איך לקבוע יעדים לעובדים (ולגרום להם באמת לעמוד בהם)

ממריחת זמן לתפוקת שיא

יש דברים שלא משנה כמה תסביר אותם בתיאוריה למנהל, עד שהוא לא חווה אותם בעצמו בפועל, אין לו מספיק הבנה כדי לעבוד נכון עם התחום הזה.

דוגמה מצוינת לכך היא הנושא של קביעת יעדים לעובדים.

לקוח שלי, שיש לו יחידת שרטטים במשרד, כבר השתגע לגמרי מכך שהשרטטים שלו “מורחים” את העבודה, ולא מספקים את התפוקה הנדרשת לתחזוקת המשרד וקיומו.

למען האמת, בבחינה פיננסית שעשיתי יחד איתו גילינו שהצוות מייצר בקושי 50% ממה שנדרש על מנת שהעסק יוכל להיות בעל זכות קיום וכושר פירעון. (כושר פירעון הוא היכולת של אדם או עסק לעמוד בהתחייבויותיו הכספיות בזמן.)

אז עלתה השאלה, “איך קובעים יעדים לעובדים?” (וגם גורמים להם לעמוד בהם…)

הנה כמה דרכים, ואני מקווה שתמצא את הדרך הנכונה ביותר עבורך, שתוביל אותך לצמיחה יציבה.

הדרך הראשונה היא “שלא יהיה לך אכפת”

הדרך הפשוטה ביותר עבור רב האנשים היא לא לקבוע יעדים בכלל.

לא להגיד לעובד “אני רוצה השבוע שתסיים את עבודה מס׳ 325 ועבודה מס׳ 327.” 

בכלל לא לתכנן את העבודה, או לתכנן את העבודה רק באופן מעורפל וכללי.

הרעיון של לקבוע מראש כמה שעות פעולה אמורה לקחת, ועל מה עובדים השבוע כדי לעמוד בזמנים, זוכה הרבה פעמים לתגובה של “איך אני יכול לדעת כמה זמן בדיוק זה ייקח?“. 

אבל למעשה זה כמו להגיד “אני כל כך לא מקצוען, וכל כך לא מכיר את העבודה שלי ואת הסטטיסטיקות של הצוות שלי, ואין לי שום נתונים מהעבר שאני יודע אותם, כדי שאני אוכל לחזות את העתיד, לתכנן אותו היטב, ולגרום לזה לקרות כמו שצריך ובזמן“.

כמובן שעם גישה כזו, העבודה והדברים פשוט “קורים” במקום להיות מנוהלים, והתוצאות בהתאם.

הדרך השניה היא לקבוע יעדים בצורה שרירותית 

לקבוע יעד בצורה שרירותית זה משהו שלפעמים פוגע ולפעמים לא. אבל בעיקר זה יוצר מורת רוח, מפני שהעובד מרגיש שנוחתת עליו הוראה, שהרבה פעמים לא מחוברת למציאות שלו, או לא ריאלית לביצוע.

הדרך הזאת מאומצת בקלות על ידי מנהלים שרוצים להרגיש יותר בשליטה, אבל חסרה להם היכולת לתקשר (להעביר את המסר) לעובדים בצורה מספיק טובה שתיצור שיתוף פעולה.

הדרך הזאת גם גוררת אי הסכמות בכזאת רמה, שעם כל הבאסות והמשברים ביחסים הבין אישיים, לא באמת מקבלים עלייה בתפוקה.

הדרך השלישית היא לתת לעובד לקבוע את היעדים שלו עצמו

לתת לעובד לקבוע את היעדים של עצמו היא דרך שיש בה יתרון עצום, מפני שהיא דורשת מהעובד לקחת אחריות, ולהחליט על היעדים שהוא הולך להשיג.

כמובן, שאם העובד לא רואה את התמונה הכללית, או אם אין לו שום נתונים מהעבר על כמה זמן לקח לו לבצע פעולה מסוימת, או פרוייקט מסוים, או שרטוט מסוים, ומה היתה רמת המורכבות של אותו שרטוט, אז אין לו שום בסיס ממשי להעריך כמה זמן העבודה באמת תיקח.

מצד שני, אם הוא יכול להעריך נכון את העבודה, אבל בכל זאת בבחינה הכוללת של העסק, התפוקה בייצור יוצאת חצי ממה שאתה צריך בשביל להתקיים, תהיה לך בעיה שתתבטא בלחצים פיננסיים.

אז איך פותרים את כל העניין הזה?

הדרך הנכונה: יישום טכנולוגיית ניהול נכונה

כשאני אומר “טכנולוגיה” אני לא מתכוון למחשבים ומכשירים.

כאן “טכנולוגיה” משמעותה שיטה להביא ממצב מצוי למצב רצוי.

כלומר זה כל אוסף השיטות, הצעדים, הנוסחאות והעקרונות שהיישום שלהם יפיק תוצאה רצויה.

כשמנהלים אנשים, מצד אחד חשוב להאציל מהכוח והסמכות שלך כלפי מטה למנהלים זוטרים ולעובדים. אבל אם אתה קובע באופן חד צדדי את היעדים, ואתה לא משיג עליהם הסכמה מוחלטת, אתה תהיה בבעיה.

מצד שני, לתת לעובד לקבוע את היעד, עלול לגרום למצב שהתוצאה הסופית של התפוקה השבועית תהיה נמוכה מדי, ולא תוכל לעמוד ביעדים אחרים, שתלויים בביצוע התפוקה הספציפית הזאת.

