ניהול נכון
כשהעסק צומח בקצב מהיר, האתגר האמיתי הופך מ”איך לגדול” ל”איך לשלוט בגדילה” ולעבור מכיבוי שריפות לניהול יציב. בסרטון אלון משתף את התהליך שעבר ואיך הוא בנה תשתית עסקית שממשיכה לשבור שיאים בכל שנה מחדש.
בתחילת הדרך של העסק, כשהקופה ריקה, אחוזים נראים כמו כסף של מונופול. אתה זורק 20% לחבר שמבין בשיווק ו-30% לגיסך שיודע לכתוב קוד, ומשכנע את עצמך שזו הדרך היחידה להשיג עזרה טובה “בלי לשלם עליה”. אבל יום אחד, כשהעסק הזה יתחיל להכניס כסף אמיתי, אתה עלול לגלות שקנית עבודה של כמה אלפי שקלים במחיר של וילה בסביון. שותפות גרועה היא משהו שקל להיכנס אליו, וכמעט בלתי אפשרי (ויקר להחריד) לצאת ממנו. אז איך תדע מתי חלוקת אחוזים היא התאבדות כלכלית ומתי היא צעד גאוני? ויותר חשוב: איך תשיג את כל מה שחסר לך עכשיו, בלי לחלק אפילו אחוז אחד?
בניגוד לאמונה הרווחת רוב משברים לא נוחתים מהשמיים ביום בהיר אחד. הם נוטים לפזר לא מעט סימנים מקדימים… כי משבר הוא פשוט שרשרת של פעולות יומיומיות שהשתבשו, שאם מודדים אותן באופן נכון ועקבי, אפשר לעצור את כדור השלג הרבה לפני שהוא הופך למפולת.
אפילו אחרי יותר מ-20 שנות ייעוץ ועבודה עם מנהלים ובעלי עסקים, יש דברים שמפתיעים אותי כל פעם מחדש. אחד הבולטים שבהם הוא ההתנגדות של חלק מהמנהלים לעבודה עם מדדי ביצוע. אין מנהל טוב שלא רוצה לראות את המצב בצורה גרפית, פשוטה וברורה כדי לדעת איך לפעול לטובת הארגון. עם הזמן הבנתי שהגישה למדדים אינה רק שאלה של “סגנון ניהולי”, אלא חושפת בדיוק מול מי אני עומד. למעשה, מצאתי שישנם שלושה סוגים של מנהלים…
קבוצת כדורסל שנכנסת למחצית בפיגור של 20 נקודות לא מקבלת נקודות בונוס על מאמץ, וגם לא על הסברים מנוסחים היטב על כך ש”השופט נגדנו” או “הפרקט מחליק מדי”. לוח התוצאות לא מתרשם מנסיבות מקלות, הוא עיוור לתירוצים ומראה רק נתונים. בספורט כמו בעסקים המדד היחיד שקובע הוא השורה התחתונה שעל הלוח. וכשמתחילים להילחם על ההסברים במקום על הנקודות, מפסידים את המשחק.
מנהלים שונאים להיות “שוטרים”, ועוד יותר שונאים להרגיש “גננת”. הרי לא פתחת עסק בשביל לרדוף אחרי העובדים. הדרך לצאת מהלופ הזה דורשת שינוי גישה: מעבר מניהול התנהגות לניהול תוצאות. זה עוזר לתירוצים להיעלם ולעסק להתחיל לרוץ.
העובדים מגיעים למשרד, המקלדות מתקתקות, הטלפונים מצלצלים ומיילים נכתבים. עד כאן הכל טוב… אבל בסוף היום, כשאתה מסתכל על קו הסיום, האם אתה מגלה שבעיקר טבעת בים של משימות שוטפות, בלי לצאת עם תחושה שהיה כאן יום שבאמת הזיז משהו?
בעל עסק פנה אליי כשהוא קרוב לייאוש: מחלקת השרטוטים שלו עבדה לאט, והוא הרגיש שהעובדים פשוט “מורחים את העבודה”. כשבדקנו גילינו שהתפוקה שלהם בקושי כיסתה 50% ממה שהעסק היה צריך רק כדי להישאר עם הראש מעל המים… איך פותרים מצב כזה? בוא נפרק את המוקש הזה שלב אחר שלב, ונראה איך הופכים תסכול ניהולי למכונת תפוקה מרשימה, עם עובדים שמגלים אכפתיות ולוקחים אחריות על התוצאות שלהם.
