5 דרכים להספיק יותר באותן 24 שעות

זמן הוא משאב שאפשר “לייצר”

המשפט הזה נשמע קצת כמו מדע בדיוני, כי במציאות הפיזיקלית כדור הארץ ממשיך להסתובב באותו קצב, והיממה עדיין נמשכת 24 שעות. לכאורה, אנחנו לא יכולים להמציא עוד שעות. אבל בעולם העסקים, התפוקה והניהול האישי זמן הוא משאב אלסטי לחלוטין.

המשמעות של “לייצר זמן” היא להפוך יחידת זמן קיימת להרבה יותר מרווחת, על ידי קיצור משך הזמן שנדרש כדי להשיג את אותה תוצאה בדיוק. כך אנחנו מרוויחים זמן.

הנה הפירוק של איך זה עובד בפועל ולמה הכוונה בדיוק.

1. כיווץ משימות (התגברות על חוק פרקינסון)

“חוק פרקינסון” קובע שהעבודה מתרחבת בהתאם לזמן שהוקצב לה. 

אם תקציב למשימה מסוימת שעתיים, היא תמרח ותיקח לך שעתיים. 

אם תחליט שאתה חייב לסיים אותה בשעה אחת בלבד ותעבוד בשיא המיקוד, אתה תסיים בשעה. 

ברגע שעשית את זה, “ייצרת” הרגע שעה פנויה יש מאין. את השעה הזו אתה יכול להשקיע עכשיו בדברים אחרים.

בתור דוגמה מהחיים, האם קרה לך שאורחים הודיעו שהם מגיעים בעוד חצי שעה, ופתאום מה שבדרך כלל היה לוקח שעתיים הסתיים ב-30 דקות? הבית מסודר, הכלים שטופים, הסלון נראה מצוין, ואתה נשאר עם השאלה: אם זה היה אפשרי בחצי שעה, למה זה לקח שעות בפעם הקודמת?

2. סיסטמים ותבניות (לעבוד פעם אחת, להרוויח שוב ושוב)

עסקים שמבזבזים זמן ממציאים את הגלגל כל פעם מחדש. 

אז למה לכתוב כל פעם מחדש מייל ללקוח או להכין הצעת מחיר מאפס, במקום לבנות תבנית ותהליך עבודה מסודר שישרתו אותך שוב ושוב?

ההשקעה הראשונית לוקחת זמן, אבל מרגע שהסיסטם קיים, פעולה של רבע שעה מתקצרת ל-2 דקות. הפער הזה שמרוויחים כל פעם מחדש זה זמן פנוי שייצרנו.

3. טכנולוגיה ואוטומציה (להעביר משימות שחורות וידניות למערכות אוטומטיות)

אם מערכת הנהלת החשבונות שלך שולחת קבלות לבד, או מערכת ה-CRM מתאמת לך פגישות ושולחת תזכורות ללקוחות בלי מגע יד אדם, אז חסכת לעצמך שעות שבועיות של עבודת נמלים. המערכת פשוט ייצרה לך את השעות הפנויות האלה.

אנשים לא שמים לב כמה זמן נשרף על פעולות קטנות שחוזרות על עצמן עשרות פעמים בחודש או בשבוע. כל פעולה כזו נראית זניחה בפני עצמה, אבל כשהמערכת מבצעת אותה במקומך באופן אוטומטי, מצטבר חיסכון משמעותי בזמן.

4. שיפור מיומנות (אותה עבודה, פחות זמן)

כשאנחנו מתחילים לבצע משימה חדשה, היא בדרך כלל לוקחת זמן רב.

אבל ככל שאנחנו צוברים ניסיון ולומדים מטעויות, אנחנו מגיעים לאותה תוצאה מהר יותר.

איש מכירות מנוסה יסגור עסקה בפגישה אחת במקום בשלוש.

מנהל מנוסה יקבל החלטה בעשר דקות במקום ביומיים.

רואה חשבון ותיק יאתר בעיה בדוח תוך דקות, בעוד שאדם חסר ניסיון עשוי לחפש אותה במשך שבוע.

במילים אחרות, כל שיפור במיומנות מייצר זמן.

5. ביטול עבודה מיותרת (הדרך המהירה ביותר לפנות זמן!)

לפעמים הדרך הטובה ביותר לייצר זמן היא פשוט להפסיק לעשות דברים שלא באמת צריכים להיעשות.

אנשים משקיעים שעות בדוחות שאף אחד לא קורא, בישיבות שלא מובילות להחלטות, בבדיקות מיותרות, ובמשימות שהפכו להרגל למרות שכבר מזמן איבדו את הערך שלהן.

כל משימה שמסירים מהמערכת משחררת זמן באופן מיידי.

זו הסיבה שלפני שמנסים לייעל, כדאי לשאול שאלה פשוטה: האם בכלל צריך לעשות את זה?

אם התשובה היא לא, זה כנראה ייצור הזמן המהיר והרווחי ביותר שאפשר לבצע.

בשורה התחתונה

אנחנו לא יכולים להאט את סיבוב כדור הארץ על צירו.

אבל אנחנו בהחלט יכולים לדחוס משימות באמצעות ניצול חוק פרקינסון, בניית סיסטמים, שיפור מקצועי והפסקת כל עבודה מיותרת.

כל אחת מהפעולות האלה יוצרת את אותו אפקט: יותר תוצרים בפחות זמן ויותר זמן פנוי.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

ראה גם:

האם לעשות יותר = להרוויח יותר?

מה יביא הכי הרבה כסף, הכי מהר?

רוצה עוד זמן פנוי במהלך היום?