המשימות שלא צריך להספיק
העצה הכי גרועה בניהול זמן היא “לנסות להספיק יותר”. במיוחד כשהבעיה של רוב בעלי העסקים היא לא שהם עושים מעט מדי, אלא שהם עושים יותר מדי דברים שלא באמת היו צריכים להגיע לשולחן שלהם מלכתחילה…
לפני שנצלול למאמר עצמו…
פתחת עסק כדי לזכות בחופש אבל גילית שרק הכנסת את עצמך לעבודת פרך תובענית? במקום ליהנות מהחיים, אתה כבול לשוטף, לכיבוי שריפות ולמאות משימות שלא נגמרות?
במיוחד עבורך: המדריך שיעזור לך להפוך בעיות כרוניות בעסק לסיסטם שעובד לבד
אתה מסיים עוד יום עמוס, מסמן וי על כמה דברים, ובכל זאת הדבר שבאמת היה אמור לקדם את העסק נשאר למחר.
האם זה כי יש יותר מדי עבודה? או האם הבעיה היא שאנחנו מתייחסים לכל משימה כאילו היא ראויה לזמן שלנו?
מייל שמישהו ביקש שתבדוק, שיחה ארוכה שהייתה יכולה להסתכם בשתי דקות, פגישה שלא ברור מה אמור לצאת ממנה או בקשה תועה שהגיעה עם המילה “דחוף”. כל אחד מהדברים האלה נראה קטן בפני עצמו, אבל יחד הם ממלאים את היום ומשאירים את היעדים החשובים מאחור.
הבעיה אינה רק בכמות העבודה, אלא בסינון המשימות.
אל תגיד “כן” אוטומטי
משימה לא הופכת לחשובה רק כי מישהו ביקש אותה, וזה כולל אותך! (לא רק אחרים מעמיסים עלינו משימות, גם אנחנו עושים את זה לעצמנו…)
אם עיכוב בביצוע המשימה יפגע בלקוח, יעצור את עבודתו של מישהו אחר, יפר התחייבות או יפגע ביחסי העבודה, זו לא דחיפות מדומה. המשימה חשובה כחלק מהאחריות שלך.
אבל אם לא ייגרם נזק אמיתי ועיקר הלחץ נובע מכך שמישהו רוצה תשובה עכשיו, או כי עלה לך רעיון אקראי חדש, אין סיבה לתת לבקשה עדיפות אוטומטית.
אפשר לקבוע מתי תטפל בה, לקצר אותה, להעביר אותה למישהו אחר או לסרב לה.
השאלות שאתה יכול לשאול את עצמך הן:
האם המשימה דחופה רק מפני שמישהו ביקש אותה, או שהיא באמת חשובה ליעדים? (דחיפות קשורה לזמן. חשיבות קשורה לתוצאות.)
בנוסף, האם אני האדם שצריך לטפל בזה?
אייזנהאואר ניהל מלחמה, אתה מנהל וואטסאפ
דווייט אייזנהאואר פיקד על כוחות בעלות הברית באירופה במלחמת העולם השנייה, ובהמשך נבחר לנשיא ה-34 של ארצות הברית. על פניו, קשה לחשוב על אדם שנאלץ להתמודד עם יותר החלטות, דרישות ובעיות במקביל.
בנאום שנשא בשנת 1954, הוא אמר: “יש לי שני סוגי בעיות: הדחופות והחשובות. הדחופות אינן חשובות, והחשובות לעולם אינן דחופות.”
הרעיון הזה עומד מאחורי מה שמכונה היום מטריצת (טבלת) אייזנהאואר:
- משימות דחופות וחשובות: צריך לבצע עכשיו.
- משימות חשובות אך לא דחופות: צריך לשריין ביומן.
- משימות דחופות אך לא חשובות: צריך להעביר למישהו אחר, לקצר אותן או לסרב להן.
- משימות שאינן דחופות ואינן חשובות: צריך למחוק.
דחוף למי בדיוק?
הודעה חדשה עם סמל התראה אדום יוצרת תחושת דחיפות. טלפון שמצלצל דורש מענה. הזמנה לפגישה תופסת מקום ביומן עוד לפני שבדקנו אם הפגישה באמת הכרחית.
אבל עצם העובדה שמשהו דורש את תשומת הלב שלך לא אומרת שהוא ראוי לה.
מיילים מסוימים, פגישות ללא אג’נדה, תיקונים זעירים שאיש לא ירגיש בהם ובקשות שאפשר לפתור בלי המעורבות שלך, כל אלה יכולים להיראות כמו עבודה אמיתית. בפועל, הם רק רעש שמתחפש לעבודה.
סינון משימות שווא פירושו מחיקה חסרת רחמים של משימות שמגיעות אליך לצלחת, אך אינן מקדמות יעד, מונעות נזק או מייצרות תוצאה משמעותית.
לפעמים אנחנו עובדים רק כדי לא להרגיש לא נעים
הרבה משימות שווא נשארות ברשימה לא מפני שהן חשובות, אלא מפני שלא נעים למחוק אותן.
לא נעים לסרב לבקשה, לא נעים לבטל פגישה, לא נעים לומר למישהו שהוא יכול להסתדר בלעדיך… לפעמים קל יותר לבזבז שעה מאשר לכתוב משפט אחד שאומר: “אני מבין שזה חשוב. כרגע אני לא יכול להתפנות לזה כמו שצריך. האם זה יכול לחכות למחר, או שנבדוק מי עוד יכול לעזור?”.
