איך להתחיל ראיון גיוס כוח אדם?

אחד הלקוחות שלי הוא בעלים של חברה שהשירות בה עבור הלקוח כולל עבודה פיזית בשטח לאורך שעות ארוכות במהלך כל יום עבודה.

הסיטואציה ממנה התחלנו את העבודה המשותפת הייתה שהוא מרגיש מתוסכל.

הוא יודע שהוא מעסיק ששומר על תנאים טובים ככל האפשר, משלם בזמן, מתייחס טוב לעובדים, דואג להסעות מהבית אל מקום העבודה וחזרה, ובאמת עושה מעל ומעבר כדי שצוותי העובדים שלו, יישארו איתו לאורך זמן ושהלקוח יקבל את העבודה האיכותית ביותר שאפשר.

הוא התלונן שוב ושוב על כך שיש קושי עצום למצוא עובדים שמוכנים לעבוד. אחרי שיחת הטלפון הראשונה, הם מגיעים ונוטשים או אפילו לא מגיעים בכלל.

זה מה שהייתי צריך לפצח.

חקירה לפיצוח המקרה

כדי לפצח מקרה כזה, לא מספיק לדעת משהו על חקירות, אלא לדעת איך המיינד חושב ואיך לנתח נתונים ובעיקר: היכן זה עלול להשתבש!

הדבר הבסיסי כאן כדי לפצח את המקרה הוא להבין מהי נקודת החריגה העיקרית כאן.

אפשר לומר שבהגדרתה נקודת חריגה היא משהו לא מתאים, חסר או לא הגיוני בתמונה.

זה נתון כלשהו שהאדם חולף על פניו ולא שם מספיק תשומת לב לכך שהנתון הזה, שגוי, לא מתאים או חסר.

לדוגמה: נכנסתי למסעדה ובשירותים של המסעדה, אין שום אמצעי לניגוב הידיים לאחר שטיפתן. למשל נייר, מפוח אויר חם, מטלית, מגבת או כל דבר אחר. זוהי נקודת חריגה. מדוע? כי במצב האידיאלי (אידיאלי = שיא השלמות) היית מצפה שבקרבת כיור לנטילת ידיים, יהיה משהו איתו מנגבים את הידיים ולא יוצאים עם ידיים רטובות ומטפטפות.

אם חוקרים טוב יותר, נקודת חריגה היא קצה של חוט שכשהולכים לאורכו או מושכים, מתגלות נקודות חריגה נוספות ובסופו של דבר (בסיום החקירה) מוצאים את הסיבה האמיתית. למשל בדוגמה של המסעדה: איש הניקיון פוטר, ואין מישהו שעושה את תפקידו וגם לא גיוס איש ניקיון חדש.

חזרה לעניינו בנוגע לראיון הגיוס.

תחקרתי את בעל העסק לגבי שיחות הגיוס שהוא עושה בטלפון. הרי חלקם מגיעים וחלק למרות שמתאימים, לא מגיעים כלל.

במצב האידיאלי, כאשר קובעים פגישה, האדם צריך לרצות לבוא והרצון לבוא צריך לגבור על כל הסיבות והספקות מדוע לא להגיע לפגישה.

ובפגישת גיוס המועמד המתאים צריך לרצות להישאר לעבוד, ולא לצאת מהשיחה עם ספקות שיגרמו לו להמשיך לחפש מקום עבודה.

לכן אפשר לומר שתהליך הגיוס הוא למעשה תהליך שבו צריך לשווק נכון את המשרה, לקדם אותה נכון בפרסום ובפניה לקהל היעד המתאים של מועמדים לעבודה, ולבסוף לסגור אותה בדיוק כפי שהיית עושה בסגירת עסקה.

מה קרה בראיון הגיוס לפני החקירה?

תחקרתי את בעל העסק בנוגע לתהליך שיחת המכירה. מה בעצם קורה בשיחה? האם אפשר לחלק אותה לשלבים או לתהליך כלשהו כדי שאפשר יהיה למצוא איזה שלב הוא חורג?

בעל העסק סיפר לי שהוא מספר על החברה, על התפקיד, ומסביר שהעבודה הזו קשה, ושיש תנאים טובים וכו’ וכו’.

קודם כל ביקשתי ממנו להפסיק עם זה מייד, משלוש סיבות:

הוא מבזבז המון זמן מיותר. אם הוא מקיים 10 שיחות גיוס כאלה ובכל אחת הוא מבלה 2-5 דקות להסביר על העבודה – זה אבדן של 50 דקות כי אף אחד לא יודע כמה מהם ישארו וימשיכו לשלב הבא של הגיוס.

במכירות, טעות נפוצה של אנשי מכירות היא להתחיל להסביר על המוצר ועל התכונות שלו, לפני שהם מקשיבים היטב ומבררים מה בדיוק על איזה שאלה או שאלות הם צריכים להשיב, ואיך הם צריכים להגיש את המידע כדי שהלקוח יקנה ויהיה סגור על כך שהוא קונה מהם ועכשיו.

הוא בעצם עונה לשאלות או מנסה לתת פתרונות למקרים קודמים של מגויסים שלא צלחו. אך זה קרה בעבר, וכעת נמצא מולו מועמד חדש שייתכן שמטרידים אותו נושאים אחרים לגמרי, או מעניינת אותו יותר הסביבה מאשר רק מתי משלמים משכורת. הנקודה כאן היא להיות בתקשורת ובזמן הווה מול האדם ולגלות מה רצוי ודרוש לו כדי להתקדם.

