משלם לצוות אבל עדיין נאלץ לעשות את העבודה במקומו?
עובדים אמורים לפנות לך זמן, לא לייצר לך עוד עבודה. לבעל עסק שפנה אלינו היו 15 עובדים, אבל הוא עדיין יצא מהמשרד ב-11 בלילה. אחרי שישה חודשים של ליווי עסקי הוא כבר יצא בחמש. מה השתנה?
לפני שנצלול למאמר עצמו…
פתחת עסק כדי לזכות בחופש אבל גילית שרק הכנסת את עצמך לעבודת פרך תובענית? במקום ליהנות מהחיים, אתה כבול לשוטף, לכיבוי שריפות ולמאות משימות שלא נגמרות?
במיוחד עבורך: המדריך שיעזור לך להפוך בעיות כרוניות בעסק לסיסטם שעובד לבד
יש לך עובדים, אבל אתה עדיין הכתובת לכל שאלה, החלטה ותקלה?
מעסיק אנשים כדי לבצע את העבודה, אבל עדיין נדרש לחשוב, להחליט ולפתור במקומם?
במילים אחרות, אתה משלם משכורות כדי להוריד מעצמך עבודה, אבל בפועל משלם עליה ואז מבצע חלק ממנה בעצמך.
אם זה קורה אצלך, הבעיה אינה שאין לך מספיק עובדים. העסק פשוט לא בנוי כך שהם יוכלו לפעול בלעדיך.
מקרה מהחיים
אחד הלקוחות שלי הגיע אליי עם 15 עובדים. למרות גודל הצוות, הכול עבר דרכו. הוא היה מעורב בכל החלטה, ענה על כל שאלה וטיפל בכל תקלה.
הוא היה יוצא מהמשרד ב-11 בלילה. כשהגיע הביתה, הבנות שלו כבר היו מתחת לשמיכה. הוא ראה אותן ישנות, אבל הן כמעט לא ראו אותו.
לכאורה, היו לו 15 אנשים שעבדו בשבילו. בפועל, היו לו 15 אנשים שהעבירו אליו שאלות, החלטות ובעיות!
כל שאלה שחוזרת אליך מצביעה על משהו שחסר במערכת
כשעובד שואל אותך פעם אחת איך לטפל במקרה חדש, זה הגיוני. כשאותה שאלה חוזרת שוב ושוב, זו כבר לא שאלה נקודתית. זה סימן שחסרה בעסק הגדרה, הכשרה, סמכות או שיטת עבודה.
במקום להתעצבן על ההפרעה ולפתור שוב את הבעיה, עצור ושאל:
- האם העובד יודע איזו תוצאה הוא צריך להשיג?
- האם הוא יודע כיצד לבצע את המשימה?
- האם ברור לו אילו החלטות מותר לו לקבל לבד?
- האם קיים נוהל לטיפול במקרים שחוזרים על עצמם?
- האם מישהו בודק את התוצאה ונותן לו משוב?
כל בעיה שחוזרת אליך היא “מידע מודיעיני” שמראה לך היכן בדיוק העבודה עדיין נשענת עליך במקום על תהליך קבוע (ואיזה ידע עדיין נמצא רק בראש שלך).
אל תפתור את אותה הבעיה בפעם השלישית
אפשר להשתמש בכלל פשוט: אם אותה בעיה הגיעה אליך מספר פעמים, אל תסתפק בפתרון נוסף שלה. הפוך את הפתרון לחלק מהמערכת.
כתוב נוהל קצר, צור רשימת בדיקה, הקלט הסבר או תרגל את המקרה עם העובדים. לא צריך להפיק חוברת של 30 עמודים. לפעמים מספיק עמוד אחד שמגדיר:
- מה צריך לעשות
- מהי התוצאה הנדרשת
- אילו טעויות צריך למנוע
- מתי העובד מחליט בעצמו
- באילו מקרים באמת צריך לערב אותך
כך אתה משקיע פעם אחת בפתרון שמונע עשרות ומאות הפרעות בעתיד.
אל תיתן תשובה לפני ששאלת: “מה אתה מציע?”
