איך עוברים את מחסום “המזכירה” בדרך לתאום פגישה?

פעמים רבות אני שומע על הקושי ב״לעבור את המזכירה״.

״ניסיתי להתקשר ולקבוע פגישה. פשוט המזכירה מסננת אותי ולא מעבירה אותי למנהל.״

אבל מי שבאמת רוצה להגיע ליעד לא עוצר בשער. הוא יודע איך להניע אנשים, להשיג ביצוע ולגרום לדברים לקרות.

מכאן, שאם מתאם הפגישה מאמץ את הגישה הנכונה, הוא יחסוך את שברון הלב מניסיונות כושלים לעבור מזכירות ויגלה שהדלתות נפתחות עבורו הרבה יותר מהר…

כשמקדישים תשומת לב ומעט זמן תרגול, מגלים שיחסית קל ליצור שיתוף פעולה, אפילו עם המזכירה הכי עסוקה.

לפעמים דווקא הרצון להשיג תוצאה מיידית גורם להיתקע במקום. במילים אחרות, כשאתה רודף בצורה לא נכונה אחרי תוצאה מידית, אתה עלול לרמוס את הדרך שמובילה אליה.

כדאי לזכור: גם מטרה גדולה מורכבת מצעדים קטנים, וכל יעד ביניים שמושג מקרב אותך אליה.

אם אין לך קו תקשורת ישיר עם האדם איתו אתה רוצה לתאם, עליך להשיג את יעד המשנה לעבור דרך המזכירה.

אך יש כאן יעד משנה נוסף אחד לפני, וזה לגייס את המזכירה לצידך.

כי ההבדל בין אדם שמצליח להזיז דברים לזה שנתקע שוב ושוב טמון בדיוק שם ברמת האכפתיות כלפי אנשים, משימות ופרויקטים.

כדי לקבל ממך בקשות, האדם שמקבל את הבקשה צריך להסכים לקבל ממך הנחיות. וזה מתחיל בדרך שבה אתה ניגש אליו.

יש כאן כמה כללים לזכור וליישם:

1. חנופה היא לא שימושית ובדרך כלל מבחינים בה בקלות כי היא לא נובעת מאמונה כנה.
   
   
2. לעומת זאת, הענקת חשיבות אמיתית לאדם נותנת לו תחושת ערך ומשחררת התנגדויות. במקרה הזה, זה אומר לפתח תקשורת כנה ומתעניינת במזכירה עצמה, לראות אותה, להעריך אותה, ולתת לה להרגיש שהיא חשובה באמת.
   
   זה יכול להיות הערה קצרה וקולעת על תכונה חיובית שהבחנת בה. אפילו להעיר על האופן שאתה מעריץ את הקפדנות שבה היא שומרת על לוח הזמנים והתפוקה של הבוס שלה יכול להיות בעל ערך עצום.
   
   ככל שתיתן יותר תוקף לנוכחות שלה ולתרומתה, כך תפתח ערוץ תקשורת רחב וזורם יותר, ותגדיל משמעותית את הסיכוי לשיתוף פעולה ולהסכמה.
   
   
3. חשוב להקפיד לשמור על תקשורת נכונה שכוללת התייחסות גם למה שהיא אומרת, כולל לא לקטוע באמצע משפט, אלא לאפשר לצד השני לסיים. (אם יש צורך להגביר את היכולת הזו אצלך, סדנת התקשורת שלנו תעזור מאוד ותעשה פלאים.)
   
   
4. שאל שאלות והתעניין כדי להגדיל את ההבנה שלך עליה ועל העבודה שלה. ככל שיהיו לך יותר נתונים על ״איך הדברים עובדים״ מבחינתה תוכל לראות איך אתה עוזר לה לעזור למנהל שלה ולעצמה.
   
   
5. לגבי השקעת הזמן, יש מי ששואלים אותי ״מה, עכשיו אני אבלה שעות על כל פגישה שאני רוצה לקבוע כדי לפתח מערכות יחסים עם שומר הבניין?!״
   
   הכל שאלה של כמה זה חשוב לך.
   
   אני מכיר בעל עסק לקוח שלי שעל ידי שמירה על קשרים נכונים לאורך תקופה ארוכה, זכה בעסקה אחת של 930 אלף ש״ח והיה מסוגל לאחר מכן לטפל בקשיים שהתעוררו בהעברת התשלום.
   
   
6. רענן את המטרה והצמד אליה. ייתכן שאתה מנסה לתאם פגישה אחת. ייתכן שצריך לתאם 100 פגישות. לעיתים כשמטיילים בין יערות ועמקים, מאבדים קשר עין עם פסגת ההר המושלגת אליה מתכוונים להגיע.
   
   אך זכור שהיא עדיין שם. ועליך לצאת מהיעד בשלום או לעבור את העמק ושוב תראה את הפסגה המושלגת, רק הפעם מקרוב יותר.
   
   
7. התמדה זה שם המשחק. אם אומרים לך ״לא״ עכשיו, זה לא אומר שזה יהיה המצב מחר. פשוט חזור ותקשר בצורה נאותה. 

בשורה התחתונה, אין פה קסמים. “לעבור את המזכירה” זה לא משהו שעושים עם טריקים או מניפולציות. העניין פה זה להיות בן אדם. להתייחס אליה בכבוד, להעריך את התפקיד שלה, ולהבין שהיא לא מחסום אלא בעלת ברית.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

ראה גם:

מהו באמת תפקידו של ​איש המכירות?

הסוד האמיתי מאחורי כל הצלחה

אל תעצור את הזרימה