על הכתפיים של מי העסק שלך יושב?
יש מקומות שבהם תלוי ליד מכונה שלט עם הוראות מפורטות. ויש מקומות שבהם ההוראות הן פשוט “תקרא ליוסי”. משהו נתקע? קוראים ליוסי. נדלקה נורה שאף אחד לא מכיר? יוסי כבר יידע מה לעשות. צריך לעשות משהו קצת אחרת הפעם? איכשהו גם לזה תהיה לו תשובה. אחרי כמה זמן מבחינת כולם זה פשוט חלק מהדרך שבה המקום מתנהל. יש מכונה, יש תקלה ויש יוסי. וזה עובד מצוין, עד שזה לא… בין אם יוסי זה אתה, או שאתה מעסיק אצלך יוסי כזה, כל עוד הכל נמצא בראש, העסק תלוי באנשים במקום בשיטה. ולכן הוא פגיע וקשה לו לגדול.
לפני שנצלול למאמר עצמו…
פתחת עסק כדי לזכות בחופש אבל גילית שרק הכנסת את עצמך לעבודת פרך תובענית? במקום ליהנות מהחיים, אתה כבול לשוטף, לכיבוי שריפות ולמאות משימות שלא נגמרות?
במיוחד עבורך: המדריך שיעזור לך להפוך בעיות כרוניות בעסק לסיסטם שעובד לבד
כמה מהעסק שלך נמצא בראש של אדם אחד?
יש דברים בעסק שנראים כאילו הם מסודרים מצוין, עד שהעובד שיודע איך הם עובדים עוזב או יוצא לחופשה.
פתאום לא ברור איך מחשבים את המחיר ללקוח מסוים, למי מתקשרים אצל הספק כשיש בעיה, איפה נמצאת רשימת הלקוחות שצריך לחזור אליהם או מה צריך לעשות כדי להפיק דוח מסוים מהמערכת.
כל עוד אותו עובד נמצא שם, הכל עובד. אבל ברגע שהוא לא זמין, מתברר שחלק מהידע של העסק בכלל לא נמצא בעסק. הוא נמצא בראש של מישהו זה או אחר.
האם העסק שלך תלוי בזיכרון של העובדים?
עם הזמן עובדים צוברים המון ידע. הם מגלים קיצורי דרך, זוכרים מקרים מיוחדים ולומדים איך לפתור בעיות שחוזרות על עצמן.
הבעיה מתחילה כשהידע הזה נשאר רק אצלם.
כל עוד העובד נמצא, העסק מתפקד. לכן קל לפספס שיש בעיה.
אבל מספיק שהוא חולה, יוצא לחופשה או עוזב, ופתאום מתברר שחלק מהעסק נמצא אצלו בראש.
תעשה מבחן פשוט
שאל את עצמך: אם אחד העובדים שלי לא יגיע מחר, איזה מידע ייעלם יחד איתו?
למשל, תחשוב על כל הדברים שמישהו בצוות פשוט “כבר מכיר”: האנשים הנכונים לדבר איתם, החריגים, קיצורי הדרך, התקלות הנפוצות, ההסכמות שנעשו בעל פה והפרטים הקטנים שאף אחד לא כתב כי עד היום תמיד היה את מי לשאול.
עכשיו תוציא את הידע מהראש ותכניס אותו לעסק
לא חייבים לכתוב ספר נהלים של 300 עמודים.
אפשר להתחיל מהדברים שהעסק לא יכול להרשות לעצמו לאבד. לדוגמה, לתעד את סדר הפעולות, לרכז פרטי קשר, לשמור החלטות והסכמות במקום מסודר ולוודא שדברים חשובים לא נשמרים רק בזיכרון, בוואטסאפ פרטי או במחברת של אדם אחד.
אל תתעד רק מה עושים
יש עוד דבר שקל לפספס. לפעמים סדר הפעולות מתועד, אבל אף אחד כבר לא זוכר למה עובדים דווקא כך. ואז מגיע מישהו חדש, רואה שלב שנראה לו מיותר ומדלג עליו, בלי לדעת שהוא נוסף אחרי תקלה שעלתה לעסק הרבה זמן או כסף.
לכן בדברים החשובים כדאי לשמור גם את ההיגיון שמאחוריהם ולהסביר למה התקבלה החלטה מסוימת, למה יש חריג אצל לקוח מסוים ומה כבר נוסה בעבר ולא הצליח.
הופכים ניסיון של אחד ליתרון של כולם
יש כאן גם הזדמנות. עובד ותיק שפתר עשרות תקלות, מצא קיצורי דרך ולמד מהניסיון שלו, מחזיק דברים שיכולים לחסוך לאחרים הרבה זמן וטעויות.
ברגע שמתחילים לתעד את הדברים האלה, הניסיון של אדם אחד הופך לכלי שכל הצוות יכול להשתמש בו. עובד חדש לא צריך לגלות הכל מחדש, ואותה תקלה לא צריכה להיפתר מאפס בכל פעם שהיא חוזרת.
