לאן נעלם הזמן?
זה יכול לקרות לכל בעל עסק – יום שלם חולף ונראה שלא הספקת כלום חוץ מלכבות שריפות. אם אתה מרגיש שהזמן בורח לך בין הידיים, ואתה תוהה איך מפסיקים את הטירוף הזה, המשך לקרוא…
ומה עושים היום? מכבים שריפות
נתקלתי בלא מעט בעלי עסקים בחיי. כמה מהם יכולים בקלות לזכות בתואר אלוף העולם בכיבוי שריפות.
כך קרה עם בעל עסק מתחום הבנייה. שגרת היום שלו הייתה כיבוי שריפות.
האבסורד הוא שבדרך כלל כשמציעים לאנשים שאין להם זמן, ללמוד איך להתארגן טוב יותר, התשובה המיידית היא: “אין לי זמן”.
לקוח שלי תאר את זה בעזרת סיפור:
חקלאי אחד באוסטרליה בילה את כל זמנו ברדיפה אחר הפרות במרעה.
כששאל אותו חבר איך הוא חושב שאפשר לפתור את הבעיה הוא השיב מהר מאוד, שצריך לבנות גדר בצורה כזו שלא יהיה לפרות לאן לברוח, ואז פשוט לתפוס אותן בצורה יעילה ואפקטיבית.
החבר שהכיר את החלקאי בתור אחד שמבלה כבר זמן רב ברדיפה אחרי הפרות, שאל “מדוע אינך עושה את זה?” התשובה לא אחרה לבוא: “אין לי זמן לכך. אני עסוק ברדיפה אחרי הפרות!”
במקרה של הלקוח שלי, ההוא מתחום הבנייה, התברר שבמשך יום וחצי בשבוע הוא מבלה בעיריות ורשויות כדי לטפל בהשגת האישורים הדרושים…
איך חוסכים יום וחצי בשבוע?
טיפול:
ערכנו רשימה של המשימות מהן מורכב התהליך העיקרי בעסק.
זוהי בעצם רשימת הפעולות שמתבצעות בתהליך מתחילתו ועד סופו. (קיימת שיטה יעילה מאוד לעשות זאת והטריק העיקרי הוא להתחיל מהסוף וללכת אחורה ברצף לכוון ההתחלה.)
ביקשתי מבעל העסק לסמן X אדום ליד המקום בו הוא מרגיש שיש “פקק תנועה”.
ליד כל פעולה, כחלק מתהליך הארגון והניתוח, רשמנו מי צריך לעשות את אותו תפקיד.
טעות נפוצה: לרשום שם. זוהי טעות! אל תרשום שם, אלא תפקיד. וזאת בגלל שאדם אחד ממלא תפקידים רבים, וגם, אנשים מתחלפים והתפקיד נשאר. במקום לרשום את שמו בכל המקומות שבהם הוא רגיל לעשות את הפעולה, רשמנו את שם התפקיד.
פתאום הוא ראה את הפתרון מול העיניים:
להחליט על מסע שיווק – זה תפקיד של מנהל שיווק.
למכור – זה תפקיד של איש מכירות.
לייצר – זה תפקיד של ארכיטקט.
ולגשת לרשויות ולעיריות ולטפל בעינייני אישור טפסים – נדרש אחראי רשויות.
הגדרנו מה הדרישות מאותו אחראי רשויות שימלא את התפקיד.
הוא גייס עובדת מדהימה, עם גישה מצויינת לאנשים וידע בארכיטקטורה שמסוגלת לנסוע מרחקים לרשויות (כי הוא בונה בכל רחבי הארץ).
מאחר והתפקיד כעת היה מוגדר מאוד, הוא הכשיר אותה במהירות והעביר לה חפיפה.
ופתאום משימה שנראה היה שבלתי אפשרי להעבירה למישהו אחר, ששרפה הרבה זמן ואנרגיה, ויצרה התמודדויות עם משברים רבים, ירדה ממנו בבת אחת ופינתה לו יום וחצי בשבוע לעיסוק בשיווק ומכירות, ובניהול הייצור.
כעת היה אפשר לנהל קמפיין שיווקי עם מלוא תשומת הלב ולצאת ליותר פגישות מכירה. הגרף של ערך הזמנות העבודה מראה עליה דרסטית, והוא בדרך לעקוף בקלות את היעד השנתי שהצבנו לעסק.
נשאלת השאלה, אם הפתרון הוא כל כך פשוט, איך זה שהוא לא נעשה קודם?
בשביל לענות על זה אני אפנה אותך שוב לסיפור הפרות למעלה. לפעמים המצב מרגיש כמו מבוך (או מרוץ עכברים) אינסופי. והפתרונות נראים לכאורה בלתי אפשריים לביצוע.
בנוסף, בהרבה מקרים בעל העסק מנסה לטפל בדבר הלא נכון. כדי לפרוץ החוצה צריך למצוא את הסיבה האמיתית לבעיה.
אם דברים אחרים עד עכשיו לא באמת עזרו, בוא תמלא את שאלון הניתוח העסקי. סיכוי טוב שהתוצאות יפתיעו אותך, ותוכל לראות פתרונות במקומות שלפני כן נראו כמו מבוי סתום.
עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע”מ
תוכן עניינים
הירשם לוובינר הקרוב לבעלי עסקים
משדר מיוחד שייתן לך נקודת מבט חדשה על ניהול חכם ואסטרטגיה מוכחת עם דוגמאות מהחיים.
העסק מדשדש במקום?
גלה את 7 השגיאות שמונעות ממך להרוויח יותר! הורד עכשיו את המדריך שיעשה לך סדר.
טיפים נוספים
אחוזי סגירה בקרת איכות גבייה גיוס כוח אדם הגדלת רווחים הוצאות הכשרת עובדים השגת מטרות התייעלות טיפול בעובדים טעויות נפוצות יש תקווה כוח אדם לקוחות חדשים לקוחות חוזרים מחסום אישי מחסום נסתר מכירות ניהול נכון ניהול פיננסי סגירת עסקאות סדר וארגון סיפור מהחיים קבוצות קידום עם פריטי דפוס רשתות חברתיות שורש הבעיה שיווק וקידום שירות לקוחות תזרים מזומנים תכנון פיננסי ״אין מה לעשות״
