ניהול כספים בעיניים עצומות – מתכון בטוח לבורות בתזרים
“אני רק מנהלת החשבונות. מה שבעל הבית עושה עם הכסף שלו… זה כבר עניינו”. מילים תמימות שמסתירות מאחוריהן בעיה תזרימית מסוכנת. כשחסר יותר ויותר כסף בחשבון הבנק ללא קשר למחזור העסקי, וכשאף אחד לא לוקח אחריות – מישהו חייב לפקוח את העיניים. מה קרה כשמנהלת חשבונות חדשה הצטרפה לחברה אותה אנחנו מלווים, וקיבלה מאיתנו הכשרה ממוקדת? איך זכתה לכינוי “סטאלין” אחרי שהחזירה את השליטה להוצאות והפכה את המערכת על פיה? סיפור על ההבדל בין מנהל חשבונות פסיבי לאקטיבי.
לפני שנצלול למאמר עצמו…
פתחת עסק כדי לזכות בחופש אבל גילית שרק הכנסת את עצמך לעבודת פרך תובענית? במקום ליהנות מהחיים, אתה כבול לשוטף, לכיבוי שריפות ולמאות משימות שלא נגמרות?
במיוחד עבורך: המדריך שיעזור לך להפוך בעיות כרוניות בעסק לסיסטם שעובד לבד
״אני רק מנהלת החשבונות. מה שבעל הבית עושה עם הכסף שלו… זה כבר עניינו.״
זו התשובה שקיבלתי ממנהלת חשבונות של לקוח שהתחלתי לעבוד איתו ולחקור מדוע חסר יותר ויותר כסף בחשבון הבנק ללא קשר למחזור העסקי.
כשמנהל החשבונות רואה את תפקידו כפקיד בלבד – כזה שרק מתעד חשבונות נכנסים ויוצאים – הוא עלול לגרום לנזקים כבדים לעסק, נזקים שנדרשת מיומנות גבוהה כדי לחשוף.
האם התפקיד של מנהל החשבונות, הוא באמת רק לתעד חשבונות?!
בזכות תפקידי כיועץ בכמה חברות במקביל, אני יכול להשוות בין סגנונות עבודה שונים של מנהלי חשבונות. ברגע שבעל העסק אינו מבין מה באמת נדרש מבעל התפקיד, העסק כולו עלול להיתקל בקשיים תזרימיים.
הנה דוגמה מעשית לנקודות לבדיקה אצל מנהל חשבונות בעסק.
איך מנהל חשבונות יוצר בורות פיננסים?
בקלות.
נתקלתי בדוגמה לכך בעסק שבו מנהלת החשבונות הייתה… באה לעבודה.
כן. באה לעבודה.
מה רע בזה? שזה בדיוק כל מה שהיא הייתה עושה.
היא הייתה זו שאליה הגיעו כל החשבונות של הספקים.
בכל פעם ששמעתי עליה מבעלי העסק, נאמר לי שהיא הייתה ״מאוד מאוד עמוסה בלטפל בכל הניירת הזו״.
אבל בסופו של דבר, כשהגיע מועד התשלום לספקים – היו חסרים מאות אלפים כדי לעמוד בכל התשלומים.
תפקידו של מנהל החשבונות הוא ליצור שיטת עבודה שמונעת מצב בו ההוצאות עולות על ההכנסות בתזרים.
מנהלת חשבונות שמסבירה לי, איך אין לה מה לעשות בנוגע לכל החשבונות האלה שמגיעים… ואין לה שום סמכות להשפיע על הרכש… היא חסרת אחריות.
הוכחה לכך היא מנהלת חשבונות חדשה יחסית שהכנסתי לתפקיד. עברתי איתה על העיקרון הבסיסי של ״הוצא פחות ממה שאתה מכניס״, ועל כך שההכנסה צריכה להיות מחושבת רק מכסף אמיתי שהופקד ונפרע בבנק – לא צ׳קים דחויים או תשלומים עתידיים.
