ניהול כספים בעיניים עצומות – מתכון בטוח לבורות בתזרים

״אני רק מנהלת החשבונות. מה שבעל הבית עושה עם הכסף שלו… זה כבר עניינו.״

זו התשובה שקיבלתי ממנהלת חשבונות של לקוח שהתחלתי לעבוד איתו ולחקור מדוע חסר יותר ויותר כסף בחשבון הבנק ללא קשר למחזור העסקי.

כשמנהל החשבונות רואה את תפקידו כפקיד בלבד – כזה שרק מתעד חשבונות נכנסים ויוצאים – הוא עלול לגרום לנזקים כבדים לעסק, נזקים שנדרשת מיומנות גבוהה כדי לחשוף.

האם התפקיד של מנהל החשבונות, הוא באמת רק לתעד חשבונות?!

בזכות תפקידי כיועץ בכמה חברות במקביל, אני יכול להשוות בין סגנונות עבודה שונים של מנהלי חשבונות. ברגע שבעל העסק אינו מבין מה באמת נדרש מבעל התפקיד, העסק כולו עלול להיתקל בקשיים תזרימיים.

הנה דוגמה מעשית לנקודות לבדיקה אצל מנהל חשבונות בעסק.

איך מנהל חשבונות יוצר בורות פיננסים?

בקלות. 

נתקלתי בדוגמה לכך בעסק שבו מנהלת החשבונות הייתה… באה לעבודה.

כן. באה לעבודה.

מה רע בזה? שזה בדיוק כל מה שהיא הייתה עושה.

היא הייתה זו שאליה הגיעו כל החשבונות של הספקים.

בכל פעם ששמעתי עליה מבעלי העסק, נאמר לי שהיא הייתה ״מאוד מאוד עמוסה בלטפל בכל הניירת הזו״.

אבל בסופו של דבר, כשהגיע מועד התשלום לספקים – היו חסרים מאות אלפים כדי לעמוד בכל התשלומים.

תפקידו של מנהל החשבונות הוא ליצור שיטת עבודה שמונעת מצב בו ההוצאות עולות על ההכנסות בתזרים.

מנהלת חשבונות שמסבירה לי, איך אין לה מה לעשות בנוגע לכל החשבונות האלה שמגיעים… ואין לה שום סמכות להשפיע על הרכש… היא חסרת אחריות.

הוכחה לכך היא מנהלת חשבונות חדשה יחסית שהכנסתי לתפקיד. עברתי איתה על העיקרון הבסיסי של ״הוצא פחות ממה שאתה מכניס״, ועל כך שההכנסה צריכה להיות מחושבת רק מכסף אמיתי שהופקד ונפרע בבנק – לא צ׳קים דחויים או תשלומים עתידיים.

לא ״תשלום שאמור להגיע בקרוב״, לא ״צ׳ק שצריכים לשלוח לנו״, ולא שום דבר אחר פרט למזומן ממשי שהופקד בבנק כנגד תוצרת אמיתית (לא הלוואות).

אותה מנהלת חשבונות, אחרי שביצענו פרויקט ניהול תזרים בעזרת ״אמיר תזרים מזומנים״, ידעה להגיד בדיוק כמה כסף יהיה חסר בעוד 30 יום, וללחוץ על תהליכי רכש נכונים יותר.

כתוצאה מכך, היא ידעה להכין את בעל העסק לקראת מה שהולך לקרות, ואף להמליץ איך לטפל במערך האשראי בבנק בצורה נכונה יותר.

ידעת שסטאלין מנהל חשבונות?

במהלך הכנסתה לתפקיד, הבהרתי למנהלת החשבונות החדשה, שאפשר לרכוש ולהתחייב רק לאחר שאושר תקציב מראש.

לעיתים זה נראה כמו ״עודף בירוקרטיה״ ואיטיות שאי אפשר לסבול. אבל האמת היא שעדיף שזה יהיה משהו שאי אפשר לסבול. ככל שזו תהיה מערכת שאי אפשר לסבול אותה, כך יצטמצמו ההוצאות.

אותה מנהלת חשבונות שהכנסתי לתפקיד החלה לשים גבולות לאנשי הצוות, בכל הנוגע להוצאות.

היא שמרה כל כך טוב על הכסף של החברה, שהצוות התחיל להצמיד לה את הכינוי ״סטאלין״, מאחר והיא שלטה ביד רמה בצמצום ההוצאות בחברה.

ואכן, המצב החל להיכנס תחת שליטה.

״אני לא קשור למכירות!״

באמת?!

בוא נתבונן פעם נוספת.

כאשר מנהל החשבונות בוחן את המצב הכספי מנקודת מבט רחבה – הכוללת את ההוצאות, ההכנסות ותהליך הגבייה – יש לו את הכלים לנהל תזרים מאוזן ויציב. 

לעומת זאת, אם הוא מתמודד עם פערים בין המזומנים הקיימים לבין התשלומים הנדרשים ולא דואג להיות מחובר לתהליכי המכירות והגבייה, הוא פועל בחוסר אחריות.

מנהל חשבונות טוב יעמוד על כך שהוא יהיה מחובר למערכת ניהול המכירות וידרוש, ידרוש, ידרוש שיכניסו כמות גדולה של כסף שתכסה את ההוצאות + רזרבות.

נדירים הם מנהלי החשבונות שיודעים לדרוש מבעל העסק, ממנהל המכירות, מנציגי המכירות, ומכל איש צוות אחר תפוקה אמיתית שסוף סוף תכניס יותר כסף לארגון.

איך מוצאים מנהל חשבונות טוב ואחראי?

האמת היא שמנהל חשבונות טוב – יוצרים.

נתקלתי בזוג שותפים שמנהלים חברה גדולה מאוד.

הגישה של אחד השותפים הייתה ״אם אני כבר משלם משכורת גבוהה, אז האדם שנכנס לתפקיד צריך לדעת הכל ולבצע את כל מה שנדרש בתפקיד.״

למרות שזו מחשבה יפה והיא נשמעת הגיונית, היא לא עומדת במבחן המציאות.

גם מנהלי החשבונות הבכירים ביותר מפספסים. ומלכתחילה הם עולים הרבה כסף.

לכן הפתרון האופטימלי (לא האידיאלי) יהיה למצוא ולגייס תוך כדי סינון ומיון מנהל חשבונות שמראה מידת אחריות ואכפתיות גבוהה. ולאחר מכן, להכשיר אותו לתפקיד כפי שאתה היית רוצה שהתפקיד יתבצע.

אם אינך יודע איך התפקיד צריך להתבצע בצורה מושלמת – פנה אלי ואשמח לעזור.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים