הדרך הבטוחה להגביר את היעילות

יעילות פירושה לעשות את הדברים נכון.

כלומר להשלים משימה עם מינימום זמן, מאמץ ועלויות. או במילים אחרות, הדרך הקצרה ביותר להשלמת המשימה.

לכן, כדי להגביר תפוקה תצטרך למצוא איך לסיים יותר משימות בפחות זמן, עם פחות מאמץ, והעיקר – לבצע משימות שמקדמות אותך למטרות שלך.

זה נשמע פשוט, ומישהו יכול לומר : “כן, זה ידוע. אבל לכולנו יש רק 24 שעות ביממה. איך אתה רוצה שאעשה יותר? שאשן פחות?“

תשומת ליבו של אדם כזה לכודה בתוך הרעיון שהזמן מוגבל ואין דרך אחרת שהוא מבחין בה ורואה אותה כדי לעשות את העבודה ביעילות גבוהה יותר. ברור שאין אפשרות להאריך את היום, ישנן רק 86,400 שניות ביממה. אין מה להתאמץ. הסכמנו כבר מזמן שאורך היממה תלוי בזריחה ובשקיעה של השמש, וזהו זה.

אז מה כן אפשר לעשות אחרת?

אפשר לדאוג להתחיל משימות בצורה נכונה ויעילה יותר. אפשר לדאוג להשלים את המשימה בדרך קצרה ויעילה יותר. וחייבים לוודא שמסיימים את המשימה בצורה שתאפשר להשיג יעדים. כל מה שמונע זאת – צריך לצאת מהתפריט ומייד.

למשל, יש אנשים שמתוך הרגל (מודע או שלא מודע) לוקחים משימה ליד, כמו חשבון חשמל או אימייל שצריך לטפל בו, מתבוננים בו, ומחזירים אותו למקום או משאירים אותו לאחר כך. לעיתים זה נובע מקושי להתמודד עם המשימה, או פשוט מחוסר חשק – ולמי אין משימות כאלה שלא כיף לעשות אותן? 

יחד עם זאת, האם שמת לב שכל עיכוב כזה מכפיל את העבודה פי שניים? לדוגמה, אם נגעת באימייל חשוב והחלטת לטפל בו אחר כך, בפעם הבאה שתפתח אותו תצטרך לקרוא אותו מחדש, לזכור את ההקשר, ולתכנן את התגובה – מה שבקלות יכול היה להיעשות בפעם הראשונה. 

אותו דבר עם חשבון החשמל: אם דחית את התשלום ועבר זמנו, תידרש להשקיע יותר זמן ומאמץ, טלפונים ותשומת לב רבה יותר כדי לסיים את המשימה שלא טופלה בזמן. בסופו של דבר, דחיית הטיפול יוצרת עבודה נוספת ומיותרת שיכולה הייתה להיחסך.

חשוב לרכוש לרכוש הרגלים חדשים כדי שזה לא יקרה. אבל מה עם כל הדברים שכבר הצטברו לנו מעל ומתחת השולחן? בהם נטפל עוד מעט.

ליעילות יש קשר הדוק למספר דברים:

• היכולת של האדם לעזור
• היכולת שלו להיות בשליטה על עצמו ועל סביבתו (כולל האנשים שסביבו)
• היכולת שלו לתקשר בצורה טובה כדי שדברים יקרו כמו שצריך

אחרת, כל משימה תהפוך לפלונטר סבוך של התפתלויות שאנשים רבים קוראים להם “החיים”…

אז בוא נראה איך אפשר לקחת יותר שליטה על החיים.

השלם את זה! (או ״איך ליצור עוד זמן ביממה?״)

בשפה העברית קיים ביטוי יפה ומכובד שנקרא ״סגירת מעגל״. המילון מגדיר את הביטוי בתור ״השלמת תהליך מתחילתו ועד סופו״, או ״השגת סיום לעניינים מטרידים מהעבר״.

