מניעת טעויות לפני שהן עולות ביוקר
אנחנו פועלים מתוך הנחה שהכלים שלנו עובדים כראוי, שהצוות פועל בצורה אופטימלית, ושהמערכות מתפקדות כמו שצריך. אך בלי הדבר המוגדר הבא, אתה למעשה עובר עם עיניים עצומות ליד פתחי תהום פיננסיים ותפעוליים (בצורת כשלים נסתרים). אתה צריך מערכת הגנה חכמה שמגדירה מהו “נכון”, כדי שתוכל לזהות מיד מה לא תקין ולטפל בזה בזמן (לפני שהבעיות הופכות ליקרות, לפני שהן פוגעות בלקוחות, ולפני שהן גוזלות ממך שינה). הסיפור הבא ממחיש בדיוק מה קורה כשסומכים על משהו שנראה תקין, אבל למעשה מוליך אותך שולל.
לפני שנצלול למאמר עצמו…
פתחת עסק כדי לזכות בחופש אבל גילית שרק הכנסת את עצמך לעבודת פרך תובענית? במקום ליהנות מהחיים, אתה כבול לשוטף, לכיבוי שריפות ולמאות משימות שלא נגמרות?
במיוחד עבורך: המדריך שיעזור לך להפוך בעיות כרוניות בעסק לסיסטם שעובד לבד
מדוע חשוב שיהיה לך תקן איכות?
תקן איכות מאפשר לזהות תקלות, שגיאות וחריגות ממה שקבעת כאיכות תקינה.
לפני כמה זמן ישבתי אצל בעל עסק לקוח שלי, ועשינו סימולציה חשבונאית, שהמחישה כמה כסף נזיל צריך להפריש מתוך ההכנסה השבועית כדי לחסוך אותו בצד עבור מועד תשלום המע”מ.
ביקשתי ממנו לקחת את המחשבון הפשוט שהיה מונח לידו על השולחן, ולבצע את התרגיל לפי הצעדים.
במקביל עשיתי יחד איתו במחשבון משלי בטלפון שלי.
איך הגענו לשתי תוצאות שונות בדיוק באותו תרגיל
התוצאה שיצאה לו הייתה 16,000.
אך התוצאה שלי יצאה 18,000 וגם הייתה הגיונית יותר מבחינה חשבונאית.
אי ההתאמה של התוצאות הכניסה בתחילה בלבול.
ביקשתי ממנו לעשות שוב את התרגיל, והפעם הקפדנו להזין את המספרים והפעולות שהוא הקליד במחשבון שלו, ובמקביל הכנסתי שוב את המספרים והפעולות לפי אותו רצף במחשבון שלי, פעולה אחר פעולה.
ושוב, הוא קיבל תשובה של 16,000 ואני קיבלתי 18,000.
הוא טען שהוא עשה את הפעולות במדויק.
החלטתי שיש כאן משהו לא הגיוני, וצריך למצוא את התקלה.
כשהמחשבון משקר לך
מאחר והכנסנו את אותם מספרים, ואותן פעולות חישוב באותו הרצף, לא הגיוני שהתוצאות לא ייצאו זהות, נכון?
משהו היה לא תקין.
עלתה השערה שאני הקלדתי את המספרים לא נכון. לאחר מכן שהוא הקליד את המספרים לא מדויק. אך זה לא היה המקרה.
אז מדוע התוצאות שונות?
הידע שלי בתחום מערכות מחשוב, וההבנה שיש לי בנושא של איך בנוי ציוד מחשוב, הביאו אותי לחשוד שמשהו בצג עצמו לא תקין.
הקלדתי את המספר 88,888, אך על הצד הופיע 86,888 וכך מצאתי את השגיאה והתקלה.
אם כן, הממצאים: צג המחשבון פגום.
כל ספרה בצג מחשבון פשוט מורכבת מ-7 קווים שאפשר “להדליק” או “לכבות”.
במחשבון הזה, אחד הקווים היה תקול ולכן הספרה 8, נראתה כמו 6.
הטיפול: לזרוק את המחשבון לפח ולהשיג חדש.
הלקוח, שרק התחיל לעכל את האירוע, נשאר המום וניסה לסרוק את כל הפעמים בהן השתמש במחשבון והאם ההשלכות היו לרעה או לטובה…
תקן איכות הוא הכלי שלך לזהות טעויות לפני שהן הופכות לבעיות
בפועל, כאשר שגיאה מתבצעת על ידי אדם או על ידי מכונה, המפעיל עצמו לא בהכרח ער לשגיאה. ולכן, נדרשת רמה נוספת של בקרה.
