איך להכניס אדם לעבודה
כיצד ניתן לקצר את הזמן שלוקח להכניס עובדים חדשים לתפקיד? בעלי עסקים רבים נתקלים בקשיים בנושא הזה, עם הדרכות ארוכות שלוקחות ימים, שבועות ואף חודשים. ולפעמים בסוף, אחרי כל ההשקעה, העובד אפילו לא נשאר… קיימת שיטה חסכונית ויעילה להכנסת עובדים חדשים. המאמר הבא מפרט אסטרטגיה מוכחת להגברת תפוקת העובד החל מהיום הראשון! והתוצאה? חיסכון בזמן ובמשאבים, ועלייה בתמורה להשקעה של המעסיק.
לפני שנצלול למאמר עצמו…
פתחת עסק כדי לזכות בחופש אבל גילית שרק הכנסת את עצמך לעבודת פרך תובענית? במקום ליהנות מהחיים, אתה כבול לשוטף, לכיבוי שריפות ולמאות משימות שלא נגמרות?
במיוחד עבורך: המדריך שיעזור לך להפוך בעיות כרוניות בעסק לסיסטם שעובד לבד
בליווי לקוח שלנו בהרחבת העסק שלו, שמתי לב שיש איטיות מסוימת בהכנסת אנשים לתפקיד.
בדרך כלל במצב כזה אני מברר קודם עם המנכ”ל או המנהל האחראי על הצבת כוח האדם, מה התוכנית המדויקת של הכנסת האדם לתפקיד.
אחרי מספר משפטים המתארים את מסלול הכניסה לתפקיד, גיליתי שהמסלול הקיים לוקח הרבה הרבה יותר זמן ממה שצריך להיות בפועל.
בשורה התחתונה, יש למקד אדם חדש בתפקיד כך שיהיה יעיל וייתן תפוקה כבר ביום הראשון לעבודתו.
במקרה הזה, גיליתי שייקח מספר ימים, ובמקרים אחרים גם נתקלתי בתשובה שזה יקח שבועות עד חודשים, עד שהאדם החדש יתחיל לייצר.
רק אחרי ימים שלמים או שבועות (ובמקרים קיצוניים… חודשים) בהם מכניסים את האדם לתפקידו, ושבהם משלמים לו משכורת בלי לקבל תמורה ממשית, אנו עלולים למצוא שהאדם לא מתאים בכלל.
זו תהייה השקעה של הרבה הרבה כסף, אנרגיה, מאמץ וזמן עבודה יקר, שפשוט ירדו לטמיון.
במקרה הספציפי הזה, עובדת חדשה היתה אמורה להיכנס לתחום הקידום והשיווק, והמנכ”ל תכנן להעביר אותה דרך 5-6 בעלי תפקידים בעסק, כדי שהיא תכיר את סביבת העבודה.
ממש אסרתי על ביצוע מעשה כזה, כי זה מבזבז זמן מיותר. במיוחד כשאיננו יודעים אם העובדת תשרוד את היום הראשון. כאשר שמעתי זאת עשיתי את הדברים הבאים:
הזדעזעתי. נרעשתי. ותיקנתי מייד את נוהל הכניסה לתפקיד כדי להפיק תפוקה תוך פחות משעה!
הנה מה שעשיתי…
טיפול
- הסברתי למנכ”ל שאני אוסר עליו להקדיש להדרכה הראשונית והמיידית יותר מחצי שעה!
- הכנו מבעוד מועד תיאור בכתב של התפקיד.
הגדרנו מה המוצר של התפקיד (אנשים שנוצר איתם מגע, מכתבים שנשלחו ללקוחות פוטנציאלים, ופגישות שתואמו).
תארנו בכתב בפחות משני עמודים את כל הפעולות הבסיסיות שנדרשות כדי לבצע את התפקיד הבסיסי הזה. - ביצעתי עם המנכ”ל פעם אחת את הפעולות שעל העובדת החדשה לבצע, כדי שיהיה לו מושג מה עליה לעשות.
תוך כדי כבר ניסחנו את המכתב ושלחנו מכתב ללקוח פוטנציאלי.
המנכ”ל הכין את מקור הנתונים שיש לעבוד איתם.
תכננו כך, שבפחות מחצי שעה אדם שיודע להפעיל מחשב, יוכל לבצע את הפעולה.
למחרת, העובדת נכנסה למשרד. היא הוצגה בפני שאר העובדים, והובאה אל שולחנה, המחשב שלה והטלפון שלה. היא קיבלה הסבר קצר איך לתפעל את הדברים הבסיסיים ומייד… לעבודה.
מבצעים את הפעולות הבסיסיות ושולחים אותה לדרכה… להמשך היום.