אבל איך בדיוק זה קשור ליעילות?

ראינו שמה שנחשב הוא להביא פעולות לסיום. כדי לבצע משימה כלשהי יש לתת לה תשומת לב. האם יצא לך לראות שחלקים מתשומת הלב שלנו נשארים תקועים בפעולות שהתחלנו ולא הסתיימו, בין אם נרצה בכך או לא?

כל התחייבות שנתת ולא עמדת בה, כל הבטחה לחזור אל מישהו בטלפון, כל חשבון שלא שולם בזמן אבל אתה יודע שצריך לשלם – לוכדים חלק מתשומת הלב הזמינה שלך.

היית צריך ללכת לרופא שיניים ולא הלכת – המחשבה על התור שלא נקבע והכאב שעלול להתפתח ״תופסים מקום״ במחשבתך.

היית צריך לספק עבודה ללקוח, ואתה לא עומד בדד ליין – אין מה לעשות, תהיה לך תשומת לב על כך, במודע או שלא.

כל הבטחה שלא קוימה, עבודה שלא הסתיימה, פריט שלא הוחזר למקומו (וכו׳ וכו׳) משאירים חלק ממך בעבר, ויש “פחות ממך” כדי לטפל בהצלחה בהווה.

לעיתים מספיק דבר משמעותי אחד בחייך שאתה לא מבצע (כמו להרים טלפון למישהו שמאוד לא נעים לך לדבר איתו) וחלק ממך ומהיכולות שלך נתקע ממש שם. הבעיה היא שתשומת הלב שלך נחוצה כדי לשרת אותך בזמן הווה – ממש עכשיו, כאשר צריך להתמודד עם החיים. ולכן הדבר הזה יוצר האטה.

אחד הדברים שפותחים פתח לשיפור אצל איש מכירות שסובל מירידה דרמטית בתפוקה הוא לחפש משימות, הבטחות ונושאים לטיפול שהוזנחו, ולטפל בהם בצורה יסודית ומהירה ללא מעצורים. אחרת, צבירת משימות לא מטופלות כאלה מורידה את היכולת שלו למכור בעוצמה האמיתית בה הוא או היא באמת יכולים ורגילים למכור.

האטה כזאת יכולה להתבטא בתחושה של “אין זמן”, עומס נוראי, תחושה ש”הכל סוגר עליך” ועוד. זה גם מוריד אנשים במצב הרוח ובמצב הרגשי הכללי שלהם. מעולם לא פגשתי אדם מוטרד או כועס שהוא מאוד יעיל.

לשם המחשה: התבונן על מחשב שהפעילו עליו עוד ועוד יישומים,  הרבה מעבר לכמות הזיכרון הפנוי שלו. מה קורה למחשב? פעולתו הופכת איטית וכבדה יותר.

גרוע מכך, אנשים שצוברים משימות לא מטופלות בתחום מסוים מתרחקים מאותו תחום או אזור שבו הם צברו התחייבויות. אם יש לך לקוחות שלא שילמו לך, תוכל בקלות להיזכר שיותר קשה להשיג אותם בטלפון או לדבר איתם ויש להם נטייה ״להיעלם״ או ״לסנן אותך״. הם מתרחקים ומתחמקים מהאזור שבו יש להם משימות שנשארו פתוחות שהם יודעים שהיו צריכים לסגור ולא סגרו.

אין לי ספק שאם תסגור אפילו חלק מהדברים שממתינים אצלך לטיפול, היעילות שלך תשתפר פלאים. זה, בשילוב עם טיפול מיידי בכל מה שנקרה בדרכך, יפתח את הדלת לתפוקה מרובה. 

ישנם אנשים שהיו אצלי בייעוץ, ואחרי שנים עדיין מזכירים לי בהתלהבות את שיטת הטיפול הזו בדיוק ואת התוצאות המפתיעות שלה. אז קדימה לעבודה!

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