איך מביאים את הצוות לעשות את העבודה טוב כמו הבעלים?

מכיר את זה שבתור בעל העסק, אתה עושה את העבודה ממש טוב, אבל אף אחד אחר לא עושה אותה טוב כמוך? איך לדעתך זה משפיע על הרווחים? אז איך מחזקים את העסק באמצעות הדרכת עובדים יעילה, ואילו טיפים מעשיים אפשר ליישם לשיפור איכות ודיוק עבודת הצוות?

לשיתוף: 

ישבתי עם לקוח המקבל ממני ייעוץ – בעל עסק להכנת מגשי אירוח, עם צוות עובדים משלו.

אחד הדברים שהטרידו אותו, הוא שכאשר הוא מכין את התוצרים (מגשים של סנדוויצ’ים, מגשי פירות, ועוד כיבוד לאירועים), זה יוצא כמו שצריך. וכאשר הצוות עושה את זה – זה טוב, אבל לא מדויק כפי שבעל העסק יודע לעשות את זה, ותמיד הוא מוצא חריגות שמבאסות אותו.

אז איך מביאים את הצוות, לעשות את העבודה טוב כמו הבעלים?!

נראה שלא משנה כמה הסברים, דרישות, כעסים או כל דבר אחר שמנסים – זה עדיין לא יוצא אותו הדבר.

לכן זה מה שעשינו…

טיפול

כדי לפתור את הבעיה, עברתי עם בעל העסק על כמה נתונים מתוך טכנולוגיה מדויקת וייחודית.

זה מדהים לגלות בידע שפותח בטכנולוגיה הזו, שיש רק 5 נקודות שעלולות להכשיל מישהו ללמוד משהו, ולהצליח להבין וליישם אותו.

למרות האופנה, לתייג כל אדם שלא מבין משהו בתור ״בעל הפרעת קשב וריכוז״, ומייד להפנות אותו למרשם ולדחוף לו כדורים (כדורים אלה, שהם סמים לכל דבר ועניין), אינם תחליף להבנה.

מתוך הנקודות, הכנו תוכנית הכשרה מעשית שתביא לדיוק גבוה יותר בתוצרים, כפי שבעל העסק רוצה שיהיה.

ההוכחה למיומנות אמיתית היא הרי התוצאה שמשיגים בסוף.

הנה מספר נקודות שיישמנו והתוצאות לא אחרו לבוא:

1) להציב סטנדרט כתוב – איך יודעים כמה גבינת שמנת למרוח בסנדוויץ’ אחד?! התשובה היא להכין מגש אחד שמכיל כמות סנדוויצ’ים ולבדוק את כמות חומרי הגלם הנדרשת ולכתוב תיעוד של הכמויות המדויקות והפעולות הנדרשות. כמו למשל 300 גרם, גבינה מספיק ל-30 סנדוויצ’ם.

2) להדגים ולהראות כיצד זה צריך להראות – בעל העסק, מתעד הכנת מוצר כמו שצריך, והופך את התיעוד לויזואלי, כך שאפשר להשוות את התוצרים בכל שלב הכנה עם תיאור קצר בכתב.

3) לתרגל, לתרגל ולתרגל – במקום להמתין לאירוע, בו צריך להכין בלחץ של לוחות זמנים צפופים מהיום להיום, להתחיל עם להכין סביבת תרגול, ולהשקיע בחומר גלם לתרגול. למשל לדרוש מעובד להכין מגש סנדוויצ׳ים סטנדרטי, ולהגדיר את הכמות מראש, וללמד אותו לבקר את התוצאה. כלומר אם השתמשת ב-300 גרם גבינה וזה לא הספיק למריחת כל הכריכים, סימן שמרחת יותר מדי בכל כריך בהשוואה לסטנדרט. ואם נשארת עם גבינה מתוך הכמות הנדרשת, סימן שמרחת מעט מדי.

כך לתרגל מספר פעמים בסביבת התרגול, ולתקן את העובד עד שהתקלה לא תחזור על עצמה, ולהמשיך לייצור מלא.

4) להתקדם בהכשרה בצורה מדורגת – אם הכריך בלחמניה מתפרק, אולי חתכו אותו לא נכון. חיתוך של הכריך צריך להשאיר את שני חלקי הלחמניה מחוברים כדי להקל על המריחה, המילוי והסגירה באריזה. אם החיתוך נעשה לא נכון, כל שאר הפעולות תהיינה קשות לביצוע, והכריך יתפרק. לכן אל תניח שבגלל “שהפעולה פשוטה”, כל אחד ידע לעשות אותה כמוך. תן לאדם 10 לחמניות. הראה לו כיצד לחתוך אחת, ותן לו לחתוך כמה לחמניות תוך הקפדה על ההנחיות המדויקות ביותר.

