לקוחה שלי, בעלת עסק מהשרון, שיתפה אותי בתובנה מעניינת שהיתה לה במהלך העבודה המשותפת שלנו.

כשהתחלנו לעבוד יחד, אחד הצעדים הראשונים היה לתלות לוח שישמש כלי ניהולי ויביא סדר וארגון לעסק. 

הלוח גדול ורחב, תלוי על הקיר, ומציג באופן מסודר את תפקידי העובדים ותחומי האחריות שלהם. הוא מראה בבירור מי אחראי על מה ומסייע לכל אחד להבין את תפקידי הצוות וההנהלה, כולל ההיררכיה והקשרים בין תחומי האחריות השונים.

כשהצגתי את הלוח, היא תהתה בינה לבין עצמה למה משרד קטן כמו שלה בכלל זקוק לזה, הרי זה משהו שמתאים יותר לתאגיד גדול, לא? אבל בסופו של דבר, החליטה לנסות. מתוך מחשבה שאם זה לא יעבוד – תמיד אפשר להסיר אותו…

בהמשך היא ראתה מדוע לוח כזה הוא חיוני, אפילו אם אתה מנהל עסק של אדם אחד בלבד!

וזו התובנה במילותיה שלה:

״בעסקים קטנים כל הידע של המנהל נמצא בראש – הראש שלי במקרה הזה, שחי עם זה כבר שנים, 24/7. אצלי הכל ברור, מסודר ויפה, אבל העובדים שלי? לא בטוח שהם תמיד מבינים מה הולך. כשאני מכשירה מישהי חדשה, זה אולי ברור לי איפה היא ממוקמת, אבל לה? ממש לא תמיד.

ואז הבנתי: הלוח הזה הוא לא סתם לוח. הוא הכלי שמוציא את כל מה שיש לי בראש החוצה ומסדר את זה בצורה מוחשית. עכשיו, כל עובד חדש שנכנס לארגון מבין בדיוק איפה הוא נמצא ואיך כל החלקים מתחברים.״

ואכן, הלוח הזה מביא סדר ומבהיר לכולם את תחומי האחריות שלהם. זה עובד בין אם מדובר באדם אחד, צוות של 5 או 10, ואפילו בחברה עם 50 עובדים ומעלה.

חלק מהיתרונות כוללים:

חלוקת תפקידים ברורה: לכל עובד מוגדר תחום אחריות ספציפי, כך שכולם יודעים בדיוק מהו תפקידם ומה מצופה מהם.

היררכיה מסודרת: הלוח מציג בצורה ברורה את מבנה הניהול בעסק, כולל הקשרים בין תפקידי הצוות, מה שמאפשר הבנה ברורה של הסמכויות ומי אחראי על מי.

שקיפות מלאה: הלוח יוצר תמונה ברורה של מבנה העסק, כך שכל אחד יודע איך תפקידו משתלב בתמונה הגדולה, ונמנע בלבול ואי-סדר.

(וישנם יתרונות נוספים…)

ומה לגבי עסק של אדם אחד בלבד?

בעל עסק של אדם אחד אולי מתפקד לבד, אבל בפועל הוא ממלא תפקידים רבים ושונים. הנה כמה מהם:

ניהול כוח אדם (הוא מוודא שהיא ״מגיע לעבודה״ ואכן עובד, ובעת הצורך מגייס עזרה)

קידום ושיווק

סגירת לקוחות חדשים

גבייה

תשלומים

אספקת המוצר ו/או השירות

בקרת איכות עצמית

ועוד ועוד.

איך בדיוק הוא מצליח לחלק את הזמן והמשאבים שלו בין כל התפקידים האלה? סיכוי טוב שחלקם נזנחים כמעט לגמרי… ויש סיכוי שהוא אפילו לא מודע לכך שכל אחד מהתפקידים האלה חייב להתבצע. אחרת, העסק שלו עלול להיתקע במקום, או אפילו להיעלם במקום לצמוח ולהתפתח.

ברגע שמעבירים את המידע החשוב הזה מהראש אל מתכונת מסודרת וברורה, ניתן לתכנן זמן לכל פעילות, לנהל את הזמן בצורה יעילה, ולוודא שפעולות קריטיות לא נזנחות לאורך הדרך.

גיבוש הצוות והמורל

יתרון חשוב נוסף שהלקוחה שלי ציינה הוא ההשפעה המגבשת שהכלי הארגוני הזה יצר:

״חוץ מזה, אני חייבת להודות שזה גם משפר את המורל במשרד. העובדים מרגישים שייכות – כמו חלק מקבוצה אמיתית. בסוף, כשכולם יודעים את מקומם, זה הרבה יותר קל לכולם, ובייחוד לי.״

המסלול להתרחבות פתוח בפניך

כל ארגון מורכב ממספר מוגדר של תפקידים עם התמחות ספציפית.

