המשימות שלא צריך להספיק
העצה הכי גרועה בניהול זמן היא “לנסות להספיק יותר”. במיוחד כשהבעיה של רוב בעלי העסקים היא לא שהם עושים מעט מדי, אלא שהם עושים יותר מדי: יותר מדי דברים שלא באמת היו צריכים להגיע לשולחן שלהם מלכתחילה.
לפני שנצלול למאמר עצמו…
פתחת עסק כדי לזכות בחופש אבל גילית שרק הכנסת את עצמך לעבודת פרך תובענית? במקום ליהנות מהחיים, אתה כבול לשוטף, לכיבוי שריפות ולמאות משימות שלא נגמרות?
במיוחד עבורך: המדריך שיעזור לך להפוך בעיות כרוניות בעסק לסיסטם שעובד לבד
אתה מסיים עוד יום עמוס, מסמן וי על כמה דברים, ובכל זאת הדבר שבאמת היה אמור לקדם את העסק נשאר למחר.
האם זה כי יש יותר מדי עבודה? או האם הבעיה היא שאתה מתייחס לכל משימה כאילו היא ראויה לזמן שלך?
מייל שמישהו ביקש שתבדוק, שיחה ארוכה שהייתה יכולה להסתכם בשתי דקות, פגישה שלא ברור מה אמור לצאת ממנה או בקשה תועה שהגיעה עם המילה “דחוף”. כל אחד מהדברים האלה נראה קטן בפני עצמו, אבל יחד הם ממלאים את היום ומשאירים את היעדים החשובים מאחור.
הבעיה אינה רק בכמות העבודה, אלא בסינון המשימות.
אל תגיד “כן” אוטומטי
משימה לא הופכת לחשובה רק כי מישהו ביקש אותה, וזה כולל אותך! (לא רק אחרים מעמיסים עלינו משימות, גם אנחנו עושים את זה לעצמנו…)
אם עיכוב בביצוע המשימה יפגע בלקוח, יעצור את עבודתו של מישהו אחר, יפר התחייבות או יפגע ביחסי העבודה, זו לא דחיפות מדומה. המשימה חשובה כחלק מהאחריות שלך.
אבל אם לא ייגרם נזק אמיתי ועיקר הלחץ נובע מכך שמישהו רוצה תשובה עכשיו, או כי עלה לך רעיון אקראי חדש, אין סיבה לתת לבקשה עדיפות אוטומטית.
אפשר לקבוע מתי תטפל בה, לקצר אותה, להעביר אותה למישהו אחר או לסרב לה.
השאלות שאתה יכול לשאול את עצמך הן:
האם המשימה דחופה רק מפני שמישהו ביקש אותה, או שהיא באמת חשובה ליעדים? (דחיפות קשורה לזמן. חשיבות קשורה לתוצאות.)
בנוסף, האם אני האדם שצריך לטפל בזה?
אייזנהאואר ניהל מלחמה, אתה מנהל וואטסאפ
דווייט אייזנהאואר פיקד על כוחות בעלות הברית באירופה במלחמת העולם השנייה, ובהמשך נבחר לנשיא ה-34 של ארצות הברית. על פניו, קשה לחשוב על אדם שנאלץ להתמודד עם יותר החלטות, דרישות ובעיות במקביל.
בנאום שנשא בשנת 1954, הוא אמר: “יש לי שני סוגי בעיות: הדחופות והחשובות. הדחופות אינן חשובות, והחשובות לעולם אינן דחופות.”
הרעיון הזה עומד מאחורי מה שמכונה היום מטריצת (טבלת) אייזנהאואר:
- משימה דחופה וחשובה? בצע עכשיו.
- משימה חשובה אך לא דחופה? שריין לה זמן ביומן.
- משימה דחופה אך לא חשובה? העבר למישהו אחר, קצר אותה או סרב לה.
- משימה שאינה דחופה ואינה חשובה? מחק אותה.
דחוף למי בדיוק?
הודעה חדשה עם סמל התראה אדום יוצרת תחושת דחיפות. טלפון שמצלצל דורש מענה. הזמנה לפגישה תופסת מקום ביומן עוד לפני שבדקנו אם הפגישה באמת הכרחית.
אבל עצם העובדה שמשהו דורש את תשומת הלב שלך לא אומרת שהוא ראוי לה.
מיילים מסוימים, פגישות ללא אג’נדה, תיקונים זעירים שאיש לא ירגיש בהם ובקשות שאפשר לפתור בלי המעורבות שלך, כל אלה יכולים להיראות כמו עבודה אמיתית. בפועל, הם רק רעש שמתחפש לעבודה.