לא ״תשלום שאמור להגיע בקרוב״, לא ״צ׳ק שצריכים לשלוח לנו״, ולא שום דבר אחר פרט למזומן ממשי שהופקד בבנק כנגד תוצרת אמיתית (לא הלוואות).
אותה מנהלת חשבונות, אחרי שביצענו פרויקט ניהול תזרים בעזרת ״אמיר תזרים מזומנים״, ידעה להגיד בדיוק כמה כסף יהיה חסר בעוד 30 יום, וללחוץ על תהליכי רכש נכונים יותר.
כתוצאה מכך, היא ידעה להכין את בעל העסק לקראת מה שהולך לקרות, ואף להמליץ איך לטפל במערך האשראי בבנק בצורה נכונה יותר.
ידעת שסטאלין מנהל חשבונות?
במהלך הכנסתה לתפקיד, הבהרתי למנהלת החשבונות החדשה, שאפשר לרכוש ולהתחייב רק לאחר שאושר תקציב מראש.
לעיתים זה נראה כמו ״עודף בירוקרטיה״ ואיטיות שאי אפשר לסבול. אבל האמת היא שעדיף שזה יהיה משהו שאי אפשר לסבול. ככל שזו תהיה מערכת שאי אפשר לסבול אותה, כך יצטמצמו ההוצאות.
אותה מנהלת חשבונות שהכנסתי לתפקיד החלה לשים גבולות לאנשי הצוות, בכל הנוגע להוצאות.
היא שמרה כל כך טוב על הכסף של החברה, שהצוות התחיל להצמיד לה את הכינוי ״סטאלין״, מאחר והיא שלטה ביד רמה בצמצום ההוצאות בחברה.
ואכן, המצב החל להיכנס תחת שליטה.
״אני לא קשור למכירות!״
באמת?!
בוא נתבונן פעם נוספת.
כאשר מנהל החשבונות בוחן את המצב הכספי מנקודת מבט רחבה – הכוללת את ההוצאות, ההכנסות ותהליך הגבייה – יש לו את הכלים לנהל תזרים מאוזן ויציב.
לעומת זאת, אם הוא מתמודד עם פערים בין המזומנים הקיימים לבין התשלומים הנדרשים ולא דואג להיות מחובר לתהליכי המכירות והגבייה, הוא פועל בחוסר אחריות.
מנהל חשבונות טוב יעמוד על כך שהוא יהיה מחובר למערכת ניהול המכירות וידרוש, ידרוש, ידרוש שיכניסו כמות גדולה של כסף שתכסה את ההוצאות + רזרבות.
נדירים הם מנהלי החשבונות שיודעים לדרוש מבעל העסק, ממנהל המכירות, מנציגי המכירות, ומכל איש צוות אחר תפוקה אמיתית שסוף סוף תכניס יותר כסף לארגון.
איך מוצאים מנהל חשבונות טוב ואחראי?
האמת היא שמנהל חשבונות טוב – יוצרים.
נתקלתי בזוג שותפים שמנהלים חברה גדולה מאוד.
הגישה של אחד השותפים הייתה ״אם אני כבר משלם משכורת גבוהה, אז האדם שנכנס לתפקיד צריך לדעת הכל ולבצע את כל מה שנדרש בתפקיד.״
למרות שזו מחשבה יפה והיא נשמעת הגיונית, היא לא עומדת במבחן המציאות.
גם מנהלי החשבונות הבכירים ביותר מפספסים. ומלכתחילה הם עולים הרבה כסף.
לכן הפתרון האופטימלי (לא האידיאלי) יהיה למצוא ולגייס תוך כדי סינון ומיון מנהל חשבונות שמראה מידת אחריות ואכפתיות גבוהה. ולאחר מכן, להכשיר אותו לתפקיד כפי שאתה היית רוצה שהתפקיד יתבצע.
אם אינך יודע איך התפקיד צריך להתבצע בצורה מושלמת – פנה אלי ואשמח לעזור.
עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים
תוכן עניינים
רוצה לקבל רעיונות שעוזרים לעשות סדר בעסק ומחזירים שליטה בזמן ובתזרים?