כך העסק גם משתפר עם הזמן. כל פתרון טוב שנמצא היום יכול להפוך לדרך עבודה טובה יותר מחר.
יש לך 10 עובדים ומעלה, אבל אתה עובד קשה מדי בשביל התוצאות שאתה מקבל?
אנחנו יכולים לעזור לך לשפר את התזרים, המכירות, הגבייה, או ההתנהלות העסקית. אפשר לקבוע פגישת ייעוץ ללא התחייבות. בפגישה נבחן מה קורה אצלך בעסק, איפה נמצאות ההזדמנויות לשיפור ומה אפשר לעשות כדי להגדיל כבר עכשיו את ההכנסות והרווחים.
לקביעת פגישת ייעוץ ללא התחייבות >>
עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ
ראה גם:
אם העסק לא יכול להסתדר חודש בלעדיך, יש פה בעיה
תוכן עניינים
רוצה לקבל רעיונות שעוזרים לעשות סדר בעסק ומחזירים שליטה בזמן ובתזרים?
טיפים פרקטיים שאפשר ליישם:
להתמודדות עם עומס, לשיפור תהליכים, ולהגדלת הרווחים בפחות מאמץ.
כולל טעויות נפוצות שחובה להימנע מהן וכל הדברים שראינו שעובדים בשטח.
להצטרפות לקבוצת הוואצאפ השקטהלבעלי עסקים שרוצים יותר חופש
הירשם לוובינר הקרוב לבעלי עסקים
משדר מיוחד שייתן לך נקודת מבט חדשה על ניהול חכם ואסטרטגיה מוכחת עם דוגמאות מהחיים.
הופכים את העסק למכונה לייצור רווחים…
הגיע הזמן לגלות מה באמת חוסם אותך, ולקבל מדריך מיידי וקצר לפריצה קדימה
מלא את השאלון וקבל גישה מיידית למדריך
“3 שיטות פשוטות להגדלת הרווחים בלי להשקיע שקל בפרסום”
טיפים נוספים
אחוזי סגירה בקרת איכות גבייה גיוס כוח אדם הגדלת רווחים הוצאות הכשרת עובדים השגת מטרות התייעלות טיפול בעובדים טעויות נפוצות יש תקווה כוח אדם לעשות פחות ולהתקדם יותר לקוחות חדשים לקוחות חוזרים מחסום אישי מחסום נסתר מכירות מקרים מהשטח ניהול נכון ניהול פיננסי סגירת עסקאות סדר וארגון סיפור מהחיים קבוצות קידום עם פריטי דפוס רשתות חברתיות שורש הבעיה שיווק וקידום שימור לקוחות שירות לקוחות תזרים מזומנים תכנון פיננסי תמחור תקשורת ״אין מה לעשות״
- תאר לעצמך שאתה מכניס את הרכב למוסך כי הוא לא מניע. המוסכניק בודק אותו, מהנהן ברצינות ומודיע לך: “יש לך בעיה. הרכב לא נוסע”. אתה מודה לו על האבחנה המבריקה ושואל מה צריך לתקן, אבל מתברר שכאן נגמר הידע המקצועי שלו. נשמע מגוחך? בעלי עסקים משלמים לא מעט כסף כדי לקבל בדיוק את אותו סוג של שירות. במוסך כנראה לא היית משלים עם זה אפילו יום אחד. אבל בעסק, מצב כזה יכול להימשך שנים, כפי שראינו לאחרונה במקרה של בעל עסק שהגיע אלינו לייעוץ.
- את העסק שלך אתה מכיר יותר טוב מכל יועץ שייכנס אליו. אתה מכיר את הלקוחות, העובדים, המספרים, הבעיות וכל הסיפורים שמאחוריהם. אבל יש יתרונות דווקא למי שלא נמצא בתוך העסק כל יום. אחד מהם הוא היכולת להסתכל מבחוץ ולראות דברים שקשה לראות מבפנים. יתרון נוסף הוא ניסיון של עסקים אחרים. מישהו כבר נאבק בבעיות שאתה מתמודד איתן ומצא דרך לנצח. למה לבזבז זמן וכסף על ניסוי וטעייה כשאפשר להתחיל מפתרונות שכבר הוכיחו את עצמם?
- “כבר ניסיתי יועץ אחר ולא עבד” הוא לא משפט שאני מנסה להתווכח איתו. להפך. אם השקעת כסף וזמן ולא ראית שינוי, יש לך סיבה טובה להיות סקפטי. לכן במקום להסביר לך למה כדאי לתת אמון בעוד יועץ, אני רוצה להראות לך מה אנחנו עושים אחרת, כדי שתוכל לבדוק בעצמך אם זה בול מה שאתה והעסק שלך צריכים עכשיו.
