מרוב משימות קשה להתרכז? כך תקל על עצמך ותשפר את הרווחים והתפוקה

האם יצא לך להסתכל ולראות שבעסק שלך מתרחשות פעולות בלתי נחוצות ומיותרות? 

עבודה כפולה? 

השקעה בפעולות שלא מניבות תוצאות?

עומס בלתי הכרחי על כתפיך?

קודם כל, ניתן וחשוב למנוע את המצבים האלה. שנית, ברגע שתעשה זאת היקף התפוקה והרווחיות שלך יזנקו, ולקוחותיך יופתעו מרמת השירות והמהירות יוצאות הדופן.

חוסר מיומנות – האיום הסמוי על הצלחת העסק

הנה דוגמה קלאסית:

עובד לא מיומן עושה עבודה חפיפניקית, ואתה, בעל העסק (או מנהל בכיר אחר), צריך לתקן אחריו. 

זה לא רק משגע אותך, אלא גם יוצר משברים שדורשים זמן ואנרגיה נוספים מול לקוחות, ספקים ועובדים. 

מה עושים? 

אפשר להתחיל עם הפעולות הבאות:

מנסחים נהלים ברורים וכתובים, משקיעים בהכשרת עובדים, ודואגים שהכל יעבוד חלק כמו מכונה משומנת באמצעות תרגול מספק עד לפעולה חלקה. עזרנו לבעלי עסקים רבים להגיע לכך והתוצאות שוות פי אלפי מונים את ההשקעה.

משימות פתוחות  – האויב השקט מבפנים

עד כמה אתה מצליח להתרכז?

גורם חשוב נוסף לעומס מיותר בעסק הוא משימות פתוחות. 

מכיר את זה שמתחילים משימה, אבל אז עוזבים אותה, ועוברים לעבוד על משהו אחר?

או כמעט מסיימים משהו, ואז זה נתקע כי עוד מישהו צריך לאשר וזה לוקח נצח?

משימות יש להתחיל, לעשות, ולסיים. כל עוד הן לא הסתיימו – הן לא שוות הרבה.

השארת משימות פתוחות יוצרת עיכובים, פיגורים מצטברים ותשומת לב תקועה, מה שמקשה עליך להתרכז בדברים אחרים.

מכיר את ההרגשה של לסיים פרויקט גדול וחשוב כמו שצריך, בידיעה ש״זהו! מעכשיו לא צריך לדאוג לזה יותר״? 

ובכן, זאת תשומת הלב שלך שמשתחררת, ועכשיו אתה מרגיש חופשי להשקיע אותה במשהו חדש. הפרויקט הגמור הוא כעת ״מאחוריך״ ואפשר להסתכל קדימה.

בין אם אתה מודע לכך או לא, פרויקטים בלתי גמורים נוטים לשבת לך על הכתפיים, ולהכביד על החיים. לכן זו כזו הקלה לסיים דברים באופן סופי ומוחלט. במצב זה, אפשר באמת לתפקד בצורה אופטימלית! (בלי ״שק של אבנים עליך״…) 

משימות פתוחות גונבות ממך זמן

מעבר להשפעה על יכולת הריכוז שלך, שים לב שפעולה שהתחילה ונעזבה, תתחיל מההתחלה עם בזבוז רב. 

צריך לעבור שוב על החומר, להיזכר מה היה, איפה עצרנו, למה הוחלט כך וכך… ואולי אפילו אין תיעוד מתאים, ואז בכלל נתקעים בבלגן מיותר…

לכן, הקפד לסגור משימות. אל תשאיר אותן פתוחות. ולמד את העובדים שלך לפעול באותה הדרך.

לדוגמה, אם עובד הבטיח לחזור ללקוח בשיחת טלפון – עליו להקפיד לעשות זאת. אם זה לא קורה, חשוב לתקן אותו.

כאן נכנס הנושא החיוני של הכשרת הצוות וארגון יעיל יותר של העסק כולו. אני יודע שזה לא פשוט לעשות את זה לבד, במיוחד כשגם ככה יש עומס וכל יום מרגיש כמו מרוץ נגד הזמן. לכן אנחנו באקספדיטור מציעים ״שירות הצלה״ מיוחד בנושא הזה בדיוק. אם זה מעניין אותך, אתה מוזמן ליצור איתי קשר לשיחת ייעוץ ללא עלות.

מנהלים שפנו אלינו וקיבלו סיוע בנקודות האלה מדווחים על ירידה משמעותית בעומס והגברת התפוקה מצד הצוות. 

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