ישבתי עם לקוח המקבל ממני ייעוץ – בעל עסק להכנת מגשי אירוח, עם צוות עובדים משלו.

אחד הדברים שהטרידו אותו, הוא שכאשר הוא מכין את התוצרים (מגשים של סנדוויצ’ים, מגשי פירות, ועוד כיבוד לאירועים), זה יוצא כמו שצריך. וכאשר הצוות עושה את זה – זה טוב, אבל לא מדויק כפי שבעל העסק יודע לעשות את זה, ותמיד הוא מוצא חריגות שמבאסות אותו.

אז איך מביאים את הצוות, לעשות את העבודה טוב כמו הבעלים?!

נראה שלא משנה כמה הסברים, דרישות, כעסים או כל דבר אחר שמנסים – זה עדיין לא יוצא אותו הדבר.

לכן זה מה שעשינו…

טיפול

כדי לפתור את הבעיה, עברתי עם בעל העסק על כמה נתונים מתוך טכנולוגיה מדויקת וייחודית.

זה מדהים לגלות בידע שפותח בטכנולוגיה הזו, שיש רק 5 נקודות שעלולות להכשיל מישהו ללמוד משהו, ולהצליח להבין וליישם אותו.

למרות האופנה, לתייג כל אדם שלא מבין משהו בתור ״בעל הפרעת קשב וריכוז״, ומייד להפנות אותו למרשם ולדחוף לו כדורים (כדורים אלה, שהם סמים לכל דבר ועניין), אינם תחליף להבנה.

מתוך הנקודות, הכנו תוכנית הכשרה מעשית שתביא לדיוק גבוה יותר בתוצרים, כפי שבעל העסק רוצה שיהיה.

ההוכחה למיומנות אמיתית היא הרי התוצאה שמשיגים בסוף.

הנה מספר נקודות שיישמנו והתוצאות לא אחרו לבוא:

1) להציב סטנדרט כתוב – איך יודעים כמה גבינת שמנת למרוח בסנדוויץ’ אחד?! התשובה היא להכין מגש אחד שמכיל כמות סנדוויצ’ים ולבדוק את כמות חומרי הגלם הנדרשת ולכתוב תיעוד של הכמויות המדויקות והפעולות הנדרשות. כמו למשל 300 גרם, גבינה מספיק ל-30 סנדוויצ’ם.

2) להדגים ולהראות כיצד זה צריך להראות – בעל העסק, מתעד הכנת מוצר כמו שצריך, והופך את התיעוד לויזואלי, כך שאפשר להשוות את התוצרים בכל שלב הכנה עם תיאור קצר בכתב.

3) לתרגל, לתרגל ולתרגל – במקום להמתין לאירוע, בו צריך להכין בלחץ של לוחות זמנים צפופים מהיום להיום, להתחיל עם להכין סביבת תרגול, ולהשקיע בחומר גלם לתרגול. למשל לדרוש מעובד להכין מגש סנדוויצ׳ים סטנדרטי, ולהגדיר את הכמות מראש, וללמד אותו לבקר את התוצאה. כלומר אם השתמשת ב-300 גרם גבינה וזה לא הספיק למריחת כל הכריכים, סימן שמרחת יותר מדי בכל כריך בהשוואה לסטנדרט. ואם נשארת עם גבינה מתוך הכמות הנדרשת, סימן שמרחת מעט מדי.

כך לתרגל מספר פעמים בסביבת התרגול, ולתקן את העובד עד שהתקלה לא תחזור על עצמה, ולהמשיך לייצור מלא.

4) להתקדם בהכשרה בצורה מדורגת – אם הכריך בלחמניה מתפרק, אולי חתכו אותו לא נכון. חיתוך של הכריך צריך להשאיר את שני חלקי הלחמניה מחוברים כדי להקל על המריחה, המילוי והסגירה באריזה. אם החיתוך נעשה לא נכון, כל שאר הפעולות תהיינה קשות לביצוע, והכריך יתפרק. לכן אל תניח שבגלל “שהפעולה פשוטה”, כל אחד ידע לעשות אותה כמוך. תן לאדם 10 לחמניות. הראה לו כיצד לחתוך אחת, ותן לו לחתוך כמה לחמניות תוך הקפדה על ההנחיות המדויקות ביותר.

כאשר הוא שולט בכך, שלח אותו להכין כריכים, ועודד אותו לספר לך מה היה ההבדל בהכנת הכריכים הפעם, בהשוואה להכנת הכריכים קודם לכן, כאשר החיתוך היה חזק מדי וחלקי הלחמניה התפוררו.

5) לשים לב לפעולות קטנות ושגויות החוזרות על עצמן – כשמוצאים דרכים להגדלת הרווחיות, אנשים נוטים לחפש את הדברים שלכאורה ברור שהם מבזבזים כסף. הדברים הגדולים והנראים לעין. אך לעתים קרובות, דווקא הפעולות היומיומיות הקטנות, שנראות זניחות וחוזרות על עצמן, יכולות להשפיע באופן הגדול ביותר על הרווחיות.

כשפעולות אלו מתבצעות עשרות או מאות פעמים, כל חריגה קטנה מצטברת והופכת לבזבוז משמעותי, ולעתים קשה לאתר את מקורו. חשוב להבין שסך ההפסדים מפעולות קטנות אלו עלול להיות רב יותר מאשר מפעולות גדולות ובולטות שבדרך כלל קורות פעם אחת בלבד.

בדיוק משום שמדובר בדברים קטנים ושגרתיים, קל לפספס אותם, אלא אם יודעים איך לחפש.

תוצאות

יום לאחר מכן, בעל העסק התקשר אלי וסיפר לי על תוכנית ההכשרה שהוא החל לבצע עם הצוות שלו על פי העקרונות שלמדנו.

תוך כדי, אחד העובדים, האיר את עיניו שאפשר לתקן כמה נקודות ברכש כדי להוזיל עלויות ולדייק בכמויות. הדבר הסתכם בחסכון פוטנציאלי של מעל 15 אלף ש״ח בחודש מבלי לפגוע באיכות התוצרים ואפילו לשפר אותם.

היית מתנגד לכזה שיפור אצלך? מלא את השאלון שלנו, ונוכל לראות מה עוצר את העסק שלך מלהגיע ליעדים שאתה צריך.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