אסטרטגיה לניהול משברים

האם יש לך אסטרטגיה לניהול משברים? האם כשיש משבר אתה מחכה שיעבור, או תוקף אותו בכל הכוח? איך פועלים כשיש משבר? ובכלל איך מזהים אותו עוד לפני שהוא קורה?

בניהול משברים צריך לדעת שלמשבר יש חלקים. ברגע שמזהים את החלקים, אפשר גם לטפל בו עצמו בצורה הרבה יותר טובה.

בדרך כלל, משבר לא קורה בצורה פתאומית בלי שום סימנים מקדימים, לכן מרכיב אחד של המשבר זה סימנים שמרמזים על כך שהוא עומד להתרחש.

לדוגמה, לפני ירידה במכירות אפשר לחקור לאחור ולמצוא שהיה שינוי בשיווק, או שהתוצאות של מאמצי הקידום ירדו או דעכו.

המערכת לזיהוי מוקדם

אחרי שמזהים שצריך לבדוק את הסימנים המקדימים, השאלה היא איך עושים את זה באופן מתמיד, בלי הרבה מאמץ ובצורה הכי פשוטה שאפשר?

האם יש כזו מערכת שעונה על כל הדרישות האלה? אכן יש.

אני משתמש בשיטת ניהול מוגדרת, מוגנת בזכויות יוצרים, והשימוש בשיטה הזאת אפשר לי לעשות פריצת דרך עם לקוחות עסקיים קטנים, בינוניים וענקיים כאחד.

איך לקרוא את העתיד בעסק

היכולת “לקרוא את העתיד” של עסק לא דורשת כוחות קסם, אלא משמעת של מדידה.

לא משנה באיזה תחום העסק, או באיזה סדר גודל העסק, מה שכן משנה זה שבעסק יש פעילות, ופעילות תמיד אפשר למדוד.

אין דבר כזה פעילות שאי אפשר למדוד אותה, או למדוד משהו לגביה.

עד היום הפעילות היחידה שמצאתי שאי אפשר היה למדוד היא פעילות שעושים בה כלום.

במילים אחרות, הדבר היחיד שחומק ממדידה הוא אפס מוחלט של עשייה. אם עובד יושב בוהה בתקרה ולא מדווח על כך, אין שם נתון לאסוף.

את כל השאר אפשר למדוד בעזרת מדדים פשוטים, כמותיים, שאפשר להשוות אותם מיום ליום, משבוע לשבוע ומחודש לחודש, ולזהות את המגמות שמרמזות על בוא המשבר.

למשל, אם בחודש שעבר יצאו 30 הצעות מחיר, והחודש רק 12, המדד הכמותי הפשוט הזה חושף מגמת ירידה. זיהוי המגמה בזמן אמת מאפשר לבעל העסק לזהות משבר מתקרב (במקרה הזה ירידה דרסטית בהכנסות בחודש הבא), ולפעול לעצור אותו לפני שהוא קורה.

אתה מסתכל על התוצאה במקום על הסיבה

הנקודה כאן היא להבדיל בין מה שאתה עושה (מאמצים) לבין מה שאתה מקבל (תוצאות). בעלי עסקים נכנסים לפאניקה כי הם מסתכלים רק על התוצאה הסופית, כמו ירידה בהכנסות. 

הפתרון הוא להפסיק להסתכל על רק התוצאה (הכסף שנכנס), ולהתחיל לספור את הפעולות היומיומיות שמייצרות את התוצאה בסוף החודש. אם לא עשית היום מספיק פעולות של הבאת אנשים, אל תהיה מופתע שאין לקוחות בחודש הבא.

איתור ותקיפת הגורם האמיתי

חלק נוסף של ניהול משברים הוא מציאת הגורם האמיתי למשבר.

ניסיון לטפל במשבר, כשלא מצאת את הגורם שהביא או תרם למשבר, הוא כמו ניסיון לכבות שריפה בצד אחד של שדה, כשבקצה השני יש מיכל דלק שהברז שלו נשאר פתוח.

