כדי לשמור על תפוקה גבוהה (להספיק הרבה, לעבוד ביעילות ולהשיג תוצאות מוגדרות), צריך לדעת איך לנהל בקשות שמגיעות מאחרים. אנשים סביבך, בין אם אלה לקוחות, עובדים, או קולגות, הולכים לבקש ממך דברים, שבניגוד לטענות שלהם לא בהכרח יהיו “צ׳יק צ׳ק”. חשוב לעזור כשאפשר, אבל פה נכנסות שמירה על סדר עדיפויות ברור, שקיפות, והיכולת שלך לומר “לא”…
אחיה אפגין מספר על הישגים וסיפורי הצלחה מהייעוץ שקיבל מעפר פלאוט וצוות אקספדיטור מאיץ עסקים
העסק שלך לא יתרומם אם לא תנהל אותו במקביל בשלושת מישורי הזמן. מה זה בדיוק ניהול עבר, הווה ועתיד עסקי? ואיך מחלקים את הזמן והמשאבים ביניהם נכון? בוא נפרק את זה לגורמים ונראה איך מאזנים בין שלושת המישורים האלה כדי לגדול בצורה יציבה ורווחית.
יש משהו מטעה בצורה שבה אנחנו חושבים על יציבות. היא נראית כמו קרקע בטוחה, אבל לעיתים זו קרקע שמישהו אחר מחזיק. עבודה קבועה? תלויה בבוס. בית עם משכנתא? תלוי בבנק ובמשכורת שתמשיך להיכנס. עסק עם לקוח אחד גדול? תלוי בהחלטות שלו. זו לא יציבות, זו אשליה. אז איך אתה יכול להשיג יציבות אמיתית שאינה תלויה באחרים?
יש נקודה שבה בעלי עסקים מבינים שהם צריכים לשמור על נוכחות שיווקית מתמשכת מול לקוחות קיימים וחדשים. הם מתחילים לשלוח מיילים, אולי אפילו מכתבים, מרגישים שהם עושים משהו נכון. ואז עוברים שבועיים, שלושה, חודש… ושום דבר לא קורה. אף אחד לא מגיב, אף אחד לא חוזר, ונראה שכל המאמץ הזה פשוט הולך לפח. זה הרגע שבו רוב האנשים מפסיקים. הם מחליטים ש”זה לא עובד”, שזה בזבוז זמן, ושעדיף להשקיע את האנרגיה במקום אחר. והנה הפרדוקס: הם עוצרים בדיוק כשהדברים עומדים להתחיל לעבוד, ממש לפני שהזרימה הזאת שהם יצרו מתחילה לחזור אליהם בחזרה.
כמה פעמים דחית שיחה קשה עם מנהל או עובד? או ידעת בדיוק מה צריך לעשות אבל פשוט היה יותר נוח לא לעשות? ואז הזמן עובר ואתה עדיין לא עשית את זה למרות שאתה יודע כמה זה נחוץ. זה קורה כי זה “לא נוח” או “לא נעים”. כי יש שיחה שצריך לנהל עם מישהו ואתה פשוט לא בטוח איך הוא יגיב. המקרה הבא מראה איך בעל עסק אחד דחה עוד ועוד שיחה חיונית רק בגלל החשש מהתגובה של אחיו שעבד תחתיו, ובאיזה מטה קסמים השתמשנו כדי לפתור את זה…
כשיש לך אלפי אנשי קשר, מאות חברים, ואתה מדבר עם אנשים כל היום, קשה לקבל שיש לך בעיה בתקשורת. אבל תקשורת אמיתית היא לא כמות המילים שאתה משמיע או מספר האנשים שאתה מכיר. פה אנחנו מדברים על איכות החלפת הרעיונות והעומק של ההבנה ההדדית. אפשר להיות אהוד ופופולרי, ובו זמנית להיאבק בתקשורת יעילה בדיוק עם האנשים שהכי חשוב לך לתקשר איתם, כמו במקרה של בעל העסק בסיפור הבא.