מה יקרה לעסק שלך אם מחר בבוקר העובד הכי ותיק שלך לא יתייצב? או אם הלקוח הגדול ביותר שלך יחליט לעזוב? עסקים רבים חיים במרחק תקלה אחת מקריסה. הם משקיעים את כל מרצם בצמיחה, אבל שוכחים לבדוק על מה הצמיחה הזו נשענת. כשכל הידע נמצא אצל אדם אחד, כשההכנסות תלויות בחוזה יחיד, או כשהפעילות כבולה לקירות פיזיים, אתה למעשה בונה מגדל קלפים מפואר. הפתרון הוא להפסיק לסמוך על המזל ולהתחיל להנדס חוסן. אבל איך בונים מערכת שמתפקדת גם כשהקרקע רועדת?
הנוהל הפשוט שהעלה את התפוקה משבוע לשבוע איך הופכים צוות שמתעסק בדיוני סרק וחיכוכים לצוות מנצח שרץ על היעדים שלו? בסרטון אפשר לראות דוגמה לנוהל ניהולי פשוט אך עוצמתי. הכל מתחיל בדבר אחד: מעבר מניהול לפי “הסברים” לניהול אובייקטיבי. מוכן לעבור מניהול של “הסברים” לניהול של תוצאות? לחץ כאן, מלא פרטים ונקבע פגישת אסטרטגיה >>…
עושה הכל, ועדיין מרגיש שזה לא מספיק? זו טעות נפוצה לחשוב שבעסק קטן “יש פחות עבודה” מאשר בעסק גדול. ההפך. בעסק קטן בגלל שאין מחלקות ואנשי מקצוע ייעודיים, המנכ”ל הופך לצומת המרכזי של כל קווי התקשורת. הוא גם איש השיווק, גם איש הגבייה, גם המזכירה וגם מנהל התפעול. בעוד שבחברה גדולה יש פילטרים, בעסק קטן…
כשמשבר לאומי או גלובלי דופק בדלת, הוא לא מבדיל בין תאגיד ענק לעסק משפחתי. פתאום, המערכות המשומנות שייצרו לקוחות קופאות, ותקציבי הענק מתגלים כמשקולת במקום מנוע. במציאות כזו, היתרון עובר מהגדול אל הגמיש. זה בדיוק הזמן לחזור ליסודות: שכל ישר, אפס בזבוז משאבים ומגע אנושי ישיר.
מקדמה של 20,000 שקלים כבר הייתה בבנק, יחד עם עסקה שהיתה בדרך להפוך את החברה לספקית משנה של תאגיד ענק. הכל נראה מבטיח, עד שהגיע הטלפון שכל בעל עסק חושש ממנו: “העסקה מבוטלת, אנחנו רוצים את הכסף חזרה”. וכך ברגע אחד עסקת הזהב הפכה לשדה קרב של האשמות. למרבה המזל, כדי להציל את המצב ממה שנראה כמו פיצוץ ודאי, לא היה צריך עורכי דין או הנחות, אלא כלים ניהוליים ואנושיים.
יש טקסטים שקיוויתי שיהפכו להיסטוריה רחוקה, אבל המציאות הישראלית מוכיחה שהם רלוונטיים היום יותר מתמיד. את המאמר הבא כתבתי בשיא אי-הוודאות של 2020, כשמשבר הקורונה טלטל את עולם העסקים. היום, כשאנחנו מתמודדים עם אתגרים לאומיים מורכבים לא פחות, המסקנה נותרה זהה. כשהשוק נעצר, רוב בעלי העסקים עושים את הטעות הגורלית ביותר: הם מתכווצים ומחכים שהסערה תחלוף, בלי להבין שדווקא עכשיו זה הזמן להניע את המנועים שזנחנו בשגרה.
משמעת היא האוטומציה של כוח הרצון. מה שהביא אותך לכאן, לא יביא אותך לשם. ייתכן שהכאוס ויכולת האלתור עזרו לך להקים את העסק, אבל הם אלו שמונעים ממך להצמיח אותו עכשיו. אתה רוצה את הלייף-סטייל, את החופשות, שהעסק “ירוץ לבד”? משמעת זה כרטיס הכניסה למועדון. אנחנו מצליחים במידה שבה המערכות שלנו פועלות חלק. אנשים חושבים שמשמעת היא חומה שסוגרת עליהם, אבל במציאות היא הרצפה שעליה הם עומדים. היא לא מגבילה את החופש שלך, היא יוצרת אותו. במיוחד כשאתה מנהל עסק עם צוות עובדים. אם אתה רוצה להבין איך להפוך משמעת לכלי שמרחיב אותך במקום לכלוא אותך, המאמר הזה יראה לך איך להשתחרר מכלא של עבודה קשה לחופש של ניהול מלמעלה.
