באמת! שוב לא הספקתי לתכנן?

יואב, בעלים של עסק ליבוא, שיווק ומכירה של מוצרים, עובד מסביב לשעון. 

יחד עם המנכ”ל שלו וצוות של מעל 30 עובדים, הם מתמודדים עם הכאוס האינסופי של עולם העבודה העמוס.

לפעמים קשה לתכנן אפילו את השעות הראשונות של יום העבודה. רצים מפרויקט לפרויקט, ובדרך עושים דוקטורט בכיבוי שריפות – מטפלים בתקלות ובעיות בלתי צפויות שצצות שוב ושוב במהלך היום…

אבל מה עם תכנון? פשוט לא מגיעים לזה.

ואז, יום אחד, המנכ”ל עוצר את יואב במסדרון:

“אתה יודע שמחר משתחרר מהמכס המשלוח של המוצר החדש מסין? מה עושים?”

יואב, שכבר כורע תחת העומס של לקוחות, פרויקטים פתוחים, בעיות בלתי נגמרות בתזרים, ועוד מוצרים חדשים שהוא שוקד על הפיתוח שלהם, מחפש תשובה מהירה ועונה מה שנראה לו הכי נכון באותו הרגע:

“טוב… שים את זה במחסן. אחרי שזה יעצור שם, נוכל לשבת לתכנן מה לעשות הלאה.”

אבל ה”אחר כך” הזה מתארך. 

במבחן התוצאה, עם כל שבוע שעובר, נוסף ליואב אובדן הכנסה בהיקף של מעל 450 אלף ש״ח בזמן שהמוצר מעלה אבק במחסן, מגדיל את עלויות התפעול של המחסן, מוריד את המורל ומוסיף לו עוד פרויקט לא גמור שכעת צריך להתמודד איתו…

אם זה היה רק מקרה בודד, מילא. אבל יואב מגלה שזה קורה שוב ושוב – כמעט בכל פרויקט שני, בשלב השיווק והמכירות.

הסוד שמבדיל בין הצלחה לכישלון

האם כל פרויקט צריך להפוך לכאב ראש מתמשך? ממש לא. 

ישנן מיומנויות רבות הנדרשות כדי לתכנן ולנהל בהצלחה פרויקטים. אך קיים עקרון אחד שראיתי שעושה את ההבדל בין פרויקטים רגילים ובינוניים ולבין פרויקטים שבוצעו בצורה מוצלחת באופן יוצא דופן.

שתי דרכים לנהל פרויקט

שיטה 1: קדימה ואז לאחור (לא מומלץ)

מתחילים, זורמים קדימה, ואז מתמודדים עם הבעיות כשצצות. זה אומר להיות כל הזמן במגננה – מגיבים לעיכובים, מחפשים פתרונות בלחץ, מבזבזים זמן יקר על ניהול משברים.

המחיר? הפסד הכנסה, עיכובים מתמשכים, דברים שנופלים בין הכיסאות, שחיקה בצוות וחוסר ודאות תמידי.

לאחור ואז קדימה (הכרחי להצלחה מסחררת)

צעד 1: מגדירים היטב את התוצאה הסופית בצורה ברורה וכמותית שאפשר למדוד אובייקטיבית. 

דוגמה לא נכונה: למכור את המוצר שהגיע / להגדיל את המכירות!

דוגמה נכונה: למכור 2,000 יחידות של המוצר ב-400,000 ש״ח תוך 3 חודשים.

לאחר מכן הולכים אחורה מהתוצאה הסופית צעד אחר צעד לאחור וכותבים את הצעדם כרצף פעולות לביצוע. 

מה הפעולה האחרונה? למשל, הפקדת הכסף בבנק.

מה קורה לפני כן? מכירת המוצר ללקוח בחנות.

ולפני זה? יצירת קשר עם לקוחות פוטנציאליים והזמנתם לראות את המוצר.

ולפני זה? תרגול צוות המכירות לגבי מכירת המוצר החדש עם הדגשים הנחוצים.

ולפני זה? להעביר כמות מספיקה של המוצר מהמחסן למדפים.

ולפני זה? לשחרר את המוצר מהמכס ולהביאו למחסן.

ולפני זה? לאסוף רשימת שמות של לקוחות פוטנציאלים שנזמין אותם לחשיפה ראשונית של המוצר.

ולפני זה? לבצע קמפיין מקדים שיוצר רשימת לקוחות פוטנציאלים שמשאירים פרטים.

וכו׳.

צעד 2: בודקים איזה משאבים או פעולות נדרשים כדי לוודא שכל שלב מתרחש בצורה חלקה. 

דוגמאות:

• האם יש לך צוות מכירות מוכן?
• האם יש לך מלאי זמין?
• האם התהליך משתלב עם יתר הפעילויות בעסק?
• התחשבות בעיתוי (למשל, לא להשיק מוצר חדש בשיא העומס של החגים, אלא אם זה חלק מהאסטרטגיה).

צעד 3: מפעילים את הפרויקט בצורה מסודרת.

רק לאחר שכל הרשימה כתובה, ואפילו מבצעים סימולציה של הרצף – מוציאים את הפרויקט לפועל צעד אחר צעד, מהצעד הראשון ועד לאחרון.

חשוב: מנה אחראי פרויקט שידאג לבצע לפי הצעדים מהתחלה ועד הסוף. מישהו חייב לעקוב אחרי הביצוע ולהבטיח שהשלבים מתקדמים לפי התוכנית. זה יכול להיות אתה עצמך או מישהו אחר.

צעד 4: מודדים את ההתקדמות בעזרת נתונים מדידים מהשטח.

• עקוב אחר סטטיסטיקות יומיות ושבועיות.
• שרטט גרף שמראה את קצב ההתקדמות.
• כך תוכל לזהות בעיות עוד לפני שהן הופכות למשברים.

בשיטה זו קל מאוד לגלות תקלות ומכשולים אפילו לפני שהם פוגעים בך. 

ואל תשכח לבצע ביקורת איכות.

• מה עבד טוב? מה לא?
• אילו שיפורים ניתן לבצע בפעם הבאה?
• תעד את הידע, כך שהפרויקט הבא יתנהל בצורה יעילה ורווחית יותר.

למה זה שווה את הזמן שלך?

אם זה נראה לך יותר מדי עבודה, עצור רגע ותסתכל מסביב.

כמה זמן וכסף העסק שלך מאבד בגלל עיכובים קטנים? כמה פעמים חזרת לאותה נקודה רק כי התכנון לא היה ברור מההתחלה?

השקעה של 30-60 דקות בתכנון מפורט תחסוך לך מאות שעות של תסכול, עיכובים והפסדים.

ואחרי שתעשה את זה פעם אחת כמו שצריך, תראה כמה זה פשוט.

אם אתה רוצה לייעל את העסק ולמנוע את התקיעות הבאה – אני כאן כדי לעזור.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע”מ