אתה יושב בעבודה עד מאוחר, משכנע את עצמך שככה אתה יותר פרודוקטיבי, ופתאום מגלה שאתה שרוף, על הקצה, והמשפחה כבר לא זוכרת איך אתה נראה. מה שקורה כאן זה שתשומת הלב שלך נתקעה במקום אחד, ושאר התחומים בחיים שלך מתחילים לשלם את המחיר. אז איך לאפס את המערכת ולחזור ליעילות אופטימלית?
תאר לעצמך מישהו שיש לו קוץ ברגל. הוא הולך לטיפול, ונותנים לו עיסוי בגב ותה חם. נשמע כיף חיים, אך האם זה יעזור? ברור שלא. אבל מה שיותר גרוע, אחרי שזה לא עובד, הוא מתחיל לחשוב שאולי אין פתרון בכלל. הוא הרי כבר ניסה דברים וכלום לא עזר. ככה זה עובד גם עם ייעוץ עסקי: אתה מרגיש שמשהו לא עובד בעסק, מזמין יועץ, ואם הוא נותן לך פתרון שלא קשור לבעיה האמיתית, אז אתה תיישם, תראה שזה לא עובד, ותאמין שזה אתה. או שהעסק שלך לא ניתן לתיקון. כשהאמת היא שפשוט לא טיפלו בקוץ!
יש משפט אחד שיכול לשנות לחלוטין את התגובה שאתה מקבל מלקוחות פוטנציאליים. המשפט הזה הוא ההבדל בין לקוח שמהנהן בנימוס ועובר הלאה, לבין לקוח שפתאום מתעורר ואומר “וואו, ספר לי על זה”. תתפלא, אבל זה פחות קשור לכריזמה, ניסיון, או מחיר. זה קשור למשהו שאתה אולי עושה אוטומטית כבר שנים, בלי לחשוב פעמיים…
ההבדל בין איש מכירות שמגיע ליעד לבין כזה שמתאכזב בסוף החודש הוא לא בהכרח בכמות המאמץ אלא בשיטת העבודה. במאמר הזה נראה איך לעבור ממצב של “נקווה לטוב” למצב של שליטה חיובית במהלך העניינים.
לקיחת אחריות ויוזמה הן תכונות ניהוליות מבורכות. אבל מה קורה כשמנהל קופץ לפתור בעיה בעצמו במקום להפנות אותה לאדם המתאים? הסיפור הבא, שהתרחש בעקבות סדנה שהעברתי על יעילות ארגונית, ממחיש בצורה מושלמת את הפער בין לקיחת אחריות אמיתית לבין עשיית העבודה של מישהו אחר.
בחלק הראשון דיברנו על איך תמחור נכון עוזר לסנן לקוחות בעייתיים עוד לפני שהם נכנסים בדלת. אבל מה קורה עם אלה שכן עברו את מחסום המחיר? איך אתה יודע אם מי שמדבר איתך עכשיו, נשמע מעוניין, ומוכן לשלם באמת שווה את הזמן והאנרגיה שלך? התשובה נמצאת בשיחה הראשונה. אנשים מתייחסים לשיחה הראשונה כאל הזדמנות למכור, אבל האמת היא שזו גם הזדמנות לסנן. אם תדע למה לשים לב, הלקוח עצמו יגלה לך בדיוק עד כמה הוא בעייתי, לפני שזה יהפוך לבעיה שלך!
אולי כבר למדת את זה בדרך הקשה, אחרי שהשקעת שבועות, חודשים או שנים בלקוח שהפך כל פרויקט לסיוט, שאב את האנרגיה שלך, ובסוף אפילו לא היה מרוצה מהתוצאה. האמת היא שאת רוב הצרות האלה אפשר למנוע עוד לפני שהן מתחילות, אם רק יודעים לזהות את הדגלים האדומים מראש. נתחיל עם אחד הדגלים החשובים…
עסק יכול להראות רווחי על הנייר, אבל בפועל לתת רק חלק קטן מהתפוקה שהוא מסוגל לייצר. הבעיה לרוב לא טמונה בעצלנות של העובדים אלא בדבר הרבה יותר סמוי: אופן ניהול הזמן והמשימות של כל עובד ועובד. במקרה הבא, עובד חרוץ ומוכשר שרף שעות יקרות כל יום רק בגלל דפוס עבודה בעייתי, שלמרבה המזל יכולנו לתקן…
כשהמכירות תקועות והרווחים צונחים התגובה הראשונה היא להסתכל החוצה: על השוק, על המתחרים, על המחירים, או על “המצב הכלכלי”. אבל מה קורה כשהבעיה האמיתית יושבת בדיוק במקום שהכי קשה לנו להסתכל עליו? בתוך העסק עצמו, בין האנשים שאנחנו הכי סומכים עליהם?
