איך עוברים את מחסום “המזכירה” בדרך לתאום פגישה?
קרה לך שניסית לקבוע פגישה אבל נעצרת כבר בשלב הראשון? אתה מתקשר, מציג את עצמך, ואז שומע את המשפט הידוע: “תשאיר פרטים, נחזור אליך”. ואז… כלום. אף אחד לא חוזר. בהרבה מקרים זה לא קשור אליך או למה שאתה מציע אלא לאופן שבו ניגשת לשיחה. כי עוד לפני שתצליח להגיע למנהל, יש אדם אחד שעליך לדעת לדבר איתו נכון: המזכירה.
לפני שנצלול למאמר עצמו…
פתחת עסק כדי לזכות בחופש אבל גילית שרק הכנסת את עצמך לעבודת פרך תובענית? במקום ליהנות מהחיים, אתה כבול לשוטף, לכיבוי שריפות ולמאות משימות שלא נגמרות?
במיוחד עבורך: המדריך שיעזור לך להפוך בעיות כרוניות בעסק לסיסטם שעובד לבד
פעמים רבות אני שומע על הקושי ב״לעבור את המזכירה״.
״ניסיתי להתקשר ולקבוע פגישה. פשוט המזכירה מסננת אותי ולא מעבירה אותי למנהל.״
אבל מי שבאמת רוצה להגיע ליעד לא עוצר בשער. הוא יודע איך להניע אנשים, להשיג ביצוע ולגרום לדברים לקרות.
מכאן, שאם מתאם הפגישה מאמץ את הגישה הנכונה, הוא יחסוך את שברון הלב מניסיונות כושלים לעבור מזכירות ויגלה שהדלתות נפתחות עבורו הרבה יותר מהר…
כשמקדישים תשומת לב ומעט זמן תרגול, מגלים שיחסית קל ליצור שיתוף פעולה, אפילו עם המזכירה הכי עסוקה.
לפעמים דווקא הרצון להשיג תוצאה מיידית גורם להיתקע במקום. במילים אחרות, כשאתה רודף בצורה לא נכונה אחרי תוצאה מידית, אתה עלול לרמוס את הדרך שמובילה אליה.
כדאי לזכור: גם מטרה גדולה מורכבת מצעדים קטנים, וכל יעד ביניים שמושג מקרב אותך אליה.
אם אין לך קו תקשורת ישיר עם האדם איתו אתה רוצה לתאם, עליך להשיג את יעד המשנה לעבור דרך המזכירה.
אך יש כאן יעד משנה נוסף אחד לפני, וזה לגייס את המזכירה לצידך.
כי ההבדל בין אדם שמצליח להזיז דברים לזה שנתקע שוב ושוב טמון בדיוק שם ברמת האכפתיות כלפי אנשים, משימות ופרויקטים.
כדי לקבל ממך בקשות, האדם שמקבל את הבקשה צריך להסכים לקבל ממך הנחיות. וזה מתחיל בדרך שבה אתה ניגש אליו.
יש כאן כמה כללים לזכור וליישם:
- חנופה היא לא שימושית ובדרך כלל מבחינים בה בקלות כי היא לא נובעת מאמונה כנה.
- לעומת זאת, הענקת חשיבות אמיתית לאדם נותנת לו תחושת ערך ומשחררת התנגדויות. במקרה הזה, זה אומר לפתח תקשורת כנה ומתעניינת במזכירה עצמה, לראות אותה, להעריך אותה, ולתת לה להרגיש שהיא חשובה באמת.
זה יכול להיות הערה קצרה וקולעת על תכונה חיובית שהבחנת בה. אפילו להעיר על האופן שאתה מעריץ את הקפדנות שבה היא שומרת על לוח הזמנים והתפוקה של הבוס שלה יכול להיות בעל ערך עצום.
ככל שתיתן יותר תוקף לנוכחות שלה ולתרומתה, כך תפתח ערוץ תקשורת רחב וזורם יותר, ותגדיל משמעותית את הסיכוי לשיתוף פעולה ולהסכמה. - חשוב להקפיד לשמור על תקשורת נכונה שכוללת התייחסות גם למה שהיא אומרת, כולל לא לקטוע באמצע משפט, אלא לאפשר לצד השני לסיים. (אם יש צורך להגביר את היכולת הזו אצלך, סדנת התקשורת שלנו תעזור מאוד ותעשה פלאים.)
- שאל שאלות והתעניין כדי להגדיל את ההבנה שלך עליה ועל העבודה שלה. ככל שיהיו לך יותר נתונים על ״איך הדברים עובדים״ מבחינתה תוכל לראות איך אתה עוזר לה לעזור למנהל שלה ולעצמה.
- לגבי השקעת הזמן, יש מי ששואלים אותי ״מה, עכשיו אני אבלה שעות על כל פגישה שאני רוצה לקבוע כדי לפתח מערכות יחסים עם שומר הבניין?!״
הכל שאלה של כמה זה חשוב לך.
