מניעת טעויות לפני שהן עולות ביוקר

מדוע חשוב שיהיה לך תקן איכות?

תקן איכות מאפשר לזהות תקלות, שגיאות וחריגות ממה שקבעת כאיכות תקינה.

לפני כמה זמן ישבתי אצל בעל עסק לקוח שלי, ועשינו סימולציה חשבונאית, שהמחישה כמה כסף נזיל צריך להפריש מתוך ההכנסה השבועית כדי לחסוך אותו בצד עבור מועד תשלום המע”מ.

ביקשתי ממנו לקחת את המחשבון הפשוט שהיה מונח לידו על השולחן, ולבצע את התרגיל לפי הצעדים.

במקביל עשיתי יחד איתו במחשבון משלי בטלפון שלי.

איך הגענו לשתי תוצאות שונות בדיוק באותו תרגיל

התוצאה שיצאה לו הייתה 16,000.

אך התוצאה שלי יצאה 18,000 וגם הייתה הגיונית יותר מבחינה חשבונאית.

אי ההתאמה של התוצאות הכניסה בתחילה בלבול.

ביקשתי ממנו לעשות שוב את התרגיל, והפעם הקפדנו להזין את המספרים והפעולות שהוא הקליד במחשבון שלו, ובמקביל הכנסתי שוב את המספרים והפעולות לפי אותו רצף במחשבון שלי, פעולה אחר פעולה.

ושוב, הוא קיבל תשובה של 16,000 ואני קיבלתי 18,000.

הוא טען שהוא עשה את הפעולות במדויק.

החלטתי שיש כאן משהו לא הגיוני, וצריך למצוא את התקלה.

כשהמחשבון משקר לך

מאחר והכנסנו את אותם מספרים, ואותן פעולות חישוב באותו הרצף, לא הגיוני שהתוצאות לא ייצאו זהות, נכון?

משהו היה לא תקין.

עלתה השערה שאני הקלדתי את המספרים לא נכון. לאחר מכן שהוא הקליד את המספרים לא מדויק. אך זה לא היה המקרה.

אז מדוע התוצאות שונות?

הידע שלי בתחום מערכות מחשוב, וההבנה שיש לי בנושא של איך בנוי ציוד מחשוב, הביאו אותי לחשוד שמשהו בצג עצמו לא תקין.

הקלדתי את המספר 88,888, אך על הצד הופיע 86,888 וכך מצאתי את השגיאה והתקלה.

אם כן, הממצאים: צג המחשבון פגום.

כל ספרה בצג מחשבון פשוט מורכבת מ-7 קווים שאפשר “להדליק” או “לכבות”.

במחשבון הזה, אחד הקווים היה תקול ולכן הספרה 8, נראתה כמו 6.

הטיפול: לזרוק את המחשבון לפח ולהשיג חדש.

הלקוח, שרק התחיל לעכל את האירוע, נשאר המום וניסה לסרוק את כל הפעמים בהן השתמש במחשבון והאם ההשלכות היו לרעה או לטובה…

תקן איכות הוא הכלי שלך לזהות טעויות לפני שהן הופכות לבעיות

בפועל, כאשר שגיאה מתבצעת על ידי אדם או על ידי מכונה, המפעיל עצמו לא בהכרח ער לשגיאה. ולכן, נדרשת רמה נוספת של בקרה.

בקרת איכות כזו במכירות יכולה לאתר שגיאות שגורמות לאובדן עסקאות.

חקירה כזו בכספים יכולה למצוא את שורש הבעיה שגורם לך לכאב ראש מתמשך בתחום הפיננסים.

חקירה כזו בתחום התפעול תעזור לך למצוא את הפעולות המיותרות או הבזבזניות שהצוות שלך עושה מחוסר עירנות או חוסר מיומנות, או אפילו מתוך הרגל שקיבלו מהאדם שקדם להם בתפקיד.

אך כל החקירות הללו, חייבות שיהיה תקן כלשהו שנקבע כדי לזהות מה לא בסדר, חורג או אפילו חסר.

רוצה עזרה לשפר את בקרת האיכות שלך על תפקוד העסק? הנה הצעד הראשון לכך.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

ראה גם:

מדוע עסקאות אינן נסגרות?

שלוש סיבות מדוע הקידום לא מכפיל את המכירות

שלוש טעויות נפוצות בניהול תזרים מזומנים שכל בעל עסק חייב להכיר