35 מיליון שקל בשנה, אבל העסק תקוע… יש עסקים שנראים מוצלחים מבחוץ, עם מחזור מכירות מכובד, צוות עובדים, וניסיון עשיר. אבל בפנים? הבעלים סוחב עומס כבד ומיותר, המכירות עומדות במקום, והאנרגיה נגמרת. מזל שגם לבעיות הגדולות יש פתרונות פשוטים…
אתה עובד עד מאוחר, מתקן טעויות של העובדים, מתנצל ללקוחות שקיבלו שירות לקוי, וכל פעם מחדש שואל את עצמך “למה אף אחד כאן לא עושה את העבודה כמו שצריך? כמוני?” אתה חושב שזה מובן מאליו, מסביר, אולי אפילו מתרגז, ושום דבר לא משתנה. אז איך לוקחים את הגאונות שבראש שלך ומכניסים אותה לראש של כל אחד מהעובדים שלך?
כשעסק מתמודד עם בעיות תזרים התגובה הראשונה היא “צריך למכור יותר” או “צריך לחסוך בהוצאות”. אבל מה קורה כשהסיבה למצב היא שונה לגמרי ו”למכור יותר” דווקא יחמיר את הלחץ התזרימי?
בוקר רגיל בעסק. אתה מגיע למשרד, מדליק את המחשב, ופתאום… מסך שחור. אתה מנסה במחשב השני, השלישי, הרביעי. כולם מושבתים. תוך 24 שעות, חמישה מחשבים עיקריים הפכו לערימת מתכת חסרת תועלת. כל המידע השיווקי, הזדמנויות עסקיות, מסמכי מכירות, נתוני לקוחות – הכל התאדה ונעלם. זה לא סיוט תיאורטי, זה קרה לעסק אמיתי…
יש משהו משתק בבעיה גדולה. היא תופסת את כל המרחב המנטלי וגורמת לנו להרגיש חסרי אונים. אבל מה שגיליתי לאורך שנות עבודתי עם עסקים ומנהלים, זה שלרוב הבעיה היא לא הבעיה עצמה, אלא הדרך שבה אנחנו מסתכלים עליה. כי האמת היא שבעיות גדולות הן אשליה אופטית. הן נראות גדולות רק כשמסתכלים עליהן מרחוק, כגוש אחד…
כשבעלים של עסק שמגלגל 20 מיליון ש”ח בשנה מתלונן שהוא “לא מספיק כלום”, משהו לא בסדר. זה לא עניין של עבודה קשה: הוא מגיע ראשון למשרד ויוצא אחרון, אבל הפיגורים רק גדלים. כשחקרתי את המצב, גיליתי משהו מעניין…
לפעמים אנשים לא מזהים מה הבעיה, אפילו כשהיא ממש מול הפנים שלהם. לא בגלל שהם טיפשים, אלא כי הם פשוט לא יודעים איך הדבר כן אמור להיראות. בעסקים זה קורה כל הזמן: המכירות לא מתרוממות, אנשי המכירות נותנים הסברים שנשמעים להם הגיוניים (“בקיץ כולם בים, אין למי למכור”), אבל שום דבר לא משתנה. למה? כי אתה שומע תירוצים במקום לזהות את הבעיה האמיתית.