אני מכיר בעל עסק לקוח שלי שעל ידי שמירה על קשרים נכונים לאורך תקופה ארוכה, זכה בעסקה אחת של 930 אלף ש״ח והיה מסוגל לאחר מכן לטפל בקשיים שהתעוררו בהעברת התשלום. - רענן את המטרה והצמד אליה. ייתכן שאתה מנסה לתאם פגישה אחת. ייתכן שצריך לתאם 100 פגישות. לעיתים כשמטיילים בין יערות ועמקים, מאבדים קשר עין עם פסגת ההר המושלגת אליה מתכוונים להגיע.
אך זכור שהיא עדיין שם. ועליך לצאת מהיעד בשלום או לעבור את העמק ושוב תראה את הפסגה המושלגת, רק הפעם מקרוב יותר. - התמדה זה שם המשחק. אם אומרים לך ״לא״ עכשיו, זה לא אומר שזה יהיה המצב מחר. פשוט חזור ותקשר בצורה נאותה.
בשורה התחתונה, אין פה קסמים. “לעבור את המזכירה” זה לא משהו שעושים עם טריקים או מניפולציות. העניין פה זה להיות בן אדם. להתייחס אליה בכבוד, להעריך את התפקיד שלה, ולהבין שהיא לא מחסום אלא בעלת ברית.
עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ
ראה גם:
תוכן עניינים
רוצה לקבל רעיונות שעוזרים לעשות סדר בעסק ומחזירים שליטה בזמן ובתזרים?
טיפים פרקטיים שאפשר ליישם:
להתמודדות עם עומס, לשיפור תהליכים, ולהגדלת הרווחים בפחות מאמץ.
כולל טעויות נפוצות שחובה להימנע מהן וכל הדברים שראינו שעובדים בשטח.
להצטרפות לקבוצת הוואצאפ השקטהלבעלי עסקים שרוצים יותר חופש
הירשם לוובינר הקרוב לבעלי עסקים
משדר מיוחד שייתן לך נקודת מבט חדשה על ניהול חכם ואסטרטגיה מוכחת עם דוגמאות מהחיים.
הופכים את העסק למכונה לייצור רווחים…
הגיע הזמן לגלות מה באמת חוסם אותך, ולקבל מדריך מיידי וקצר לפריצה קדימה
מלא את השאלון וקבל גישה מיידית למדריך
“3 שיטות פשוטות להגדלת הרווחים בלי להשקיע שקל בפרסום”
טיפים נוספים
אחוזי סגירה בקרת איכות גבייה גיוס כוח אדם הגדלת רווחים הוצאות הכשרת עובדים השגת מטרות התייעלות טיפול בעובדים טעויות נפוצות יש תקווה כוח אדם לעשות פחות ולהתקדם יותר לקוחות חדשים לקוחות חוזרים מחסום אישי מחסום נסתר מכירות מקרים מהשטח ניהול נכון ניהול פיננסי סגירת עסקאות סדר וארגון סיפור מהחיים קבוצות קידום עם פריטי דפוס רשתות חברתיות שורש הבעיה שיווק וקידום שימור לקוחות שירות לקוחות תזרים מזומנים תכנון פיננסי תמחור תקשורת ״אין מה לעשות״
- תאר לעצמך שאתה מכניס את הרכב למוסך כי הוא לא מניע. המוסכניק בודק אותו, מהנהן ברצינות ומודיע לך: “יש לך בעיה. הרכב לא נוסע”. אתה מודה לו על האבחנה המבריקה ושואל מה צריך לתקן, אבל מתברר שכאן נגמר הידע המקצועי שלו. נשמע מגוחך? בעלי עסקים משלמים לא מעט כסף כדי לקבל בדיוק את אותו סוג של שירות. במוסך כנראה לא היית משלים עם זה אפילו יום אחד. אבל בעסק, מצב כזה יכול להימשך שנים, כפי שראינו לאחרונה במקרה של בעל עסק שהגיע אלינו לייעוץ.
- את העסק שלך אתה מכיר יותר טוב מכל יועץ שייכנס אליו. אתה מכיר את הלקוחות, העובדים, המספרים, הבעיות וכל הסיפורים שמאחוריהם. אבל יש יתרונות דווקא למי שלא נמצא בתוך העסק כל יום. אחד מהם הוא היכולת להסתכל מבחוץ ולראות דברים שקשה לראות מבפנים. יתרון נוסף הוא ניסיון של עסקים אחרים. מישהו כבר נאבק בבעיות שאתה מתמודד איתן ומצא דרך לנצח. למה לבזבז זמן וכסף על ניסוי וטעייה כשאפשר להתחיל מפתרונות שכבר הוכיחו את עצמם?
- “כבר ניסיתי יועץ אחר ולא עבד” הוא לא משפט שאני מנסה להתווכח איתו. להפך. אם השקעת כסף וזמן ולא ראית שינוי, יש לך סיבה טובה להיות סקפטי. לכן במקום להסביר לך למה כדאי לתת אמון בעוד יועץ, אני רוצה להראות לך מה אנחנו עושים אחרת, כדי שתוכל לבדוק בעצמך אם זה בול מה שאתה והעסק שלך צריכים עכשיו.
