איך מצאנו את הסיבה האמיתית לבעיית התזרים?
כשעסק מתמודד עם בעיות תזרים התגובה הראשונה היא “צריך למכור יותר” או “צריך לחסוך בהוצאות”. אבל מה קורה כשהסיבה למצב היא שונה לגמרי ו”למכור יותר” דווקא יחמיר את הלחץ התזרימי?
לפני שנצלול למאמר עצמו…
פתחת עסק כדי לזכות בחופש אבל גילית שרק הכנסת את עצמך לעבודת פרך תובענית? במקום ליהנות מהחיים, אתה כבול לשוטף, לכיבוי שריפות ולמאות משימות שלא נגמרות?
במיוחד עבורך: המדריך שיעזור לך להפוך בעיות כרוניות בעסק לסיסטם שעובד לבד
לאן נעלם הכסף?
בעל עסק פנה אלינו לעזרה לאחר שנתקל בבעיות תזרים.
קשיים תזרימיים יכולים לנבוע מגורמים רבים או אפילו שילוב שלהם, ואנחנו כמובן יודעים שהמחסום להתרחבות הוא תמיד בפנים. לכן ביצענו חקירה עסקית למציאת המקור הנכון לבעיה.
בעת החקירה עלה נושא התמחור של מכירות מוצרים ושירותים.
מצאנו מה גרם לבעיה וגם איך לפתור אותה.
הפסדים על כל עסקה
ראינו שהרווח על המוצרים יפה, וכמות המוצרים הנמכרת מכסה את העלויות הכרוכות.
לעומת זאת, בבדיקת מרכיב השירות המסופק התמונה הייתה די עגומה. השוואה של הכנסה משירותים מול הוצאה על שכר העבודה הכרוך באספקת אותם שירותים, הראתה בוודאות שיש יותר הוצאות מהכנסות, ולמעשה ההפסדים מהשירות אוכלים את הרווחים מהמוצרים.
בבדיקה מדויקת יותר, גילינו שמשך הפרויקטים ארוך לעתים פי שניים ואפילו פי שלושה מהנחת העבודה שעל פיה חושבה הצעת המחיר.
כשמחלקת המכירות לא יודעת מה קורה בפועל
הסיבה העקרית לכך נמצאה בכשל בתקשורת בין צד המכירות לצד האספקה הטכנית.
איש המכירות לא ידע להעריך כמה באמת לוקח כל חלק בעבודה, מאחר והוא אינו מבצע אותה בשטח, וגם אינו מקבל עדכונים מהשטח לאחר שהעבודה בוצעה.
במילים אחרות, לא היו נתונים מהעבודות בשטח שסיפקו מידע אמין לגבי כמה כל שלב אכן לקח בפועל.
מערכת שמתקנת את עצמה ומגבירה רווחיות
הפתרון היה ללמד את הצוות לפרק פרויקט למערכת צעדים ולהעריך כל צעד.
בעזרת טופס מיוחד לתכנון הפרויקט, אספנו את כל הנתונים הדרושים, והוספנו גם אפשרות לראש הצוות הטכני בשטח לציין כמה זמן לקחה העבודה.
הגדרתי תפקיד של אחראי אבטחת איכות והצבנו מישהו בתפקיד. התפקיד שלו הוא לקבל את טופס הפרויקט לאחר ביצוע העבודה, ללמוד אותו, לנתח את הפערים ומשם להוציא מסקנות.
בעזרת המסקנות האלה אפשר לקבוע מדיניות חדשה ולבצע הכשרה מתקנת של איש המכירות.
אם יקרה שהעבודה תיקח יותר זמן מהמתוכנן בפועל, אחראי בקרת האיכות יתחקר וינחה על פעולות תיקון גם עבור הצוות הטכני במקרה הצורך.
בסופו של דבר, בניית מערכת ארגונית נכונה בעסק חייבת לכלול את המרכיב הזה של אבטחת האיכות, הכשרה ותיקון. התיקון הוא לא רק לצוות הטכני אלא לכלל המרכיבים במערכת.
לסיכום, מה היתה הבעיה האמיתית?
- המוצרים היו רווחיים.
- השירותים גרמו להפסדים.
הבעיה הבסיסית הייתה בהערכת זמן העבודה על השירותים:
- אנשי המכירות לא ידעו להעריך נכון את משך הפרויקטים.
- לא היה מידע מדויק מהשטח על כמה זמן לקח כל שלב שיראה לאנשי המכירות איך להעריך נכון להבא.
