החוט המחבר לכל פעילות

לא משנה איזה עסק אתה מריץ, יש מכנה משותף חשוב שלפעמים שוכחים. חשוב לי להזכיר כמה זה חשוב ומה הנזק בהזנחת הפעולה הזו. 

לאחרונה התחלנו לעבוד עם מספר בתי ספר וסטודיו למחול. התחום משך אותנו בגלל השילוב של היצירתיות, ההישגיות והקניית הביטחון והיכולת לילדים. בעלת סטודיו למחול שאנחנו מלווים, ארגנה מופע ותחרות כוריאוגרפיה אזורית. הכל הלך טוב, נעשה שיווק נרחב והאירוע פורסם כיאות. 

העתיד נראה ורוד…

מספר ימים לפני המופע, הסתבר שאי אפשר לקיים את האירוע במקום המתוכנן, אך בקלות רבה נמצא אולם חלופי הולם. 

מבחוץ נראה שהבעיה נפתרה. אבל אז התגלתה הבעיה האמיתית: לא היה מאגר מסודר של פרטי קשר. ברגע שנדרש לעדכן את המשתתפים והאורחים לא היה אפילו חוט להתחיל ממנו…

בלי רשימת אנשי קשר אין לך שליטה על האירוע

לא משנה באיזה תחום אתה עוסק, ואם אתה מארגן אירוע, התכנסות, מפגש לקוחות או אירוע יחסי ציבור, השלב הראשון והחשוב ביותר הוא איסוף פרטי אנשי קשר.

במקרה שלנו, בעלת הסטודיו הסתמכה על כך שהפרסום והשיווק יעבדו, שהרקדנים יביאו את ההורים והאורחים יזרמו. ברגע האמת, כשהיה צריך להודיע לאנשים על שינוי המיקום, לא היה קצה חוט להתחיל ממנו. לא היה לה בסיס נתונים של המשתתפים והאורחים. בלי רשימת אנשי קשר, אי אפשר היה לשלוח הודעות ולוודא שהמידע יגיע לכולם. החלק הקריטי הזה בתכנון היה חסר.

למה זה חשוב בכל תחום?

הקשר הישיר עם אנשים הוא ההון הכי גדול שלך. פרסום טוב יביא מתעניינים, אבל רק רישום מסודר יאפשר לך לנהל אותם, לשמור על קשר ולבנות מערכת יחסים לטווח ארוך.

אם אין לך רשימה מסודרת…

• אתה תלוי בפרסום ובתקווה שאנשים “יזכרו לבוא”.
  
• אין לך אפשרות לעדכן, לתקן או להודיע על שינויים.
  
• אתה מאבד את ההזדמנות להמשיך את הקשר אחרי האירוע, וזה פוגע בצמיחה עתידית.

מה קרה בסוף?

בסופו של דבר, האירוע התקיים במקומו המקורי ויצא מוצלח. קצת מזל והרבה עבודה טובה הצילו את המצב.

מוסר ההשכל: לא משנה איזו פעילות אתה מריץ, ולא חשוב מה האירוע שאתה מארגן, איסוף פרטי קשר הוא הפעולה הראשונה והחשובה ביותר בכל פעילות עסקית. זו לא עוד משימה טכנית, אלא הבסיס שמאפשר לעסק להתרחב ולהתבסס.

החוט שמחבר את כל הפעילות העסקית שלך הוא הקשר עם האנשים, מה שכולל איסוף ורישום פרטי אנשי קשר ושמירה על הקשר עימם.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