נאלץ לחזור על דברים שוב ושוב כי לא עשו אותם טוב בפעם הראשונה?
מה הם השלבים שמובילים לתהליך עבודה חלק יותר, שיעזור לך ולעובדים שלך לחסוך זמן ולמנוע חיכוכים מיותרים וטעויות?
לפני שנצלול למאמר עצמו…
פתחת עסק כדי לזכות בחופש אבל גילית שרק הכנסת את עצמך לעבודת פרך תובענית? במקום ליהנות מהחיים, אתה כבול לשוטף, לכיבוי שריפות ולמאות משימות שלא נגמרות?
במיוחד עבורך: המדריך שיעזור לך להפוך בעיות כרוניות בעסק לסיסטם שעובד לבד
פטריק אובריאן (ראש עיריית ניו יורק בשנת 1933) אמר פעם:
“לאנשים אף פעם אין זמן לעשות את העבודה כהלכה, אבל תמיד יש להם זמן לעשות את העבודה שוב.”
לא פעם מגיע אלי מנהל זה או אחר ומציין שאם היה לו עוד זמן, הוא היה מספיק יותר. אבל בפועל אפילו עם שלוש-ארבע שעות עבודה אקסטרה בכל יום, פשוט נגמר לו הזמן והוא לא מספיק מה שצריך.
המקרה של איש עסקים בעל רשת חנויות רהיטים היה אפילו חמור יותר. זה לא רק שנגמר לו הזמן, אלא שלאחר ששאלתי אותו מה קורה לו במהלך היום, הוא הבחין שהוא מבלה לא מעט זמן על טיפול בחיכוכים ואי-הסכמות של העובדים שלו.
לדוגמה, לקוחה שהזמינה מיטה, קיבלה מיטה במידה שאינה מתאימה למזרון שהזמינה. ההודעה הגיעה חזרה למשרד וכך גם המוביל שהחזיר את המיטה.
אך כעת, חסרה המידה. צריך שוב להוציא מישהו למדוד את המיטה, כי כבר הובן שהלקוחה אינה מומחית בביצוע מדידות.
כעת המנכ”ל צריך להתערב כי הלקוחה מעוצבנת, המוביל מרוגז, מרכז שירות הלקוחות שומר על רגיעה כללית מול הלקוחה, אך רותח מזעם על נציג המכירות שהיה צריך לכתוב את המידות כמו שצריך מלכתחילה…
בקיצור, המנכ”ל שלנו צריך כעת לטפל בעצמו בבעיה שנוצרה בכל הרמות, ותאמינו לי שזה גוזל לא רק הרבה זמן, אלא גם הרבה אנרגיה ותשומת לב.
לא פלא, שאין לו מספיק זמן. אז מה עשינו?
טיפול
הטיפול בשטח היה הרבה יותר מעמיק ממה שנרשם כאן כעת, אך תוכל להבין את הרעיון המרכזי.
ראשית, כתבנו כיצד צריך להיראות המצב האידאלי. כלומר, התחלנו מהסוף וראינו מה צריך לקרות מול הלקוח בצורה הכי טובה שרק אפשר לדמיין: המיטה המתאימה מסופקת, לפי מידות מתאימות, בפעם אחת, ללא נסיעות חוזרות. הכל מתואם עם הלקוח.
משם ניתחנו לאחור מהם צעדים הנדרשים כדי להגיע לכך.
ראינו מה נדרש בכל צעד כדי שיהיה אפשר לעשות את הצעד שאחריו.
גילינו שיש כ-43 פעולות שונות כדי שכל התהליך ילך חלק. וכל פעולה צריכה להיות מאוד מתואמת עם השאר.
בעל העסק ראה בפעם הראשונה את כל התהליך מהתחלה ועד הסוף, וזה גם אפשר לו לראות מדוע יש נקודות חיכוך ונקודות ש”חורקות”. היה לו קל לראות היכן וכיצד יש לשפר, וכעת גם היה בידו כלי להציג לצוות שלו איך דברים צריכים להיות.
לבסוף, כינסנו את כל צוות העובדים וכל אחד קיבל תדפיס עם כל התהליך, ועברנו על השלבים מהתחלה ועד הסוף.
עשינו “הרצה” של התהליך. הכוונה היא שעשינו הדמייה של כל מה שקורה מהרגע שהלקוח נכנס ועד שהוא מקבל את הסחורה והכסף מתקבל כולו בקופה, ואפילו את שיחת שביעות רצון הלקוחות שמבוצעת בסופו של דבר.
העובדים יכלו לראות כיצד העבודה שלהם (או יותר נכון, עבודה לא מושלמת שלהם, כגון מידה שחסרה, או פרט שנרשם בכתב יד לא ברור) משפיעה על האחרים במערכת, וכיצד היא עלולה ליצור בלגנים מיותרים.
