״אני רק מנהלת החשבונות. מה שבעל הבית עושה עם הכסף שלו… זה כבר עניינו.״

זו התשובה שקיבלתי ממנהלת חשבונות של לקוח שהתחלתי לעבוד איתו ולחקור מדוע חסר יותר ויותר כסף בחשבון הבנק ללא קשר למחזור העסקי.

כשמנהל החשבונות רואה את תפקידו כפקיד בלבד – כזה שרק מתעד חשבונות נכנסים ויוצאים – הוא עלול לגרום לנזקים כבדים לעסק, נזקים שנדרשת מיומנות גבוהה כדי לחשוף.

האם התפקיד של מנהל החשבונות, הוא באמת רק לתעד חשבונות?!

בזכות תפקידי כיועץ בכמה חברות במקביל, אני יכול להשוות בין סגנונות עבודה שונים של מנהלי חשבונות. ברגע שבעל העסק אינו מבין מה באמת נדרש מבעל התפקיד, העסק כולו עלול להיתקל בקשיים תזרימיים.

הנה דוגמה מעשית לנקודות לבדיקה אצל מנהל חשבונות בעסק.

איך מנהל חשבונות יוצר בורות פיננסים?

בקלות. 

נתקלתי בדוגמה לכך בעסק שבו מנהלת החשבונות הייתה… באה לעבודה.

כן. באה לעבודה.

מה רע בזה? שזה בדיוק כל מה שהיא הייתה עושה.

היא הייתה זו שאליה הגיעו כל החשבונות של הספקים.

בכל פעם ששמעתי עליה מבעלי העסק, נאמר לי שהיא הייתה ״מאוד מאוד עמוסה בלטפל בכל הניירת הזו״.

אבל בסופו של דבר, כשהגיע מועד התשלום לספקים – היו חסרים מאות אלפים כדי לעמוד בכל התשלומים.

תפקידו של מנהל החשבונות הוא ליצור שיטת עבודה שמונעת מצב בו ההוצאות עולות על ההכנסות בתזרים.

מנהלת חשבונות שמסבירה לי, איך אין לה מה לעשות בנוגע לכל החשבונות האלה שמגיעים… ואין לה שום סמכות להשפיע על הרכש… היא חסרת אחריות.

הוכחה לכך היא מנהלת חשבונות חדשה יחסית שהכנסתי לתפקיד. עברתי איתה על העיקרון הבסיסי של ״הוצא פחות ממה שאתה מכניס״, ועל כך שההכנסה צריכה להיות מחושבת רק מכסף אמיתי שהופקד ונפרע בבנק – לא צ׳קים דחויים או תשלומים עתידיים.

לא ״תשלום שאמור להגיע בקרוב״, לא ״צ׳ק שצריכים לשלוח לנו״, ולא שום דבר אחר פרט למזומן ממשי שהופקד בבנק כנגד תוצרת אמיתית (לא הלוואות).

אותה מנהלת חשבונות, אחרי שביצענו פרויקט ניהול תזרים בעזרת ״אמיר תזרים מזומנים״, ידעה להגיד בדיוק כמה כסף יהיה חסר בעוד 30 יום, וללחוץ על תהליכי רכש נכונים יותר.

כתוצאה מכך, היא ידעה להכין את בעל העסק לקראת מה שהולך לקרות, ואף להמליץ איך לטפל במערך האשראי בבנק בצורה נכונה יותר.

ידעת שסטאלין מנהל חשבונות?

במהלך הכנסתה לתפקיד, הבהרתי למנהלת החשבונות החדשה, שאפשר לרכוש ולהתחייב רק לאחר שאושר תקציב מראש.

לעיתים זה נראה כמו ״עודף בירוקרטיה״ ואיטיות שאי אפשר לסבול. אבל האמת היא שעדיף שזה יהיה משהו שאי אפשר לסבול. ככל שזו תהיה מערכת שאי אפשר לסבול אותה, כך יצטמצמו ההוצאות.

אותה מנהלת חשבונות שהכנסתי לתפקיד החלה לשים גבולות לאנשי הצוות, בכל הנוגע להוצאות.

היא שמרה כל כך טוב על הכסף של החברה, שהצוות התחיל להצמיד לה את הכינוי ״סטאלין״, מאחר והיא שלטה ביד רמה בצמצום ההוצאות בחברה.

ואכן, המצב החל להיכנס תחת שליטה.

״אני לא קשור למכירות!״

באמת?!

בוא נתבונן פעם נוספת.

כאשר מנהל החשבונות בוחן את המצב הכספי מנקודת מבט רחבה – הכוללת את ההוצאות, ההכנסות ותהליך הגבייה – יש לו את הכלים לנהל תזרים מאוזן ויציב. 

לעומת זאת, אם הוא מתמודד עם פערים בין המזומנים הקיימים לבין התשלומים הנדרשים ולא דואג להיות מחובר לתהליכי המכירות והגבייה, הוא פועל בחוסר אחריות.

מנהל חשבונות טוב יעמוד על כך שהוא יהיה מחובר למערכת ניהול המכירות וידרוש, ידרוש, ידרוש שיכניסו כמות גדולה של כסף שתכסה את ההוצאות + רזרבות.

נדירים הם מנהלי החשבונות שיודעים לדרוש מבעל העסק, ממנהל המכירות, מנציגי המכירות, ומכל איש צוות אחר תפוקה אמיתית שסוף סוף תכניס יותר כסף לארגון.

איך מוצאים מנהל חשבונות טוב ואחראי?

האמת היא שמנהל חשבונות טוב – יוצרים.

נתקלתי בזוג שותפים שמנהלים חברה גדולה מאוד.

הגישה של אחד השותפים הייתה ״אם אני כבר משלם משכורת גבוהה, אז האדם שנכנס לתפקיד צריך לדעת הכל ולבצע את כל מה שנדרש בתפקיד.״

למרות שזו מחשבה יפה והיא נשמעת הגיונית, היא לא עומדת במבחן המציאות.

גם מנהלי החשבונות הבכירים ביותר מפספסים. ומלכתחילה הם עולים הרבה כסף.

לכן הפתרון האופטימלי (לא האידיאלי) יהיה למצוא ולגייס תוך כדי סינון ומיון מנהל חשבונות שמראה מידת אחריות ואכפתיות גבוהה. ולאחר מכן, להכשיר אותו לתפקיד כפי שאתה היית רוצה שהתפקיד יתבצע.

אם אינך יודע איך התפקיד צריך להתבצע בצורה מושלמת – פנה אלי ואשמח לעזור.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים

The post ניהול כספים בעיניים עצומות – מתכון בטוח לבורות בתזרים appeared first on אקספדיטור.

כשהתחלנו לעבוד יחד, אחד הצעדים הראשונים היה לתלות לוח שישמש כלי ניהולי ויביא סדר וארגון לעסק. 

הלוח גדול ורחב, תלוי על הקיר, ומציג באופן מסודר את תפקידי העובדים ותחומי האחריות שלהם. הוא מראה בבירור מי אחראי על מה ומסייע לכל אחד להבין את תפקידי הצוות וההנהלה, כולל ההיררכיה והקשרים בין תחומי האחריות השונים.

כשהצגתי את הלוח, היא תהתה בינה לבין עצמה למה משרד קטן כמו שלה בכלל זקוק לזה, הרי זה משהו שמתאים יותר לתאגיד גדול, לא? אבל בסופו של דבר, החליטה לנסות. מתוך מחשבה שאם זה לא יעבוד – תמיד אפשר להסיר אותו…

בהמשך היא ראתה מדוע לוח כזה הוא חיוני, אפילו אם אתה מנהל עסק של אדם אחד בלבד!