מרגיש שהעסק עובד רק כשאתה שם? כל משמרת נראית קצת אחרת, כל עובד מפרש את הנהלים בדרך שלו, וברגע שאתה לא בודק מקרוב, דברים מתפספסים? זה לא בהכרח עניין של מוטיבציה, וזו גם לא רק שאלה של “עובדים טובים” או “עובדים רעים”. השאלה האמיתית היא איך גורמים לעסק לייצר את אותה תוצאה בלי שום תלות בך?
בוא נניח שאתה עומד מול לוח הבקרה של העסק שלך. עשרות כפתורים, כל אחד מייצג אפשרות אחרת: מוצר חדש, קמפיין חדש, גיוס נוסף, שוק נוסף, שיפור תהליך, מיתוג מחדש, שינוי תמחור ועוד ועוד. אתה לא יכול ללחוץ על כולם בו זמנית, כי כל לחיצה דורשת זמן, כסף ותשומת לב. אז איך מחליטים על איזה כפתור ללחוץ קודם? לפי אינטואיציה? לפי מה שמלהיב? לפי מה שהמתחרים עושים? האמת היא שיש תשובה שמבוססת על הגיון פשוט ומתמטיקה בסיסית, ולמרות זאת רוב בעלי העסקים פועלים בדיוק הפוך.
יש אנשים שבוחרים להיות כבאים. הם עוברים הכשרה, לובשים מדים, ומקבלים משכורת על זה. ויש את בעלי העסקים. הם לא בחרו להיות כבאים, אין להם מדים, ובטח שלא משכורת כפולה. אבל איכשהו הם מבלים את רוב הזמן שלהם בלכבות שריפות. תזרים בוער? רצים לטפל. עובד התפטר? רצים לטפל. לקוח זועם? רצים לטפל. ואז יש רגע של שקט, נשימה עמוקה אחת, ו… משהו אחר כבר עולה באש. הבעיה היא שאחרי שמכבים את האש, הנטייה היא לחזור הביתה בתחושת ניצחון, מבלי לשאול את השאלה הכי חשובה: למה בכלל פרצה שריפה? התוצאה היא אותם משברים, שוב ושוב, בתחפושות שונות. והתחושה המתישה שאתה תמיד צעד אחד אחרי הבעיה, במקום צעד אחד לפניה.
יש לך יומן מלא, אתה עובד קשה ובכל זאת מרגיש שאתה רץ במקום? ברוך הבא למועדון. החברות חינמית, אבל העלות האמיתית היא כל ההזדמנויות המעולות שפספסת בזמן שהיית עסוק בלהגיד “כן” לדברים שהם “איכשהו בסדר”… כשבוחנים עסקים לאורך זמן, מגלים שהפערים הגדולים ביניהם לא נובעים מעבודה קשה יותר או פחות, אלא מאיכות הבחירות שנעשו בדרך. לא בחירה אחת מכרעת, אלא שיטה קבועה שמכתיבה מה נכנס פנימה ומה נשאר בחוץ. כי ניהול הוא לא רק לדעת מה לקדם, אלא גם לדעת ממה להימנע.
יש מלכודת מעניינת שחוזרת אצל בעלי עסקים, והיא זו שמחזיקה אותך עובד מיליון שעות ביום, יום אחרי יום. לא משנה כמה עובדים יש וכמה אתה מנסה להתייעל, איכשהו כל דבר חשוב חוזר אליך.
מה אני עושה כשאני נכנס לעסק שיש בו ייצור, ואנחנו כבר יודעים שיש בו חוסר יעילות? התשובה אולי תפתיע אותך, כי זה לא מה שרוב האנשים עושים. בדרך כלל בעלי עסקים ישר קופצים פנימה: מתחילים לנתח תהליכים, לבדוק עובדים, לחשוב איך לסדר את הדברים מבפנים. זה נשמע הגיוני, נכון? הרי אם המערכת לא יעילה, צריך לתקן אותה! רק שזה לא עובד ככה… לא כי זה משהו שלא חשוב לעשות, אלא כי זה לא הדבר הראשון שאתה צריך לעשות. יש משהו קריטי שקודם לזה. וזה בדיוק מה שאני הולך להסביר בסרטון הבא.
אחד הרגעים הכי מסוכנים בעסק הוא כשאתה מחליט לוותר אחרי שלושה כישלונות, או קופץ למסקנות מהר מדי אחרי הצלחה אחת. אנחנו רוצים תשובות מהר, ואנחנו רוצים לדעת אם משהו עובד או לא עובד כבר אחרי ניסיון אחד או שניים. אבל יש עיקרון מתמטי פשוט שמראה מתי התוצאות שלך לא בהכרח מייצגות את המציאות. זה לא עניין של מזל או אמונה, אלא מתמטיקה טהורה שכל בעל עסק חייב להכיר.