סינון משימות שווא פירושו מחיקה חסרת רחמים של משימות שמגיעות אליך לשולחן, אך אינן מקדמות יעד, מונעות נזק חשוב או מייצרות תוצאה משמעותית.
לפעמים אנחנו עובדים רק כדי לא להרגיש לא נעים
הרבה משימות שווא נשארות ברשימה לא מפני שהן חשובות, אלא מפני שלא נעים למחוק אותן.
לא נעים לסרב לבקשה, לא נעים לבטל פגישה, לא נעים לומר למישהו שהוא יכול להסתדר בלעדיך… לפעמים קל יותר לבזבז שעה מאשר לכתוב משפט אחד שאומר: “קיבלתי את הבקשה שלך. כרגע אני לא יכול להתפנות לזה כמו שצריך. האם זה יכול לחכות למחר, או שנבדוק מי עוד יכול לעזור?”.
אבל כשאתה אומר “כן” למשימה חסרת חשיבות, אתה אומר “לא” למשהו אחר. אתה אומר “לא” לזמן שתכננת להשקיע במכירות, בשיפור תהליכים, בהכשרת עובד, בשימור לקוחות או בתכנון הצעד הבא של העסק.
למשימות השווא אולי אין מחיר שמופיע בחשבונית, אבל הן עדיין עולות לך ביוקר.
לא כל משימת שווא חייבים למחוק
לפעמים המשימה צריכה להתבצע, רק לא על ידך ולא בצורה שבה ביקשו אותה.
בכל מקרה של משימת שווא עומדות בפניך מספר אפשרויות:
1. להעביר / להאציל
העיקרון: המשימה חשובה וצריכה להתבצע, אבל אתה לא האדם הנכון לעשות אותה.
איך זה עובד? אתה מנתב את המשימה למישהו אחר בצוות, לקולגה, או לעובד שהתפקיד שלו מתאים לכך יותר. לדוגמה, לקוח מבקש דוח נתונים. במקום לעצור הכל ולהפיק אותו בעצמך, אתה מעביר את הבקשה למנהל הפרויקט.
2. לקצר / לעשות אופטימיזציה
העיקרון: המשימה רלוונטית אליך, אבל הדרך שבה ביקשו אותה היא בזבזנית ולא יעילה.
איך זה עובד? אתה משנה את הפורמט של המשימה כדי שתגזול מינימום זמן, בלי לפגוע בתוצאה. לדוגמה, הצוות קובע פגישה של שעה וחצי כדי “לזרוק רעיונות” לקמפיין או פרויקט חדש, ורוב הזמן מתפזר ומתבזבז. לכן בפעם הבאה אתה מבקש מכולם לכתוב 3 רעיונות בטבלה שיתופית לפני הפגישה. הפגישה עצמה מתקצרת ל-15 דקות רק כדי להצביע ולבחור את הרעיונות הטובים ביותר.
3. לסרב
העיקרון: המשימה חשובה למישהו אחר אבל לא באמת שייכת אליך ולא היתה אמורה להגיע לשולחן שלך.
איך זה עובד? אל תיקח אותה על עצמך. תחזיר את האחריות למי שביקש אותה. לדוגמה, עובד נתקל בבעיה עם ספק שלא עונה לו. במקום לנסות לפתור את זה בעצמו, הוא בא אליך, בעל העסק, ואומר: “הספק לא עונה, מה לעשות?”. אם בכל פעם אתה מרים את הטלפון ומטפל בזה בעצמך, אתה עושה את העבודה של העובד במקום לנהל אותו. הפתרון הוא להחזיר לו את האחריות ולבקש ממנו למצוא פתרון.
4. פשוט למחוק
העיקרון: המשימה היא לגמרי “רעש” חסר ערך. אף אחד לא באמת צריך אותה, היא לא מקדמת שום פרויקט, ואם היא תיעלם שום דבר לא ייפגע.
איך זה עובד? אתה פשוט מסיר אותה. לדוגמה, קיבלת מייל עדכון שבועי מניוזלטר מקצועי שאתה כבר לא קורא. הסר את עצמך מרשימת התפוצה, מחק את המייל והמשך הלאה.
המטרה היא להפסיק לבצע משימות שלא היו צריכות להיכנס לרשימה מלכתחילה.
הדברים החשובים כמעט אף פעם לא צועקים
המשימות החשובות באמת בדרך כלל אינן שולחות לך התראה:
- בניית תהליך מעקב אחרי לקוחות אינה דחופה, עד שאין מספיק מכירות.