וזו התובנה במילותיה שלה:

״בעסקים קטנים כל הידע של המנהל נמצא בראש – הראש שלי במקרה הזה, שחי עם זה כבר שנים, 24/7. אצלי הכל ברור, מסודר ויפה, אבל העובדים שלי? לא בטוח שהם תמיד מבינים מה הולך. כשאני מכשירה מישהי חדשה, זה אולי ברור לי איפה היא ממוקמת, אבל לה? ממש לא תמיד.

ואז הבנתי: הלוח הזה הוא לא סתם לוח. הוא הכלי שמוציא את כל מה שיש לי בראש החוצה ומסדר את זה בצורה מוחשית. עכשיו, כל עובד חדש שנכנס לארגון מבין בדיוק איפה הוא נמצא ואיך כל החלקים מתחברים.״

ואכן, הלוח הזה מביא סדר ומבהיר לכולם את תחומי האחריות שלהם. זה עובד בין אם מדובר באדם אחד, צוות של 5 או 10, ואפילו בחברה עם 50 עובדים ומעלה.

חלק מהיתרונות כוללים:

חלוקת תפקידים ברורה: לכל עובד מוגדר תחום אחריות ספציפי, כך שכולם יודעים בדיוק מהו תפקידם ומה מצופה מהם.

היררכיה מסודרת: הלוח מציג בצורה ברורה את מבנה הניהול בעסק, כולל הקשרים בין תפקידי הצוות, מה שמאפשר הבנה ברורה של הסמכויות ומי אחראי על מי.

שקיפות מלאה: הלוח יוצר תמונה ברורה של מבנה העסק, כך שכל אחד יודע איך תפקידו משתלב בתמונה הגדולה, ונמנע בלבול ואי-סדר.

(וישנם יתרונות נוספים…)

ומה לגבי עסק של אדם אחד בלבד?

בעל עסק של אדם אחד אולי מתפקד לבד, אבל בפועל הוא ממלא תפקידים רבים ושונים. הנה כמה מהם:

ניהול כוח אדם (הוא מוודא שהיא ״מגיע לעבודה״ ואכן עובד, ובעת הצורך מגייס עזרה)

קידום ושיווק

סגירת לקוחות חדשים

גבייה

תשלומים

אספקת המוצר ו/או השירות

בקרת איכות עצמית

ועוד ועוד.

איך בדיוק הוא מצליח לחלק את הזמן והמשאבים שלו בין כל התפקידים האלה? סיכוי טוב שחלקם נזנחים כמעט לגמרי… ויש סיכוי שהוא אפילו לא מודע לכך שכל אחד מהתפקידים האלה חייב להתבצע. אחרת, העסק שלו עלול להיתקע במקום, או אפילו להיעלם במקום לצמוח ולהתפתח.

ברגע שמעבירים את המידע החשוב הזה מהראש אל מתכונת מסודרת וברורה, ניתן לתכנן זמן לכל פעילות, לנהל את הזמן בצורה יעילה, ולוודא שפעולות קריטיות לא נזנחות לאורך הדרך.

גיבוש הצוות והמורל

יתרון חשוב נוסף שהלקוחה שלי ציינה הוא ההשפעה המגבשת שהכלי הארגוני הזה יצר:

״חוץ מזה, אני חייבת להודות שזה גם משפר את המורל במשרד. העובדים מרגישים שייכות – כמו חלק מקבוצה אמיתית. בסוף, כשכולם יודעים את מקומם, זה הרבה יותר קל לכולם, ובייחוד לי.״

המסלול להתרחבות פתוח בפניך

כל ארגון מורכב ממספר מוגדר של תפקידים עם התמחות ספציפית.

כשכל התפקידים ידועים ופועלים נכון יחד, בתיאום מלא אחד עם השני, זה מביא להתרחבות בלתי נמנעת.

לכן, אצל בעלי עסקים המקבלים מאיתנו ייעוץ, אנו מקפידים בין היתר על הצעד הבא:

כדי לעזור לכולם – חברי צוות חדשים, חברי צוות ותיקים, לקוחות וספקים – אנחנו תולים לוח עם כל התפקידים על הקיר, בצורה כזו שהוא לא יוכל “ללכת לאיבוד” בקלות.

הוא תמיד מול העיניים.

הלוח שאנחנו מייצרים ללקוחותינו הוא מגנטי, מה שמאפשר עדכון קל ומהיר בכל פעם שמישהו עוזב או מצטרף, ללא צורך בהדפסה מחודשת. פשוט מחליפים את התגית המגנטית – וזהו!

בוא נבנה מערכת מסודרת ויעילה בעסק שלך

הגיע הזמן להקל מהעומס המכביד ולמקד את האנרגיה שלך בדברים החשובים באמת. 

אם אתה מנהל עסוק שמחפש פתרונות לניהול חכם ורווחי בעסק שלך, אנחנו כאן לעזור. השירות שלנו מספק ייעוץ עסקי וליווי מותאם למנהלים ובעלי עסקים כמוך.

ענה על השאלון הקצר הבא ובוא נקבע פגישת ייעוץ ללא עלות. בעזרת הידע והכלים הנכונים, אתה והצוות שלך תוכלו לפעול בצורה חלקה ולהשיג תוצאות שכרגע אולי נראות לך בלתי אפשריות. אז בוא נדבר.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

סיפורי הצלחה מבעלי עסקים

ק.ע. בעל עסק

פעם אם היית מנסה לדבר איתי על תוכניות, תכנון פיננסי, ולוחות התארגנות… הייתי צוחק. היום אני מבין שכדי לגדול, גם בעסק קטן צריך ללמוד לחשוב כמו עסק גדול ושכל הכלים הללו הם חלק מההצלחה היום.

י.ד. בעלת עסק

היי עפר, קודם כל, אני חייבת לבקש סליחה. זוכר שדיברת על לוח התארגנות ואני חשבתי לעצמי, “מה זה השטויות האלו? אנחנו משרד קטן, למה צריך לוח כזה?”. כן, כן, זה עבר לי בראש. אבל בכל זאת, החלטתי להתמסר לתהליך (אמרתי לעצמי שאם זה לא יעבוד, תמיד אפשר לסלק את הלוח).

אז… היום התחלתי את קורס ההתארגנות, ובמסגרת אחת השאלות שם פתאום נפל לי האסימון. למה באמת צריך לוח התארגנות? התשובה הברורה: בעסקים קטנים כל הידע של המנהל נמצא בראש – הראש שלי במקרה הזה, שחי עם זה כבר שנים, 24/7. אצלי הכל ברור, מסודר ויפה, אבל העובדים שלי? לא בטוח שהם תמיד מבינים מה הולך. כשאני מכשירה מישהי חדשה, זה אולי ברור לי איפה היא ממוקמת, אבל לה? ממש לא תמיד.

ואז הבנתי: הלוח הזה הוא לא סתם לוח. הוא הכלי שמוציא את כל מה שיש לי בראש החוצה ומסדר את זה בצורה מוחשית. עכשיו, כל עובד חדש שנכנס לארגון מבין בדיוק איפה הוא נמצא ואיך כל החלקים מתחברים.