בקרת איכות כזו במכירות יכולה לאתר שגיאות שגורמות לאובדן עסקאות.
חקירה כזו בכספים יכולה למצוא את שורש הבעיה שגורם לך לכאב ראש מתמשך בתחום הפיננסים.
חקירה כזו בתחום התפעול תעזור לך למצוא את הפעולות המיותרות או הבזבזניות שהצוות שלך עושה מחוסר עירנות או חוסר מיומנות, או אפילו מתוך הרגל שקיבלו מהאדם שקדם להם בתפקיד.
אך כל החקירות הללו, חייבות שיהיה תקן כלשהו שנקבע כדי לזהות מה לא בסדר, חורג או אפילו חסר.
רוצה עזרה לשפר את בקרת האיכות שלך על תפקוד העסק? הנה הצעד הראשון לכך.
עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ
ראה גם:
שלוש סיבות מדוע הקידום לא מכפיל את המכירות
שלוש טעויות נפוצות בניהול תזרים מזומנים שכל בעל עסק חייב להכיר
תוכן עניינים
רוצה לקבל רעיונות שעוזרים לעשות סדר בעסק ומחזירים שליטה בזמן ובתזרים?
טיפים פרקטיים שאפשר ליישם:
להתמודדות עם עומס, לשיפור תהליכים, ולהגדלת הרווחים בפחות מאמץ.
כולל טעויות נפוצות שחובה להימנע מהן וכל הדברים שראינו שעובדים בשטח.
להצטרפות לקבוצת הוואצאפ השקטהלבעלי עסקים שרוצים יותר חופש
הירשם לוובינר הקרוב לבעלי עסקים
משדר מיוחד שייתן לך נקודת מבט חדשה על ניהול חכם ואסטרטגיה מוכחת עם דוגמאות מהחיים.
הופכים את העסק למכונה לייצור רווחים…
הגיע הזמן לגלות מה באמת חוסם אותך, ולקבל מדריך מיידי וקצר לפריצה קדימה
מלא את השאלון וקבל גישה מיידית למדריך
“3 שיטות פשוטות להגדלת הרווחים בלי להשקיע שקל בפרסום”
טיפים נוספים
אחוזי סגירה בקרת איכות גבייה גיוס כוח אדם הגדלת רווחים הוצאות הכשרת עובדים השגת מטרות התייעלות טיפול בעובדים טעויות נפוצות יש תקווה כוח אדם לעשות פחות ולהתקדם יותר לקוחות חדשים לקוחות חוזרים מחסום אישי מחסום נסתר מכירות מקרים מהשטח ניהול נכון ניהול פיננסי סגירת עסקאות סדר וארגון סיפור מהחיים קבוצות קידום עם פריטי דפוס רשתות חברתיות שורש הבעיה שיווק וקידום שימור לקוחות שירות לקוחות תזרים מזומנים תכנון פיננסי תמחור ״אין מה לעשות״
- אל תמכור מוצר, בנה מערכת. ככה מייצרים עסק שמזין את עצמו כל הזמן: ישבתי עם בעלת חנות רהיטים. היא שאלה אותי שאלה אחת, מאוד הגיונית על פניו, שחשפה בדיוק למה העסק שלה לא מצליח לייצר המשכיות. בסרטון הזה אני מסביר למה הגישה של רוב בעלי העסקים לגבי “מתי לשמור על קשר” היא פשוט שגויה.
- איך הפכנו שיחת אזהרה מהבנק ל-30,000 ש”ח בכיס בזמן שיא לפני שאתם מוציאים שקל על שיווק ממומן, האם בדקתם את רשימת הלקוחות הקיימת שלכם? בסרטון אני משתף שיטה פשוטה (כולל התסריט המדויק) להחייאת לקוחות שלא היו פעילים שנים. מנכ”ל שירש חברה מאבא שלו מצא את עצמו בשיחת טלפון בלתי צפויה מהבנק: “חותכים לך את המסגרת”….
- בעל עסק פנה אליי כשהוא קרוב לייאוש: מחלקת השרטוטים שלו עבדה לאט, והוא הרגיש שהעובדים פשוט “מורחים את העבודה”. כשבדקנו גילינו שהתפוקה שלהם בקושי כיסתה 50% ממה שהעסק היה צריך רק כדי להישאר עם הראש מעל המים… איך פותרים מצב כזה? בוא נפרק את המוקש הזה שלב אחר שלב, ונראה איך הופכים תסכול ניהולי למכונת תפוקה מרשימה, עם עובדים שמגלים אכפתיות ולוקחים אחריות על התוצאות שלהם.