אבל כשאתה אומר “כן” למשימה חסרת חשיבות, אתה אומר “לא” למשהו אחר. אתה אומר “לא” לזמן שתכננת להשקיע במכירות, בשיפור תהליכים, בהכשרת עובד, בשימור לקוחות או בתכנון הצעד הבא של העסק.
למשימות השווא אולי אין מחיר שמופיע בחשבונית, אבל הן עדיין עולות לך ביוקר.
לא כל משימת שווא חייבים למחוק
לפעמים המשימה צריכה להתבצע, רק לא על ידך ולא בצורה שבה ביקשו אותה.
במקרה כזה עומדות בפניך מספר אפשרויות:
להעביר: אם מישהו אחר יכול לבצע אותה היטב, אין סיבה שהיא תישאר אצלך.
לקצר: במקום פגישה של שעה, בקש לקבל שלוש שאלות מסודרות במייל. במקום שיחת עדכון, בקש סיכום כתוב של מה השתנה.
לסרב: אם המשימה אינה משרתת שום יעד ואינה מונעת שום נזק, זה בסדר לומר שלא תטפל בה.
למחוק: אם אף אחד לא ירגיש בהבדל, אל תקצר אותה ואל תעביר אותה. פשוט מחק אותה.
המטרה היא להפסיק לבצע משימות שלא היו צריכות להיכנס לרשימה מלכתחילה.
הדברים החשובים כמעט אף פעם לא צועקים
המשימות החשובות באמת בדרך כלל אינן שולחות לך התראה.
בניית תהליך מעקב אחרי לקוחות אינה דחופה, עד שאין מספיק מכירות. הכשרת עובד אינה דחופה, עד שהוא עושה טעות. תכנון תזרים מזומנים אינו דחוף, עד שחסר כסף. כתיבת נוהל אינה דחופה, עד שאתה מגלה שהעסק לא מתפקד בלעדיך…
כשאתה מאפשר לרעש הדחוף להשתלט על היום, המשימות החשובות נדחות שוב ושוב. בסופו של דבר, הן הופכות למשברים דחופים.
לכן ניהול זמן כולל את היכולת לשמור מקום לדברים החשובים לפני שהם הופכים לצרות מעיקות.
אל תנסה רק לנהל טוב יותר את כל מה שנכנס לרשימה שלך. חלק מהמשימות אינן ראויות לניהול, הן ראויות למחיקה.
עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ
ראה גם:
תוכן עניינים
רוצה לקבל רעיונות שעוזרים לעשות סדר בעסק ומחזירים שליטה בזמן ובתזרים?
טיפים פרקטיים שאפשר ליישם:
להתמודדות עם עומס, לשיפור תהליכים, ולהגדלת הרווחים בפחות מאמץ.
כולל טעויות נפוצות שחובה להימנע מהן וכל הדברים שראינו שעובדים בשטח.
להצטרפות לקבוצת הוואצאפ השקטהלבעלי עסקים שרוצים יותר חופש
הירשם לוובינר הקרוב לבעלי עסקים
משדר מיוחד שייתן לך נקודת מבט חדשה על ניהול חכם ואסטרטגיה מוכחת עם דוגמאות מהחיים.
הופכים את העסק למכונה לייצור רווחים…
הגיע הזמן לגלות מה באמת חוסם אותך, ולקבל מדריך מיידי וקצר לפריצה קדימה
מלא את השאלון וקבל גישה מיידית למדריך
“3 שיטות פשוטות להגדלת הרווחים בלי להשקיע שקל בפרסום”
טיפים נוספים
אחוזי סגירה בקרת איכות גבייה גיוס כוח אדם הגדלת רווחים הוצאות הכשרת עובדים השגת מטרות התייעלות טיפול בעובדים טעויות נפוצות יש תקווה כוח אדם לעשות פחות ולהתקדם יותר לקוחות חדשים לקוחות חוזרים מחסום אישי מחסום נסתר מכירות מקרים מהשטח ניהול נכון ניהול פיננסי סגירת עסקאות סדר וארגון סיפור מהחיים קבוצות קידום עם פריטי דפוס רשתות חברתיות שורש הבעיה שיווק וקידום שימור לקוחות שירות לקוחות תזרים מזומנים תכנון פיננסי תמחור ״אין מה לעשות״
- האם העסק שלך ימשיך לעבוד כמו שצריך גם אם תיעלם לחודש? זו שאלה פשוטה, אבל היא חושפת הרבה מאוד על הדרך שבה העסק שלך מנוהל. הרבה בעלי עסקים חולמים לצאת לחופשה בלי לבדוק את הטלפון כל שעה, לפתוח סניף נוסף או פשוט להתפנות לדברים נוספים. אבל כל עוד העסק תלוי בהם כדי לקבל כל החלטה או לפתור כל בעיה, זה כמעט בלתי אפשרי…
- יש שיטה פשוטה שעזרה להפוך את טויוטה לאחת מחברות הייצור המצליחות בעולם. היופי בה הוא שהיא לא מתאימה רק למפעלים. אפשר ליישם אותה כמעט בכל עסק וכמעט על כל בעיה. היא לא דורשת ציוד מיוחד, תוכנה יקרה או ידע טכני. אם אי פעם מצאת את עצמך מנסה לפתור שוב ושוב את אותה הבעיה, כנראה שגם אתה יכול להפיק ממנה הרבה.
- יש אנשי מכירות שמסבירים מצוין, ובכל זאת מתקשים למכור. אחרים אומרים הרבה פחות, אבל סוגרים יותר עסקאות. ההבדל הוא לא בכושר השכנוע, אלא ביכולת לזהות מה באמת מניע את האדם שמולך.