כאשר הוא שולט בכך, שלח אותו להכין כריכים, ועודד אותו לספר לך מה היה ההבדל בהכנת הכריכים הפעם, בהשוואה להכנת הכריכים קודם לכן, כאשר החיתוך היה חזק מדי וחלקי הלחמניה התפוררו.

5) לשים לב לפעולות קטנות ושגויות החוזרות על עצמן – כשמוצאים דרכים להגדלת הרווחיות, אנשים נוטים לחפש את הדברים שלכאורה ברור שהם מבזבזים כסף. הדברים הגדולים והנראים לעין. אך לעתים קרובות, דווקא הפעולות היומיומיות הקטנות, שנראות זניחות וחוזרות על עצמן, יכולות להשפיע באופן הגדול ביותר על הרווחיות.

כשפעולות אלו מתבצעות עשרות או מאות פעמים, כל חריגה קטנה מצטברת והופכת לבזבוז משמעותי, ולעתים קשה לאתר את מקורו. חשוב להבין שסך ההפסדים מפעולות קטנות אלו עלול להיות רב יותר מאשר מפעולות גדולות ובולטות שבדרך כלל קורות פעם אחת בלבד.

בדיוק משום שמדובר בדברים קטנים ושגרתיים, קל לפספס אותם, אלא אם יודעים איך לחפש.

תוצאות

יום לאחר מכן, בעל העסק התקשר אלי וסיפר לי על תוכנית ההכשרה שהוא החל לבצע עם הצוות שלו על פי העקרונות שלמדנו.

תוך כדי, אחד העובדים, האיר את עיניו שאפשר לתקן כמה נקודות ברכש כדי להוזיל עלויות ולדייק בכמויות. הדבר הסתכם בחסכון פוטנציאלי של מעל 15 אלף ש״ח בחודש מבלי לפגוע באיכות התוצרים ואפילו לשפר אותם.

היית מתנגד לכזה שיפור אצלך? מלא את השאלון שלנו, ונוכל לראות מה עוצר את העסק שלך מלהגיע ליעדים שאתה צריך.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

תוכן עניינים

הירשם לוובינר הקרוב לבעלי עסקים

 משדר מיוחד שייתן לך נקודת מבט חדשה על ניהול חכם ואסטרטגיה מוכחת עם דוגמאות מהחיים.

עפר פלאוט

העסק מדשדש במקום?

גלה את 7 השגיאות שמונעות ממך להרוויח יותר! הורד עכשיו את המדריך שיעשה לך סדר.

7 השגיאות הקטלניות ביותר להגדלת רווחים משמעותית אצלך בעסק

טיפים נוספים

אחוזי סגירה בקרת איכות גבייה גיוס כוח אדם הגדלת רווחים הוצאות הכשרת עובדים השגת מטרות התייעלות טיפול בעובדים טעויות נפוצות יש תקווה כוח אדם לקוחות חדשים לקוחות חוזרים מחסום אישי מחסום נסתר מכירות ניהול נכון ניהול פיננסי סגירת עסקאות סדר וארגון סיפור מהחיים קבוצות קידום עם פריטי דפוס רשתות חברתיות שורש הבעיה שיווק וקידום שירות לקוחות תזרים מזומנים תכנון פיננסי ״אין מה לעשות״