זה מזכיר לי את הסיפור על המחקר עם הקופים: כשקוף ניסה לעלות על העמוד, הוא קיבל חשמל. אחרי שהחליפו את הקופים שהתחשמלו, גם הקופים החדשים פחדו לעלות על העמוד – מבלי לדעת למה. אז נכון, זו אולי לא הדוגמה הכי מדויקת, אבל לוח התארגנות עושה סדר ומבהיר לכולם מה התפקיד שלהם, בלי כל החשמל המיותר הזה.

חוץ מזה, אני חייבת להודות שזה גם משפר את המורל במשרד. העובדים מרגישים שייכות – כמו חלק מקבוצה אמיתית. בסוף, כשכולם יודעים את מקומם, זה הרבה יותר קל לכולם, ובייחוד לי.

אז תודה! כנראה שלוחות התארגנות זה לא שטויות אחרי הכל.

The post מה שעובד בתאגידים גדולים יכול לעבוד גם אצלך appeared first on אקספדיטור.

במייל הוא כתב שהוא קורא כבר הרבה זמן את הטיפים והמאמרים שלי (כבר 9 שנים!) ושהם רוצים לקדם את החברה בעזרתי. 

בשיחות היכרות עם הצוות המעורב, מצאתי צוות נאמן וותיק מאוד.

כאשר העלנו את נתוני ההכנסות על גרף, ניתן היה לראות בברור מצב מסוכן המבוטא בירידה חזקה של הסטטיסטיקה. מחזור החשבוניות קטן ב-30% בחודש האחרון, ובששת החודשים אחרונים לא התקדם כלפי מעלה מהטווח שהיה בו.

מחקירה מהירה (פחות מחצי יום עבודה), זיהיתי סדרה של בעיות מהותיות: 

• אי סדר שגרם לעובדים לבצע משימות שאינן קשורות לתפקידם.
• ארגון עובדים לא נכון שהוביל לכך שמשלמים משכורת של שני אנשים לעשות עבודה של אדם אחד.
• טעויות בניהול והשגת ציות.

אבל הטעות הראשית והכי דחופה לטיפול היתה שלא מבוצעות מספר פעולות בסיסיות שהיו מביאות מכירות מהר, ויחסית בקלות. 

במקום זאת, כל המכירות הסתמכו על דרישות נכנסות או לקוחות שמועילים בטובם להשיב בחיוב על הצעות מחיר שנשלחו שבועות ארוכים לפני כן.

באופן אחיד, צוות המכירות התלונן על קושי להתמודד עם מחירי תחרות מול מתחרים, וחוסרים במלאי שחוסמים סגירת הזמנות רבות.

יחד עם זאת, מניסיון, אני יודע שלבני אדם יש נטייה להתמקד במחסומים לתפוקה ולא בתפוקה עצמה. ולרוב העסקים יש אוצר סמוי של מקורות לעסקאות חדשות שהם כלל לא מנצלים.

לכן, ביקשתי מהמנכ״ל לבדוק את אחד הדוחות, ומצאתי את מה שהנחתי שיהיה שם: 

מיליונים של שקלים שרק יושבים ומחכים שיקטפו אותם.

קראנו למנהל המכירות לשיחה יחד איתי ועם המנכ״ל, והצגתי לו את הסיטואציה. 

מנהל המכירות בעיקר ראה את הסיבות ״למה אין מה לעשות וזה המצב״, וש״כדי לטפל במצב צריך הכשרה מקיפה נוספת לאנשי המכירות והמון משאבים והוצאות״.

עניתי שאני מבין שיש קושי לסגור עסקאות וצריך כלים, ויש מה לארגן במחסן וברכש ובפיננסים ועוד הרבה דברים לעשות וגם כלים לאנשי מכירות – כל אלו יגיעו בהמשך.

אך כעת, מה שצריך – זה הזמנות סגורות שגובים את הכסף עבורן!

הסברתי לו את האמת. אנחנו על ספינה בלב ים. אנחנו במסלול להתנגש בקרחון. האם הסבר מדוע יש קושי לסובב את ההגה, ימנע מהספינה להתנגש בקרחון?

האם זה הזמן לקחת את צוות הספינה להכשרה על מערכת ההגאים וללמוד לנווט טוב יותר?

ברור שלא!

לכן, מה שצריך כעת קודם כל זה לסובב את הספינה. ווידאתי שיש לו את הנתונים המדויקים לגבי איך לעשות את זה.

אמרתי בצורה מפורשת: “אני יודע שמה שאני מבקש ממך הוא בלתי אפשרי! ממש בלתי אפשרי! אך זה מה שנדרש כעת לעשות – לסגור עסקאות ולגבות עבורן את הכסף.

מדוע? מפני שאם לא נשנה את נתיב הספינה הזאת, פשוט בקרוב מאוד, לא תהיה ספינה. וכל הצוות יצטרך להתמודד עם קשיי הישרדות אישיים.

אז למה שלא נשים בצד את כל ההסברים, התיאוריות והצורך בהדרכות?

אם עד עכשיו, זה לא פתר שום דבר – מדוע להמשיך עם זה?! בוא נשים בצד את ההסברים, ונסגור עסקאות.

בעיית המחיר היא בעיה “מוכרת”. היא מוכרת להרבה אנשי מכירות, אך ב-99.99% מהמקרים היא אינה הבעיה.

במילים אחרות, לקוח שאומר “המחיר היקר” אומר “לא הראית לי שאתה נותן ערך גבוה עבור הכסף שאני מעביר לך עבור המוצר והשירות”.

הדוחות מראים שיש הזמנות פתוחות. בוא נעבור עליהן ונתעקש יותר. אם זה לא נסגר בטלפון – סע אליו. אם נדרשת פעולה נוספת – בצע אותה.

עדיף שנקבל “לא החלטי” ונסגור את ההצעה הפתוחה כ״הפסד״, כדי לפנות מקום ותשומת לב לטיפול פעיל בהזדמנויות נוספות.

אחרי הכל, תמיד אפשר לחזור אל מבקש ההצעה ימים, שבועות, חודשים (ומניסיוני גם שנים) מאוחר יותר, ולפתוח מחדש את הדלת. להתעניין מה קורה אצלו. לברר אם היה מבסוט אצל הספק שסיפק לו. לעיתים ההזמנה מהמתחרה נפלה על שירות גרוע, אי הסכמות, שגיאות, מחיר וכו’ ואפשר לפתוח את ההזדמנות שוב. או שאפשר לדבר איתו ולהתכונן להזמנה הבאה בצורה טובה יותר.

המסר הוא: תמיד יש מה לעשות. גם אם נראה שאין מה לעשות – יש.  ואם נגמרו לך הדברים לעשות עבור אותו לקוח – מצא עוד 5 לקוחות נוספים.

באותו יום, מנהל המכירות כבר העביר את המסר לצוות, וסוכני המכירות התחילו לפעול ברמה אחרת לגמרי.

מרימים את העסק לפני שזה מאוחר מדי

המשברים הכלכליים לא הולכים להיעלם מעצמם, וזה הזמן לפעולה מיידית ומדויקת.

אם ההכנסות שלך בירידה, אם העסקאות נסגרות בקצב איטי מדי או שהמחסומים נראים גדולים מדי – אני כאן כדי לעזור לך לסובב את הספינה בזמן, לפני שהפגיעה תהיה בלתי נמנעת.

אל תיתן לעסק שלך להתקרב לסכנה מבלי לפעול. הזמן פגישת ייעוץ עכשיו, ואנחנו נבנה תוכנית אסטרטגית מותאמת. לחץ כאן למילוי שאלון ותיאום פגישת ייעוץ ללא תשלום.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

The post מהיכן מתחילים במקרה של אסון פיננסי מאיים? appeared first on אקספדיטור.

