת שהאצלת סמכויות זה למצוא מישהו שיעשה את העבודה במקומך? נשמע הגיוני, אבל רחוק מהמציאות… רוב בעלי העסקים שמתלוננים ש”אי אפשר לסמוך על אף אחד” עושים בדיוק את אותן טעויות, ואפילו לא יודעים שהם עושים אותן… אז בוא נבדוק למה הצוות שלך עדיין תלוי בך כאילו אתה שקע חשמל והם מטענים של אייפון עם 2% סוללה.
לפני שנצלול למאמר עצמו…
פתחת עסק כדי לזכות בחופש אבל גילית שרק הכנסת את עצמך לעבודת פרך תובענית? במקום ליהנות מהחיים, אתה כבול לשוטף, לכיבוי שריפות ולמאות משימות שלא נגמרות?
במיוחד עבורך: המדריך שיעזור לך להפוך בעיות כרוניות בעסק לסיסטם שעובד לבד
אם היה מספיק רק “להוסיף אנשים” ו”להעביר משימות”, כבר היית עובד הרבה פחות. אבל אם אתה עדיין עונה על כל שאלה, מאשר כל דבר, ומרגיש שאסור לך להיעלם אפילו ליום אחד, אתה ללא ספק לא מספיק מאציל סמכויות או עושה את זה לא נכון.
בוא נפרק לגורמים את הטעויות הקלאסיות שבעלי עסקים עושים כשהם חושבים שהם מאצילים, ואיך בדיוק זה משאיר אותם תקועים בלופ של עומס ושליטה.
1) האצלה ללא הדרכה
כלומר להעביר משימה בלי להסביר את המטרה, ההקשר או הציפיות. העובד נשאר מבולבל ולא יודע מה באמת נדרש ממנו.
לדוגמה:
המנהל אומר “תכין לי מצגת על הפרויקט ליום חמישי” ונעלם.
העובד לא יודע: למי המצגת מיועדת? להנהלה? ללקוח? כמה שקפים? מה רמת הפירוט? מה המסר המרכזי?
הוא משקיע שעות, מגיש, כשאז המנהל מסביר “זה לא מה שהתכוונתי אליו”.
2) האצלה ללא סמכות
כלומר לתת אחריות על משימה אבל לא את הסמכות לקבל החלטות או לנצל משאבים.
לדוגמה:
המנהל אומר “אתה אחראי על שיפור השירות ללקוחות”.
העובד מתחיל לפעול, אבל כל צעד דורש אישור:
“להחזיר כסף ללקוח? צריך לשאול קודם.”
“אתה רוצה לקנות תוכנה? תעביר לי לאישור.”
“אתה צריך עזרה מהמחסן? תתאם איתי.”
העובד “אחראי” על הנייר, אבל בפועל לא יכול לעשות כלום בלי המנהל (שכל כך עמוס שלוקח לו 3-4 ימים לחזור עם תשובה). בינתיים הלקוחות מחכים, העובד תקוע, והשירות לא משתפר.
3) מיקרו-ניהול
כלומר להאציל אבל להמשיך “לרחף מעל העובד”, לבקר כל צעד ולדרוש אישור על כל החלטה.
זה קורה כשמנהל מנסה לשלוט בכל פרט כי הוא לא סומך (בצדק או שלא בצדק) או לא יודע להרפות. התוצאה: עובדים פסיביים, מנהל שחוק ועסק שנתקע.
לדוגמה:
המנהל אומר: “אתה אחראי על הקמפיינים הדיגיטליים.”
אבל בפועל:
“הכחול הזה לא נראה לי, בוא ננסה כחול קצת יותר… שמיים.”
“שלח לי את הטקסט לפני שאתה מעלה.”
“רגע, למה בחרת את התמונה הזו?”
“אל תשנה כלום בלי לעדכן אותי.”
העובד מפסיק לחשוב קדימה, לא מנסה לשפר, לא לוקח יוזמה ולא לוקח סיכונים.
הוא מחכה לאישור. זה “הרוצח השקט” של יצירתיות ומוטיבציה.
בסיטואציה הזו, העובד הפך לרובוט. רובוטים לא משתפרים, הם רק מתקלקלים או נשחקים.
המנהל הזה צריך ללמוד איך להגדיר יעדים, במקום דרכי פעולה.
וזה מביא אותנו להבדל חשוב 👇🏼
4) האצלת משימות במקום תוצאות
הרבה פעמים בעלי עסקים מאצילים ככה:
“היי, אתה יכול לפרסם בשבילי בסושיאל?”
“אתה יכול לטפל במיילים של מהלקוחות?”
“אתה יכול לעדכן את האתר?”
“תוכל להעלות את המוצר החדש למערכת?”
“אפשר שתבדוק למה הלקוח הזה עוד לא שילם?”
במקום זה, תאציל תוצאות:
“אני רוצה שהתוכן שלנו בסושיאל יביא לידים שנכנסים מעצמם. אתה אחראי על זה.”
“תמיכת הלקוחות צריכה להיות כל כך טובה שנוריד את אחוז התלונות מתחת ל-1%. תוביל את זה.”
“אנחנו צריכים מערכת דוחות אוטומטית שתיתן לי תובנות שבועיות. בוא תעביר לי הצעת פתרון כדי שתוכל לבנות את זה.”