- בפועל, פרויקטים לקחו פי 2–3 ממה שתומחר ולכן העסק הפסיד על כל עסקה.
השורה התחתונה
אתה לא פותר בעיית תזרים על ידי “למכור יותר” אם אתה מוכר בהפסד!
חייבים להבין מאיפה הכסף נכנס ואיפה הוא הולך לאיבוד. בלי נתונים אין תובנות, ובלי תובנות מקבלים החלטות גרועות.
הפתרון במקרה של בעל העסק לא היה לעבוד יותר קשה אלא לעבוד יותר חכם, עם מערכת שמתקנת את עצמה.
אם גם אתה מרגיש שהכסף “נעלם” לך בעסק, אולי הגיע הזמן לבצע חקירה עסקית שתחשוף את האמת.
עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ
תוכן עניינים
רוצה לקבל רעיונות שעוזרים לעשות סדר בעסק ומחזירים שליטה בזמן ובתזרים?
טיפים פרקטיים שאפשר ליישם:
להתמודדות עם עומס, לשיפור תהליכים, ולהגדלת הרווחים בפחות מאמץ.
כולל טעויות נפוצות שחובה להימנע מהן וכל הדברים שראינו שעובדים בשטח.
להצטרפות לקבוצת הוואצאפ השקטהלבעלי עסקים שרוצים יותר חופש
הירשם לוובינר הקרוב לבעלי עסקים
משדר מיוחד שייתן לך נקודת מבט חדשה על ניהול חכם ואסטרטגיה מוכחת עם דוגמאות מהחיים.
הופכים את העסק למכונה לייצור רווחים…
הגיע הזמן לגלות מה באמת חוסם אותך, ולקבל מדריך מיידי וקצר לפריצה קדימה
מלא את השאלון וקבל גישה מיידית למדריך
“3 שיטות פשוטות להגדלת הרווחים בלי להשקיע שקל בפרסום”
טיפים נוספים
אחוזי סגירה בקרת איכות גבייה גיוס כוח אדם הגדלת רווחים הוצאות הכשרת עובדים השגת מטרות התייעלות טיפול בעובדים טעויות נפוצות יש תקווה כוח אדם לעשות פחות ולהתקדם יותר לקוחות חדשים לקוחות חוזרים מחסום אישי מחסום נסתר מכירות מקרים מהשטח ניהול נכון ניהול פיננסי סגירת עסקאות סדר וארגון סיפור מהחיים קבוצות קידום עם פריטי דפוס רשתות חברתיות שורש הבעיה שיווק וקידום שימור לקוחות שירות לקוחות תזרים מזומנים תכנון פיננסי תמחור ״אין מה לעשות״
- אל תמכור מוצר, בנה מערכת. ככה מייצרים עסק שמזין את עצמו כל הזמן: ישבתי עם בעלת חנות רהיטים. היא שאלה אותי שאלה אחת, מאוד הגיונית על פניו, שחשפה בדיוק למה העסק שלה לא מצליח לייצר המשכיות. בסרטון הזה אני מסביר למה הגישה של רוב בעלי העסקים לגבי “מתי לשמור על קשר” היא פשוט שגויה.
- איך הפכנו שיחת אזהרה מהבנק ל-30,000 ש”ח בכיס בזמן שיא לפני שאתם מוציאים שקל על שיווק ממומן, האם בדקתם את רשימת הלקוחות הקיימת שלכם? בסרטון אני משתף שיטה פשוטה (כולל התסריט המדויק) להחייאת לקוחות שלא היו פעילים שנים. מנכ”ל שירש חברה מאבא שלו מצא את עצמו בשיחת טלפון בלתי צפויה מהבנק: “חותכים לך את המסגרת”….
- בעל עסק פנה אליי כשהוא קרוב לייאוש: מחלקת השרטוטים שלו עבדה לאט, והוא הרגיש שהעובדים פשוט “מורחים את העבודה”. כשבדקנו גילינו שהתפוקה שלהם בקושי כיסתה 50% ממה שהעסק היה צריך רק כדי להישאר עם הראש מעל המים… איך פותרים מצב כזה? בוא נפרק את המוקש הזה שלב אחר שלב, ונראה איך הופכים תסכול ניהולי למכונת תפוקה מרשימה, עם עובדים שמגלים אכפתיות ולוקחים אחריות על התוצאות שלהם.