תוצאות
תוך שבוע, נשלחו כ-700 מכתבים בישראל ועוד כ-1500 מכתבים לנמענים בחו”ל בשוק בינלאומי שהעסק מתרחב אליו כעת.
מתוך המכתבים אותרו 3 לקוחות פוטנציאלים. עם אחד מהם נקבעה פגישה לשבוע העוקב.
תוך כדי העבודה, בוצע טיוב של הנתונים במאגר הנתונים, כך שיהיה ניתן בעתיד לפנות שוב ללקוחות הפוטנציאלים שלא החזירו תשובה.
היתרון הגדול של התהליך הוא שלא בוזבז זמן מול העובדת, ותוך כשעה היא החלה לייצר משהו בעל ערך לחברה.
לא בוזבז זמן מול עובדים אחרים.
אחרי מספר שעות עבודה, היא כבר הרגישה יותר שייכת, ובעלת ערך. הביטחון שלה עלה כדי לפנות לעובדים אחרים ולברר מה דרוש להם ממנה בתפקידה החדש.
אחרי שצברה את הניסיון והביטחון הבסיסיים, אפשר להתחיל בתהליך מתמשך של לימוד מעמיק יותר של התפקיד.
העיקר: התפוקה!
עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע”מ
ראה גם:
תוכן עניינים
רוצה לקבל רעיונות שעוזרים לעשות סדר בעסק ומחזירים שליטה בזמן ובתזרים?
טיפים פרקטיים שאפשר ליישם:
להתמודדות עם עומס, לשיפור תהליכים, ולהגדלת הרווחים בפחות מאמץ.
כולל טעויות נפוצות שחובה להימנע מהן וכל הדברים שראינו שעובדים בשטח.
להצטרפות לקבוצת הוואצאפ השקטהלבעלי עסקים שרוצים יותר חופש
הירשם לוובינר הקרוב לבעלי עסקים
משדר מיוחד שייתן לך נקודת מבט חדשה על ניהול חכם ואסטרטגיה מוכחת עם דוגמאות מהחיים.
הופכים את העסק למכונה לייצור רווחים…
הגיע הזמן לגלות מה באמת חוסם אותך, ולקבל מדריך מיידי וקצר לפריצה קדימה
מלא את השאלון וקבל גישה מיידית למדריך
“3 שיטות פשוטות להגדלת הרווחים בלי להשקיע שקל בפרסום”
טיפים נוספים
אחוזי סגירה בקרת איכות גבייה גיוס כוח אדם הגדלת רווחים הוצאות הכשרת עובדים השגת מטרות התייעלות טיפול בעובדים טעויות נפוצות יש תקווה כוח אדם לעשות פחות ולהתקדם יותר לקוחות חדשים לקוחות חוזרים מחסום אישי מחסום נסתר מכירות מקרים מהשטח ניהול נכון ניהול פיננסי סגירת עסקאות סדר וארגון סיפור מהחיים קבוצות קידום עם פריטי דפוס רשתות חברתיות שורש הבעיה שיווק וקידום שימור לקוחות שירות לקוחות תזרים מזומנים תכנון פיננסי תמחור ״אין מה לעשות״
- אל תמכור מוצר, בנה מערכת. ככה מייצרים עסק שמזין את עצמו כל הזמן: ישבתי עם בעלת חנות רהיטים. היא שאלה אותי שאלה אחת, מאוד הגיונית על פניו, שחשפה בדיוק למה העסק שלה לא מצליח לייצר המשכיות. בסרטון הזה אני מסביר למה הגישה של רוב בעלי העסקים לגבי “מתי לשמור על קשר” היא פשוט שגויה.
- איך הפכנו שיחת אזהרה מהבנק ל-30,000 ש”ח בכיס בזמן שיא לפני שאתם מוציאים שקל על שיווק ממומן, האם בדקתם את רשימת הלקוחות הקיימת שלכם? בסרטון אני משתף שיטה פשוטה (כולל התסריט המדויק) להחייאת לקוחות שלא היו פעילים שנים. מנכ”ל שירש חברה מאבא שלו מצא את עצמו בשיחת טלפון בלתי צפויה מהבנק: “חותכים לך את המסגרת”….
- בעל עסק פנה אליי כשהוא קרוב לייאוש: מחלקת השרטוטים שלו עבדה לאט, והוא הרגיש שהעובדים פשוט “מורחים את העבודה”. כשבדקנו גילינו שהתפוקה שלהם בקושי כיסתה 50% ממה שהעסק היה צריך רק כדי להישאר עם הראש מעל המים… איך פותרים מצב כזה? בוא נפרק את המוקש הזה שלב אחר שלב, ונראה איך הופכים תסכול ניהולי למכונת תפוקה מרשימה, עם עובדים שמגלים אכפתיות ולוקחים אחריות על התוצאות שלהם.