עוברים למקום חדש – והתפוקה נמוכה.

הוא משפר את התנאים לעובדים, נותן מטבח חדש, מקלחות, ופינוקים – והתפוקה נמוכה.

הוא מכפיל את שטח המפעל – והתפוקה… נמוכה.

לא משנה מה בעל העסק הזה עושה – התפוקה נשארת כל הזמן נמוכה.

למצב הזה 6 סיבות אפשריות. הנה אחת מהן:

בעל העסק והצוות עובדים בניהול משברים במקום ניהול תפוקה רציפה. אין שום תכנון קדימה של שבוע מראש עם יעדים יומיים ברורים שמעודכנים מיום ליום בהתאם להתקדמות. 

כשאין תכנון קדימה, כל יום הופך להיות סוג של “כיבוי שריפות“. בעל העסק והצוות לא מתקדמים בצורה מסודרת לפי תוכנית, אלא רק מגיבים לבעיות שמופיעות.

התוצאה היא עבודה ללא כיוון ברור ובלי מדידת הישגים אמיתית.

אולי תגיד “ברור שעדיף לעבוד לפי תוכנית, אבל איך זה תלוי בי? כשיש שריפה – מוכרחים לכבות אותה!“. כאן בדיוק העניין: בעיות ממשיכות לחזור על עצמן, כי לא מטפלים בשורש שלהן. יש סיבה למה בעל העסק נאלץ כל הזמן רק לנהל משברים. וברגע שמגלים את הסיבה האמיתית (לא את התירוצים הנפוצים), אפשר גם לטפל בה.

אני מזמין אותך לענות על השאלון ולקבוע איתי פגישת ייעוץ ללא תשלום, בה נדבר על איך לעזור לך כמנכ״ל להוריד עבודה מיותרת מעצמך, ובמקביל לעזור לעסק לפעול ביעילות ולתקתק עבודה.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

The post צוות של 20 עובדים, והתפוקה נמוכה appeared first on אקספדיטור.

בפגישה עם המנכ״ל, היה ברור שהוא נחוש מראש לקבל פתרון ספציפי.

אך מה לעשות שהפתרון שהוא ״נעול עליו״, לא פותר למעשה את הבעיה שהוא מציג?

קודם כל, בפגישה המנכ״ל הזה ניסה להבין מה הרקע שלי (אין לי עבר פלילי…), ואילו תעודות יש לי (תואר ראשון במתמטיקה, מהנדס מערכות של מיקרוסופט, פרס יזמות מתקדמת בפיתוח משאבים בחברה בינלאומית…)  אבל הוא כלל לא היה מעוניין לשמוע מה אני יודע ויכול לעשות עבור הארגון שלו.

הוא היה נעול על כך שהבעיה שצריך לפתור היא ״בעיית תקשורת בין האנשים״ (כך הוא קרא לזה).

היה לי ברור מהשאלות שלו שהוא ״ממוקד תעודות״ במקום ״ממוקד תוצאות״.

את הפגישה יזם אחד המנהלים הבכירים שמתחת למנכ״ל, אחרי שבעבר עבד בחברה שסיפקתי לה ייעוץ עסקי והדרכה למנהלים.

כך שלפני הפגישה תחקרתי מהן בעצם הבעיות הקיימות בשטח ברמת הניהול מתחת למנכ״ל.

היה נראה למנכ״ל שהבעיה היא ״בעיית תקשורת״, והוא רצה לפתור אותה בעזרת הדרכה של ״מיומנויות רכות״ (מיומנויות חברתיות), כגון סגנונות תקשורת וכו׳. הוא בנה על כך תיאוריה שלמה. 

אבל למעשה הבעיה האמיתית בשטח היתה שונה, והרבה יותר פשוטה לטיפול. היה עבורה פתרון אחר, ממוקד ויעיל.

אך לפני שנפנה לפתרון, נביא את הבעיה.

הבעיה היתה בעיה של חוסר אחריות.

מנהל היה נותן משימה, ומקבל המשימה היה מתרחק משם, אך המשימה לעולם לא הייתה מסתיימת, או שהיא הייתה ״מטופלת״, אך לא עד הסוף!

לסיים משימות עד הסוף לא אומר ״להיכנס באנשים״. זה אומר דאגה לכך שהמצב מטופל באופן מלא בלי להשאיר קצוות פתוחים או פתח לצרות עתידיות.

אם אתה צריך לטפל בבעיה שוב ושוב, או שהעובדים שתחתיך התרגלו כבר להעביר את הבעיה למישהו אחר במקום לטפל בה עד ה-ס-ו-ף, אתה נמצא בבעיה שמתחפרת לך מתחת לקרקע הבטוחה לכאורה שאתה עומד עליה.

אם מתעוררת סביבך סיטואציה כלשהי שיוצרת בעיה – טפל בה, וטפל עד הסוף! כלומר חסל אותה כך שזה יהיה סופה והיא לא תחזור.

הפתרון מורכב ממספר נקודות של תרגולים מעשיים והבנת עקרונות מרכזיים, שעוזרים לעובדים להפוך לצוות יציב ועצמאי, שמטפל במשימות ביעילות ובהצלחה.​

כדי להתחיל לעזור לך להשיג בדיוק את זה, אני מזמין אותך לענות על השאלון הבא ולקבל פגישת ייעוץ ללא תשלום, בה נדבר על איך לעזור לך כמנכ״ל להוריד מעליך עבודה מיותרת, ובמקביל לעזור לעסק לפעול ביעילות מירבית.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

The post מה מנכ״ל של 900 עובדים פספס? appeared first on אקספדיטור.

איזה כיף זה היה לו היית יכול פשוט להתבונן בחשבון הבנק שלך ולראות רזרבה הולכת וגדלה משבוע לשבוע.  ​אך המציאות מספרת לנו סיפור אחר…

מי שעובד עם רואה חשבון, קרוב לודאי שנתקל בתופעה מאוד מוזרה. רואה החשבון מספר לך שלפי הדוחות, אתה ברווח. אבל איך שאתה יוצא ממנו, מתקשרת שושי או כוכי מהבנק ושואלת מתי אתה בא להגדיל את המסגרת כדי שלא יחזרו לך צ׳קים, ואתה שואל את עצמך: “אם יש רווח, אז איפה הכסף?!” 

מנהלים אחרים, משלמים לספקים, לעובדים, למע”מ ובסוף השנה מגיע בדואר מכתב “פרס על התנהגות טובה ממס הכנסה” – דרישה להשלמת תשלום מס על שנה שעברה. 

יש גם את אלה שנאלצו לפתוח מספר חשבונות בנק כי מסגרת האשראי בחשבון הראשון לא הספיקה. וכעת הם עסוקים בלטפל בתשלומים יוצאים ממספר חשבונות בנק שונים! 

בקיצור, כל קושי בתזרים מעיד על טיפול לא נכון בדברים.

איש כספים, גם אם הוא הכלכלן הטוב ביותר, אם אינו יודע ואינו מבין לעומק את הנתונים החיוניים בניהול פיננסי נכון בעזרת המשאבים הקיימים, עלול לטפל בכסף בצורה לא נכונה עבור העסק, ויגרום למנכ”ל שלו לעבוד הרבה, הרבה יותר קשה.

אם איש הכספים הזה הוא במקרה גם המנכ”ל בעסק… אני אפילו לא רוצה לדמיין איך תראה שגרת היום (והלילה) שלו. 

