התרחבות העסק היא מטרה שכל בעל עסק שואף אליה. אך יחד עם ההצלחה מגיעים גם אתגרים חדשים…

אחת הבעיות המרכזיות שעסקים מתמודדים איתה בשלב הזה היא אובדן הסדר והארגון הפנימיים. 

כשכוח האדם מתרחב והעומס גדל, חשוב לוודא שהארגון שומר על הגדרות תפקידים ברורות וסנכרון מלא בין כל חלקיו.

איך מתחילים להכניס סדר בעסק?

כל ארגון, קטן או גדול, בנוי ממספר תפקידים קבועים. כאשר התפקידים האלו מוגדרים באופן ברור ופועלים בתיאום מושלם, זה מוביל לצמיחה ושיפור. אבל מה קורה כשהעובדים מתחלפים או כשנכנסים תפקידים חדשים? במצבים כאלה, התבנית הארגונית עלולה “ללכת לאיבוד” – ואז מתחילות הבעיות.

כדי להימנע מכך, הדרך הטובה ביותר היא ליצור לוח תפקידים מגנטי, שניתן לעדכון בקלות. הלוח הזה הופך לכלי עבודה שמאפשר לראות בכל רגע את חלוקת התפקידים בארגון ולהתעדכן במהירות כשדברים משתנים. במקום להדפיס שוב ושוב, פשוט מחליפים את התגיות המגנטיות על הלוח וממשיכים לפעול בצורה חלקה.

כשכל אחד יודע מה תחום האחריות שלו, ומה מצפים ממנו, הרבה מהבעיות התפעוליות נפתרות מעצמן. יתרה מכך, לוח התפקידים צריך להיות נגיש וזמין, כך שהוא תמיד מול העיניים ולא נוטה להיעלם בתוך מערבולת המשימות היומיומית.

טיפ: כאשר צוות משתנה או תפקידים מתחלפים, חשוב לעדכן את הלוח מיד, כך שהסדר יישמר.

האם גם עסק קטן זקוק ללוח מסודר עם כל התפקידים?

אני שומע הרבה את השאלה: “האם אני באמת צריך לוח כזה אצלי? אני הרי עסק קטן, ואין לי המון עובדים. זה לא משהו שיותר מתאים לחברות גדולות?“

התשובה היא חד-משמעית: דווקא בעסק קטן, לוח כזה יכול להיות אחד הכלים היעילים ביותר לשמירה על סדר וארגון. 

בעסק קטן, עובד יחיד ממלא פעמים רבות מספר תפקידים שונים. לדוגמה, בעל עסק שגם מפרסם את עצמו (״איש השיווק״), גם מגייס לקוחות חדשים (״איש המכירות״), גם מספק בעצמו את השירות (״איש המקצוע״), וגם אחראי על הגבייה (״איש הכספים״). ולכן יש דווקא יותר מקום לבלבול ודברים שמתפספסים. מכאן החשיבות בהגדרה נכונה של התפקידים.

קפיצת מדרגה בניהול זמן אפקטיבי

מעבר להגדרת תפקידים, לוח זה עוזר גם בניהול הזמן בעסק. הוא מאפשר לך לקבוע מראש באילו ימים ובאילו שעות כל תפקיד נפרד שאתה מבצע יקבל את הזמן שלו. 

למשל: 

• בימי שני בבוקר יושבים 3 שעות על שיווק
• כל יום מוקדשת שעה אחת לטיפול במכירות
• וכן הלאה

כך העבודה מתבצעת בצורה ממוקדת ומסודרת, בלי משימות חשובות שנופלות בין הכיסאות, פיגור מצטבר, או לנסות לבצע הכל בבת אחת.

תיאורי תפקידים ותהליכי עבודה

הלוח עצמו הוא רק ההתחלה. כדי לשמור על הסדר לאורך זמן, הכשרה מקצועית היא חלק מהותי מהתהליך. הכשרה זו כוללת לא רק את החדרת הסדר והארגון, אלא גם חידוד תהליכי העבודה והבנת הציפיות מכל עובד. 

יש להכשיר את כל הצוותים – מנהלים, אנשי מכירות, אנשי משאבי אנוש – כדי שכולם יבינו מה נדרש מהם ואיך הם משתלבים במערכת.

הכשרה זו היא לא משהו חד-פעמי. עם הזמן, כוח אדם מתחלף, תפקידים משתנים, והארגון מתפתח. לכן חשוב לעדכן את ההכשרה ולשמור עליה רלוונטית ומדויקת. 

וההכשרה היא בעיקרה – “מה זה אומר להיות איש צוות בארגון הזה?”.

שימור הסדר לאורך זמן

אחת הטעויות הנפוצות היא השקעת מאמץ גדול ביצירת סדר ראשוני, אך לאחר זמן מה הסדר מתפוגג. בעלי עסקים לעיתים שוכחים לתחזק את התבניות ואת תהליכי העבודה, והעסק עלול להיכנס לכאוס עם הזמן. 

כדי למנוע זאת, חשוב לתחזק את הסדר באופן שוטף – לעדכן תפקידים, לבצע הכשרות, ולוודא שכל חברי הצוות יודעים היטב את תפקידם ופועלים בסנכרון.

ומה לגבי חילופי כוח אדם?

בעיה גדולה בארגונים מתרחבים היא חילופי כוח אדם. 

כאשר הארגון גדל ומתקדם, עובדים עוזבים, מצטרפים, או מחליפים תפקידים בתוך החברה, זה יוצר אתגר מרכזי: איך לשמור על רמת ביצועים גבוהה ועל סדר ארגוני כשכוח האדם משתנה?

לכן חשוב להמשיך לספק הכשרה, ולהבטיח שכל מי שנכנס לתפקיד חדש בארגון מקבל את הכלים הנכונים כדי להצליח בתפקיד.

שימור הידע והניסיון

אחת הסכנות הגדולות בחילופי כוח אדם היא אובדן ידע חשוב שהעובדים הוותיקים צברו. 

כדי למנוע זאת, הכרחי ליצור נהלים מסודרים שתומכים בשימור הידע – מסמכים, סרטוני הדרכה, ותיעוד תהליכים. 

כך גם כאשר כוח אדם משתנה, הידע ממשיך להיות זמין לכל העובדים, ולא הולך לאיבוד לנצח נצחים עם עזיבת עובדים ותיקים.

וכאן הרגע לשאול: האם יש לך תיעוד מסודר של תהליכי העבודה ושל הידע שצברו העובדים? אם עובד או עובדים מרכזיים יאלצו לעזוב באופן פתאומי, האם העסק שלך יוכל להמשיך לפעול בצורה חלקה גם בלעדיהם?

איך מנהלים את העסק בלי לאבד שליטה

התרחבות ארגונית ללא ספק מביאה איתה אתגרים. אך בעזרת ביצוע מספר צעדים מדויקים ניתן לשמור על סדר וארגון בעסק, גם בשלבי הצמיחה המואצת. 

סדר פנימי הוא קריטי להתרחבות מוצלחת, ואף ל״שמירה על השפיות״ ותחושת הרוגע של בעל העסק!

מה אתה עושה כדי לשמור על הסדר והארגון בעסק שלך? אם התחושה היא שהדברים מתחילים לצאת משליטה, אנחנו כאן כדי לעזור. אנו מתמחים בלהשיב סדר וארגון לעסקים, כך שתוכל כבעל העסק להתמקד במה שחשוב באמת!

רוצה להתחיל לצאת מהבלגן? ענה על השאלון הבא וקבל פגישת ייעוץ חינם.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