קרה לי משהו לא נעים

כל יועץ היה רוצה להציג את ההצלחות של הלקוחות שלו.

הפעם אני הולך לשתף אותך במשהו לא נעים שקרה לאחד הלקוחות שלי. לדעתי, לימוד מדוקדק של מקרים כאלה יכול לתרום ידע ניהולי בעל ערך רב.

הסיפור של משרד האדריכלים

אחד מלקוחותיי, בעלים של משרד ארכיטקטים, מקבל ממני ייעוץ מזה מספר שנים. הוא קיבל כלים ניהוליים והגיע להישגים יפים מאוד של 43% אחוזים גידול בהכנסות במהלך שנה אחת, ואולי חשוב מכך – גידול במאות אחוזים ברווחים.

בשנה הרביעית, קרה משהו מפתיע ולא נעים.

למזלו (ולמזלי) ברבעון השלישי של השנה הוא רכש והתקין תוכנה לניהול על פי סטטיסטיקות, המאפשרת מדידת סטטיסטיקות קריטיות כמו שיווק, מכירות, ריווחיות ותפוקה של כל אחד מהעובדים, וכל זה בזמן אמת. התוכנה מסייעת לאתר תקלות עוד לפני שהן מתרחשות. הפעם, ממש תפסנו את זה, איך אומרים… ״כמעט מאוחר מדי״.

התוכנה שהצילה את המצב

ישנם לא מעט בעלי עסקים שהיו רוצים לעקוב אחר המצב בעסק בצורה נוחה וטובה, אך ניתוח סטטיסטיקות בעזרת גרפים של אקסל, הוא מוגבל ומגביל את התמונה שהמנהל צריך באמת לראות.

זו הסיבה שאני עובד עם התוכנה שהזכרתי, וממליץ בחום לכל לקוחותיי ומכריי להיעזר בה (ניתן לקבל פרטים אצלנו). במהלך תוכנית הייעוץ למשרד האדריכלים הזה, הטמענו שימוש שוטף בתוכנת הניהול על פי סטטיסטיקות.

למה ניתוח סטטיסטי זה חובה?

כשמסתמכים על תחושות, אפשר לפספס. כשיש נתונים, רואים את התמונה האמיתית.

לאחר רכישת התוכנה והתקנתה, סייעתי לבעל העסק לטעון לתוך התוכנה את אותן סטטיסטיקות שהתחלנו למדוד בצורה ידנית חודשים רבים קודם לכן. כך שהיו לנו נתונים מהעבר להשוות אליהם את הפעילות בהווה ובזמן האחרון.

סטטיסטיקות אלה כללו למשל הצעות מחיר שהוגשו, הזמנות עבודה שהתקבלו, חשבונות שהוגשו ללקוחות בעבור עבודה שבוצעה, וכספים שהופקדו בחשבון הבנק.

אחד היתרונות של התוכנה הזו, הבנויה לפי שיטת ניהול על פי סטטיסטיקות, הוא האפשרות להציג ניתוח גרפי של שנה מול שנה קודמת לפי פעילות החודשים, והפעילות המצטברת בכל אחד מהפרמטרים הנדרשים.

התצוגה הגרפית בזמן אמת מאפשרת לבחון את השינויים והמגמות שהתרחשו במהירות הבזק, לראות מה גרם לירידה או לעלייה ולפעול בהתאם. במקום לעבוד על תחושת בטן – הסטטיסטיקות והגרפים מראים מייד את התמונה והנקודות הבעייתיות קופצות ישר אל מול עיניך.

המספרים זעקו – והתגובה הייתה מהירה

אני מודה שאחרי שראיתי את הדריכה במקום במשך 8 שבועות מבחינת חשבונות שהוגשו ללקוחות בעבור עבודה שבוצעה הרגשתי קצת חום וזיעה. איך זה קורה, ועוד אצל לקוח שלי, מתחת לאף שלו ושלי?! 

מייד נכנסנו לעבודה ועשינו את הניתוח הדרוש כדי לזהות את שורש הבעיה ולרקוח טיפול לביצוע מיידי כדי להציל את השנה. (אל דאגה, הצלחנו לעשות זאת לפני סוף השנה!)

מצאנו שמספר הצעות המחיר שהוגשו באותה השנה היה גבוה ממספר ההצעות שהוגשו בשנה שעברה.

השווי הכולל של הצעות המחיר שהוגשו היה פי 2.3 יותר ממה שהוגש בתקופה המקבילה שנה שעברה.

אז מדוע למרות זאת, שווי הזמנות העבודה עד יולי באותה שנה היה נמוך בכ-50% משווי ההזמנות באותה התקופה בשנה הקודמת?… איך זה ייתכן?

בצענו חקירה מדוקדקת, ומצאנו מספר דברים שצריך לשנות.

הגורם האמיתי לבעיה: פיזור לא נכון של תשומת הלב!

בסך הכל נראה שהצעות המחיר הגדולות שהוגשו (בהיקף של כמחצית ההכנסה השנתית של המשרד!) הסיטו את תשומת הלב מהפעילות השוטפת.

כך נוצרו חשבונות שלא הוגשו ללקוח וכתוצאה מכך, כמות הכסף הניתן לגבייה פחתה. מייד ניתנה הוראה, ותוך שבוע, הוצאו חשבונות עד כדי הכפלת החשבונות לגבייה בעוד 50%.

ראינו גם באיזה פרויקטים צריך כעת להתמקד, וזה הכתיב את קהל היעד והפרויקטים בהם צריך להשקיע במיוחד במהלך השנה הקרובה.

מצאנו גם, שיש לקוח מסוים שמעכב פרויקטים ומעכב תשלומים בצורה שפוגעת באופן ישיר בתזרים השוטף וגוזלת המון תשומת לב מהמנכ”ל ומאנשי המשרד – והחלטנו מה לעשות איתו בטווח המיידי ובטווח הארוך.

כל ההבחנות והפעולות הללו נבעו ישירות משימוש בתוכנה ובפונקציות שהיא מאפשרת לניתוח הסטטיסטיקות, המגמות שלהן והשוואה ביניהן.

איך מונעים את זה בעתיד?

מנקודה זו ואילך, באופן שגרתי גם המנכ”ל וגם אני מקבלים פעם בשבוע תצוגה של הסטטיסטיקות ויכולים לזהות מייד שינויים במגמות ולפעול בהתאם. המדיניות שנקבעה מאותה נקודה היתה שבכל יום חמישי יש לבחון גם את הגרפים השבועיים וגם את הגרפים החודשיים ולהשוות את המצב המצטבר מול הגרף השנתי. הדבר שומר על ערנות ולא מאפשר לך “להירדם בשמירה”.

וכמובן מומלץ להעזר בתוכנה לניהול על פי סטטיסטיקות החל מאתמול!

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע”מ