האם העסק יכול להמשיך לרוץ קדימה ולייצר גם כשאתה בחופשה?

יצאתי לחופשה משפחתית של חודש בהודו, כדי ליצור חוויות משותפות ולהרחיב את הניסיון של הילדים ושל אישתי ושלי במקומות חדשים ותרבויות שונות בעולם.

אז איך העסק רץ בלי להפריע בחופשה? הנה כמה כללים שאני מקפיד עליהם:

כלל ראשון: המשך לקדם. הקידום ממשיך לרוץ, ולחשוף אותנו בפני לקוחות חדשים.

הקידום לא צריך לעצור רק בגלל שאתה לא במשרד. משפכי השיווק צריכים להמשיך לרוץ, הלידים צריכים להמשיך להיכנס.

תחשוב על זה לרגע, איך אתה יכול לצפות ליציבות כלכלית אם אתה עושה רק פעולות שמפסיקות להכניס כסף ברגע שאתה מפסיק לעבוד?

אז מה הפתרון? אתה צריך להגדיר מראש מערכת שיווק שממשיכה לייצר תשומת לב ולהמיר אותה ללידים גם כשאתה לא זמין.

כלל שני: הרכב תהליך יעיל ואפקטיבי. התהליך מפרט את כל הצעדים שיש לבצע עם אדם שהגיב לפרסום ואת כל הנוסחים של ההודעות, התוצרים והאמצעים להציג לאדם ברצף הנכון. 

חשוב להבין שאם כל העסק תלוי בך, אתה בעצם צוואר הבקבוק שלו. במצב כזה אתה הופך להיות “העובד הכי טוב של עצמך”. ותאמין לי, זה לא עסק. זו הופעת סולו…

זה כמו לבנות בית על עמוד אחד – אתה!

לכן אתה חייב להוציא את הידע מהראש שלך, ולתעד אותו כדי שגם מישהו שהוא לא אתה יוכל לבוא ולעשות את זה.

לדוגמה: כתוב תהליך מפורט שמסביר מה בדיוק קורה מהרגע שליד נכנס למערכת. כולל ניסוחים מדויקים, תגובות, פעולות שצריך לבצע, מי עושה מה, ומתי בדיוק זה קורה.

מה זה אומר בפועל?

• מישהו השאיר פרטים מהפרסום?
  יש נוסח מוכן מראש של מה אומרים לו, איך עונים, ומה עושים הלאה.
  
  
• יש שיחה עם לקוח?
  מוגדר מראש מה השאלות שאתה שואל, מה ההצעה שאתה נותן, ואיזה מסמכים שולחים לו.
  
  
• מי מבצע? מתי? איך?
  הכול כתוב באופן מסודר בתיעוד שאפשר להעביר לעובד חדש ולהגיד: “תעקוב אחרי זה, ואל תסטה” (וגם לתרגל אותו על זה).
  

זה חשוב כי עסק שבנוי על “טאלנטים” קורס כשהם עוזבים. אבל עסק שבנוי על תהליכים מדויקים גדל גם כשאתה בחופשה, וגם כשהצוות מתחלף.

כלל שלישי: אוטומציה במקום עבודה ידנית כרונית

התקן אוטומציות. האוטומציות דואגות למשל שאחרי שהאדם משיב על שאלון היכרות ראשוני, המערכת מחליטה בהתאם אם לסנן את האדם החוצה או להמשיך ולנתב אותו לתאם לעצמו שיחת היכרות עתידית, בחלונות זמן שהגדרתי מראש.

כל פעולה ידנית שאתה עושה יותר מפעמיים? תעצור ותבנה אוטומציה.

ואם אתה לא יודע איך, תמצא מישהו שכן. כי זמן זה כסף, ואוטומציה זו מכונה שמדפיסה לך זמן.

כלל רביעי: הכן מראש תוכנית כתובה ברורה לאספקת שירות ותאם אותה מראש עם הצוות ועם הלקוחות, כדי לשמור על תיאום ציפיות ואיכות שירות גבוהה.

אם יש תפקידים שעדיין רק אתה עושה בעצמך כמו למשל מכירות או ניהול מכירות, ומדובר בחופשה מאוד ארוכה, ייתכן שכדאי להקצות חצי יום עבודה מרוכז לביצוע עבודה או לפיקוח מרחוק על העבודה.

כלל חמישי: רכז בלוח הזמנים פגישות מכירה, ובמקביל פגישות לאספקת שירות שרק אתה מבצע, כבר לשבוע שאתה חוזר מהחופשה

רוב האנשים חוזרים מחופשה עם גישה של: “טוב, נראה מה יש על השולחן…”

אבל זו בדיוק הטעות: לחזור בלי כיוון, בלי תוכנית, ועם מנטליות של “מה בא לי לעשות היום”. ואז מה קורה? אתה נתקע בשבועיים של “חימום מנועים” שלא מוביל לכלום.

אז מה אני ממליץ לך? רכז בלוח הזמנים פגישות מכירה, ובמקביל פגישות לאספקת שירות שרק אתה מבצע, כבר לשבוע שבו אתה חוזר מהחופשה. ככה כשתחזור, אתה כבר תהיה “במצב של תנועה” ותתחיל לצבור תנופה, ולא תצטרך להתחיל להניע את גלגלי העסק ממהירות אפס. 

תעשה את זה והעסק שלך יוכל להמשיך לייצר גם כשאתה שותה מי קוקוס יחד עם הבת שלך בחופשה בניו דלהי.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

נ.ב. אם הצלחת לגרום לעסק לרוץ באופן עצמאי ובלתי תלוי בך כשאתה בחופשה, אז תוכל להמשיך עם אותו בסיס פעולה גם אחרי שתחזור. ואם אתה תוהה מה תעשה עם פנאי הזמן שהרווחת כל שבוע, צור קשר ונכין עבורך תוכנית מיוחדת שתאיץ את ההתרחבות שלך בצורה נכונה.