מה הפתרון?

א) דיאלוג ישיר עם העובד

במקום לקבוע למישהו אחר עובדה, שהוא צריך עכשיו להתמודד איתה והוא לא לוקח עליה אחריות, ואז בסוף להתקל במצב שהעובד בא למנהל ואומר לו “נו, מה אתה רוצה? אתה קבעת את זה, לא אני…“

השיטה, שהכי עובדת אצל בעלי עסקים שייעצתי להם, היא לשמור על דיאלוג ישיר עם העובד. כלומר, להגיד לצוות “זה סך כל המכסה שאנחנו צריכים לעמוד בה השבוע, כמה כל אחד תורם למכסה הזאת?”. 

ואז לתת לכל איש צוות להציב את היעד של עצמו בצורה ריאלית, ולראות איך לתקוף את זה, ומה תוכנית הפעולה שלו.

היתרון בכך הוא שהעובדים לוקחים אחריות, מתקשרים את זה למנהל, והמנהל יכול גם להגיב.

למשל “אוקי, זה מעט מדי. בוא תראה איך אתה הופך את זה ליותר?”, “איך אתה עושה יותר?”, “מה נדרש כדי שתעמוד ביעד שלך?”, או “איך אנחנו מסדרים לך את השבוע ככה שהתפוקה תקפוץ ל‑[הכנס מספר]?”. ואז העובד מחזיר לו תשובות עד שהם מגיעים להסכמה.

כשהגיעו להסכמה, המנהל עדיין צריך לדרוש עמידה ביעדים, אבל הוא יהנה משיתוף פעולה גדול יותר מצד העובד.

ב) מדידה ומוטיבציה

אולי יצא לך לשים לב שתופעה המעניינת הבאה: מה שלא נמדד לא משתפר, ומה שנמדד מבוצע.

ברגע שמתחילים למדוד משהו (בין אם זה כמות שיחות מכירה ביום, אחוז נטישת לקוחות, או רווחיות על מוצר ספציפי), הוא עובר מקטגוריה של “רעיון מופשט” לנתון מספרי מוחשי. המדידה מאלצת אותנו להסתכל על הנתון הזה באופן קבוע. מטבע הדברים, מה שמקבל תשומת לב, מקבל גם אנרגיה ומשאבים, ומתחיל להשתפר.

כשלא מודדים, קל לטייח בעיות או לספר סיפורים. צוותים יכולים להרגיש שהם “עובדים קשה מאוד”. אבל בלי יעדים ומדדים ברורים, קשה לדעת אם העבודה הקשה הזו היא בכיוון הנכון. ברגע שיש מדידה, המספרים מדברים בעד עצמם. והיא מחייבת את כולם לקחת אחריות על התוצאות.

כדי להרגיש מוטיבציה צריך לראות התקדמות. המדידה מאפשרת לזהות גם שיפורים קטנים שאחרת היו נעלמים מהעין. התנועה הזו במספרים יוצרת מומנטום שדוחף קדימה ומחזק את הרצון להמשיך להשתפר. כשעוצרים לשים לב לניצחונות הקטנים המוטיבציה עולה.

בקיצור, מדידה היא המראה של העסק. היא מסלקת את הרגש והפרשנות האישית, מציגה את העובדות כפי שהן במציאות, ומייצרת דחף טבעי ומיידי לתקן, לייעל ולבצע.

לדוגמה אדם שתפקידו יצירת שרטוטים, חשוב שימדוד:

1. כמה הזמנות עבודה של שירטוטים בוצעו והושלומו? 

2. מה הערך הכספי של השרטוטים האלה?

חשוב לעקוב בטבלה, ולסמן כל יום את שני המספרים האלה. כמובן שאפשר להוסיף גם את שעות העבודה כדי לקבל איזשהו מדד של יעילות.

אם כן, בסוף כל יום, כל עובד צריך למלא שלושה מספרים בטבלה: 

כמה שעות עבדתי? כמה שרטוטים השלמתי? ומה הערך הכספי של השרטוטים שהשלמתי והעברתי הלאה להמשך טיפול על ידי מישהו אחר או ללקוח?

ברגע שתעקוב אחרי המספרים האלה, ותגרום לכל עובד להסתכל עליהם יום יום, אתה תגלה שהתפוקה עולה, אפילו אם לא תעשה שום דבר נוסף.

בשורה התחתונה

השיטה הזו יוצרת סביבה ארגונית שלא סובלת בינוניות ולא מאפשרת התבטלות. 

עובד שרואה את הגרף שלו צונח שבוע אחרי שבוע יחווה חוסר נוחות קיצוני להציג אותו. זה מוביל לאחת משתי פעולות: או שהעובד יתעורר על עצמו, ייקח בעלות וישפר את התפוקה כדי לא להיראות רע. או שהוא יבין שהוא לא מתאים לסטנדרט ויעזוב (או יפוטר). בשני המקרים, העסק מרוויח ומפנה מקום ליצרנות רווחית.

זה לא מרכיב אחד כזה או אחר שיוצר את הפיתרון המלא, אלא זה אוסף של מרכיבים שהשילוב ביניהם, ועקביות הביצוע שלהם, יגדיל את התפוקה לרמה מקסימלית.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

ראה גם:

איך לעמוד ביעדים מבלי לפספס אותם בעקביות

נמאס לך מהלחץ?

בעיות כוח אדם: מחוסר מוטיבציה ועד חוסר נאמנות