לעובדים הייתה גם הזדמנות להציע הצעות לשיפור, כי הם נמצאים בשטח ומכירים את התהליכים שמתרחשים. אספנו כשלושה דפים של הצעות לשיפור במהלך הפגישה.
התוצאה הסופית היא ששבועיים לאחר מכן, המנכ”ל דיווח לי שיש לו הרבה יותר זמן לטפל בדברים שבאמת מקדמים את החברה והוא כמעט לא מתעסק יותר בחיכוכים כמו בעבר. הוא כתב לי שהוא תמיד חשב שאנשי המכירות עושים את המכירות ומייצרים הכנסות לחברה, אך כעת הוא גם מכיר בערך של מנגנון האדמיניסטרציה וכמה הוא יכול לזרז או לעכב הכנסות אם הוא אינו מטופל במיומנות וכהלכה!
המסקנה:
אם אתה או העובדים שלך חוזרים שוב על אותן טעויות, כנראה שאין לכם תהליך ברור, מסודר, ומתואם. ברגע שיוצרים אחד כזה אתה תרגיש כאילו קיבלת את החיים שלך חזרה.
רוצה שנעזור לך לבנות תהליך כזה לעסק שלך?
עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ
תוכן עניינים
רוצה לקבל רעיונות שעוזרים לעשות סדר בעסק ומחזירים שליטה בזמן ובתזרים?
טיפים פרקטיים שאפשר ליישם:
להתמודדות עם עומס, לשיפור תהליכים, ולהגדלת הרווחים בפחות מאמץ.
כולל טעויות נפוצות שחובה להימנע מהן וכל הדברים שראינו שעובדים בשטח.
להצטרפות לקבוצת הוואצאפ השקטהלבעלי עסקים שרוצים יותר חופש
הירשם לוובינר הקרוב לבעלי עסקים
משדר מיוחד שייתן לך נקודת מבט חדשה על ניהול חכם ואסטרטגיה מוכחת עם דוגמאות מהחיים.
הופכים את העסק למכונה לייצור רווחים…
הגיע הזמן לגלות מה באמת חוסם אותך, ולקבל מדריך מיידי וקצר לפריצה קדימה
מלא את השאלון וקבל גישה מיידית למדריך
“3 שיטות פשוטות להגדלת הרווחים בלי להשקיע שקל בפרסום”
טיפים נוספים
אחוזי סגירה בקרת איכות גבייה גיוס כוח אדם הגדלת רווחים הוצאות הכשרת עובדים השגת מטרות התייעלות טיפול בעובדים טעויות נפוצות יש תקווה כוח אדם לעשות פחות ולהתקדם יותר לקוחות חדשים לקוחות חוזרים מחסום אישי מחסום נסתר מכירות מקרים מהשטח ניהול נכון ניהול פיננסי סגירת עסקאות סדר וארגון סיפור מהחיים קבוצות קידום עם פריטי דפוס רשתות חברתיות שורש הבעיה שיווק וקידום שימור לקוחות שירות לקוחות תזרים מזומנים תכנון פיננסי תמחור ״אין מה לעשות״
- כמה פעמים ביום אנחנו נתקלים בציניות? כזו שמושכת למטה וגורמת להרגיש ש”ככה זה ואין מה לעשות”? הנטייה הטבעית כשדברים משתבשים היא לשתוק, או גרוע מכך, להצטרף למקהלת התלונות. אבל מה קורה כשבוחרים לא לעמוד מהצד? השבוע, מצאתי את עצמי בסיטואציה שהעמידה את הסבלנות שלי למבחן, אבל גם סיפקה לי הזדמנות לעשות משהו קצת אחרת.
- אחרי לא מעט שנים שאני מלווה בעלי עסקים אני כבר יודע לזהות את המבט הזה. המבט של אדם מוכשר, מקצוען אמיתי, שפשוט קורס תחת הלחצים של היומיום. ברגעים כאלה, מרוב שמסתכלים על הבעיות, מפסיקים לראות את ההזדמנויות, גם כשהן מתקשרות אליך ישירות לנייד ומבקשות להיפגש. ככה נראתה פגישה שהתחילה בתירוצים של חוסר ודאות, והסתיימה בלקיחת אחריות שהכניסה מאות אלפי שקלים.
- אם היית עושה בבוקר כפיפת בטן אחת, מסתכל במראה ומתעצבן שעדיין אין לך קוביות בבטן, כנראה שהיית מבין שיש “פער קל” בין המאמץ לציפייה. אבל משום מה, בשיווק ומכירות, יש אנשים שנראה להם הגיוני לשלוח שלוש הודעות ביום, להעלות פוסט אחד בשבוע, ולהתבאס שהלקוחות לא מתנפלים עם כרטיסי אשראי שלופים.