ועוד ועוד.
כשמאצילים תוצאה ולא משימה, זה עוזר לצוות לקחת בעלות. כמובן שלאחר מכן משתמשים במדדים הנכונים כדי לנטר את התוצאות ולוודא שהן אכן מושגות.
וזה מביא אותנו להבדל בין שני דברים חשובים:
לכן זכור: העברת אחריות לעומת העברת משימות
העברת משימות
המנהל נותן הוראות ספציפיות כמו: “תשלח את המייל הזה”, “תכין את הדוח הזה”, “תתקשר ללקוח”. העובד מבצע וחוזר למנהל עם “סיימתי, מה עכשיו?” ומקבל את המשימה הבאה. המנהל נשאר “צוואר הבקבוק” העמוס כי כל דבר עובר דרכו.
העברת אחריות
המנהל אומר: “אתה אחראי על תחום גביית התשלומים מלקוחות”, “את אחראית על ניהול הקשר עם הספקים”, “אתה מוביל את הפרויקט הזה מתחילתו ועד סופו”. העובד מקבל מרחב פעולה, סמכות להחליט, ונמדד על סמך תוצאות (לא על סמך ביצוע הוראות ספציפיות).
בקיצור: העברת משימות זה “תעשה מה שאני אומר“. העברת אחריות זה “תדאג שזה יקרה“.
מה לדעתך יהפוך את החיים שלך ליותר קלים?
עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ
ראה גם:
המחיר של “אני אעשה את זה בעצמי”
בעל העסק בעומס מטורף? הפתרון נמצא קרוב ממה שחושבים
מה שעובד בתאגידים גדולים יכול לעבוד גם אצלך
נאלץ לחזור על דברים שוב ושוב כי לא עשו אותם טוב בפעם הראשונה?
תוכן עניינים
רוצה לקבל רעיונות שעוזרים לעשות סדר בעסק ומחזירים שליטה בזמן ובתזרים?
טיפים פרקטיים שאפשר ליישם:
להתמודדות עם עומס, לשיפור תהליכים, ולהגדלת הרווחים בפחות מאמץ.
כולל טעויות נפוצות שחובה להימנע מהן וכל הדברים שראינו שעובדים בשטח.
להצטרפות לקבוצת הוואצאפ השקטהלבעלי עסקים שרוצים יותר חופש
הירשם לוובינר הקרוב לבעלי עסקים
משדר מיוחד שייתן לך נקודת מבט חדשה על ניהול חכם ואסטרטגיה מוכחת עם דוגמאות מהחיים.
הופכים את העסק למכונה לייצור רווחים…
הגיע הזמן לגלות מה באמת חוסם אותך, ולקבל מדריך מיידי וקצר לפריצה קדימה
מלא את השאלון וקבל גישה מיידית למדריך
“3 שיטות פשוטות להגדלת הרווחים בלי להשקיע שקל בפרסום”
טיפים נוספים
אחוזי סגירה בקרת איכות גבייה גיוס כוח אדם הגדלת רווחים הוצאות הכשרת עובדים השגת מטרות התייעלות טיפול בעובדים טעויות נפוצות יש תקווה כוח אדם לעשות פחות ולהתקדם יותר לקוחות חדשים לקוחות חוזרים מחסום אישי מחסום נסתר מכירות מקרים מהשטח ניהול נכון ניהול פיננסי סגירת עסקאות סדר וארגון סיפור מהחיים קבוצות קידום עם פריטי דפוס רשתות חברתיות שורש הבעיה שיווק וקידום שימור לקוחות שירות לקוחות תזרים מזומנים תכנון פיננסי תמחור ״אין מה לעשות״
- אל תמכור מוצר, בנה מערכת. ככה מייצרים עסק שמזין את עצמו כל הזמן: ישבתי עם בעלת חנות רהיטים. היא שאלה אותי שאלה אחת, מאוד הגיונית על פניו, שחשפה בדיוק למה העסק שלה לא מצליח לייצר המשכיות. בסרטון הזה אני מסביר למה הגישה של רוב בעלי העסקים לגבי “מתי לשמור על קשר” היא פשוט שגויה.
- איך הפכנו שיחת אזהרה מהבנק ל-30,000 ש”ח בכיס בזמן שיא לפני שאתם מוציאים שקל על שיווק ממומן, האם בדקתם את רשימת הלקוחות הקיימת שלכם? בסרטון אני משתף שיטה פשוטה (כולל התסריט המדויק) להחייאת לקוחות שלא היו פעילים שנים. מנכ”ל שירש חברה מאבא שלו מצא את עצמו בשיחת טלפון בלתי צפויה מהבנק: “חותכים לך את המסגרת”….
- בעל עסק פנה אליי כשהוא קרוב לייאוש: מחלקת השרטוטים שלו עבדה לאט, והוא הרגיש שהעובדים פשוט “מורחים את העבודה”. כשבדקנו גילינו שהתפוקה שלהם בקושי כיסתה 50% ממה שהעסק היה צריך רק כדי להישאר עם הראש מעל המים… איך פותרים מצב כזה? בוא נפרק את המוקש הזה שלב אחר שלב, ונראה איך הופכים תסכול ניהולי למכונת תפוקה מרשימה, עם עובדים שמגלים אכפתיות ולוקחים אחריות על התוצאות שלהם.