מנכ”ל כזה, גם “יקנה” כל סיפור ורעיון של הגדלת מסגרת האשראי כדי “להתגבר” על התקופה הקשה. 

​מה מנכ”ל מצוין עושה? 

מנכ”ל טוב דואג שהוא עצמו ואיש הכספים שלו (במיוחד אם זה הוא עצמו) יבינו היטב את המשמעות של תכנון פיננסי נכון, שמשמעותו היא להוציא בתבונה את מה שיש לך כך שהדברים ימשיכו להתלגל ושתעשה יותר כסף. זה כמובן כולל לבנות יותר רזרבות שיאפשרו לך להתרחב בקלות בעתיד. 

אם תעשה את זה נכון, לא תצטרך לפנות לאשראים ולמקורות מימון חיצוניים, אלא תהיה ה”בנק” של עצמך. אם אינך יודע כעת כיצד לעשות את זה בפועל, מלא עכשיו את שאלון הניתוח העסקי וקבל פגישת ייעוץ אישית.

מנכ”ל גרוע – פשוט חושב ומאמין שהוא כבר יודע הכל. אין לו מה ללמוד. הוא מחפש באופן חוזר ונשנה מקורות מימון חיצוניים, במקום ללמוד לפתור את הבעיה מהיסוד. הוא עובר מהלוואה להלוואה ומניצול מסגרת אשראי אחת לשניה וכן הלאה. 

​איך זה עובד בשטח? 

לקוח שלי, בעל נגרייה של 2500 מ”ר ו-50 עובדים, הגיע אלי עם עסק שעולה באיטיות במחזורים השנתיים בשנים האחרונות.

למרות שדוח הרווח וההפסד הראה רווח, המצב בבנק הלך והחמיר. 

מסגרות האשראי נוצלו עד תום והיה צריך להרחיבן. הקושי בתזרים חייב אותם לנכות צ׳קים בעלות גבוהה ואף להיענות לדרישת הבנק לשעבד את העסק כבטחון למסגרת ניכיונות נוספת. 

למעשה העסק היה שייך לו על הנייר, אך בפועל היה בבעלות הבנק. 

בעבר, אחד הבעלים הזרים לעסק הלוואת בעלים של מעל שני מיליון שקלים ובמשך ארבע שנים ראה החזר חד פעמי של חלק קטן מאוד של ההלוואה. ובינתיים הזמן עובר. התוכניות הפרטיות נדחות, ואיכשהו שומרים על “תקווה”. 

​מה עשינו? 

בבדיקה מדוקדקת מצאנו כמה הפרות בנושא טיפול נכון בכספים. 

איש הרכש חשב שביצע רכישות ״טובות״ בהתאם להסכמי רכישה ״טובים״ שהשיג מהספקים. שינינו את שיטת הרכש כך שרוכשים רק מה שצריך לפי תכנון בשיטה מדויקת. זה הביא את העסק לניצול נכון יותר של המשאבים.

השינוי הזה גם אפשר להקצות משאבים באופן חכם למטרות שיווק ופרסום, תוך שמירה על איזון בין ההשקעה בתהליכי הייצור לבין יצירת הכנסות חדשות.

​במקום לקחת הלוואה, הצלחנו לייצר את הסכום המלא

כדי להשתתף בתערוכה שנתית גדולה, רבים מיצרני הרהיטים רגילים לקחת הלוואה (של עשרות ומאות אלפי שקלים) כדי לממן את ההשתתפות בתערוכה.

באותה שנה לא אישרתי להם להשתתף בתערוכה על בסיס הלוואה וכתבנו תוכנית שיווק חלופית. 

קבענו יעד להשתתף בתערוכה בשנה הבאה במימון עצמי מלא. חישבנו כמה נדרש לתערוכה וקבענו יעד לחסכון מיועד לכל חודש. גילינו שקיים חשבון שאינו בשימוש. הגדרנו אותו כחשבון לתשלום מיועד כדי להפריד את הכסף הנצבר מהתשלומים השוטפים. 

בכל חודש, הופרש סכום כסף בהתאם להכנסות של אותו חודש לפי נוסחה שלימדתי אותם. 

בשילוב עם שיטות חדשות לניהול מכירות וניצול טוב יותר של המשאבים הקיימים הצלחנו להגדיל את המכירות, ולחסוך בשישה חודשים 120,000₪ עבור התערוכה של השנה הבאה, ועוד 120,000₪ שהבעלים קיבל כהחזר הלוואה. גם את השעבוד מהעסק הצלחנו להוריד, אך את זה כבר נשאיר לפעם אחרת. 

בקיצור בעזרת אותם משאבים, הצלחנו לשפר את התזרים, להחזיר הלוואת בעלים ולבנות רזרבות לשימוש עתידי מיועד. 

רוצה לדעת איך עושים את זה? מלא עכשיו את שאלון הניתוח העסקי וקבל פגישת ייעוץ אישית.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

The post האם יש לך כסף ​שאתה לא מודע אליו? appeared first on אקספדיטור.

הסיטואציה: ירידה במכירות לקראת פסח

כיועץ עסקי, קיבלתי לידיי את נתוני המכירות של העסק – גרפים שמציגים ירידה חדה במכירת מוצרי המזון בשלושת השבועות שלפני חג הפסח.

לכאורה מדובר ב״נתונים קבועים, שחוזרים על עצמם מדי שנה״.

״אין מה לעשות״

אני יוצר קשר עם בעל העסק, שאחראי גם על ניהול צוות המכירות, ושואל אותו – מה קרה לסטטיסטיקה של המכירות?

הוא עונה לי תשובה שהדהימה אותי: “כל שנה אין מכירות לקראת פסח. אנשים פשוט לא קונים בתקופה הזו“.

אני מנסה לברר מה כן אפשרי לעשות, אך מקבל שוב ושוב את אותו ההסבר (התירוץ) שבעל העסק שומע מצוות המכירות ש״ככה זה כבר שנים. בפסח יש ירידה במכירות מאחר ויש כאלה שנמנעים מקטניות”.

ולכן בעל העסק למרבה הצער כבר השלים עם הרעיון של מכירות נמוכות בתקופה הזו.

זה הסיפור שהם סיפרו לעצמם שוב ושוב, וכך הם ביססו את המציאות שלהם. מיותר לומר שזהו נרטיב מגביל, שלא משאיר מקום ליצירתיות או לפתרונות שכן עובדים.

התבוננות מחודשת: האם זה באמת נכון?

לאחר שאני שומע את זה, אני מזדעזע ותוקף בחזרה את הרעיון השגוי (לא את בעל העסק) והוא להסכים עם כך ש”המכירות יורדות ואין מה לעשות לגבי זה”.

כי כאן בדיוק טמונה הבעיה: ההנחה הזו נראית נכונה רק במבט שטחי. התבוננות מעמיקה גילתה שמכירות של מאות אלפי שקלים עדיין בוצעו בתקופה זו. נכון, זה אולי פחות מהממוצע, אבל זה רחוק מ”אפס מכירות”. מישהו עדיין קונה, וזה כבר מספיק כדי להבין שיש מה לעשות.

נתונים שתמכו בהנחה שלי:

היו מכירות של של כמה מאות אלפי שקלים – כלומר מישהו רכש משהו!

מכירות של מאות אלפי שקלים, הן לא אפס מכירות! זה פשוט לא אותו הדבר.

בעל העסק, לא היה מוכן תחילה להתבונן בכך, ולראות שזה ממש לא זהה! מישהו כן קונה משהו.

