דרכים להסיר את הטפל כדי שהעיקר יוכל להצליח

עקרונות וכלים של מינימליזם עסקי

אני פוגש שוב ושוב בעלי עסקים שמרגישים שהם טובעים בים של משימות, הזדמנויות ודרישות. 

הבעיה היא שהם מנסים לשחות לכל הכיוונים בו-זמנית. 

העקרונות הבאים יעזרו לך לזהות לאן באמת כדאי לשחות!

עודף דיבורים ועודף רעש

בגישת המינימליזם העסקי מתמקדים בפחות דברים, אבל בדברים הנכונים. הרעיון המרכזי הוא לעשות פחות, אבל טוב יותר.

במקום לרוץ לכל כיוון, מזהים את 20% מהפעילויות שמייצרות 80% מהערך, ומתמקדים בהן. מבחינת כל השאר אפשר: לוותר, למכור, או לפשט.

המטרה היא בהירות (קל להבין מה העסק עושה), יעילות (פחות בזבוז זמן וכסף), ואיכות חיים טובה יותר לבעל העסק.

כך במקום לנסות לעשות הכל, למכור לכל אחד, לפתח עוד ועוד מוצרים, ערוצים, קמפיינים ותהליכים, שואלים שאלה פשוטה: מה באמת מזיז את העסק קדימה, ומה בעיקר יוצר עומס ורעש?

לכן בוחרים מעט פעולות, מעט הצעות, מעט יעדים ומבצעים אותם בצורה עקבית, מדויקת וברורה.

איך זה נראה בפועל

• פחות שירותים או מוצרים, אבל כאלה שמכניסים רווח משמעותי.
  
  
• פחות משימות ביום, אבל כאלה שמתחברות ישירות להכנסות ולתוצאות.
  
  
• פחות החלטות יומיומיות ויותר תהליכים ברורים.

לדוגמה, לא כל דבר צריך פגישה.

אם אפשר לפתור את זה במייל או בהודעה קולית, בטל את הפגישה.

כתיבה ברורה עדיפה על שיחות אינסופיות. כשכותבים זה מחדד את הנקודה ומשאיר תיעוד ברור. שיחה, לעומת זאת, נמרחת בקלות ומשאירה פרשנות פתוחה.

בנוסף, אל תקיים פגישה ללא סדר יום ברור מראש ואל תסיים אותה ללא יעדים לביצוע: מה צריך להתבצע עכשיו, מי הולך לבצע את זה, ועד מתי.

דוגמה להבדל:

במקום פגישה “לדבר על הפרויקט” => “הולכים להחליט על 3 דברים: תקציב, לו”ז, ומי אחראי לאשר את החומרים.”

במקום “נתעדכן על המצב ונראה מה קורה” => “נסקור את 3 הבעיות בהזמנה ונצא עם פתרון לכל אחת.”

אחרת, הפגישה במידה רבה מיותרת.

הסינון הזה של פגישות הוא רק דוגמה אחת. ישנם עקרונות נוספים שאפשר ליישם כדי לפשט, לצמצם התפזרות ולהעצים השפעה 👇🏼

עקרון הפשטות הספציפית

אנחנו רוצים שדברים יהיו פשוטים ושדברים יהיו ספציפיים.

פשוט במקרה הזה פירושו בלי נתונים או שיקולים לא רלוונטים.

ספציפי פירושו מדויק וברור.

דוגמה נכונה:

“מחר בבוקר, 9:00–10:30, אני סוגר את החוזה עם ספק העץ.”

• זה פשוט (פעולה אחת ברורה, לא בהכרח קלה, אבל מנוסחת באופן שלא משתמע לשתי פנים).
  
  
• וזה ספציפי כי זה אומר מתי בדיוק, מה בדיוק ומי בדיוק הולך לעשות את זה.

דוגמה לא נכונה:

“מחר אני צריך להתקדם עם כל העניינים של הספקים ולסגור קצוות.”

• זה מעורפל (מה זה “להתקדם”? מה זה “קצוות”?)
  
  
• זה לא ספציפי (אין זמן ואין פעולה מוגדרת)

שיטת “הסרת המכשולים” (Subtraction)

במקום לשאול “מה עוד אני צריך להוסיף לעסק?”, שאל: “מה אני יכול להפסיק לעשות?”.

• האם יש שירות שאתה מציע שדורש המון אנרגיה ומכניס מעט כסף? בטל אותו.
  
  
• האם יש תהליך ידני שחוזר על עצמו? עשה לו אוטומציה או מחק אותו.
  
  
• האם יש לקוח בעייתי שגוזל 80% מהזמן שלך? שחרר אותו.
  
  
• האם יש משימות שאתה עושה שההיגיון הכלכלי לא מצדיק? שעה שלך שווה 500-1000 ש”ח אבל אתה עושה משימות של 50 ש”ח? האצל אותן.

עוד על שיטת “הסרת המכשולים” (Subtraction) >>

חוק “90% ומעלה”

יש סופר ויועץ אנגלי שמציע שיטה קשיחה לקבלת החלטות: כשאתה בוחן הזדמנות (לקוח חדש, פרויקט, שיתוף פעולה), תן לה ציון מ-0 עד 100.

