רוצה עוד זמן פנוי במהלך היום?
עסק יכול להראות רווחי על הנייר, אך בפועל לתת רק חלק קטן מהתפוקה שהוא מסוגל לייצר. הבעיה לרוב לא טמונה בעצלנות של העובדים אלא בדבר הרבה יותר סמוי: אופן ניהול הזמן והמשימות של כל עובד ועובד. במקרה הזה, עובד חרוץ ומוכשר שרף שעות יקרות מדי יום רק בגלל דפוס עבודה בעייתי, אך למרבה המזל בר תיקון.
לפני שנצלול למאמר עצמו…
פתחת עסק כדי לזכות בחופש אבל גילית שרק הכנסת את עצמך לעבודת פרך תובענית? במקום ליהנות מהחיים, אתה כבול לשוטף, לכיבוי שריפות ולמאות משימות שלא נגמרות?
במיוחד עבורך: המדריך שיעזור לך להפוך בעיות כרוניות בעסק לסיסטם שעובד לבד
עוד לא הכרתי בעל עסק שלא רוצה שהעסק שלו יהיה רווחי יותר. מה שהרבה בעלי העסקים לא יודעים או נוטים לא להבחין בו הוא שרווחיות היא לא רק מדידה לפי הכנסות פחות הוצאות. ניתן למדוד רווחיות לפי התפוקה של כל עובד ועובד.
במסגרת ייעוץ שנתתי לעסק מתחום השירות לעסקים, גרף הסטטיסטיקה שבדקתי הראה שהעסק מרוויח יפה מאוד, אך בדיקה של כוח האדם הראתה שיש לו פוטנציאל גבוה הרבה יותר.
בעל העסק פנה אליי כי הוא לא מצא את הנקודה שמפריעה לפוטנציאל להתממש.
ירדתי לשטח להבין למה העסק תקוע
לכן מה שעשיתי זה לבצע תחקיר מקיף אודות העסק ובמסגרת פגישות שונות בעסק הבנתי למשל שישנו עובד שנראה “מאוד עסוק”, אך באותו זמן התפוקה שלו בינונית מינוס.
הוא עובד חרוץ ובעל הישגים רבים בעסק, אך בבדיקה מולו מסתבר שהוא פשוט עובד לא נכון ובלי לשים לב מבזבז הרבה מאוד זמן וכסף לחברה.
מה גילינו? הבעיה לא היתה עצלנות אלא התפזרות
איציק עובד בשיטת ה”דחוף”. (במילים אחרות, בשיטת ה”דחייה”).
הוא מקבל משימה, קורא אותה… ומניח בצד.
הסיבה שהוא מניח את המשימה בצד כל פעם משתנה: או שקיבל שיחה או שצריך לנהל פעילות שוטפת, או שמישהו קרא לו רגע. כל פעם משהו אחר.
לאחר שאיציק סיים את הפעילות השוטפת, הוא מתפנה שוב לאותה משימה וקורא אותה שוב.
כאן הוא מתחיל להבין את המשימה וגם מפנה זמן עבורה. אבל, נכנס לאיציק עוד מקרה לא צפוי ובלתי מתוכנן וכעת הוא מטפל בו.
לבסוף אחרי שטיפל במקרה, הוא חוזר למשימה, קורא מחדש כדי להיזכר, ומתחיל לטפל בה.
איציק בעצם התעסק באותה משימה הרבה יותר מפעם אחת. התחיל אותה פעמיים או יותר, אך עדיין לא ביצע אותה עד הסוף.
לכן הוא כל יום מחדש גורם לעצמו עבודה כפולה ומכופלת ללא תפוקה:
- הוא רק מסתכל על המשימה, מבין בגדול, ואז עוזב.
- אחרי זמן הוא חוזר שוב, קורא מחדש, מתחיל שוב מההתחלה.
- ואז שוב עוזב אותה בגלל משהו “דחוף”.
- ככה יוצא שהוא מתחיל את אותה משימה מספר פעמים ולא מסיים.
איזו דרך נפלאה (ונפוצה!) לשרוף לעצמו זמן שהיה יכול לשמש אותו לדברים אחרים.
איך טיפלנו?
מה שעשיתי עם איציק זה פעולת סדר וארגון במהלך העבודה שלו ביום יום.
תוך הבנת התפקיד וחלוקת הזמן שלו לפי תחומי התפקיד שלו, איציק הבין כיצד למצוא זמן למשימות שנכנסות בנפרד ולניהול שוטף בנפרד.
זה אומר במקום לעבוד לפי “מה שבא באותו רגע“, מתכננים מראש חלקים ביום שבהם מתמקדים רק בסוג משימות ספציפיות,
ולא מאפשרים לשום דבר אחר להפריע (מיילים, הודעות, בקשות וכו’).
זה הזמן לסיים דברים, לא רק “להתחיל”
כעת הוא יכבד את הזמן של כל פעילות וכאשר תופיע בדרכו משימה חדשה הוא יעשה אותה מתחילתה ועד סופה.
במידה ואיציק לא יהיה פנוי כעת למשימות חדשות, הוא עדיין יקבל אותן אבל עוד לא יתפנה אליהן. מה שעליו לעשות זה לסיים במרץ את כל מה שהתחיל, ואחרי שיסיים יתפנה למשימה החדשה ויסיים גם אותה.
