האם המידע שלך שמור כמו שצריך?
בוקר רגיל בעסק. אתה מגיע למשרד, מדליק את המחשב, ופתאום… מסך שחור. אתה מנסה במחשב השני, השלישי, הרביעי. כולם מושבתים. תוך 24 שעות, חמישה מחשבים עיקריים הפכו לערימת מתכת חסרת תועלת. כל המידע השיווקי, הזדמנויות עסקיות, מסמכי מכירות, נתוני לקוחות – הכל התאדה ונעלם. זה לא סיוט תיאורטי, זה קרה לעסק אמיתי…
לפני שנצלול למאמר עצמו…
פתחת עסק כדי לזכות בחופש אבל גילית שרק הכנסת את עצמך לעבודת פרך תובענית? במקום ליהנות מהחיים, אתה כבול לשוטף, לכיבוי שריפות ולמאות משימות שלא נגמרות?
במיוחד עבורך: המדריך שיעזור לך להפוך בעיות כרוניות בעסק לסיסטם שעובד לבד
העסק של א. הותקף על ידי וירוס.
תוך יום אחד, 5 מחשבים עיקריים בעסק הפכו להיות ערימת מתכת וכל המידע התאדה.
מה אפשר לעשות כדי לצמצם נזק של כשל במערכות מידע?
טיפול
הנזק מתקרית כזו עלול לעיתים להגיע לנזקים שקשה אפילו לאמוד: כל המידע השיווקי, כל המידע על הזדמנויות עסקיות, מסמכים שקשורים למכירות ונתונים רבים נוספים שקשה היה אפילו לשחזר איזה מידע היה שם.
בגדול קח בחשבון שבין אם בכוונת זדון או כתוצאה מכשל מערכתי, יום אחד המערכות עלולות להיות לא זמינות. וזה קורה בדיוק כאשר צריך את המחשבים ואת הנתונים שבהם.
נקודות שיש לבדוק בנוגע למערכות המידע בעסק:
- אחראי אבטחת מידע.
בכל עסק יש למנות אחראי אבטחת מידע.
על אחראי אבטחת המידע לתעד הכנסת כל מערכת חדשה כגון: מערכות דיוור אלקטרוני, מערכות ניהול קשרי לקוחות (CRM), מערכות מעקב אחר סטטיסטיקות, מערכות הנה”ח וכו׳.
אחראי אבטחת המידע, צריך לבדוק בצורה יזומה, פעם בשבועיים, שכל המערכות מתוחזקות, שמורות, וסיסמאות הגישה אליהן מופיעים אצלו. - אבטחת סיסמאות גישה.
יש להחזיק במקום מאובטח רשימה של כל משתמשי הגישה והסיסמאות שלהם, עם ציון ברור באיזה מערכת מדובר.
הערך לגרוע ביותר. ייתכן שברגע האמת, תצטרך את סיסמת הגישה והעובד המחזיק בה לא יהיה זמין עבורך. בין אם בחופשה רגילה או בחופשה לפני סיום העבודה, או במקרים אחרים כבר שנתיים אחרי שעזב.
לכן אל תהיה תלוי בכך שהעובד יודע את הסיסמה ואתה לא. - ביצוע גיבוי מקוון (online).
ישנם הרבה פתרונות גיבוי. למשל חברות שמספקות גיבוי דרך ענן שמתבצע פעם ביממה עבור מערכות קריטיות.
כלומר במקרה אסון, אפשר לשחזר קובץ מגיבוי יום האתמול.
היתרון בגיבוי מבוסס שירותי ענן הוא שאם לדוגמה המשרד נשרף כליל, שירותי הענן מספקים שכבת הגנה נוספת, שכן הנתונים מאוחסנים במרכזי נתונים מרוחקים ואפשר לשחזר אותם ולהמשיך לעבוד. - ביצוע לא מקוון (offline).
פעם בשבוע, יש להגדיר מדיניות גיבויים שדואגת לגבוי כל התוכן הקריטי של המשרד למדיה לא מקוונת. זה יכול להיות דיסק שמגבים אליו ואפשר לאחר מכן לנתק אותו. הכלל הוא שאפשר לאחסן את המדיה של הגיבוי פיזית במקום אחר, למשל באתרים או כספות ייעודיות לאבטחת מידע או בבית של הבעלים.
היתרון כאן הוא שאם למשל וירוס מתקיף את רשת המחשוב, ומערכת הגיבוי ממשיכה לעבוד, תוכן הגיבוי עצמו עלול להפוך להיות מזוהם ולא שמיש. עם גיבוי לא מקוון, קיימת דרך נוספת לחזור לאחור לפני שהמידע עצמו נפגע. - רשימות אנשי קשר.