כל כך הרבה אנשי מכירות נמצאים באותה מלכודת: משקיעים זמן בשיחה, בונים קשר עם הלקוח, מספרים על הפתרון, ואז מגיע הרגע הגדול: הם מציגים את המחיר, ופתאום הכל קורס. “זה יקר לי”, “אני צריך לחשוב על זה”, “אחזור אליך”… ההתנגדויות מגיעות כמו גל צונמי. אבל מה אם אומר לך שאת רוב ההתנגדויות אפשר למנוע לגמרי? שהבעיה האמיתית היא לא בתשובות שלך, אלא בסדר הפעולות?
בחלק א׳ תיארתי איך במקום להתחרות על תכונות ומחירים, בחרתי לעמוד לצד הלקוח ולעזור לו להבין את המורכבות האמיתית של הפרויקט. כך הפכתי מספק פוטנציאלי לבן ברית מהימן. אבל מה עושים אחרי שרכשת את אמונו? איך מעבירים את הלקוח מהבנת הבעיה לקבלת פתרון שהוא פי 10 יותר יקר מכל מה שהציעו המתחרים?
לפעמים במכירה הדבר הכי חכם הוא דווקא לא לנסות להרשים. בפרויקט הראשון שלי מול אחד הבנקים הגדולים, בזמן שהמתחרים הציפו את הלקוח במצגות והבטחות נוצצות, בחרתי ללכת בכיוון אחר לגמרי. לא נתתי לרעיון ש”זה בלתי אפשרי” לעצור אותי, והבחירה הזו פתחה לי דלת לסגירה שהמתחרים אפילו לא חלמו עליה.
ביקשת משהו מהעובדים שלך, קיבלת הנהון ובסוף גילית שזה לא קרה? או שדרשת להגדיל ראש ולהקפיד לכבות אורות ומזגנים, ואז גילית שהמערכות עבדו כל הסופ”ש כאילו אף אחד לא שמע אותך? יעדים לא מתממשים, הוראות לא נאכפות, והרגלים מזיקים ממשיכים לחזור על עצמם? מה שנראה כמו חוסר שיתוף פעולה מצד הצוות, מתגלה לא פעם כתוצאה של הרגלים ודפוסים סמויים שמנהלים גם את העובדים וגם את המנהל עצמו. מה עומד מאחורי התופעה הזו, ואיך אפשר לשבור את הדפוס?
שום דבר לא קורה מעצמו. אם המטרה שלך היא לא עוד תנועה שגרתית אלא תוצאות יוצאות דופן, לא תוכל להסתפק בכוח האינרציה. בשביל זה נדרשת גישה אחרת, כזו ששוברת את השגרה ומכניסה אנרגיה חדשה למשחק. המאמר הזה מדבר בדיוק על זה: למה דברים לא זזים, ואיך לגרום להם לזוז.
כשאתה בוחן את העסק שלך דרך הדו”חות, אתה רואה מספרים: הכנסות, הוצאות, רווח או הפסד. אבל אלה רק פני השטח. ההפסד האמיתי לא נמצא שם אלא במה שלא נמדד: כמה כסף היה יכול להיכנס אם העסק היה עובד בקיבולת מלאה, וכמה בפועל לא נכנס. ההבדל הזה הוא ההפסד הסמוי, ולעיתים הוא גדול פי כמה מהמספרים שכתובים בדו״חות.
מבחוץ זה נראה סיפור הצלחה: עסק עם 11 עובדים, פרויקטים שצומחים, לקוחות שנכנסים, ומשפחה חמה עם אישה וארבעה ילדים. אבל בפנים התחושה שונה לגמרי. למרות כל ההישגים, שלומי הרגיש שהוא דורך במקום. הוא עובד בלי הפסקה, מתאמץ לסחוב קדימה, ובכל זאת ההרגשה הקבועה שמלווה אותו היא דווקא של חוסר הצלחה.
האינטרנט מלא בעצות. רובן לא קשורות אליך.
אני רוצה לשלוח לך רק את מה שבאמת שווה.
השאלון הקצר הבא יעזור לי לדייק, ויש גם מתנה בסוף:
החוברת “3 שיטות פשוטות להגדלת הרווחים בלי להשקיע שקל בפרסום”
אין מוצרים בסל הקניות.
