רוצה עוד זמן פנוי במהלך היום?

עוד לא הכרתי בעל עסק שלא רוצה שהעסק שלו יהיה רווחי יותר. מה שהרבה בעלי העסקים לא יודעים או נוטים לא להבחין בו הוא שרווחיות היא לא רק מדידה לפי הכנסות פחות הוצאות. ניתן למדוד רווחיות לפי התפוקה של כל עובד ועובד.

במסגרת ייעוץ שנתתי לעסק מתחום השירות לעסקים, גרף הסטטיסטיקה שבדקתי הציג שהעסק מרוויח יפה מאוד, אך בדיקה של כוח האדם הראתה שיש לו פוטנציאל גבוה הרבה יותר. 

בעל העסק פנה אליי כי הוא לא מצא את הנקודה שמפריעה לפוטנציאל להתממש.

ירדתי לשטח להבין למה העסק תקוע

לכן מה שעשיתי זה לבצע תחקיר מקיף אודות העסק ובמסגרת פגישות שונות בעסק הבנתי למשל שישנו עובד שנראה “מאוד עסוק”, אך באותו זמן התפוקה שלו בינונית מינוס. 

הוא עובד חרוץ ובעל הישגים רבים בעסק, אך בבדיקה מולו מסתבר שהוא פשוט עובד לא נכון ובלי לשים לב מבזבז הרבה מאוד זמן וכסף לחברה.

מה גילינו? הבעיה לא היתה עצלנות אלא התפזרות

איציק עובד בשיטת ה”דחוף”. (במילים אחרות, בשיטת ה”דחייה”). 

הוא מקבל משימה, קורא אותה… ומניח בצד. 

הסיבה שהוא מניח את המשימה בצד כל פעם משתנה: או שקיבל שיחה או שצריך לנהל פעילות שוטפת, או שמישהו קורא לו רגע. כל פעם משהו אחר.

לאחר שאיציק סיים את הפעילות השוטפת, הוא מתפנה שוב לאותה משימה וקורא אותה שוב.

כאן הוא מתחיל להבין את המשימה וגם מפנה זמן עבורה. אבל, נכנס לאיציק עוד מקרה לא צפוי ובלתי מתוכנן וכעת הוא מטפל בו. 

לבסוף אחרי שטיפל במקרה, הוא חוזר למשימה, קורא מחדש כדי להיזכר, ומתחיל לטפל בה.

איציק בעצם התעסק באותה משימה הרבה יותר מפעם אחת. התחיל אותה פעמיים או יותר, אך עדיין לא ביצע אותה עד הסוף.

לכן הוא כל יום מחדש גורם לעצמו עבודה כפולה ומכופלת ללא תפוקה:

1. הוא רק מסתכל על המשימה, מבין בגדול, ואז עוזב.
   
   
2. אחרי זמן הוא חוזר שוב, קורא מחדש ומתחיל שוב מההתחלה.
   
   
3. ואז שוב עוזב אותה בגלל משהו “דחוף”.
   
   
4. ככה יוצא שהוא מתחיל את אותה משימה מספר פעמים ולא מסיים.

איזו דרך נפלאה (ונפוצה!) לשרוף לעצמו זמן שהיה יכול לשמש אותו לדברים אחרים.

איך טיפלנו? 

מה שעשיתי עם איציק זה פעולת סדר וארגון במהלך העבודה שלו ביום יום. 

תוך הבנת התפקיד וחלוקת הזמן שלו לפי תחומי התפקיד שלו, איציק הבין איך למצוא זמן למשימות שנכנסות בנפרד ולניהול שוטף בנפרד. 

זה אומר במקום לעבוד לפי “מה שבא באותו רגע“, מתכננים מראש חלקים ביום שבהם מתמקדים רק בסוג ספציפי של משימות, ולא מאפשרים לשום דבר אחר להפריע (מיילים, הודעות, בקשות וכו’).

זה הזמן לסיים דברים ולא רק “להתחיל”

כעת הוא יכבד את הזמן של כל פעילות וכאשר תופיע בדרכו משימה חדשה הוא יעשה אותה מתחילתה ועד סופה.

במידה ואיציק לא יהיה פנוי כעת למשימות חדשות, הוא עדיין יקבל אותן אבל עוד לא יתפנה אליהן. מה שעליו לעשות זה לסיים במרץ את כל מה שהתחיל, ואחרי שיסיים יתפנה למשימה החדשה ויסיים גם אותה.

כך לא יעבוד כפול, ואפילו יהיה לו יותר זמן למשימות נוספות ולהתקדמות בעבודה.

אז סידרנו לו את היום ככה:

• אם נכנסת משימה חדשה – או שהוא מתפנה אליה עכשיו ומסיים אותה.
  
  
• או שהוא לא נוגע בה בכלל עד שהוא מסיים את מה שהוא כבר עושה.
  
  
• ככה הוא לא חוזר שוב ושוב על אותן משימות בלי לסיים אותן.

תופעה מוכרת בכל חברה

עובדים כמו איציק יש בכל עסק.

הם נוטים לחשוב שאם “יידחו משימה חדשה על מנת להתמקד בה, זה ייעשה בצורה טובה יותר“. 

זה נכון אך ורק אם אתה מתחיל אותה ומסיים אותה. כי אם זה לא כך (כמו במקרה של איציק) זה גורם להכפלת העבודה ולעומס מיותר על העובד.

לכן, חשוב שבתור בעל העסק תבדוק האם המנהלים והעובדים שלך עובדים בצורה יעילה ונותנים את התפוקה המקסימלית שלהם.

לסיכום, דגשים לגבי ניהול זמן נכון וחלוקת משימות:

1. להבדיל בין משימות חדשות לניהול שוטף.
   
   למשל, אפשר לקבוע בלו”ז זמן חסום למשימות חדשות (לדוגמה כל יום בין 9:00 ל-11:00).
   
   באותו זמן – לא מיילים, לא פגישות, לא ניהול שוטף, עם התמקדות רק במשימות שקבעת.
   
   בלי ההפרדה הזו המשימות האסטרטגיות תמיד נדחות, כי הניהול השוטף “שואב” את כל היום.
   
   
2. לסיים כל משימה ברגע שמתחילים אותה.
   
   
3. לא “להתחיל קצת” ואז לדחות. אלא להתחייב לסיים, ואם לא ניתן עכשיו, אז לדחות לגמרי ולא להתחיל עד שמתפנים. (אל תתפתה “רק להתחיל”!)

בצע והשלם כל משימה כאשר היא נקרית בדרכך והשלם אותה מייד ללא דיחוי. כך גם תשמש דוגמה טובה לסובבים אותך וגם תזכה ביותר זמן פנוי.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

ראה גם:

איך יוצאים מהמעגל האינסופי של עבודה קשה אך לא מספיק אפקטיבית?

תפוקה, זמן ואושר

הדרך הבטוחה להגביר את היעילות