כדי שפעולה תזכה למשמעות אמיתית, היא חייבת למצוא את דרכה לסיום.

למשל, כתיבת הודעת דואר אלקטרוני מתחילה ביצירת הודעת דואר ריקה, והיא ממשיכה (דרך הגדרת הנמענים, שורת הנושא וגוף ההודעה) ומסתיימת (בלחיצה על לחצן “שלח”).

שיחת מכירה מתחילה כאשר איש המכירות פונה ללקוח או הלקוח פונה לאיש המכירות, ממשיכה במהלך שיחה אחת, או מספר שיחות או מפגשים, ומסתיימת, בתקווה שהיא מסתיימת עם התוצאה הרצויה של חוזה חתום, ואמצעי תשלום שהתקבל.

פרויקטים הם למעשה רצף של משימות, שכל אחת מהן מתחילה ונמשכת עד שהיא מסתיימת או עד שמחליטים שהיא הסתיימה.

כל יום מתחיל כשמתעוררים (בדרך כלל בבוקר), נמשך דרך הפעילויות השונות כמו עבודה, זמן משפחה, בילויים, ספורט ותחביבים. והיום מסתיים בכיבוי אורות. אם סדר היום שלך לא נראה כפי שהיית רוצה – המשך לקרוא.

מילון רב מילים מגדיר את המילה ״תפוקה״ כסך הכמות הכלכלית של ייצור.

בצורה מעשית ומדויקת יותר, ובהנחה שהמשימות שבוצעו הן בעלות ערך, אפשר לומר ש:

תפוקה היא כמות המשימות בעלות הערך שבוצעו והושלמו. 

בטח הבחנת באנשים, שמספרים על מספר רב של משימות שהתחילו אותן או שעסקו בהן, אך מבלי לציין בכלל אם המשימות בוצעו והושלמו!

איש המכירות שאומר “מכרתי המון היום!” עלול להתכוון לכך שהוא נפגש עם הרבה לקוחות פוטנציאלים, נסע להרבה מקומות והתאמץ. אך כמה עסקאות הוא באמת סגר? מה התפוקה האמתית שלו לאותו יום (כמות המשימות שאכן הושלמו)?

תפוקה גם מעלה את המוטיבציה ויוצרת נקודת מבט אופטימית יותר על החיים ומאפשרת להבחין ביותר פתרונות לבעיות.

תוכל לראות שאדם שמבצע ומשלים משימות רבות בעלות ערך, יהיה עם מוטיבציה גבוהה יותר.

תן לאדם יום שלם מבלי לעשות דבר כלשהו שהוא בעל ערך, ותגלה שהוא ישתעמם, ויהפוך פחות ופחות שמח ועם פחות ופחות אנרגיה חיובית.

לכן כדי להיות יעיל (ומרוצה בסוף היום) צריך לדחוף ולארגן לכיוון של סגירת משימות רבות ככל האפשר.

אך לא כל משימה בעלת ערך כמו משימה אחרת. לכן, דחוף לכיוון משימות שיקדמו אותך למטרות שברצונך להשיג. וגם עשה זאת במהירות הולכת וגוברת ודייקנות שהולכת ומשתפרת בשיטתיות. זוהי מהותו של ניהול הספקים גבוהים וניהול זמן יעיל. זוהי מהותו של הבסיס לאושר.

ככל שתסגור יותר משימות בעלות ערך ותעשה זאת מהר יותר, כך יהיה לך זמן רב יותר, תזכה לעלייה באנרגיות, גישה חיובית וחיזוק הביטחון העצמי. מה לדעתך יקרה ליחסים שלך עם הסובבים אותך במצב כזה?

ההשפעה הנרחבת של הנושא הזה היא אחת הסיבות לכך שאנחנו מציעים לבעלי עסקים למלא את שאלון ניתוח היעילות העסקית. כך אפשר לקבל את ניתוח התוצאות ולקחת החלטות מושכלות יותר. אלה בתורן מובילות לשיפור התפוקה וניהול הזמן.

התוצאה? מספיקים יותר בפחות זמן, רמת “הרעש וההמולה” מסביב יורדת, והחיים הופכים לחוויה משמחת יותר!

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