עובדים מתרגלים מהר מאוד לקבל תשובות מבעל העסק. מבחינתם, זה גם הפתרון הבטוח ביותר. אם אתה מקבל את ההחלטה, האחריות על הטעות לכאורה נשארת אצלך.
לכן, בפעם הבאה שעובד מגיע אליך עם בעיה, אל תמהר לתת לו פתרון. שאל אותו:
“מה לדעתך צריך לעשות?“
אם אין לו תשובה, בקש ממנו לבדוק ולחזור אליך עם המלצה. אתה עדיין יכול לאשר את ההחלטה, אבל אתה מלמד אותו להתבונן ולבדוק ולא רק להעביר אליך את הבעיה.
עם הזמן, שאלות רבות יפסיקו להגיע אליך משום שהצוות ילמד איך לנתח מצבים ולקבל החלטות.
אחריות ללא סמכות אינה באמת אחריות
ייתכן שאתה דורש מהעובדים לקחת אחריות, אבל עדיין מחייב אותם לקבל ממך אישור על כל פעולה קטנה. במצב כזה, הם אינם יכולים באמת לנהל את עבודתם.
עליך להגדיר לכל תפקיד גבולות סמכות ברורים. למשל:
- עד איזה סכום העובד רשאי לאשר הוצאה?
- איזה פיצוי מותר לתת ללקוח ללא אישור?
- אילו שינויים אפשר לבצע בלוח הזמנים?
- באילו מצבים חובה לערב מנהל?
בלי גבולות ברורים, עובד “זהיר” ישאל אותך על הכל. עובד פחות זהיר יחליט לבד גם במקומות שבהם לא התכוונת לאפשר זאת. בשני המקרים, הבעיה היא חוסר בהירות.
אל תיקח את העבודה בחזרה
אחת הטעויות הנפוצות של בעלי עסקים היא לקחת בחזרה משימה ברגע שהעובד מתקשה.
אתה אומר לעצמך: “עד שאסביר לו, כבר אסיים את זה לבד“. בטווח הקצר זה באמת מהיר יותר. אבל בטווח הארוך אתה מלמד את הצוות שכשמשהו מסתבך, אתה תבצע אותו במקומם.
כך בפעם הבאה אותה משימה תחזור אליך שוב.
אם עובד מסוגל ללמוד את המשימה, עדיף להשקיע עכשיו בהסבר, בתרגול ובבדיקה. העבודה עשויה לקחת יותר זמן בפעמים הראשונות, אבל לאחר מכן היא תרד ממך לתמיד.
בדוק לאן הזמן שלך נעלם
במשך שבוע אחד, רשום כל פנייה מהצוות שדרשה ממך לעצור את עבודתך. ליד כל פנייה, סמן את הסיבה:
- חסר ידע
- חסר נוהל
- חסרה סמכות
- חסרה הגדרה של התוצאה
- העובד לא לקח אחריות
- אין את האדם המתאים בתפקיד
רשום גם ממי בדיוק הגיעה ההפרעה.
זהו תרגיל פשוט שיחליף את התחושה ש”כולם מפריעים לי כל הזמן” בתמונה ברורה של הבעיות שחוזרות על עצמן.
המבחן הוא לא אם הסברת, אלא אם זה קורה בלעדיך
במשך שישה חודשים עבדנו עם אותו בעל עסק שלא ראה את הבנות שלו על שינוי הדרך שבה הצוות פעל. העובדים קיבלו הגדרות ברורות, למדו לטפל בבעיות ולקחו אחריות על התוצאות שלהם.
בהדרגה, פחות ופחות דברים חזרו אליו, והעסק נהיה יותר ויותר רווחי. במקום לצאת ב-11 בלילה, הוא התחיל לצאת בחמש אחר הצהריים. אשתו אפילו אמרה שהיא מתחילה להתאהב בנו, משום שסוף סוף קיבלה את בעלה בחזרה.
המטרה אינה להיעלם מהעסק ולא להפסיק לפקח. המטרה היא שלא תצטרך לדחוף בעצמך כל משימה כדי שהיא תקרה.
