איך מצאנו את הסיבה האמיתית לבעיית התזרים?
כשעסק מתמודד עם בעיות תזרים התגובה הראשונה היא “צריך למכור יותר” או “צריך לחסוך בהוצאות”. אבל מה קורה כשהסיבה למצב היא שונה לגמרי ו”למכור יותר” דווקא יחמיר את הלחץ התזרימי?
לפני שנצלול למאמר עצמו…
פתחת עסק כדי לזכות בחופש אבל גילית שרק הכנסת את עצמך לעבודת פרך תובענית? במקום ליהנות מהחיים, אתה כבול לשוטף, לכיבוי שריפות ולמאות משימות שלא נגמרות?
במיוחד עבורך: המדריך שיעזור לך להפוך בעיות כרוניות בעסק לסיסטם שעובד לבד
לאן נעלם הכסף?
בעל עסק פנה אלינו לעזרה לאחר שנתקל בבעיות תזרים.
קשיים תזרימיים יכולים לנבוע מגורמים רבים או אפילו שילוב שלהם, ואנחנו כמובן יודעים שהמחסום להתרחבות הוא תמיד בפנים. לכן ביצענו חקירה עסקית למציאת המקור הנכון לבעיה.
בעת החקירה עלה נושא התמחור של מכירות מוצרים ושירותים.
מצאנו מה גרם לבעיה וגם איך לפתור אותה.
הפסדים על כל עסקה
ראינו שהרווח על המוצרים יפה, וכמות המוצרים הנמכרת מכסה את העלויות הכרוכות.
לעומת זאת, בבדיקת מרכיב השירות המסופק התמונה הייתה די עגומה. השוואה של הכנסה משירותים מול הוצאה על שכר העבודה הכרוך באספקת אותם שירותים, הראתה בוודאות שיש יותר הוצאות מהכנסות, ולמעשה ההפסדים מהשירות אוכלים את הרווחים מהמוצרים.
בבדיקה מדויקת יותר, גילינו שמשך הפרויקטים ארוך לעתים פי שניים ואפילו פי שלושה מהנחת העבודה שעל פיה חושבה הצעת המחיר.
כשמחלקת המכירות לא יודעת מה קורה בפועל
הסיבה העקרית לכך נמצאה בכשל בתקשורת בין צד המכירות לצד האספקה הטכנית.
איש המכירות לא ידע להעריך כמה באמת לוקח כל חלק בעבודה, מאחר והוא אינו מבצע אותה בשטח, וגם אינו מקבל עדכונים מהשטח לאחר שהעבודה בוצעה.
במילים אחרות, לא היו נתונים מהעבודות בשטח שסיפקו מידע אמין לגבי כמה כל שלב אכן לקח בפועל.
מערכת שמתקנת את עצמה ומגבירה רווחיות
הפתרון היה ללמד את הצוות לפרק פרויקט למערכת צעדים ולהעריך כל צעד.
בעזרת טופס מיוחד לתכנון הפרויקט, אספנו את כל הנתונים הדרושים, והוספנו גם אפשרות לראש הצוות הטכני בשטח לציין כמה זמן לקחה העבודה.
הגדרתי תפקיד של אחראי אבטחת איכות והצבנו מישהו בתפקיד. התפקיד שלו הוא לקבל את טופס הפרויקט לאחר ביצוע העבודה, ללמוד אותו, לנתח את הפערים ומשם להוציא מסקנות.
בעזרת המסקנות האלה אפשר לקבוע מדיניות חדשה ולבצע הכשרה מתקנת של איש המכירות.
אם יקרה שהעבודה תיקח יותר זמן מהמתוכנן בפועל, אחראי בקרת האיכות יתחקר וינחה על פעולות תיקון גם עבור הצוות הטכני במקרה הצורך.
בסופו של דבר, בניית מערכת ארגונית נכונה בעסק חייבת לכלול את המרכיב הזה של אבטחת האיכות, הכשרה ותיקון. התיקון הוא לא רק לצוות הטכני אלא לכלל המרכיבים במערכת.
לסיכום, מה היתה הבעיה האמיתית?
- המוצרים היו רווחיים.
- השירותים גרמו להפסדים.
הבעיה הבסיסית הייתה בהערכת זמן העבודה על השירותים:
- אנשי המכירות לא ידעו להעריך נכון את משך הפרויקטים.
