מה לעשות עם פיגורים הולכים וגדלים של משימות?

לקוח שלי, בעלים של עסק שמגלגל מעל 20 מיליון ש”ח בשנה, התלונן שהוא לא מספיק כלום ויש הרבה משימות תקועות.

מבדיקה קצרה התברר שיש לו כמות לא מבוטלת של משימות שונות שהתחילו, וטרם הושלמו, וישנן גם משימות שכלל לא התחילו.

לא משנה עד כמה הוא מנסה, משתדל, מגיע מוקדם בבוקר, ויוצא מהמשרד אחרי אחרון העובדים הפיגורים רק הולכים וגדלים.

אני אף פעם לא “מנחש מה הבעיה” או “מנסה את מזלי עם פתרון כזה או אחר ומקווה לטוב”. לכן במקום לתת לו להמשיך להסתובב מתוסכל מהמצב, עשיתי איתו חקירה על מקרה ספציפי, שפתח את הדלת לטיפול ולשיפור.

הבעיה

מנהל בכיר העלה רעיון לגבי שיפור באחד ממוצרי החברה שיצור מאותו מוצר תתי מוצרים קטנים יותר.

הוא ניגש לגרפיקאי הראשי של החברה, תיאר לו את כל הרעיון בעל פה, ושאל אותו מה דעתו.

לאחר ששניהם התדיינו ארוכות, ניגשו השניים למנהלת החשבונות ושאלו אותה מה דעתה והאם המוצר הזה יכול להיות רווחי.

מצידה, היה לה קשה להשיב על השאלה (כי זה בכלל בתחום של מנהל השיווק והמכירות) ומרצון טוב היא החלה לחשב טבלאות על גבי טבלאות.

לבסוף, אחרי עוד 2-3 תחנות כאלה, המנכ”ל הגיע לבעלים של העסק, והציג לו בעל פה את הפתרון.

מרסיס הנתונים, בעל העסק קיבל תחושה של חוסר ביטחון לאשר מהלך כזה, שהוערך בכ-100 אלף ש”ח, וביקש לעצור את הפרויקט כדי שהוא יוכל לחשוב על כך…

ניתוח

אם המנכ”ל היה אוסף את כל הנתונים לחבילת מידע אחת מושלמת, בה הוא היה כולל את כל הפרטים, אז האדם שהיה צריך לאשר את הפרויקט, היה יכול לראות את כל התמונה בדקות ספורות של קריאה נינוחה.

כתיבת ההצעה לפרויקט הייתה מחייבת את יוזם הפרויקט לאסוף את הנתונים, ולנסח על הנייר בדיוק מה הוא רוצה ומה הציפיות מפרויקט כזה. זה גם היה מראה על מקצועיות גבוהה יותר לגבי תכנון הפרויקט ובנוסף מעלה את סיכויי אישור הפרויקט.

אין טעם לשאול את מנהלת החשבונות לגבי ההכנסות הצפויות מפרויקט כזה, מאחר והמידע הזה שייך למנהל השיווק והמכירות, שאמור להכיר מספיק את השוק והנתונים של העסק כדי לדעת לענות על כך.

הנקודה החשובה כאן היא: לעולם אל תסכים לקבל רסיסי מידע במקום את כל התמונה המלאה.

אם הבעלים היה מקבל בקשה מסודרת שכוללת את כל המידע הרלוונטי, הוא היה צריך לעשות דבר אחד בלבד: לאשר אותה, או לדחות אותה.

הפתרון

הפתרון הנכון זול בהרבה מהפתרון השגוי. ובמקרה הזה, הפתרון היה קודם כל להדריך את המעורבים בעניין (ורצוי את הצוות כולו) לגבי מהי תקשורת עסקית יעילה, לתת כמה דוגמאות ולבדוק מהם מספר דוגמאות.

לאחר מכן, לעבור אחד אחד, ולהגדיר יחד עם כל אחד את התפקיד שלו.

לאחר מכן, לבדוק שאין כפילויות ושכל אחד יודע היטב מה התפקיד שלו, והוא או היא גם יודעים מה שייך לכובע שלהם ומה שייך לכובעים של אחרים.

ולאכוף שאין יותר עבודה כפולה או בזבוז זמן בגלל תקשורת לא יעילה ברחבי הארגון.

שיעורי בית

1. הסתכל על כל מי שפנה אליך בשבוע האחרון מתוך הארגון שלך.
   
   
2. ערוך רשימה של כל מי שתרם לתקשורת לא יעילה, עבודה כפולה או בזבוז זמן. (לדוגמה: ביזבז לך זמן כי סיפק מעט מדי נתונים, וכו׳).
   
   
3. עבור איתו על המאמר הזה, ושאל מה המסקנות שלו ואיך יוכל להאיץ את פעילותו בחברה?
   
   
4. כעת המשך פעם בשבוע לבדוק מי סביבך יוצר בזבוז זמן, עבודה כפולה ותקשורת לא יעילה, ודאג לצמצם אותם בעזרת תיקון הדפוסים האלה.

רוצה לחסוך שעות יקרות ולהפחית פיגורים? בוא נעבוד על זה יחד.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