בפגישת היכרות סיפר לי בעל עסק (בעלים של רשת מרפאות שיניים ואיש מקצוע עם 22 שנות ותק, שהלקוחות זורמים עליו על בסיס המלצות והפניות) שהגדיל לאחרונה את שעות העבודה שלו ל-12 שעות ביום וגם הגדיל את מספר ימי העבודה משלושה לחמישה ימים בשבוע. 

שאלתי עוד מספר שאלות וגיליתי שזה בא על חשבון זמן עם הילדים והאישה בבית.

המשכתי לשאול שאלות כדי להבין טוב יותר את המצב, והוא סיפר שלאחרונה סגר מרפאה בעיר אחרת. 

המרפאה, שפתח עם קולגה שלו, התחילה לשאוב יותר כספים ואנרגיה ולהזרים בחזרה תסכול, עד שהחליט לסגת ולסגור אותה.

המצב היה קשה והתחרות קשה, וקשה להתמודד עם השוואת מחירים שלקוחות מנצלים כדי להוריד את המחיר. וגם היה קשה להחזיק את המרפאה, ולבסוף בגלל שהיה קשה, הוא החליט לסגת ולהצטמצם במקום להמשיך להתרחב וליהנות מהפירות של כל כך הרבה שנים של עזרה לאנשים.

​חקירה עסקית

מה שעניין אותי, כמו תמיד, הוא מה שורש הבעיה? למה זה מתכווץ ולא מתרחב? למה הזמן הפנוי, הרווחים והעסק מתכווצים למרות שנראה שהוא נותן שירות מצויין? מה היעד המרכזי לטיפול ותיקון כדי שזה יעבוד כמו שצריך?

לאחר שמילא שאלון ניתוח עסקי, ניתוח מהיר איפשר לבודד מה בדיוק הייתה הבעיה.

השקעה בציוד מקצועי יקר בזמן שלא קיים קידום שישיג את הלקוחות…

לאחרונה הוא השקיע סכום של 410 אלף ש”ח במכשור מתקדם, מתוך מחשבה על הגדלת היעילות שתשפר את מהירות ואיכות השירות ותגדיל את הרווחים, ותצמצם הוצאה חודשית ב-15 עד 20 אש”ח להערכתו.

על פניו נשמע כמו צעד נכון כלכלית, לא?

אמנם המכשור המתקדם יאפשר לו לבצע עבודות באופן מקומי תוך שלושה ימים במקום להוציא את העבודה למעבדה חיצונית ולהמתין שבועיים כדי להמשיך לתת טיפול ללקוח. אך מצד שני, המכשור נרכש בתשלומים חודשיים למשך מספר שנים, שמעלים את ההוצאות החודשיות בעשרות אלפי שקלים.

במקביל, זיהיתי שנכון שיש הרבה פונקציות מקצועיות, כמו רופאי שיניים, טכנאי שיניים, סייעת ועוד. אבל מי ידאג להביא מספיק לקוחות כדי למלא את החלל? איך אפשר להרחיב את המכירות כשאיש המכירות היחיד כרגע הוא אותו אדם שגם מספק את עיקר השירות וגם צריך לתפקד כמנכ”ל?!

מהניתוח העסקי היה נראה לעין שאין בכלל פעילות קידום, שימור לקוחות או גיוס לקוחות חדשים. איש המכירות היחיד הוא אותו רופא שיודע גם לטפל מצוין וגם למכור.

​האם מטוס בלי כנפיים יכול להתרומם?

שרטטתי לו על דף מלבן וחלקתי את הדף לשלושה טורים. 

בראש הטור האמצעי כתבתי תפעול – זה החלק בעסק שעוסק בעיקר בייצור המוצר ומתן השירות.

בראש הטור השמאלי כתבתי כתבתי מנהלה – זה החלק שנותן שירות לחלק התפעולי, כגון זימון ותיאום של תורים, קידום לקהל הלקוחות והוצאת תזכורות כדי לזמן לקוחות ולדאוג שכל כסא טיפולים במרפאה מלא בכל רגע אפשרי, אחראי על המכירות ולדאוג שהכל יזרום חלק ושיש תפוקה שהולכת ומתגברת ומתייעלת.

בראש הטור הימני, כתבתי התרחבות – זה אדם או צוות שמתמקד בגיוס לקוחות חדשים דרך סדרת פעולות ידועה, וגם מחפש ומאתר באופן מתמיד שיטות חדשות לגיוס לקוחות, מבלי להזניח פעולת מוצלחות ישנות.

השוויתי את השרטוט הזה של העסק למטוס. הטור האמצעי זה גוף המטוס ושני הטורים הקיצוניים הם הכנפיים.

ומכאן ההסבר היה פשוט: הוא העמיס את משקל גוף המטוס ב-410 טון (כלומר התחייבות של 410 אלף ש”ח שצריך לכסות), אך לא חיזק את המנועים שעל הכנפיים כדי להצליח לשאת את המטען הכבד שהעמיס על המטוס.

יכול להיות שגוף המטוס יכול להכיל יותר מטען בכל טיסה, אך הכנפיים עדיין חלשות מכדי להרים אותו לאויר בהצלחה.

למען האמת גם בלי להשקיע במכשור החדש, שיפור תחום המנהלה (שיווק, מכירות לותיקים וניהול המשרד) ומצד שני שיפור תחום ההתרחבות (שיווק וגיוס לקוחות חדשים) נדרש בכל מקרה כדי לשפר את המצב. בכל מקרה, יש סדר נכון לביצוע הדברים, ואם לא פועלים לפיו, העסק יתקשה מאוד להתרחב.

עם ההבנה הזו, הוא נרשם מייד לתכנית ייעוץ כדי לתקן את המצב.

בהצלחה בטיסה

מאחר וההשקעה של תכנית הייעוץ קטנה יותר מההתחייבות על המכשור החדש ומייצרת הכנסות וזמן פנוי, היה נכון להתחיל מיידית לעבוד.

אז אם שאלת את עצמך איך מממנים פעילות שיפור ושדרוג כזו בעסק, חשוב על כך שקודם כל מגבירים את הקידום של טיסות שינוע מטענים, ולאחר מכן, הולכים לשדרג את המטוסים הקיימים, ולא להיפך.

האיזון אצלך בעסק

אז איך האיזון אצלך בעסק בין שלושת התחומים: מנהלה, תפעול והתרחבות? האם יש מקום לשיפור? האם אתה נתקל במצבים בהם אתה ״מנסה להרים את המטוס״, אבל הוא נשאר תקוע על הקרקע? או שהעלייה שלו נעצרת בגובה מסוים, ולמרות מאמציך אינך מצליח לעבור את הרף הזה? בוא נעשה פגישת ניתוח עסקי ונגלה מה בדיוק הבעיה.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע”מ