כך לא יעבוד כפול, ואפילו יהיה לו יותר זמן למשימות נוספות ולהתקדמות בעבודה.
אז סידרנו לו את היום ככה:
- אם נכנסת משימה חדשה – או שהוא מתפנה אליה עכשיו ומסיים אותה.
- או שהוא לא נוגע בה בכלל עד שהוא מסיים את מה שהוא כבר עושה.
- ככה הוא לא חוזר שוב ושוב על אותן משימות בלי לסיים אותן.
תופעה מוכרת בכל חברה
עובדים כמו איציק יש בכל עסק.
הם נוטים לחשוב שאם “יידחו משימה חדשה על מנת להתמקד בה, זה ייעשה בצורה טובה יותר“.
זה נכון אך ורק אם אתה מתחיל אותה ומסיים אותה כאשר פנוי. כי אם זה לא כך (וזה כמו במקרה של איציק) זה גורם להכפלת העבודה ולעומס מיותר על העובד.
לכן, חשוב שבתור בעל העסק תבדוק האם המנהלים והעובדים שלך עובדים בצורה יעילה ונותנים את התפוקה המקסימלית שלהם.
לסיכום, דגשים לגבי ניהול זמן נכון וחלוקת משימות:
- להבדיל בין משימות חדשות לניהול שוטף.
למשל, אפשר לקבוע בלו”ז זמן חסום למשימות חדשות (לדוגמה כל יום בין 10:00 ל-12:00).
באותו זמן – לא מיילים, לא פגישות, לא ניהול שוטף, עם התמקדות רק במשימות שקבעת.
בלי ההפרדה הזו המשימות האסטרטגיות תמיד נדחות, כי הניהול השוטף “שואב” את כל היום. - לסיים כל משימה ברגע שמתחילים אותה.
- לא “להתחיל קצת” ואז לדחות. אלא להתחייב לסיים, ואם לא ניתן עכשיו, אז לדחות לגמרי ולא להתחיל עד שמתפנים. (אל תתפתה “רק להתחיל”!)
בצע והשלם כל משימה כאשר היא נקרית בדרכך והשלם אותה מייד ללא דיחוי. כך גם תשמש דוגמה טובה לסובבים אותך וגם תזכה ביותר זמן פנוי.
עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ
תוכן עניינים
רוצה לקבל רעיונות שעוזרים לעשות סדר בעסק ומחזירים שליטה בזמן ובתזרים?
טיפים פרקטיים שאפשר ליישם:
להתמודדות עם עומס, לשיפור תהליכים, ולהגדלת הרווחים בפחות מאמץ.
כולל טעויות נפוצות שחובה להימנע מהן וכל הדברים שראינו שעובדים בשטח.
להצטרפות לקבוצת הוואצאפ השקטהלבעלי עסקים שרוצים יותר חופש
הירשם לוובינר הקרוב לבעלי עסקים
משדר מיוחד שייתן לך נקודת מבט חדשה על ניהול חכם ואסטרטגיה מוכחת עם דוגמאות מהחיים.
הופכים את העסק למכונה לייצור רווחים…
הגיע הזמן לגלות מה באמת חוסם אותך, ולקבל מדריך מיידי וקצר לפריצה קדימה
מלא את השאלון וקבל גישה מיידית למדריך
“3 שיטות פשוטות להגדלת הרווחים בלי להשקיע שקל בפרסום”
טיפים נוספים
אחוזי סגירה בקרת איכות גבייה גיוס כוח אדם הגדלת רווחים הוצאות הכשרת עובדים השגת מטרות התייעלות טיפול בעובדים טעויות נפוצות יש תקווה כוח אדם לקוחות חדשים לקוחות חוזרים מחסום אישי מחסום נסתר מכירות ניהול נכון ניהול פיננסי סגירת עסקאות סדר וארגון סיפור מהחיים קבוצות קידום עם פריטי דפוס רשתות חברתיות שורש הבעיה שיווק וקידום שירות לקוחות תזרים מזומנים תכנון פיננסי ״אין מה לעשות״
- כשהמכירות תקועות והרווחים צונחים התגובה הראשונה היא להסתכל החוצה: על השוק, על המתחרים, על המחירים, או על “המצב הכלכלי”. אבל מה קורה כשהבעיה האמיתית יושבת בדיוק במקום שהכי קשה לנו להסתכל עליו: בתוך העסק עצמו, בין האנשים שאנחנו הכי סומכים עליהם?
- 35 מיליון שקל בשנה, אבל העסק תקוע… יש עסקים שנראים מוצלחים מבחוץ, עם מחזור מכירות מכובד, צוות עובדים, וניסיון עשיר. אבל בפנים? הבעלים סוחב עומס כבד ומיותר, המכירות עומדות במקום, והאנרגיה נגמרת. מזל שגם לבעיות הגדולות יש פתרונות פשוטים…
- אתה עובד עד מאוחר, מתקן טעויות של העובדים, מתנצל ללקוחות שקיבלו שירות לקוי, וכל פעם מחדש שואל את עצמך “למה אף אחד כאן לא עושה את העבודה כמו שצריך? כמוני?” אתה חושב שזה מובן מאליו, מסביר, אולי אפילו מתרגז, ושום דבר לא משתנה. אז איך לוקחים את הגאונות שבראש שלך ומכניסים אותה לראש של כל אחד מהעובדים שלך?
