איך להכניס אדם לעבודה

בליווי לקוח שלנו בהרחבת העסק שלו, שמתי לב שיש איטיות מסוימת בהכנסת אנשים לתפקיד.

בדרך כלל במצב כזה אני מברר קודם עם המנכ”ל או המנהל האחראי על הצבת כוח האדם, מה התוכנית המדויקת של הכנסת האדם לתפקיד.

אחרי מספר משפטים המתארים את מסלול הכניסה לתפקיד, גיליתי שהמסלול הקיים לוקח הרבה הרבה יותר זמן ממה שצריך להיות בפועל.

בשורה התחתונה, יש למקד אדם חדש בתפקיד כך שיהיה יעיל וייתן תפוקה כבר ביום הראשון לעבודתו.

במקרה הזה, גיליתי שייקח מספר ימים, ובמקרים אחרים גם נתקלתי בתשובה שזה יקח שבועות עד חודשים, עד שהאדם החדש יתחיל לייצר.

רק אחרי ימים שלמים או שבועות (ובמקרים קיצוניים… חודשים) בהם מכניסים את האדם לתפקידו, ושבהם משלמים לו משכורת בלי לקבל תמורה ממשית, אנו עלולים למצוא שהאדם לא מתאים בכלל.

זו תהייה השקעה של הרבה הרבה כסף, אנרגיה, מאמץ וזמן עבודה יקר – שפשוט ירדו לטמיון.

במקרה הספציפי הזה, עובדת חדשה היתה אמורה להיכנס לתחום הקידום והשיווק, והמנכ”ל תכנן להעביר אותה דרך 5-6 בעלי תפקידים בעסק, כדי שהיא תכיר את סביבת העבודה.

ממש אסרתי על ביצוע מעשה כזה, כי זה מבזבז זמן מיותר. במיוחד כשאיננו יודעים אם העובדת תשרוד את היום הראשון. כאשר שמעתי זאת עשיתי את הדברים הבאים:

הזדעזעתי. נרעשתי. ותיקנתי מייד את נוהל הכניסה לתפקיד כדי להפיק תפוקה תוך פחות משעה!

הנה מה שעשיתי…

טיפול

1. הסברתי למנכ”ל שאני אוסר עליו להקדיש להדרכה הראשונית והמיידית יותר מחצי שעה!
   
   
2. הכנו מבעוד מועד תיאור בכתב של התפקיד.
   
   הגדרנו מה המוצר של התפקיד (אנשים שנוצר איתם מגע, מכתבים שנשלחו ללקוחות פוטנציאלים, ופגישות שתואמו).
   
   תארנו בכתב בפחות משני עמודים את כל הפעולות הבסיסיות שנדרשות כדי לבצע את התפקיד הבסיסי הזה.
   
   
3. ביצעתי עם המנכ”ל פעם אחת את הפעולות שעל העובדת החדשה לבצע, כדי שיהיה לו מושג מה עליה לעשות.
   
   תוך כדי – כבר ניסחנו את המכתב ושלחנו מכתב ללקוח פוטנציאלי.
   
   המנכ”ל הכין את מקור הנתונים שיש לעבוד איתם.
   
   תכננו כך, שבפחות מחצי שעה – אדם שיודע להפעיל מחשב, יוכל לבצע את הפעולה.

למחרת, העובדת נכנסה למשרד. היא הוצגה בפני שאר העובדים, והובאה אל שולחנה, המחשב שלה והטלפון שלה. היא קיבלה הסבר קצר איך לתפעל את הדברים הבסיסיים ומייד… לעבודה.

מבצעים את הפעולות הבסיסיות ושולחים אותה לדרכה… להמשך היום.

תוצאות

תוך שבוע, נשלחו כ-700 מכתבים בישראל ועוד כ-1500 מכתבים לנמענים בחו”ל בשוק בינלאומי שהעסק מתרחב אליו כעת.

מתוך המכתבים אותרו 3 לקוחות פוטנציאלים. עם אחד מהם נקבעה פגישה לשבוע העוקב.

תוך כדי העבודה, בוצע טיוב של הנתונים במאגר הנתונים, כך שיהיה ניתן בעתיד לפנות שוב ללקוחות הפוטנציאלים שלא החזירו תשובה. 

היתרון הגדול של התהליך הוא שלא בוזבז זמן מול העובדת, ותוך כשעה היא החלה לייצר משהו בעל ערך לחברה.

לא בוזבז זמן מול עובדים אחרים.

אחרי מספר שעות עבודה, היא כבר הרגישה יותר שייכת, ובעלת ערך. הביטחון שלה עלה כדי לפנות לעובדים אחרים ולברר מה דרוש להם ממנה בתפקידה החדש.

אחרי שצברה את הניסיון והביטחון הבסיסיים, אפשר להתחיל בתהליך מתמשך של לימוד מעמיק יותר של התפקיד.

העיקר – התפוקה!

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע”מ