אם הציון הוא פחות מ-90, התשובה היא לא. אם זה לא “וואו, אני חייב לעשות את זה“, זה בזבוז של המשאב הכי יקר שלך: תשומת לב (שלא לדבר על משאבים נוספים כמו זמן וכסף).

תחשוב על זה ככה: כל דבר “בינוני” או “לא רע” תופס מקום. הוא גוזל תשומת לב, זמן וכסף שהיו יכולים ללכת להזדמנות שהיא באמת מצוינת.

דוגמה מעשית: נניח שאתה מחפש עובד חדש.

מועמד א’ הוא נחמד, מקצועי מספיק, אבל משהו באישיות שלו לא לגמרי מתאים לתרבות הארגונית. הציון שלך עבורו הוא 80.

לפי חוק ה-90%: אתה לא מגייס אותו. אתה ממשיך לחפש עד שתמצא את המועמד שתרגיש לגביו שהוא 95.

התוצאה: חסכת לעצמך חודשים של ניהול עובד בינוני וחיכוך פנים-ארגוני.

עוד על “חוק ה-90% ומעלה” (הסינון האכזרי שמייצר קפיצות אמיתיות) >>

חוק “ה-3 ומטה”

במקום רשימות מטלות (To-Do Lists) אינסופיות שרק מייצרות אשמה, הגדר בכל בוקר (או ערב לפני) 3 משימות בלבד שאתה חייב לסיים.

• אם סיימת אותן היום מוגדר כהצלחה.
  
  
• כל שאר המשימות נכנסות לרשימת “אולי אחר כך”. 

זה מונע פיזור ומבטיח התקדמות בפרויקטים משמעותיים.

הנה דוגמה מעשית לאיך בעל עסק יכול ליישם את “חוק ה-3” ביום עבודה עמוס:

הסיטואציה: בוקר יום שלישי של בעל עסק (למשל, בעל חנות רהיטים בעיצוב אישי).

ברשימת המטלות הכללית שלו יש 15 פריטים: להחזיר טלפונים לספקים, לענות ל-40 מיילים, לתקן תקלה באתר, לכתוב פוסט לפייסבוק, לעשות הנהלת חשבונות, לראיין נגר חדש, לחשוב על קולקציית קיץ, ועוד.

היישום של “חוק ה-3”: במקום “לנסות להספיק כמה שיותר”, הוא בוחר את 3 המשימות שהן אלו שהכי יזיזו את העסק קדימה:

• סגירת חוזה עם ספק העץ הגדול: משימה אסטרטגית שתוזיל עלויות ב-15%.
  
  
• שיחת עומק עם לקוח פרימיום: פרויקט של 50,000 ש”ח שצריך דחיפה אחרונה לסגירה.
  
  
• ראיון לנגר החדש: גיוס עובד מפתח שישחרר צוואר בקבוק בייצור.

עכשיו אם הוא גם יעשה עבודה טובה ויסגור את שלושת הדברים האלה (או אפילו אחד מהם), זה יהיה יום מוצלח מאוד עם התקדמות ממשית לעבר מטרות.

יום עבודה רגיל לעומת יום מינימליסטי

מה מינימליזם עסקי לא אומר…

זה לא עסק קטן בהכרח: 

חברות ענק כמו Apple תחת סטיב ג’ובס היו מינימליסטיות מאוד (קו מוצרים מצומצם, פוקוס קיצוני). גודל ומינימליזם לא תלויים זה בזה.

זה לא חוסר שאפתנות: 

השאפתנות פשוט מכוונת אחרת. במקום “להיות הכי גדול”, השאיפה היא “להיות הכי טוב/רווחי/יעיל במה שאני עושה/לעזור הכי טוב להכי הרבה אנשים”. 

וזה לא ויתור על צמיחה: 

להפך. זו דרך לגדול בלי להיחנק בדרך. צמיחה במינימליזם עסקי היא צמיחה מדויקת, בניגוד לצמיחה בכל מחיר. 

במקום לגדול “לרוחב” (עוד מוצרים, עוד שווקים, עוד עובדים), הצמיחה היא “לעומק” בלהפוך לטוב יותר, רווחי יותר, ויציב יותר במה שכבר עובד. 

זו צמיחה שלא מגיעה על חשבון השליטה או איכות החיים.

מינימליזם עסקי הוא לא לעשות פחות בשביל לעשות פחות, אלא לעשות פחות כדי להשיג יותר!

תרגיל ליישום מיידי

דמיין שאתה חייב לקצץ את שעות העבודה שלך ב-50% החל ממחר, אבל אתה חייב לשמור על אותו רווח.

1. מה היית ממשיך לעשות בכל מחיר?
   
   
2. מה היית מפסיק לעשות מיד?
   
   
3. מה היית מאציל או עושה לו אוטומציה?

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

ראה גם:

איך עומס יומיומי יוצר בינוניות, והדרך לצאת מזה

למה לעשות פחות דווקא מקדם אותך יותר

כשהרצון אמיתי אבל שום דבר לא זז

חוק “90% ומעלה”: הסינון האכזרי שמייצר קפיצות אמיתיות

למה אנחנו מוסיפים כשדווקא צריך להוריד