ההבדל ברור: מדובר בסכום משמעותי שמראה על פוטנציאל קיים.

טיפול

החלטנו לאמץ גישה חדשה ולנקוט במספר צעדים לתיקון המצב והעלאת המכירות:

א. לאתר עוד לקוחות שכן קונים את המוצרים גם בתקופה הזו.

1. להפסיק להניח שאף אחד לא קונה את המוצרים. למצוא עוד לקוחות שכן קונים את הסחורה הזו מתוך הרשימות הקיימות.
2. להתמקד בקבוצה הזו באמצעות קמפיין קידום מכירות נרחב הממוקד באוכלוסיה זו.
3. ללחוץ יום יום על שיחות יזומות של צוות המכירות אל קבוצת הלקוחות הזו, כדי לקבל הזמנות עבודה ולמכור באופן פעיל, בקצב כפול מבדרך כלל כדי לפצות על הפער שנוצר.

ב. להוסיף מיידית קו מוצרים חדש שכן נמכר בפסח.

1. אחרי בדיקה מהירה של מה כן דרוש לקהל היעד, הוספנו קו מוצרים של פירות יבשים.
2. ניצלנו את קווי התקשורת הקיימים, וצוות המכירות קיבל יעדים. התוצאה הייתה מהירה: משטחי הפירות היבשים נעלמו מהמחסנים באותו קצב שבו הם נכנסו – המלאי נחטף במהירות שיא!

תוצאות: עלייה של פי שלושה במכירות

החודש נסגר עם מחזור מכירות של פי שלושה ממה שהיה באותו חודש שנה ושנתיים לפני כן.

בעל העסק למד לעולם לא לקבל רעיון של “פשוט אין אפשרות למכור את הסחורה”.

תמיד יש משהו שאפשר לעשות – ואם אינך יכול למכור את הסחורה שלך, מכור סחורה אחרת או של מישהו אחר תמורת דמי תיווך והגדל את הרווחים. אין שום סיבה בעולם שהמערכת שלך תהיה הפסדית אפילו לחודש אחד. גם אם זה חודש של חגים או חופשות.

אם גם אתה מרגיש שיש ירידה במכירות בעסק שלך, אשמח לעזור לך למצוא את הפתרון המדויק עבורך. ענה על השאלון הבא ונקבע פגישה אישית.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

The post איך להגדיל רווחים גם בתקופות חלשות? מקרה מהשטח appeared first on אקספדיטור.

הוא התלונן שאין לו זמן, הוא פשוט מרגיש עמוס, ויש לו רשימה ארוכה של משימות שהוא לא מגיע לקדם אותן… 

על פניו נראה שהוא עובד נון-סטופ, מעבר לשעות העבודה המקובלות וגם בסופ״ש. 

למען האמת, אחרי שתחקרתי אותו עוד קצת, גילינו שעם כמות הזמן שהוא מבזבז בחוסר יעילות בכל יום, הדבר היחיד שיש לו שפע ממנו זה זמן. 

אם כך, מה הייתה הבעיה? ממה היא הייתה מורכבת? ואיך היה ניתן לטפל בה בכלל? 

אותו מנהל נתקל בכמה מחסומים נפוצים שמנהלים רבים וטובים אחרים גם הם נתקלים בהם, ועל בסיס יומי. 

למרבה המזל, בהחלט יש מה לעשות, וסיכוי טוב שחייך לא יהיו אותו הדבר אחרי שתתחיל ליישם את מה שאני הולך לדבר עליו.

בוא נפרק את הבעיה

בשלב הראשון, אותו מנהל אמנם היה עסוק, אך הבעיה העיקרית הייתה שהזמן שלו לא נוהל נכון. הוא נגרר אחר כל מה שקרה במהלך היום – תקלות בלתי צפויות, שיחות לא מתוכננות, משימות ״קטנות״ שבסוף לקחו הרבה יותר מדי זמן, ועוד ועוד. 

כתוצאה מכך, הוא התעסק בכיבוי שריפות במקום בניהול אסטרטגי וממוקד של העסק.

כשבדקנו את זה לעומק, גילינו שהמנהל הזה נפל למחסום המוכר של ״ניהול תגובתי״ – כלומר, לתת למה שקורה סביבו להכתיב את סדר היום שלו, ולא להוביל בעצמו את העניינים. כאן בדיוק נדרשת גישה חדשה לחלוטין.

מה אפשר לעשות? ראשית, הכרחי לתכנן זמן מסודר לניהול הצוות ולמשימות הגדולות ביותר, ולא לתת ליום להוביל את המנהל, אלא להיפך.

מכיוון שקל לדבר, אך האתגר הוא ביישום בפועל, ריכזנו עבורך מספר טיפים ודוגמאות מעשיות שממחישות כיצד הצלחנו לעזור לבעלי עסקים לפתור מקרים דומים מהשטח:

התייעלות לבעלי עסקים

השגת מטרות לבעלי עסקים

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

The post ״מצטער, אין לי זמן לזה״ appeared first on אקספדיטור.

“לאנשים אף פעם אין זמן לעשות את העבודה כהלכה, אבל תמיד יש להם זמן לעשות את העבודה שוב.” 

לא פעם מגיע אלי מנהל זה או אחר ומציין שאם היה לו עוד זמן, הוא היה מספיק יותר. אבל בפועל אפילו עם שלוש-ארבע שעות עבודה אקסטרה בכל יום, פשוט נגמר לו הזמן והוא לא מספיק מה שצריך.  

המקרה של איש עסקים בעל רשת חנויות רהיטים היה אפילו חמור יותר. זה לא רק שנגמר לו הזמן, אלא שלאחר ששאלתי אותו מה קורה לו במהלך היום, הוא הבחין שהוא מבלה לא מעט זמן על טיפול בחיכוכים ואי-הסכמות של העובדים שלו. 

לדוגמא, לקוחה שהזמינה מיטה, קיבלה מיטה במידה שאינה מתאימה למזרון שהזמינה. ההודעה הגיעה חזרה למשרד וכך גם המוביל שהחזיר את המיטה. 

אך כעת, חסרה המידה. צריך שוב להוציא מישהו למדוד את המיטה, כי כבר הובן שהלקוחה אינה מומחית בביצוע מדידות. 

כעת המנכ”ל צריך להתערב כי הלקוחה מעוצבנת, המוביל מרוגז, מרכז שירות הלקוחות שומר על רגיעה כללית מול הלקוח, אך רותח מזעם על נציג המכירות שהיה צריך לכתוב את המידות כמו שצריך מלכתחילה… 

בקיצור, המנכ”ל שלנו צריך כעת לטפל בעצמו בבעיה שנוצרה בכל הרמות, ותאמינו לי שזה גוזל לא רק הרבה זמן, אלא גם הרבה אנרגיה ותשומת לב. 

לא פלא, שאין לו מספיק זמן.  

לא פלא, שאין לו מספיק זמן. מה עשינו?

טיפול

הטיפול בשטח היה הרבה יותר מעמיק ממה שנרשם כאן כעת, אך תוכל להבין את הרעיון המרכזי.

ראשית, כתבנו כיצד צריך להיראות המצב האידאלי. כלומר, התחלנו מהסוף וראינו מה צריך לקרות מול הלקוח בצורה הכי טובה שרק אפשר לדמיין: המיטה המתאימה מסופקת, לפי מידות מתאימות, בפעם אחת, ללא נסיעות חוזרות. הכל מתואם עם הלקוח.