Brown Mountain Under Cloudy Sky
“אני רק מנהלת החשבונות. מה שבעל הבית עושה עם הכסף שלו… זה כבר עניינו”. מילים תמימות שמסתירות מאחוריהן בעיה תזרימית מסוכנת. כשחסר יותר ויותר כסף בחשבון הבנק ללא קשר למחזור העסקי, וכשאף אחד לא לוקח אחריות – מישהו חייב לפקוח את העיניים. מה קרה כשמנהלת חשבונות חדשה הצטרפה לחברה אותה אנחנו מלווים, וקיבלה מאיתנו הכשרה ממוקדת? איך זכתה לכינוי “סטאלין” אחרי שהחזירה את השליטה להוצאות והפכה את המערכת על פיה? סיפור על ההבדל בין מנהל חשבונות פסיבי לאקטיבי.
A Red and Blue Color Gradient
בזמן שבעלי עסקים רבים מנסים לפענח את המציאות העסקית שלהם דרך דוחות שהם במקרה הטוב לא עדכניים (ובמקרה הפחות טוב מוטעים), חברת סייבר אחת גילתה שהיא יושבת על אוצר – בלי שבכלל ידעה על קיומו. בוא נסתכל על הפער בין מה שרואים בדוחות למה שקורה בשטח, על החלטות עסקיות שמתקבלות בערפל, ועל הפיכת הבלבול הכלכלי לתוכנית פעולה ברורה.
Illuminated Cityscape Against Blue Sky at Night
הכלי הניהולי הבא מתאים לכל עסק, בכל גודל – ולא תאמין כמה זה פשוט. בעלת עסק שאני מלווה חשבה שזה משהו שיתאים רק לתאגידים גדולים. “למה משרד קטן כמוני צריך כזה דבר?” תהתה, אבל החליטה לתת לזה צ’אנס. מהר מאוד התחוור לה עד כמה זהו כלי ניהולי הכרחי – עבור כל עסק. בוא נסתכל איך כלי אחד, כל כך פשוט, יכול להוריד ממך את העומס, לשפר את התקשורת בתוך הצוות, ולבנות ארגון יציב ויעיל יותר.
Green-leafed Plant
יש אנשים שמחכים עד שהכאב הופך בלתי נסבל לפני שהם מטפלים בבעיה – בין אם מדובר בכאב שיניים או בבעיות בעסק. וכמו שכאב שיניים יכול להתדרדר ולהחמיר אם מתעלמים ממנו, כך גם מצבו של העסק. בעל עסק לקינוחים ממרכז הארץ הגיע אליי כשהוא במצוקה כלכלית עמוקה: מינוסים שגדלו בקצב מסחרר וחוסר יכולת לייצר הכנסות שיכסו את ההוצאות. בהתחלה הוא היסס לקדם את העסק, מתוך אמונה שזה ידרוש תקציבי פרסום גדולים. מה שהוא לא הבין, זה שהוא לא צריך תקציבי פרסום גדולים – רק אסטרטגיה ממוקדת שתביא תוצאות מיידיות!
Building Photography
סיפור מהשטח על לקוח מתחום היבוא והשיווק של מכונות ותכשירי ניקיון, שסבל מחוסר יעילות בצוות. למרות שכולם נראו עסוקים, התברר שהרבה מהמאמץ הלך לשווא. לכן כינסנו את הצוות להדרכה מרוכזת עם דגש על התייעלות. מה קרה אחר כך? התוצאות לא איחרו לבוא!
Galaxy Space
בתקופה חלשה, כשכל הנתונים נראים נגדך, נראה שכל מאמץ שיווקי או מכירתי פשוט לא יעבוד. הנטייה היא להרים ידיים ולחכות שהסערה תחלוף… אבל כאן בדיוק מתחיל התפקיד שלי – להראות לך שגם בזמנים הכי קשים, יש דרכים להפוך את התקופה הקשה להזדמנות לצמיחה.
Purple Sky
ישבתי עם מנהלת עסק מתוסכלת, שחזרה והדגישה: “הסברתי לעובדת שלי מאה פעם, ועדיין היא עושה טעויות!” קשה ביותר לשכפל את המיומנות של מקצוען אמיתי למישהו אחר. הסבר בלבד לא מספיק כדי להפוך עובד למקצוען. גם לא מספיק רק להסתכל על מישהו אחר עושה את העבודה. אז מה כן עובד? איך אפשר להכשיר עובד כדי שיבצע את המשימה כמו שאתה בעל העסק היית עושה?
A Red and Blue Color Gradient
​אפשר להגיד בהחלט שבעיות תזרים אינן נפתרות כי לא מסתכלים לאמת ישירות בעיניים. בעלים של חברה שמספקת שירותים לתעשייה בהיקף של 30 מיליון ש״ח, פנה אלינו באקספדיטור מאיץ עסקים וביקש את עזרתי. הוא סיפר לי שהחברה מצויינת. שיש לחברה שני מפעלים במרכז הארץ ובדרום הארץ. שכמעט אף מתחרה לא מספק מוצרים באיכות שהם יודעים לספק….

הירשם לוובינר הקרוב לבעלי עסקים

משדר מיוחד שייתן לך נקודת מבט חדשה על ניהול חכם ואסטרטגיה מוכחת עם דוגמאות מהחיים.

עפר פלאוט