אם יש לך צוות אבל הכול עדיין חוזר אליך, אל תשאל רק מה העובדים אינם עושים. שאל מה אתה עושה שגורם להם להמשיך להיות תלויים בך.
עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ
ראה גם:
נאלץ לחזור על דברים שוב ושוב כי לא עשו אותם טוב בפעם הראשונה?
תוכן עניינים
רוצה לקבל רעיונות שעוזרים לעשות סדר בעסק ומחזירים שליטה בזמן ובתזרים?
טיפים פרקטיים שאפשר ליישם:
להתמודדות עם עומס, לשיפור תהליכים, ולהגדלת הרווחים בפחות מאמץ.
כולל טעויות נפוצות שחובה להימנע מהן וכל הדברים שראינו שעובדים בשטח.
להצטרפות לקבוצת הוואצאפ השקטהלבעלי עסקים שרוצים יותר חופש
הירשם לוובינר הקרוב לבעלי עסקים
משדר מיוחד שייתן לך נקודת מבט חדשה על ניהול חכם ואסטרטגיה מוכחת עם דוגמאות מהחיים.
הופכים את העסק למכונה לייצור רווחים…
הגיע הזמן לגלות מה באמת חוסם אותך, ולקבל מדריך מיידי וקצר לפריצה קדימה
מלא את השאלון וקבל גישה מיידית למדריך
“3 שיטות פשוטות להגדלת הרווחים בלי להשקיע שקל בפרסום”
טיפים נוספים
אחוזי סגירה בקרת איכות גבייה גיוס כוח אדם הגדלת רווחים הוצאות הכשרת עובדים השגת מטרות התייעלות טיפול בעובדים טעויות נפוצות יש תקווה כוח אדם לעשות פחות ולהתקדם יותר לקוחות חדשים לקוחות חוזרים מחסום אישי מחסום נסתר מכירות מקרים מהשטח ניהול נכון ניהול פיננסי סגירת עסקאות סדר וארגון סיפור מהחיים קבוצות קידום עם פריטי דפוס רשתות חברתיות שורש הבעיה שיווק וקידום שימור לקוחות שירות לקוחות תזרים מזומנים תכנון פיננסי תמחור תקשורת ״אין מה לעשות״
- תאר לעצמך שאתה מכניס את הרכב למוסך כי הוא לא מניע. המוסכניק בודק אותו, מהנהן ברצינות ומודיע לך: “יש לך בעיה. הרכב לא נוסע”. אתה מודה לו על האבחנה המבריקה ושואל מה צריך לתקן, אבל מתברר שכאן נגמר הידע המקצועי שלו. נשמע מגוחך? בעלי עסקים משלמים לא מעט כסף כדי לקבל בדיוק את אותו סוג של שירות. במוסך כנראה לא היית משלים עם זה אפילו יום אחד. אבל בעסק, מצב כזה יכול להימשך שנים, כפי שראינו לאחרונה במקרה של בעל עסק שהגיע אלינו לייעוץ.
- את העסק שלך אתה מכיר יותר טוב מכל יועץ שייכנס אליו. אתה מכיר את הלקוחות, העובדים, המספרים, הבעיות וכל הסיפורים שמאחוריהם. אבל יש יתרונות דווקא למי שלא נמצא בתוך העסק כל יום. אחד מהם הוא היכולת להסתכל מבחוץ ולראות דברים שקשה לראות מבפנים. יתרון נוסף הוא ניסיון של עסקים אחרים. מישהו כבר נאבק בבעיות שאתה מתמודד איתן ומצא דרך לנצח. למה לבזבז זמן וכסף על ניסוי וטעייה כשאפשר להתחיל מפתרונות שכבר הוכיחו את עצמם?
- “כבר ניסיתי יועץ אחר ולא עבד” הוא לא משפט שאני מנסה להתווכח איתו. להפך. אם השקעת כסף וזמן ולא ראית שינוי, יש לך סיבה טובה להיות סקפטי. לכן במקום להסביר לך למה כדאי לתת אמון בעוד יועץ, אני רוצה להראות לך מה אנחנו עושים אחרת, כדי שתוכל לבדוק בעצמך אם זה בול מה שאתה והעסק שלך צריכים עכשיו.