משם ניתחנו לאחור מהם צעדים הנדרשים כדי להגיע לכך.

ראינו מה נדרש בכל צעד כדי שיהיה אפשר לעשות את הצעד שאחריו.

גילינו שיש כ-43 פעולות שונות כדי שכל התהליך ילך חלק. וכל פעולה צריכה להיות מאוד מתואמת עם השאר.

בעל העסק ראה בפעם הראשונה את כל התהליך מהתחלה ועד הסוף, וזה גם אפשר לו לראות מדוע יש נקודות חיכוך ונקודות ש”חורקות”.  היה לו קל לראות היכן וכיצד יש לשפר, אך כעת גם היה בידו כלי להציג לצוות שלו איך דברים צריכים להיות.

לבסוף, כינסנו את כל צוות העובדים וכל אחד קיבל תדפיס עם כל התהליך, ועברנו על השלבים מהתחלה ועד הסוף.

עשינו “הרצה” של התהליך. הכוונה היא שעשינו הדמייה של כל מה שקורה מהרגע שהלקוח נכנס ועד שהוא מקבל את הסחורה והכסף מתקבל כולו בקופה, ואפילו את שיחת שביעות רצון הלקוחות שמבוצעת בסופו של דבר.

העובדים יכלו לראות כיצד העבודה שלהם (או יותר נכון, עבודה לא מושלמת שלהם, כגון מידה שחסרה, או פרט שנרשם בכתב יד לא ברור) משפיעה על האחרים במערכת, וכיצד היא עלולה ליצור בלגנים מיותרים.

לעובדים הייתה גם הזדמנות להציע הצעות לשיפור, כי הם נמצאים בשטח ומכירים את התהליכים שמתרחשים. אספנו כשלושה דפים של הצעות לשיפור במהלך הפגישה.

התוצאה הסופית היא ששבועיים לאחר מכן, המנכ”ל דיווח לי שיש לו הרבה יותר  זמן לטפל בדברים שבאמת מקדמים את החברה והוא כמעט לא מתעסק יותר בחיכוכים כמו בעבר. הוא כתב לי שהוא תמיד חשב שאנשי המכירות עושים את המכירות ומייצרים הכנסות לחברה, אך כעת הוא גם מכיר בערך של מנגנון האדמיניסטרציה וכמה הוא יכול לזרז או לעכב הכנסות אם הוא אינו מטופל במיומנות וכהלכה!

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

The post נאלץ לחזור על דברים שוב ושוב כי לא עשו אותם טוב בפעם הראשונה? appeared first on אקספדיטור.

נתקלתי בלא מעט בעלי עסקים בחיי. כמה מהם יכולים בקלות לזכות בתואר אלוף העולם בכיבוי שריפות.

כך קרה עם בעל עסק מתחום הבנייה. שגרת היום שלו הייתה כיבוי שריפות.

האבסורד הוא שבדרך כלל כשמציעים לאנשים שאין להם זמן, ללמוד איך להתארגן טוב יותר, התשובה המיידית היא: “אין לי זמן”.

לקוח שלי תאר את זה בעזרת סיפור:

חקלאי אחד באוסטרליה בילה את כל זמנו ברדיפה אחר הפרות במרעה.

כששאל אותו חבר איך הוא חושב שאפשר לפתור את הבעיה הוא השיב מהר מאוד, שצריך לבנות גדר בצורה כזו שלא יהיה לפרות לאן לברוח, ואז פשוט לתפוס אותן בצורה יעילה ואפקטיבית.

החבר שהכיר את החלקאי בתור אחד שמבלה כבר זמן רב ברדיפה אחרי הפרות, שאל “מדוע אינך עושה את זה?” התשובה לא אחרה לבוא: “אין לי זמן לכך. אני עסוק ברדיפה אחרי הפרות!”

במקרה של הלקוח שלי, ההוא מתחום הבנייה, התברר שבמשך יום וחצי בשבוע הוא מבלה בעיריות ורשויות כדי לטפל בהשגת האישורים הדרושים…

​איך חוסכים יום וחצי בשבוע?

טיפול:

ערכנו רשימה של המשימות מהן מורכב התהליך העיקרי בעסק.

זוהי בעצם רשימת הפעולות שמתבצעות בתהליך מתחילתו ועד סופו. (קיימת שיטה יעילה מאוד לעשות זאת והטריק העיקרי הוא להתחיל מהסוף וללכת אחורה ברצף לכוון ההתחלה.)

ביקשתי מבעל העסק לסמן X אדום ליד המקום בו הוא מרגיש שיש “פקק תנועה”.

ליד כל פעולה, כחלק מתהליך הארגון והניתוח, רשמנו מי צריך לעשות את אותו תפקיד. 

טעות נפוצה: לרשום שם. זוהי טעות! אל תרשום שם, אלא תפקיד. וזאת בגלל שאדם אחד ממלא תפקידים רבים, וגם, אנשים מתחלפים והתפקיד נשאר. במקום לרשום את שמו בכל המקומות שבהם הוא רגיל לעשות את הפעולה, רשמנו את שם התפקיד.

פתאום הוא ראה את הפתרון מול העיניים:

להחליט על מסע שיווק – זה תפקיד של מנהל שיווק. 

למכור – זה תפקיד של איש מכירות. 

לייצר – זה תפקיד של ארכיטקט. 

ולגשת לרשויות ולעיריות ולטפל בעינייני אישור טפסים – נדרש אחראי רשויות.

הגדרנו מה הדרישות מאותו אחראי רשויות שימלא את התפקיד.

הוא גייס עובדת מדהימה, עם גישה מצויינת לאנשים וידע בארכיטקטורה שמסוגלת לנסוע מרחקים לרשויות (כי הוא בונה בכל רחבי הארץ). 

מאחר והתפקיד כעת היה מוגדר מאוד, הוא הכשיר אותה במהירות והעביר לה חפיפה. 

ופתאום משימה שנראה היה שבלתי אפשרי להעבירה למישהו אחר, ששרפה הרבה זמן ואנרגיה, ויצרה התמודדויות עם משברים רבים, ירדה ממנו בבת אחת ופינתה לו יום וחצי בשבוע לעיסוק בשיווק ומכירות, ובניהול הייצור.

כעת היה אפשר לנהל קמפיין שיווקי עם מלוא תשומת הלב ולצאת ליותר פגישות מכירה. הגרף של ערך הזמנות העבודה מראה עליה דרסטית, והוא בדרך לעקוף בקלות את היעד השנתי שהצבנו לעסק.

נשאלת השאלה, אם הפתרון הוא כל כך פשוט, איך זה שהוא לא נעשה קודם.

בשביל לענות על זה אני אפנה אותך שוב לסיפור הפרות למעלה. לפעמים המצב מרגיש כמו מבוך (או מרוץ עכברים) אינסופי. והפתרונות נראים לכאורה בלתי אפשריים לביצוע. 

בנוסף, בהרבה מקרים בעל העסק מנסה לטפל בדבר הלא נכון. כדי לפרוץ החוצה צריך למצוא את הסיבה האמיתית לבעיה.

אם דברים אחרים עד עכשיו לא באמת עזרו, בוא תמלא את שאלון הניתוח העסקי. סיכוי טוב שהתוצאות יפתיעו אותך, ותוכל לראות פתרונות במקומות שלפני כן נראו כמו מבוי סתום.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע”מ

The post לאן נעלם הזמן? appeared first on אקספדיטור.

