האם המידע שלך שמור כמו שצריך?

העסק של א. הותקף על ידי וירוס.

תוך יום אחד, 5 מחשבים עיקריים בעסק הפכו להיות ערימת מתכת וכל המידע התאדה.

מה אפשר לעשות כדי לצמצם נזק של כשל במערכות מידע?

טיפול

הנזק מתקרית כזו עלול לעיתים להגיע לנזקים שקשה אפילו לאמוד: כל המידע השיווקי, כל המידע על הזדמנויות עסקיות, מסמכים שקשורים למכירות ונתונים רבים נוספים שקשה היה אפילו לשחזר איזה מידע היה שם.

בגדול קח בחשבון שבין אם בכוונת זדון או כתוצאה מכשל מערכתי, יום אחד המערכות עלולות להיות לא זמינות. וזה קורה בדיוק כאשר צריך את המחשבים ואת הנתונים שבהם.

נקודות שיש לבדוק בנוגע למערכות המידע בעסק:

1. אחראי אבטחת מידע.
   
   בכל עסק יש למנות אחראי אבטחת מידע.
   
   על אחראי אבטחת המידע לתעד הכנסת כל מערכת חדשה כגון: מערכות דיוור אלקטרוני, מערכות ניהול קשרי לקוחות (CRM), מערכות מעקב אחר סטטיסטיקות, מערכות הנה”ח וכו׳.
   
   אחראי אבטחת המידע, צריך לבדוק בצורה יזומה, פעם בשבועיים, שכל המערכות מתוחזקות, שמורות, וסיסמאות הגישה אליהן מופיעים אצלו.
   
   
2. אבטחת סיסמאות גישה.
   
   יש להחזיק במקום מאובטח רשימה של כל משתמשי הגישה והסיסמאות שלהם, עם ציון ברור באיזה מערכת מדובר.
   
   הערך לגרוע ביותר. ייתכן שברגע האמת, תצטרך את סיסמת הגישה והעובד המחזיק בה לא יהיה זמין עבורך. בין אם בחופשה רגילה או בחופשה לפני סיום העבודה, או במקרים אחרים כבר שנתיים אחרי שעזב.
   
   לכן אל תהיה תלוי בכך שהעובד יודע את הסיסמה ואתה לא.
   
   
3. ביצוע גיבוי מקוון (online).
   
   ישנם הרבה פתרונות גיבוי. למשל חברות שמספקות גיבוי דרך ענן שמתבצע פעם ביממה עבור מערכות קריטיות.
   
   כלומר במקרה אסון, אפשר לשחזר קובץ מגיבוי יום האתמול.
   
   היתרון בגיבוי מבוסס שירותי ענן הוא שאם לדוגמה המשרד נשרף כליל, שירותי הענן מספקים שכבת הגנה נוספת, שכן הנתונים מאוחסנים במרכזי נתונים מרוחקים ואפשר לשחזר אותם ולהמשיך לעבוד.
   
   
4. ביצוע לא מקוון (offline).
   
   פעם בשבוע, יש להגדיר מדיניות גיבויים שדואגת לגבוי כל התוכן הקריטי של המשרד למדיה לא מקוונת. זה יכול להיות דיסק שמגבים אליו ואפשר לאחר מכן לנתק אותו. הכלל הוא שאפשר לאחסן את המדיה של הגיבוי פיזית במקום אחר, למשל באתרים או כספות ייעודיות לאבטחת מידע או בבית של הבעלים.
   
   היתרון כאן הוא שאם למשל וירוס מתקיף את רשת המחשוב, ומערכת הגיבוי ממשיכה לעבוד, תוכן הגיבוי עצמו עלול להפוך להיות מזוהם ולא שמיש. עם גיבוי לא מקוון, קיימת דרך נוספת לחזור לאחור לפני שהמידע עצמו נפגע.
   
   
5. רשימות אנשי קשר.
   
   הנכס החשוב ביותר של עסק לצד עובדיו, הוא רשימת הלקוחות והנמענים של העסק.
   
   בפועל הרשימות קיימות במגוון מאגרים, כולל טלפונים ניידים, מחשבים, ומערכות מרכזיות.
   
   באקספדיטור אנחנו משתמשים במערכת CRM המחוברת ל-Outlook, ומשם לטלפון הנייד. כך שאם אני מוסיף איש קשר באחת המערכות, המידע משתכפל.
   
   אם מחר הטלפון הנייד הולך לאיבוד, נגנב או נופל לשירותים (כמו שקרה במספר מקרים לבעלי עסקים שאני מכיר), המידע עדיין שמור ומאובטח וניתן לשחזר אותו בקלות.

זוהי רשימה חלקית שאינה מהווה רשימה מלאה, אך אני מקווה שהיא נותנת לך נקודת מבט על איך לשפר את שרידות העסק שלך.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