הרגשת פעם שיש לך רעיון מבריק, ברור וטוב לעסק שלך, אבל ברגע שהצגת אותו נתקלת בקיר של ספקות, ביקורת והתנגדות? תחושה ש”העולם לא משתף פעולה”? המטרה ברורה. התוכנית הגיונית. אתה בטוח שזה הכיוון הנכון. אז למה כשאתה מציג את זה אתה מרגיש כאילו אתה דוחף סלע במעלה הר?
אתה יושב במשרד ומנסה להבין איך זה קרה שוב. ביקשת מהעובד לטפל במשהו פשוט והוא עשה משהו אחר לגמרי. השותף לא קלט את התמונה הגדולה, הספק שוב לא עמד בהתחייבויות, והצוות ממשיך לעשות מה שבא לו. אתה מרגיש שאף אחד לא באמת מקשיב ואולי בכלל גייסת את האנשים הלא נכונים… מה אם הבעיה היא פחות באנשים אלא בצעד ניהולי חיוני שאתה פספסת?
כדי לשמור על תפוקה גבוהה (להספיק הרבה, לעבוד ביעילות ולהשיג תוצאות מוגדרות), צריך לדעת איך לנהל בקשות שמגיעות מאחרים. אנשים סביבך, בין אם אלה לקוחות, עובדים, או קולגות, הולכים לבקש ממך דברים, שבניגוד לטענות שלהם לא בהכרח יהיו “צ׳יק צ׳ק”. חשוב לעזור כשאפשר, אבל פה נכנסות שמירה על סדר עדיפויות ברור, שקיפות, והיכולת שלך לומר “לא”…
ההבדל בין איש מכירות שמגיע ליעד לבין כזה שמתאכזב בסוף החודש הוא לא בהכרח בכמות המאמץ אלא בשיטת העבודה. במאמר הזה נראה איך לעבור ממצב של “נקווה לטוב” למצב של שליטה חיובית במהלך העניינים.
לקיחת אחריות ויוזמה הן תכונות ניהוליות מבורכות. אבל מה קורה כשמנהל קופץ לפתור בעיה בעצמו במקום להפנות אותה לאדם המתאים? הסיפור הבא, שהתרחש בעקבות סדנה שהעברתי על יעילות ארגונית, ממחיש בצורה מושלמת את הפער בין לקיחת אחריות אמיתית לבין עשיית העבודה של מישהו אחר.
אתה עובד עד מאוחר, מתקן טעויות של העובדים, מתנצל ללקוחות שקיבלו שירות לקוי, וכל פעם מחדש שואל את עצמך “למה אף אחד כאן לא עושה את העבודה כמו שצריך? כמוני?” אתה חושב שזה מובן מאליו, מסביר, אולי אפילו מתרגז, ושום דבר לא משתנה. אז איך לוקחים את הגאונות שבראש שלך ומכניסים אותה לראש של כל אחד מהעובדים שלך?
יש משהו משתק בבעיה גדולה. היא תופסת את כל המרחב המנטלי וגורמת לנו להרגיש חסרי אונים. אבל מה שגיליתי לאורך שנות עבודתי עם עסקים ומנהלים, זה שלרוב הבעיה היא לא הבעיה עצמה, אלא הדרך שבה אנחנו מסתכלים עליה. כי האמת היא שבעיות גדולות הן אשליה אופטית. הן נראות גדולות רק כשמסתכלים עליהן מרחוק, כגוש אחד…
לפעמים אנשים לא מזהים מה הבעיה, אפילו כשהיא ממש מול הפנים שלהם. לא בגלל שהם טיפשים, אלא כי הם פשוט לא יודעים איך הדבר כן אמור להיראות. בעסקים זה קורה כל הזמן: המכירות לא מתרוממות, אנשי המכירות נותנים הסברים שנשמעים להם הגיוניים (“בקיץ כולם בים, אין למי למכור”), אבל שום דבר לא משתנה. למה? כי אתה שומע תירוצים במקום לזהות את הבעיה האמיתית.
האינטרנט מלא בעצות. רובן לא קשורות אליך.
אני רוצה לשלוח לך רק את מה שבאמת שווה.
השאלון הקצר הבא יעזור לי לדייק, ויש גם מתנה בסוף:
החוברת “3 שיטות פשוטות להגדלת הרווחים בלי להשקיע שקל בפרסום”
אין מוצרים בסל הקניות.
