ניצול יעיל של כח אדם 

לא פעם אני נתקל בבעלי עסקים שמורטים את שער ראשם בניסיונות נואשים להתמודד עם צרות של כוח אדם. אט אט, זה מתחיל להראות כמו “אין כוח אדם מתאים”. בשלב התסכול בעל העסק עלול להשמיע משפטים כמו “אולי אני מחפש מישהו שלא קיים עבור המשרה הזו!” או “אין ברירה. חייבים להתפשר…”.

ייתכן שהמנהל נשבר מניסיונות חוזרים ונשנים לגרום לעובד לעשות את עבודתו בצורה נכונה. נהיה עומס או נוצרים פיגורים, ובסופו של דבר העומס נופל חזרה על המנהל. ותהליך הגיוס למעשה מתחיל מחדש.

מעבר לכסף שהולך לאיבוד בגיוס, העסק מאבד הכנסה כי העבודה לא מתבצעת כהלכה.

באחד העסקים המקבלים ייעוץ שוטף באקספדיטור מאיץ עסקים בע”מ , הבחנתי בתופעה הזו. כוח אדם חדש החזיק מעמד זמן קצוב בלבד ונעלם. למרות שנראה בהתחלה שהאדם התאים לתפקיד, במשך הזמן נראה כאילו משהו מהותי השתנה והוא כבר לא התאים. הפתרון של המנהל היה פתרון די מתיש: “לגייס מחדש”. וכעת עם הרבה פחות בטחון.

הדבר המוזר היה, שעובדת אחרת באותו עסק נשארה יציבה לאורך תקופה של חודשים, בעוד שעובדים אחרים באותו תחום, באו והלכו. מה קורה כאן?! ויותר חשוב איך פותרים את זה?

זה מה שעשינו…

טיפול

נראה שמרוב התעסקות בשגרה של עומס יתר יום-יומי, קשה למנהל לבודד את הגורמים לבעיות ולמצוא את הסיבה האמיתית להן. אותה הסיבה הנכונה שכאשר תטופל, תביא לשיפור של המצב.

באזור בו עובדים לא מטופלים נכון עם הכשרה נכונה, ועם שיטה מעשית להכנסתם לתפקיד, יגרמו בעיות רבות למנהלים האחראים.

אזור יכול להתדרדר לסחרור נוראי שמתחיל מגיוס כח אדם שנראה מתאים לכאורה. כח האדם לא עובר הכשרה ולא מוכנס לעניינים ולכן לא מנוצל ביעילות.

בניסיון נואש לגרום לדברים להתבצע ולאזור לייצר, משתמשים במשמעת כבדה וזה מביא לאיבוד כח האדם. בנקודה זו המחזור מתחיל שוב עם גיוס נוסף של כח אדם, וחוזר חלילה.

אז מה הפתרון? הכשרת העובד! הכשרה נכונה אינה מצומצמת רק לצד הטכני או המקצועי של תפקיד, והיא אינה מסתכמת ב”לסמוך שלאדם יש תואר של מהנדס או תעודה של מנהל חשבונות״.

היא כוללת גם התייחסות להיבט הארגוני והניהולי. כלומר איך הפעילות עובדת. איך התפקיד שלו מתייחס לשאר התפקידים ולהיפך. ומה המדיניות בנוגע לאיך מתנהל העסק כארגון. ההכשרה גם דואגת שלעובד תהייה מטרה לדבוק בה. דווקא בעסק קטן, נדיר שתמצא כזו מערכת שלמה של הכשרה תקנית. ובעסק גדול יותר מתגלה חוסר תאום בין גורמים.

מערכת כזו תדחוף את העסק קדימה מעל למה שתוכל לדמיין! היא מעשית ואפשרית ומפתיעה מנהלים רבים כשהם מיישמים אותה.

הכשרה נכונה, כוללת גם שיטה שמביאה את העובד בהדרגה לשליטה מצויינת בכל הפעולות שלו בתפקידו המקצועי ובתפקידו כחבר צוות בעסק.

באותו העסק, אותה עובדת שנשארה יציבה, פשוט קיבלה הכשרה נכונה לאורך זמן כחלק מתוכנית הייעוץ שהתמקדה אז בתחום ספציפי (מכירות במקרה זה). ככל שידעה לבצע יותר את התפקיד שלה, כך היא הייתה יותר יציבה. היה אפשר לעבוד איתה יותר בקלות, ולקבל ממנה יותר תפוקה.

לעומתה, העובדים האחרים, שלא החזיקו מעמד, פשוט הוכנסו לתפקיד. ולמרות הרצון הטוב של המנהל, היתה חסרה לו השיטה כיצד לבנות את ההכשרה בצורה נכונה, מלאה ואפקטיבית.

חלק מזה, הוא לבנות לוח שמראה את התפקידים בעסק, וכיצד הם מתייחסים אחד לשני ומה כל אחד מייצר. זהו לוח שמשמש כל עובד בקבלת החלטות בנוגע לאיך לטפל בדברים במהלך העבודה.

הדבר השני, הוא להכין הגדרות תפקידים לפי שיטה מוגדרת ולגבות אותם בשיטת למידה אפקטיבית שמתאימה גם לעסק של אדם בודד וגם לארגון של 10 ו-100 אנשים. (אפשר לקבל אצלי עוד פרטים בנוגע לזה).

אם אתה רוצה ארגון בלתי מעורער שמקיים את עצמו בקלות ומתרחב בהצלחה, עם אנשי צוות ראויים ויציבים בתפקידם, הכרחי שתהיה לך שיטת גיוס, הצבה בתפקיד והכשרה לאורך זמן של האנשים שלך.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע”מ