לא משנה כמה תנסה לכבות את השריפה, אם לא תסגור את ברז הדלק, השריפה תמשיך לפרוץ שוב ושוב.

כך גם למשל במשברים פיננסיים. אל תחכה לרגע שבו נגמר לך האשראי לגמרי (הלוואות, מסגרת בבנק), כי אז כבר מאוחר מדי ואין לך אפשרות לפעול.

במצב כזה בהכרח הסימנים המקדימים כבר הופיעו הרבה לפני שהמשבר הסופי התרחש.

טיפול בשורש הבעיה מונע מהמשבר לחזור על עצמו ומבטיח שלא תגיע לנקודת האל-חזור.

לכן חשוב מאוד לבצע בדיקה כדי לזהות את הגורם מתחת לפני השטח למשבר.

אפשר לפרק כל ירידה למרכיבים ברורים

חשוב להסתכל על המספרים. הם לא משקרים ואין להם רגשות. 

למשל… 

ירדו המכירות? תבדוק כמה פגישות נקבעו והתקיימו. 

ירדו הפגישות? תבדוק כמה לידים נכנסו. 

ירדו הלידים? תבדוק כמה הודעות או קמפיינים יצאו.

הטעות שמחמירה את המצב

ראיתי מקרים שבהם בעל עסק או מנהל מכירות מנסה לטפל במשבר על ידי טיפול מיידי במה שנראה לו באותו רגע.

טיפול לא נכון שכזה, מכיוון שהוא מתבצע ללא זיהוי הגורם האמיתי, מטפל בסימפטומים או בכל מיני דברים שצצים רק על פני השטח, מבלי לטפל במקור.

האם יש שיטה לזהות את המקור? בהחלט יש.

בשיטה שאני עובד איתה יש תהליך ועקרונות שמבוססים על מדע מדויק, שהביצוע שלו מביא לחשיפת הגורם האמיתי, ובדרך כלל יימצא שהגורם הוא פשוט, או שהפתרון הוא הרבה יותר פשוט ממה שנראה בהתחלה.

איך מוודאים שהטיפול במשבר באמת עובד בשטח

החלק הנוסף הוא, פיקוח ובדיקה של הטיפול בזמן ולאחר המשבר.

יש לוודא, שגם לאחר שהמשבר טופל, נעשית בדיקה מחדש של המדדים כדי לראות אם המצב אכן השתפר, נשאר תקוע במקום, או התדרדר.

לדוגמה, אם טיפלנו בקמפיין שיווק שהתוצאות שלו התדרדרו, עכשיו אנחנו צריכים לראות שמספר הלידים גדל או שכמות המכירות עלתה.

כך מנהלים משברים לפני שהם קורים

ניהול משברים חכם לא אומר לחכות שהעסק יתקע ואז לצאת במסע כיבוי שריפות. זה אומר להבין שיש פעולות שאנחנו עושים שאפשר וצריך למדוד. כשעוקבים אחרי המספרים האלה ביומיום, יש לנו ביד מערכת התרעה מוקדמת. היא מגלה לנו שמשהו מתחיל לחרוק הרבה לפני שהמכונה נעצרת.

כשכבר קופצת בעיה, האינסטינקט הוא לטפל רק במה שרואים. אבל הדרך הנכונה היא לחקור אחורה ולמצוא את שורש העניין. החדשות הטובות הן שברגע ששמים את האצבע על המקור המדויק שגרם לבלאגן, בדרך כלל גם מגלים שהפתרון האמיתי אינו מסובך.

רוצה להקים לעצמך מערכת ניהול כזו? דבר איתי.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

ראה גם:

איך להגדיל רווחים גם בתקופות חלשות? מקרה מהשטח

מה שהכי משפיע על ההכנסות שלך לא בהכרח מופיע בדו”חות הרגילים

איך מגדילים רווחיות? מתחילים למדוד את הדברים הנכונים