איך יוצאים מהמעגל האינסופי של עבודה קשה אך לא מספיק אפקטיבית?

תכנון מהסוף להתחלה

כשאתה משתמש ב-WAZE, הדבר הראשון שתתבקש להזין כדי להתחיל ניווט חדש הוא היעד אליו תרצה להגיע.

רק לאחר מכן המחשב מכין תכנית אסטרטגית כיצד להגיע לשם. זו הדרך המוצלחת לעבוד גם עם פרויקטים ומשימות.

לאן אני רוצה להגיע?

איך אתה מתכנן לקראת אירוע, פרויקט, או מהלך כלשהו בעסק או בחיים?

בשביל להצליח, יש להציב קודם כל מטרה, לתכנן את הדרך אליה הכוללת את הפעולות בסדר הנכון ובזמן הנכון, ואז לפעול ולהשיג אותה.

נניח שקיבלת משימה לתכנן שבוע חופשה באילת. לפני שמתחילים לבנות את התוכנית, חשוב להבין את הסיטואציה ומהי המטרה של החופשה. האם זו חופשה משפחתית עם ילדים או חופשה רומנטית רק של זוג? האם זו חופשה של אקשן ואטרקציות או חופשה של רגיעה במקום אחד? אוהבים שיט וצלילה, או רק בטן גב במלון מפנק?

רק אחרי שהסיטואציה ברורה, אפשר לגשת לתכנית האסטרטגית. למשל, אם המטרה היא חוויה משפחתית מגבשת המשלבת טיול עם עצירות לאורך נופי ישראל ושהיה במלון יוקרתי, אז התכנית יכולה להיות מורכבת מהשלבים הבאים:

שלב א׳: תכנון מהלך הנסיעה, העצירות והטיולים לאורך המסלול. 

שלב ב׳: תכנון שלב השהייה באילת, הכולל את הפעילויות או המנוחה במלון. 

שלב ג׳: תכנון הדרך חזרה.

כשמדובר בתכנון של משהו גדול, כמו למשל בניית תכנית לעסק, יש להתחיל מקביעת המטרה בצורה ברורה בכתב. 

לדוגמה: “לפתח קו מוצרים חדש, תוך המשך מכירת קו המוצרים הקיים מבלי לפגוע בו, ולהרחיב את קהלי היעד במטרה לשפר את היציבות הפיננסית של החברה”. 

אחרי שהמטרה הוגדרה, כותבים תכנית אסטרטגית. יש הרבה מה ללמוד ולומר על תכנון אסטרטגי נכון, אך הנקודה החשובה כאן היא שהתכנון האסטרטגי מספק הכוונה ותאום לשאר הפעילויות ולדרגים מתחת לרמת ההנהלה.

תכנון שמקשר בין כל המשימות

הטעות הבסיסית היא להתנפל ישירות על המשימות לביצוע (מפני שהן נראות לעין ומזמינות פעולה) מבלי לעצור לתכנון אסטרטגי שיקשר בין כל הצעדים, ויתאם בין כל הפעולות והמשימות. 

התכנון האסטרטגי מאפשר להגדיר אילו פעולות באמת חיוניות להשגת המטרה שהוגדרה מראש, ובאיזה סדר ולוח זמנים יש לבצע כל משימה, כדי להבטיח שהכול יתקדם בצורה יעילה ומכוונת מטרה.

בנוסף, הוא גם מספק מדד אילו מהפעילויות הן חיוניות להשגת המטרה, ואילו פעולות ניתן לדחות, לצמצם או אף לוותר עליהן, כדי להתמקד במה שמניב את התוצאות המשמעותיות ביותר.

לדוגמה, אם המטרה הראשית היא “להכין את האולם כך שיהיה אפשר להעביר בו סדנה ולהביא משתתפים לסדנה”, התכנון האסטרטגי מאפשר לפרק מטרה זו לתכניות ממוקדות יותר עם יעדים קטנים וספציפיים יותר. זה כולל פעולות כמו שיווק, קידום, מכירות, ניקיון האולם, הסדרת הכיבוד, הכנת ספרים שיחולקו למשתתפים ועוד. כל סעיף כזה בתכנית ניתן לפרק בהמשך לסדרת פעולות כתובות לביצוע.

כשזה חסר, אין תאום בין הפעילויות השונות והזרועות השונות בעסק.

מלכודת ״המשימות הדחופות״ שמסיטות אותך מהדרך הנכונה

לכן, כל השיטות לניהול זמן שמבוססות על עקרונות כמו “מה דחוף ומה חשוב” הן חסרות ערך, אם עובדים אך ורק על המשימות עצמן, ללא תכנית אסטרטגית שמקיפה ומכוונת את כל המשימות, היעדים, המשאבים ולוחות הזמנים. 

שיטות אלה עלולות אף להזיק, מאחר שהן כוללות את הסיכונים הבאים:

“עבודה קשה” אך לא בהכרח אפקטיבית: כשמתמקדים רק במשימות הבודדות, ללא הבנה כוללת של התמונה האסטרטגית, העובדים עלולים להשקיע מאמצים רבים מדי במשימות שהן שוליות או בעלות חשיבות נמוכה. עלול אפילו להיווצר מצב של עבודה מיותרת על פעילויות לא רלוונטיות.

חוסר תיאום בין מחלקות וצוותים: כשאין תכנית אסטרטגית שתכוון את כל חלקי הארגון, כל מחלקה עלולה לפעול בצורה נפרדת, לפי סדרי עדיפויות משלה. זה יוצר מצב שבו פעולות של צוותים שונים מתנגשות או לא משלימות אחת את השנייה.

הצלחה מסחררת

תכנון אסטרטגי יוצר מצב שבו כל חלקי הפאזל מתחברים יחד. המטרה היא לא רק להשלים משימות חשובות או דחופות, אלא לוודא שכל המשימות מקדמות את הארגון באופן שיטתי לעבר היעד הסופי. כשכולם מכוונים כך לאותה המטרה אפשר להגיע להישגים ממש גדולים.

מרגיש תקוע בניהול משימות יומיומיות “דחופות” שלא באמת מקדמות אותך לעבר המטרות האמיתיות שלך ולחיים שהיית רוצה? זה הזמן לשנות כיוון. ענה על השאלון האינטראקטיבי וקבל פגישת ייעוץ אישית ללא עלות, בה נסתכל יחד על תוכנית אסטרטגית מותאמת אישית לעסק שלך. אל תפספס את ההזדמנות לשפר את היעילות ולהשיג תוצאות אמיתיות!

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