- לא היה מידע מדויק מהשטח על כמה זמן לקח כל שלב שיראה לאנשי המכירות איך להעריך נכון להבא.
- בפועל, פרויקטים לקחו פי 2–3 ממה שתומחר ולכן העסק הפסיד על כל עסקה.
השורה התחתונה
אתה לא פותר בעיית תזרים על ידי “למכור יותר” אם אתה מוכר בהפסד!
חייבים להבין מאיפה הכסף נכנס ואיפה הוא הולך לאיבוד. בלי נתונים אין תובנות, ובלי תובנות מקבלים החלטות גרועות.
הפתרון במקרה של בעל העסק לא היה לעבוד יותר קשה אלא לעבוד יותר חכם, עם מערכת שמתקנת את עצמה.
אם גם אתה מרגיש שהכסף “נעלם” לך בעסק, אולי הגיע הזמן לבצע חקירה עסקית שתחשוף את האמת.
עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ
תוכן עניינים
רוצה לקבל רעיונות שעוזרים לעשות סדר בעסק ומחזירים שליטה בזמן ובתזרים?
טיפים פרקטיים שאפשר ליישם:
להתמודדות עם עומס, לשיפור תהליכים, ולהגדלת הרווחים בפחות מאמץ.
כולל טעויות נפוצות שחובה להימנע מהן וכל הדברים שראינו שעובדים בשטח.
להצטרפות לקבוצת הוואצאפ השקטהלבעלי עסקים שרוצים יותר חופש
הירשם לוובינר הקרוב לבעלי עסקים
משדר מיוחד שייתן לך נקודת מבט חדשה על ניהול חכם ואסטרטגיה מוכחת עם דוגמאות מהחיים.
הופכים את העסק למכונה לייצור רווחים…
הגיע הזמן לגלות מה באמת חוסם אותך, ולקבל מדריך מיידי וקצר לפריצה קדימה
מלא את השאלון וקבל גישה מיידית למדריך
“3 שיטות פשוטות להגדלת הרווחים בלי להשקיע שקל בפרסום”
טיפים נוספים
אחוזי סגירה בקרת איכות גבייה גיוס כוח אדם הגדלת רווחים הוצאות הכשרת עובדים השגת מטרות התייעלות טיפול בעובדים טעויות נפוצות יש תקווה כוח אדם לקוחות חדשים לקוחות חוזרים מחסום אישי מחסום נסתר מכירות ניהול נכון ניהול פיננסי סגירת עסקאות סדר וארגון סיפור מהחיים קבוצות קידום עם פריטי דפוס רשתות חברתיות שורש הבעיה שיווק וקידום שירות לקוחות תזרים מזומנים תכנון פיננסי ״אין מה לעשות״
- אתה עובד עד מאוחר, מתקן טעויות של העובדים, מתנצל ללקוחות שקיבלו שירות לקוי, וכל פעם מחדש שואל את עצמך “למה אף אחד כאן לא עושה את העבודה כמו שצריך? כמוני?” אתה חושב שזה מובן מאליו, מסביר, אולי אפילו מתרגז, ושום דבר לא משתנה. אז איך לוקחים את הגאונות שבראש שלך ומכניסים אותה לראש של כל אחד מהעובדים שלך?
- בוקר רגיל בעסק. אתה מגיע למשרד, מדליק את המחשב, ופתאום מסך שחור. אתה מנסה במחשב השני, השלישי, הרביעי. כולם מתים. תוך 24 שעות, חמישה מחשבים עיקריים הפכו לערימת מתכת חסרת תועלת. כל המידע השיווקי, הזדמנויות עסקיות, מסמכי מכירות, נתוני לקוחות – התאדה. פשוט נעלם. זה לא סיוט תיאורטי, זה קרה לעסק אמיתי…
- יש משהו משתק בבעיה גדולה. היא תופסת את כל המרחב המנטלי וגורמת לנו להרגיש חסרי אונים. אבל מה שגיליתי לאורך שנות עבודתי עם עסקים ומנהלים, זה שלרוב הבעיה היא לא הבעיה עצמה, אלא הדרך שבה אנחנו מסתכלים עליה. כי האמת היא שבעיות גדולות הן אשליה אופטית. הן נראות גדולות רק כשמסתכלים עליהן מרחוק, כגוש אחד…