טיפים פרקטיים שאפשר ליישם:
להתמודדות עם עומס, לשיפור תהליכים, ולהגדלת הרווחים בפחות מאמץ.
כולל טעויות נפוצות שחובה להימנע מהן וכל הדברים שראינו שעובדים בשטח.
להצטרפות לקבוצת הוואצאפ השקטהלבעלי עסקים שרוצים יותר חופש
הירשם לוובינר הקרוב לבעלי עסקים
משדר מיוחד שייתן לך נקודת מבט חדשה על ניהול חכם ואסטרטגיה מוכחת עם דוגמאות מהחיים.
הופכים את העסק למכונה לייצור רווחים…
הגיע הזמן לגלות מה באמת חוסם אותך, ולקבל מדריך מיידי וקצר לפריצה קדימה
מלא את השאלון וקבל גישה מיידית למדריך
“3 שיטות פשוטות להגדלת הרווחים בלי להשקיע שקל בפרסום”
טיפים נוספים
אחוזי סגירה בקרת איכות גבייה גיוס כוח אדם הגדלת רווחים הוצאות הכשרת עובדים השגת מטרות התייעלות טיפול בעובדים טעויות נפוצות יש תקווה כוח אדם לעשות פחות ולהתקדם יותר לקוחות חדשים לקוחות חוזרים מחסום אישי מחסום נסתר מכירות מקרים מהשטח ניהול נכון ניהול פיננסי סגירת עסקאות סדר וארגון סיפור מהחיים קבוצות קידום עם פריטי דפוס רשתות חברתיות שורש הבעיה שיווק וקידום שימור לקוחות שירות לקוחות תזרים מזומנים תכנון פיננסי תמחור תקשורת ״אין מה לעשות״
- חם בחדר. אתה מזמין טכנאי מזגנים, והוא מוצא תקלה ומתקן אותה. עדיין חם, אז אתה מזמין טכנאי נוסף. גם הוא מוצא משהו לשפר, ועכשיו המזגן לכאורה עובד נהדר. שני הטכנאים הצליחו במשימה שלהם, רק שאתה עדיין מזיע. אגב, אף אחד מהם לא חשב לבדוק את החלונות, ואלה היו פתוחים לרווחה והמשיכו להוציא את כל הקור החוצה… בעסק זה קצת יותר יקר. יועץ פיננסי, יועץ מכירות או יועץ גיוס יכולים לעשות עבודה מצוינת, ובכל זאת להשאיר אותך עם אותה בעיה. אז איך בוחרים יועץ שיראה את התמונה המלאה, ולא רק את מה שנמצא בתחום ההתמחות שלו?
- יש רגעים בניהול עסק שבהם אתה מרגיש שסוף סוף הצלחת לתפוס את השור בקרניים. אחרי תקופה של בעיות חוזרות, עיכובים והוצאות מיותרות, אתה מחליט להפסיק לרדוף אחרי התקלות ולהתחיל לטפל במה שגורם להן. נשמע מצוין, נכון? אתה כבר מדמיין איך העבודה תתנהל בצורה חלקה יותר, איך יהיו פחות טלפונים דחופים ואולי אפילו איך תצליח לסיים יום עבודה בלי לקחת איתך הביתה את כל הבעיות שלא הספקת לפתור. אבל מה קורה כשאתה מתחיל ליישם את השינויים ומגלה שלא כולם שותפים להתלהבות שלך?
- תאר לעצמך שאתה מכניס את הרכב למוסך כי הוא לא מניע. המוסכניק בודק אותו, מהנהן ברצינות ומודיע לך: “יש לך בעיה. הרכב לא נוסע”. אתה מודה לו על האבחנה המבריקה ושואל מה צריך לתקן, אבל מתברר שכאן נגמר הידע המקצועי שלו. נשמע מגוחך? בעלי עסקים משלמים לא מעט כסף כדי לקבל בדיוק את אותו סוג של שירות. במוסך כנראה לא היית משלים עם זה אפילו יום אחד. אבל בעסק, מצב כזה יכול להימשך שנים, כפי שראינו לאחרונה במקרה של בעל עסק שהגיע אלינו לייעוץ.