הנכס החשוב ביותר של עסק לצד עובדיו, הוא רשימת הלקוחות והנמענים של העסק.
בפועל הרשימות קיימות במגוון מאגרים, כולל טלפונים ניידים, מחשבים, ומערכות מרכזיות.
באקספדיטור אנחנו משתמשים במערכת CRM המחוברת ל-Outlook, ומשם לטלפון הנייד. כך שאם אני מוסיף איש קשר באחת המערכות, המידע משתכפל.
אם מחר הטלפון הנייד הולך לאיבוד, נגנב או נופל לשירותים (כמו שקרה במספר מקרים לבעלי עסקים שאני מכיר), המידע עדיין שמור ומאובטח וניתן לשחזר אותו בקלות.
זוהי רשימה חלקית שאינה מהווה רשימה מלאה, אך אני מקווה שהיא נותנת לך נקודת מבט על איך לשפר את שרידות העסק שלך.
עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ
תוכן עניינים
רוצה לקבל רעיונות שעוזרים לעשות סדר בעסק ומחזירים שליטה בזמן ובתזרים?
טיפים פרקטיים שאפשר ליישם:
להתמודדות עם עומס, לשיפור תהליכים, ולהגדלת הרווחים בפחות מאמץ.
כולל טעויות נפוצות שחובה להימנע מהן וכל הדברים שראינו שעובדים בשטח.
להצטרפות לקבוצת הוואצאפ השקטהלבעלי עסקים שרוצים יותר חופש
הירשם לוובינר הקרוב לבעלי עסקים
משדר מיוחד שייתן לך נקודת מבט חדשה על ניהול חכם ואסטרטגיה מוכחת עם דוגמאות מהחיים.
הופכים את העסק למכונה לייצור רווחים…
הגיע הזמן לגלות מה באמת חוסם אותך, ולקבל מדריך מיידי וקצר לפריצה קדימה
מלא את השאלון וקבל גישה מיידית למדריך
“3 שיטות פשוטות להגדלת הרווחים בלי להשקיע שקל בפרסום”
טיפים נוספים
אחוזי סגירה בקרת איכות גבייה גיוס כוח אדם הגדלת רווחים הוצאות הכשרת עובדים השגת מטרות התייעלות טיפול בעובדים טעויות נפוצות יש תקווה כוח אדם לעשות פחות ולהתקדם יותר לקוחות חדשים לקוחות חוזרים מחסום אישי מחסום נסתר מכירות מקרים מהשטח ניהול נכון ניהול פיננסי סגירת עסקאות סדר וארגון סיפור מהחיים קבוצות קידום עם פריטי דפוס רשתות חברתיות שורש הבעיה שיווק וקידום שימור לקוחות שירות לקוחות תזרים מזומנים תכנון פיננסי תמחור ״אין מה לעשות״
- אל תמכור מוצר, בנה מערכת. ככה מייצרים עסק שמזין את עצמו כל הזמן: ישבתי עם בעלת חנות רהיטים. היא שאלה אותי שאלה אחת, מאוד הגיונית על פניו, שחשפה בדיוק למה העסק שלה לא מצליח לייצר המשכיות. בסרטון הזה אני מסביר למה הגישה של רוב בעלי העסקים לגבי “מתי לשמור על קשר” היא פשוט שגויה.
- איך הפכנו שיחת אזהרה מהבנק ל-30,000 ש”ח בכיס בזמן שיא לפני שאתם מוציאים שקל על שיווק ממומן, האם בדקתם את רשימת הלקוחות הקיימת שלכם? בסרטון אני משתף שיטה פשוטה (כולל התסריט המדויק) להחייאת לקוחות שלא היו פעילים שנים. מנכ”ל שירש חברה מאבא שלו מצא את עצמו בשיחת טלפון בלתי צפויה מהבנק: “חותכים לך את המסגרת”….
- בעל עסק פנה אליי כשהוא קרוב לייאוש: מחלקת השרטוטים שלו עבדה לאט, והוא הרגיש שהעובדים פשוט “מורחים את העבודה”. כשבדקנו גילינו שהתפוקה שלהם בקושי כיסתה 50% ממה שהעסק היה צריך רק כדי להישאר עם הראש מעל המים… איך פותרים מצב כזה? בוא נפרק את המוקש הזה שלב אחר שלב, ונראה איך הופכים תסכול ניהולי למכונת תפוקה מרשימה, עם עובדים שמגלים אכפתיות ולוקחים אחריות על התוצאות שלהם.
