המלכודת של “הייתי במשרד כל היום אבל לא הספקתי כלום”

מהי תפוקה אמיתית? ואיך אפשר למדוד אותה?

יש אנשים שמאמינים שאם הם באו לעבודה, עבדו מספר שעות והלכו, זה סגר את יום העבודה, ולכן באופן טבעי הם זכאים לתשלום עבור התרומה שלהם.

מצד שני, מנהל לעיתים מוצא את עצמו במצב מוזר בו הוא צריך לשלם משכורת אבל התרומה של העובד לא באמת שם. מה לא מסתדר כאן?

ההבדל בין להיות עסוק לבין תפוקה

תפוקה היא כמות העבודה שנעשית בפועל. אבל הכוונה לא כמה זמן עבדת, אלא כמה יצא מזה.

לדוגמה:

עובד ישב 8 שעות => זה זמן

הוא סיים 5 משימות => זו תפוקה

בעסק תפוקה היא כמה תוצאות בפועל נסגרו בפרק זמן מסוים.

אפשר למדוד אותה לפי:

• מספר משימות שהושלמו
• מספר פגישות שהתקיימו
• מספר עסקאות שנסגרו
• כמות מוצרים שיוצרו
• מספר משלוחים שסופקו בזמן
• ערך כספי שנכנס
• ועוד

לא כמה שעות עבדת אלא מה סיימת

שום דבר לא קורה מעצמו ושום דבר לא נשאר תלוי באוויר. כל תהליך שמניב תוצאה מורכב משרשרת של פעולות שיש להן נקודת זינוק וקו סיום ברור. 

פגישת מכירה, לדוגמה, מתחילה ומסתיימת.

שליחת מסמך מתחילה ביצירת מסמך חדש, הוספת מילים ושינוי העמוד הריק לעמוד עם טקסט, וסיום ושמירה שלו.

אם מודדים רק שעות, אי אפשר לדעת באמת כמה תהליכים הגיעו לקו הסיום. אנשים יכולים להיות “עסוקים” במשך שעות, אבל המדד האמיתי להתקדמות הוא כמה פעולות נסגרו בפועל.

האם למדוד גם שעות עבודה?

כן, אפשר ורצוי. כך לאורך זמן תוכל לחשב כמה שעות בממוצע לוקח לאיש צוות או לצוות שלם להשלים משימה.

למה זה חשוב?

כי כך אפשר להעריך ולתכנן בצורה נכונה יותר את העתיד.

אם אף פעם לא ביצעת כזה מהלך מדידה, זה עשוי להראות לך מוזר ואף לא נחוץ. אבל אם תתמיד לפחות שלושה שבועות, תתחיל לראות את הערך האמיתי של זה. אם קשה לך לעשות זאת פנה אלינו וקבל עזרה.

רק מה שנסגר נחשב

פעמים רבות אדם חושב על משהו שצריך להתבצע, אך בפועל המשימה אפילו לא מתחילה, או מתבצעת בצורה חלקית, ולעולם לא מסתיימת.

דוגמה מצוינת היא אצל אנשי מכירות.

אם יש לידים שמגיעים, שהם למעשה מתעניינים והזדמנויות לעסקאות, אך לא מתקשרים אליהם, התפוקה היא אפס! ולא משנה כמה “שעות עבודה” מבוצעות. הרווחים שהיו יכולים להיות לך הולכים לאיבוד בעוד אתה משלם על זמן ולא על תפוקה אמיתית.

לבנות 90% מגשר זה בדיוק כמו לא לבנות אותו בכלל, כי אי אפשר לחצות בעזרתו את הנהר! עובדים יכולים להשקיע שעות, לנהל פרויקטים, לכתוב מיילים ולקיים עשרות פגישות. אבל כל עוד המשימה לא נסגרה ולא הגיעה לקו הסיום, הגשר לא הושלם.

איך מודדים כל תפקיד בצורה פשוטה

האם אפשר למדוד כל תפקיד? בהחלט כן.

עובד דלפק שמוכר: כמה הזמנות עבודה או משלוחים הושלמו.

מחסנאי: כמה בקשות סופקו.

מזכיר או מזכירה: כמה משימות הושלמו.

איש שיווק: כמה פריטי פרסום הופקו ונשלחו, וכמה תגובות התקבלו (למשל פניות ולידים כתוצאה מכך).

ועוד ועוד.

העיקר כאן הוא להגדיר לכל תפקיד תוצאה ברורה שאפשר לספור. כך לכל עובד יש מספר ברור, שחור על גבי לבן, שהוא יודע שהוא נמדד עליו. הרעיון הוא גם להפסיק להתרכז במאמץ שהושקע, ולהתחיל לספור את הפעולות שחצו את קו הסיום.

המעבר מ”לעשות” אל “להשלים ולסיים”

יש כאלה שמתחילים, אך לא ממשיכים עד הסוף. או במצב גרוע יותר, נכנסות פעולות מיותרות (כמו שאלות על גבי שאלות או סטיות לדברים “דחופים”), שמסיטות אותם מלהשלים את המשימה עד הסוף.

אם איש המכירות השיג הסכמה מלקוח על עסקה, אך לא דאג לסגור סופית, כמו לגבות ולהחתים על חוזה, או “שכח” להעביר למחלקת הייצור לביצוע, אז צריך להכיר בכך שעבדו על המשימה אך היא לא הושלמה, ולכן זה לא נספר בתפוקה.

מה משפיע על מספר המשימות שבוצעו והושלמו?

בראש ובראשונה, תוצר שלא מוגדר בצורה ברורה ומדויקת יגרום לך ולעובדים להרגיש “שעובדים”, אך היעילות תהיה נמוכה.

אל תניח שאנשים יודעים מעצמם איך התוצר צריך להראות במצבו האידיאלי.

למעשה, אפשר לסמוך על כך שאנשים ימציאו סטנדרטים חדשים, או יראו מופתעים, או לא יבינו מה אתה רוצה מהם, כשאתה מנסה להסביר להם את התוצר שרצית.

לקוח שלי, בעל מסעדה, שידע להגדיר: “שמנת פסטה צריכה לשקול 163 גרם”, ולדרוש דיוק במדידה, מצא שאפשר גם להגדיר במדויק איך נראים השירותים במסעדה אחרי ניקיון יסודי.

אם נכנסת פעם למסעדת פאר יוקרתית, והתבאסת מחוסר ניקיון, זה מאחר ולא הוגדר לעובד הניקיון מהו התוצר המצופה ממנו, ומה הדגשים שעליו לבדוק בעצמו, כדי לבחון אם הוא באמת השלים את המשימה כהלכה.

כמובן שחוסר מיומנות, חוסר בזריזות ידיים, ועבודה ללא נוהל מדויק של מה שצריך להתבצע הם גורמים נוספים שיפחיתו תפוקה.

יהיה הגורם שיהיה, אפשר לאתר אותו, לפתח את השיטה לטפל בו ואכן לטפל בו, והתפוקה תעלה פלאים. 

מאחל לך ולצוות שלך תפוקה אמיתית גבוהה!

צריך עזרה להעלות את התפוקה?

צור קשר.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

ראה גם:

תפוקה, זמן ואושר

הדרך הבטוחה להגביר את היעילות

הסוד הפשוט שמסביר למה אתה כל כך עסוק אבל לא מתקדם באמת