כשכל התפקידים ידועים ופועלים נכון יחד, בתיאום מלא אחד עם השני, זה מביא להתרחבות בלתי נמנעת.

לכן, אצל בעלי עסקים המקבלים מאיתנו ייעוץ, אנו מקפידים בין היתר על הצעד הבא:

כדי לעזור לכולם – חברי צוות חדשים, חברי צוות ותיקים, לקוחות וספקים – אנחנו תולים לוח עם כל התפקידים על הקיר, בצורה כזו שהוא לא יוכל “ללכת לאיבוד” בקלות.

הוא תמיד מול העיניים.

הלוח שאנחנו מייצרים ללקוחותינו הוא מגנטי, מה שמאפשר עדכון קל ומהיר בכל פעם שמישהו עוזב או מצטרף, ללא צורך בהדפסה מחודשת. פשוט מחליפים את התגית המגנטית – וזהו!

בוא נבנה מערכת מסודרת ויעילה בעסק שלך

הגיע הזמן להקל מהעומס המכביד ולמקד את האנרגיה שלך בדברים החשובים באמת. 

אם אתה מנהל עסוק שמחפש פתרונות לניהול חכם ורווחי בעסק שלך, אנחנו כאן לעזור. השירות שלנו מספק ייעוץ עסקי וליווי מותאם למנהלים ובעלי עסקים כמוך.

ענה על השאלון הקצר הבא ובוא נקבע פגישת ייעוץ ללא עלות. בעזרת הידע והכלים הנכונים, אתה והצוות שלך תוכלו לפעול בצורה חלקה ולהשיג תוצאות שכרגע אולי נראות לך בלתי אפשריות. אז בוא נדבר.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

סיפורי הצלחה מבעלי עסקים

ק.ע. בעל עסק

פעם אם היית מנסה לדבר איתי על תוכניות, תכנון פיננסי, ולוחות התארגנות… הייתי צוחק. היום אני מבין שכדי לגדול, גם בעסק קטן צריך ללמוד לחשוב כמו עסק גדול ושכל הכלים הללו הם חלק מההצלחה היום.

י.ד. בעלת עסק

היי עפר, קודם כל, אני חייבת לבקש סליחה. זוכר שדיברת על לוח התארגנות ואני חשבתי לעצמי, “מה זה השטויות האלו? אנחנו משרד קטן, למה צריך לוח כזה?”. כן, כן, זה עבר לי בראש. אבל בכל זאת, החלטתי להתמסר לתהליך (אמרתי לעצמי שאם זה לא יעבוד, תמיד אפשר לסלק את הלוח).

אז… היום התחלתי את קורס ההתארגנות, ובמסגרת אחת השאלות שם פתאום נפל לי האסימון. למה באמת צריך לוח התארגנות? התשובה הברורה: בעסקים קטנים כל הידע של המנהל נמצא בראש – הראש שלי במקרה הזה, שחי עם זה כבר שנים, 24/7. אצלי הכל ברור, מסודר ויפה, אבל העובדים שלי? לא בטוח שהם תמיד מבינים מה הולך. כשאני מכשירה מישהי חדשה, זה אולי ברור לי איפה היא ממוקמת, אבל לה? ממש לא תמיד.

ואז הבנתי: הלוח הזה הוא לא סתם לוח. הוא הכלי שמוציא את כל מה שיש לי בראש החוצה ומסדר את זה בצורה מוחשית. עכשיו, כל עובד חדש שנכנס לארגון מבין בדיוק איפה הוא נמצא ואיך כל החלקים מתחברים.

זה מזכיר לי את הסיפור על המחקר עם הקופים: כשקוף ניסה לעלות על העמוד, הוא קיבל חשמל. אחרי שהחליפו את הקופים שהתחשמלו, גם הקופים החדשים פחדו לעלות על העמוד – מבלי לדעת למה. אז נכון, זו אולי לא הדוגמה הכי מדויקת, אבל לוח התארגנות עושה סדר ומבהיר לכולם מה התפקיד שלהם, בלי כל החשמל המיותר הזה.

חוץ מזה, אני חייבת להודות שזה גם משפר את המורל במשרד. העובדים מרגישים שייכות – כמו חלק מקבוצה אמיתית. בסוף, כשכולם יודעים את מקומם, זה הרבה יותר קל לכולם, ובייחוד לי.

אז תודה! כנראה שלוחות התארגנות זה לא שטויות אחרי הכל.