- הכשרת עובד אינה דחופה, עד שהוא עושה טעות.
- תכנון תזרים מזומנים אינו דחוף, עד שחסר כסף.
- כתיבת נוהל אינה דחופה, עד שאתה מגלה שהעסק לא מתפקד בלעדיך…
כשאתה מאפשר לרעש הדחוף להשתלט על היום, המשימות החשובות נדחות שוב ושוב. בסופו של דבר, הן הופכות למשברים דחופים.
לכן ניהול זמן כולל את היכולת לשמור מקום לדברים החשובים לפני שהם הופכים לצרות דחופות.
אל תנסה “להספיק טוב יותר” את כל מה שנכנס לרשימה שלך. תתחיל לשאול מה בכלל לא צריך להספיק.
עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ
ראה גם:
תוכן עניינים
רוצה לקבל רעיונות שעוזרים לעשות סדר בעסק ומחזירים שליטה בזמן ובתזרים?
טיפים פרקטיים שאפשר ליישם:
להתמודדות עם עומס, לשיפור תהליכים, ולהגדלת הרווחים בפחות מאמץ.
כולל טעויות נפוצות שחובה להימנע מהן וכל הדברים שראינו שעובדים בשטח.
להצטרפות לקבוצת הוואצאפ השקטהלבעלי עסקים שרוצים יותר חופש
הירשם לוובינר הקרוב לבעלי עסקים
משדר מיוחד שייתן לך נקודת מבט חדשה על ניהול חכם ואסטרטגיה מוכחת עם דוגמאות מהחיים.
הופכים את העסק למכונה לייצור רווחים…
הגיע הזמן לגלות מה באמת חוסם אותך, ולקבל מדריך מיידי וקצר לפריצה קדימה
מלא את השאלון וקבל גישה מיידית למדריך
“3 שיטות פשוטות להגדלת הרווחים בלי להשקיע שקל בפרסום”
טיפים נוספים
אחוזי סגירה בקרת איכות גבייה גיוס כוח אדם הגדלת רווחים הוצאות הכשרת עובדים השגת מטרות התייעלות טיפול בעובדים טעויות נפוצות יש תקווה כוח אדם לעשות פחות ולהתקדם יותר לקוחות חדשים לקוחות חוזרים מחסום אישי מחסום נסתר מכירות מקרים מהשטח ניהול נכון ניהול פיננסי סגירת עסקאות סדר וארגון סיפור מהחיים קבוצות קידום עם פריטי דפוס רשתות חברתיות שורש הבעיה שיווק וקידום שימור לקוחות שירות לקוחות תזרים מזומנים תכנון פיננסי תמחור תקשורת ״אין מה לעשות״
- הבעיות היקרות בעסק לא תמיד נכנסות בדלת עם שלט “שלום, אני בעיה יקרה”. הן בדרך כלל מתחילות במשהו קטן ומנומס, שקל לא לייחס לו יותר מדי חשיבות. דווקא הדברים האלה מעניינים, כי הם יכולים לתת לך התראה מוקדמת הרבה לפני שעסקה מתפוצצת, לקוח עוזב או מתפתח כאב ראש רציני. הם גם יכולים להראות לך איפה אפשר להוסיף הרבה ערך בלי להוסיף הרבה עבודה.
- אם מישהו מגיע אליך הביתה בלי להודיע פעם אחת, הוא אורח מפתיע. אם הוא מגיע בכל יום חמישי בחמש, מתיישב על אותה כורסה וכבר יודע איפה הקפה, קשה להמשיך לקרוא לזה ביקור פתע. ובכל זאת, בעסק אנחנו ממשיכים לפתוח את הדלת לאותה בעיה בכל שבוע ולהגיד: “וואו, לא ציפינו לך…”
- יש מקומות שבהם תלוי ליד מכונה שלט עם הוראות מפורטות. ויש מקומות שבהם ההוראות הן פשוט “תקרא ליוסי”. משהו נתקע? קוראים ליוסי. נדלקה נורה שאף אחד לא מכיר? יוסי כבר יידע מה לעשות. צריך לעשות משהו קצת אחרת הפעם? איכשהו גם לזה תהיה לו תשובה. אחרי כמה זמן מבחינת כולם זה פשוט חלק מהדרך שבה המקום מתנהל. יש מכונה, יש תקלה ויש יוסי. וזה עובד מצוין, עד שזה לא… בין אם יוסי זה אתה, או שאתה מעסיק אצלך יוסי כזה, כל עוד הכל נמצא בראש, העסק תלוי באנשים במקום בשיטה. ולכן הוא פגיע וקשה לו לגדול.