בעל העסק גם היה נותן למועמד לשאול אותו המון המון שאלות ובסוף המועמד היה מסיים את השיחה, או קובעים מועד והמועמד לא היה מגיע לפגישה – דבר שגרם תחושת תסכול מעמיק ומתמשך וחוסר שליטה לבעל העסק.

ביקשתי שיפסיק גם לאפשר למועמד רק לשאול שאלות אלא אם כן הזמין אותו לשאול שאלות.

פעם הייתי מדריך אנשי מכירות לפי כלל ידוע שמי ששולט בשיחת מכירה זה הצד ששואל את השאלות.

אך לאחר מכן, מצאתי שדרוג לכלל הזה: רק מי שיכול לשאול את השאלות, ולקבל עליהן תשובות הוא זה ששולט בשיחת המכירה.

לכן, תרגלתי אותו להפסיק גם את זה, והכנו תהליך מכוון מראש עם שאלות שהוא תורגל עליהן, כדי שבעל העסק לא ייתפס לא מוכן.

בעזרת השאלות, לימדתי אותו איך להשיב על חלק, וחלק מהתשובות לשמור לפגישה. כך ליצור מספיק עניין, רצון ומסתורין אצל המועמד כדי שיגיע לפגישה.

אז איך להתחיל את שיחת הגיוס?

אחרי שהבהרנו שמטרת הריאיון הטלפוני היא בעיקר להכיר את המועמד ולהשיב על השאלה האם זה מועמד ששווה כעת להשקיע בו עוד אנרגיה וזמן, בעל העסק אמר פתאום שהוא מבין שכל הגישה שלו לראיון הייתה מוטעית. ואם זה כך, אז איך בכלל להתחיל את השיחה?

השאלה שבדרך כלל פותרת את כל הנושא היא פשוטה מאוד. כמו הרבה דברים אחרים שנראים בתחילה מסובכים.

במקום לנסות להיות מעניין – התחל להתעניין והמשך משם.

ולכן שאלה אפשרית (וזו לא השאלה היחידה האפשרית) היא: “מה ראית בפרסום שלנו, שמשך את תשומת ליבך והחלטת לשלוח את קורות חיים ולהתעניין במשרה?”

אם באמת תשאל את השאלה, ותתעקש בעדינות במקרים היכן שצריך, לקבל עליה תשובה, תגלה עולם שלם – העולם של המועמד, שייתכן שהוא עולם שונה לגמרי מעולם המחשבות שחשבת שיש למועמד.

מועמד אחד, אמר – שנים עבדתי במשרד, וכעת אני רוצה להיות בשטח ולממש את החלום שלי.

מועמד אחר, אמר – פיטרו אותו מחמש עבודות אחרונות ואני צריך עבודה.

מועמד אחר, אמר – אשתי בהריון, ואני צריך להעלות את ההכנסה כדי לכסות את ההוצאות בבית.

מועמד אחר, אמר – ניסיתי להיות עצמאי בתחום הזה, וזה קשה מאוד ונאלצתי לסגור את העסק. אני קשור לתחום המקצועי הזה, וטוב מאוד בו ואוהב אותו. אך כנראה להיות בעלים של עסק, זה עניין אחר לגמרי שלא בשבילי.

תוכל לשאול גם במילים כאלה ואחרות: “מה אתה מחפש?” ולגלות אם האדם מחפש סטטוס, או להיות עסוק, או להביא כסף הביתה, או להיות ממוקד בלהביא תוצרים ותוצאות איכותיים בכמות גדולה!

הדבר החשוב ביותר הוא לראות במהלך השיחה אם כיף לך לדבר עם האדם.

אם לא כיף לך לדבר איתו ונראה לך שלא יהיה כיף להעסיק אותו – למה להמשיך איתו לשלבים הבאים?!

ייתכן שתדרש מיומנות גבוהה או תרגול מתמשך כדי להבחין בכך. אם הבחנת שלא כיף לך לדבר עם מישהו, החלט מה לעשות עם זה הלאה ובצע את החלטתך!

כך תוכל להעריך טוב יותר את המועמד, וגם לגלות על מה עליך לשים דגש אם תחליט להמשיך איתו לשלבים הבאים בגיוס.

איך יודעים אם אלה השאלות הנכונות?

ובכן, כמו בכל פעולה שמביאה לתוצאות – אפשר למדוד את הסטטיסטיקות.

אם תעשה רישום של כמה שיחות עשית וכמה אנשים הגיעו לפגישה ותשרטט את זה על גרף, עליה בגרף תראה לך שהשאלות שלך נכונות והאנשים מגיעים לצעד הבא.

אם הגרף אינו משתנה או יורד – זה הסימן שלך לשנות את השאלות ולתעד את השינויים שעשית כדי למצוא מה השאלות הנכונות ומה לא נכונות.

תוכל גם להוסיף רישום וגרף של ותק בחודשים של אנשים שהמשיכו איתך, כדי לראות אם אתה עושה פעולות נכונות של הצבה בתפקיד, ושימור עובדים. אך זה כבר נושא למאמר אחר.

מקווה שעזרתי לך לבצע שיחות גיוס יעילות יותר.

אשמח לשמוע ממך על הישגים, הצלחות וגם על קשיים אם ישנם ולראות אם אוכל לסייע לך לפצח אותם.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע”מ