התחלת לעשות סדר בעסק, למה העובדים נלחצים?

במפעל שהתחלנו ללוות לאחרונה, הצטברו לא מעט תלונות על מנהל הייצור. למשל שהוא מפגר בלוחות הזמנים.

במקרה אחד, רק יומיים לפני מועד ההתקנה של פרויקט גדול, הוא הודיע שהחלקים עדיין לא מוכנים.

בינתיים, בעל העסק כבר התחייב ללקוח על תאריך התקנה, הזמין מנוף, תיאם עובדים וסגר את כל הפרטים מול הקבלנים שעובדים באתר. עכשיו, ברגע האחרון, הוא מגלה שהמפעל לא יעמוד בהתחייבות, והוא זה שצריך להתמודד עם הלקוח, לשנות את כל התיאומים ולמצוא פתרון.

וכך, בנוסף לכל מה שהוא כבר עושה בעסק, הוא מקבל תפקיד נוסף: “מנהל הביטולים, התיאומים וההתנצלויות“.

התשלום נדחה וההוצאות ממשיכות להגיע

בעל העסק מתקשר ללקוח, מסביר, מתנצל וקובע מועד חדש. אחר כך הוא צריך לתאם מחדש עם כל מי שהיה אמור להגיע לאתר.

כל זה גוזל זמן, מייצר הוצאות נוספות, וגם דוחה את התשלום שהיה אמור להיכנס אחרי ההתקנה.

בינתיים, המשכורות והחשבוניות מהספקים ממשיכות להגיע כרגיל. אף ספק לא מתקשר להגיד: “שמעתי שההתקנה נדחתה, קח לך עוד שבועיים“.

וכך נוצר מעגל שקשה לצאת ממנו: בעל העסק רודף אחרי עוד מכירות ועוד גבייה כדי לשלם על התחייבויות שלקח על עצמו לפני חודשים. הוא עובד קשה יותר, הלחץ גדל, אבל במקום לצמצם את הפער בין הכסף שנכנס לכסף שיוצא, הפער רק הולך וגדל.

צריך לעשות חשבון

כדי לצאת מהמעגל הזה, אנחנו הולכים להגדיר למנהל הייצור מסגרת תקציבית ברורה.

החשבון פשוט: אם ההכנסות מהפרויקטים הן מיליון ו-100 אלף שקל, וההוצאות המתוכננות הן מיליון שקל, צריך לוודא שההוצאות לא מטפסות למיליון ו-200 אלף שקל. אחרת, במקום להרוויח 100 אלף שקל, העסק מפסיד 100 אלף שקל.

לכן, מנהל הייצור צריך לדעת בדיוק כמה כסף נכנס מהפרויקטים ומה התקציב שעומד לרשותו כדי לבצע אותם. וזה כבר משנה את הדרך שבה הוא מנהל את העבודה.

הוא צריך לוודא שלא מזמינים יותר חומרי גלם ממה שנדרש, לצמצם בזבוזים, לדאוג שהעובדים מנצלים את שעות העבודה ביעילות ולתכנן את הייצור כך שכל החלקים יהיו מוכנים בזמן.

כי איחור בייצור הוא לא רק בעיה של לוחות זמנים. הוא גורר אחריו הוצאות נוספות, דחיית תשלומים ולחץ על התזרים.

במקום שבעל העסק ירדוף אחרי הכסף שחסר בגלל העיכובים, מנהל הייצור מקבל אחריות למנוע את העיכובים ואת החריגות שמייצרים את המחסור מלכתחילה.

במסדרונות כבר כותבים סיפור אחר

העניין הוא שיש סכנה במהלך הזה, אם לא מנהלים אותו נכון.

תאר לעצמך עובד מבקש להזמין חומר ופתאום מקבל תשובה: “צריך לבדוק אם זה נכנס בתקציב“.

מנהל זוטר מבקש שעות נוספות ושומע: “תראה קודם איך אפשר לסיים במסגרת השעות שתכננו“.

מבחינת בעל העסק, זה חלק מהתייעלות שנועדה לשפר את הרווחיות. אבל העובדים עלולים לראות בעיקר דבר אחד: מה שהיה מותר עד עכשיו, כבר לא מותר.

ואם אף אחד לא מסביר להם למה הכללים השתנו, הם עלולים להגיע למסקנה משלהם: “כנראה שאין כסף“.

משם הדרך קצרה לשמועות שהמפעל בקשיים כלכליים.

עובד שחושש למקום העבודה שלו עלול להתחיל לחפש עבודה אחרת. מנהל שחושב שהמפעל בדרך לסגירה עלול לאבד מוטיבציה.

וכך, מהלך שנועד לחזק את העסק עלול ליצור בדיוק את ההפך: חוסר ביטחון, ירידה במוטיבציה ואפילו עזיבה של עובדים טובים.

תן הסבר לפני שאתה נותן סירוב

לפני שאתה מתחיל להגביל הוצאות, הסבר לצוות מה משתנה ולמה.

חבר את ההחלטה למה שהם מכירים: רכישות מיותרות, עבודה שחוזרים עליה, התקנות שנדחות ושעות שמתבזבזות על תיאומים מחדש.

הסבר איך מסגרת התקציב אמורה לעזור לעמוד בהתחייבויות, ומה עושים אם מתגלה צורך שלא נלקח בחשבון. מנהל זוטר צריך לדעת גם מה האחריות שלו וגם איך לפנות אליך בזמן עם בעיה.

אמירה כמו “הכל בסדר” משאירה הרבה מקום לניחושים. הסבר ברור נותן לאנשים דרך להבין את השינוי ולפעול בתוכו.

אם הסיבה לשינוי נשארת אצלך בראש, אתה משאיר לעובדים לנחש. והם עלולים לקבל החלטות לפי מה שניחשו.

10 עובדים ומעלה, אבל עובד קשה מדי בשביל התוצאות שאתה מקבל?

אנחנו יכולים לעזור לך לשפר את התזרים, המכירות, הגבייה, או ההתנהלות העסקית. אפשר לקבוע שיחת ייעוץ ללא התחייבות. בפגישה נבחן מה קורה אצלך בעסק, איפה נמצאות ההזדמנויות לשיפור ומה עושים כדי להגדיל את ההכנסות והרווחים.

לקביעת שיחת ייעוץ ללא התחייבות >>

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

ראה גם:

למה בעיית תזרים אינה נפתרת?

סודות להגדלת רווחים אחרי שכבר צמצמת את כל ההוצאות האפשריות

למה יש אנשים שמתנגדים למדדי ביצוע?