אני בטוח שאתה מתאמץ ועובד קשה יום-יום. אבל מה לעשות שלפעמים נראה שכל המאמץ הזה לא מוביל לשינוי המיוחל? ​​זה יכול להיות מתסכל ומעיק, במיוחד כשאתה רואה שההשקעה לא מחזירה את עצמה.​

כואב לראות איך הזמן והמשאבים (שאפשר היה להשקיע במשפחה, בחברים, בעצמך), מתבזבזים ונעלמים.

אין לי ספק שחשוב לך לקדם את העסק שלך. אך האם אתה עובד על הדבר הנכון?

לעבוד על מה שחשוב ולא לבזבז זמן על השאר

כאן נכנס הנושא של ​חשיבות העבודה על הדבר הנכון.

​לפעמים הבעיה היא לא כמה קשה אתה עובד, אלא על מה אתה עובד.

דוגמאות:

בעל עסק שמשקיע זמן רב בפעילות שיווקית לא ממוקדת
בעל עסק בילה שעות רבות על פרסומים ברשתות חברתיות, מתוך אמונה שזה מה שיגדיל לו את ההכנסות. למרות ההשקעה הרבה, הוא לא ראה תוצאות. כשנכנס יועץ עסקי לתמונה, הוא גילה שהבעיה היא לא במספר הפוסטים, אלא בעובדה שהקהל שהוא מנסה לפנות אליו אינו נכון. לאחר מיקוד מאמצי השיווק לקהל יעד מדויק יותר, ההכנסות מתחילות לעלות.

יזם טכנולוגי שלא מתמקד במוצר הנכון
יזם בתחום הטכנולוגיה פיתח פיצ’ר חדש למוצר שהוא חשב שהלקוחות יאהבו, והקדיש לו חודשים של עבודה. בסופו של דבר, כשהפיצ’ר הושק, הלקוחות התעלמו וזה לא הוביל לרכישות. הבעיה היתה שהוא לא בילה מספיק זמן בבדיקה של הצרכים האמיתיים של הלקוחות לפני הפיתוח. כשהוא התחיל להשקיע במחקר משתמשים, הוא הבין אילו תכונות באמת יעזרו למשתמשי הקצה – ומאז פיתוח המוצר הרבה יותר יעיל.

בחן תוצאות בפועל

בחן נתונים והישגים קודמים – זה נשמע מאוד אנליטי, אבל זהו בעצם אחד הכלים הפשוטים והאפקטיביים ביותר שיכולים לעזור לך להבין מה באמת עובד בעסק שלך ומה סתם מבזבז לך זמן.

הכוונה היא לבחון את התוצאות בפועל. למשל, אילו פעילויות הביאו את ההכנסות הגבוהות ביותר? מי היו הלקוחות שהפכו ללקוחות נאמנים ומה גרם להם לבחור בך? מה היו ערוצי השיווק שהביאו הכי הרבה פניות איכותיות? אם אין לך את התשובות לשאלות האלו, אתה עובד “על עיוור”.

כשדברים לא הולכים חלק, ולמרות המאמצים, לא באמת משתפרים, פירושו של דבר שיש משהו שמתפספס. ​חשוב לזהות מה, ולא להתפזר ולשקוע במשימות אחרות.

​הזמן עובר וההזדמנויות חולפות

מהניסיון שלי, רוב העסקים שנמצאים בקשיים, כמעט ללא יוצא מן הכלל, לא עובדים על הדבר הנכון.

לעתים קרובות, אנשים מתפזרים עם תשומת הלב, האנרגיה והמשאבים על בעיות והזדמנויות שהן:

• פחות קריטיות, או
• הסחות דעת מוחלטות

בהחלט חבל להמשיך ולבזבז זמן ומשאבים על דברים שלא עובדים. כל יום שעובר הוא הזדמנות שנעלמת. 

לכן עכשיו הזמן לפעול ולמצוא מהו הדבר הנכון, שקריטי שתעבוד עליו – לאתר אותו במדויק, ולקבל את הכלים לטפל בו מהשורש. אנחנו מתמחים בזיהוי מדויק של הסיבות לתקיעות בעסק שלך ומציעים פתרונות ממוקדים להניע את העסק קדימה. מלא עכשיו את שאלון הניתוח העסקי ושריין זמן לקבלת תוצאות הניתוח.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

The post האם אתה עובד על הדבר הנכון? appeared first on אקספדיטור.

במילים אחרות, אם תנסה לעשות הכל בעצמך, אתה תמצא את עצמך שוקע בעבודה בלי סוף. נשמע מוכר?

יותר השפעה, יותר פרודוקטיביות, יותר חופש

תחשוב על זה ככה: הזמן שלך הוא המשאב הכי יקר שיש לך, נכון? אתה לא בהכרח יכול להמציא עוד שעות ביום. לכן, הדגש הוא על התייעלות. אם תתמקד רק במה שאתה צריך לעשות באופן אישי (למשל ניהול) ותעביר את השאר לאנשים אחרים בצוות שלך שיכולים לעשות את זה טוב – אתה לא רק מנצל היטב את הזמן שלך, אלא גם מאפשר לעסק לצמוח. 

בסופו של דבר, זה מה שמוביל להגדלת ההשפעה שלך, ליותר פרודוקטיביות, ולחופש אישי – שזה אחד הדברים שכולנו שואפים אליהם, לא?

מכון המחקר Gallup בחן עסקים מתוך רשימת ה-Inc. 500 (רשימת חמש מאות החברות הפרטיות שצומחות בקצב המהיר ביותר בארצות הברית), ומצא ש-143 המנכ״לים שהאצילו סמכויות במידה הרבה ביותר השיגו צמיחה עסקית של 112% יותר מהשאר. והם גם הרוויחו 33% יותר הכנסה.

כלומר, הם לא רק עבדו פחות, הם גם גדלו מהר יותר והרוויחו יותר כסף.

למה זה כל כך קשה?

אז אם זה כל כך טוב, למה בעלי עסקים רבים כל כך עדיין מתקשים להאציל סמכויות? זו שאלה מעניינת. לחלקם יש את הרעיון ש״אף אחד לא יכול לעשות את זה טוב כמוני״…

גורם נוסף שיכול להקשות על האצלת סמכויות הוא ההרגשה שפשוט אין לך את האנשים הנכונים. אולי אין לך צוות שאתה יכול לסמוך עליו במאה אחוז, או שאין מספיק הכשרה כדי שהעובדים יוכלו לבצע את המשימות כמו שאתה רוצה. 

לקוח שלי מתחום הבנייה תאר את המצב היטב באמצעות סיפור.

מה דעתך? האם יש דברים שאתה עדיין עושה בעצמך, שיכול להיות שכדאי לך להעביר למישהו אחר? ואם כן, מהם אותם דברים?

אם היית בונה צוות שאתה באמת יכול לסמוך עליו ו״לשחרר״, האם העסק שלך היה גדל מהר יותר? האם היית מרגיש פחות עומס ביום יום שלך?

מרגיש שהעסק שלך תקוע במקום?

אולי הגיע הזמן לבנות צוות חזק שיסיר ממך את העומס ויגביר את הרווחיות. אנחנו יכולים לעזור. בעזרת תהליך ליווי מותאם אישית, אנחנו נדריך אותך איך להשיג בדיוק את זה בעסק שלך.

לחץ כאן למילוי שאלון הכרות אינטרקטיבי וקביעת שיחת ייעוץ ללא עלות.

The post לא חייבים לעבוד 160 שעות בשבוע appeared first on אקספדיטור.

הנה נקודה למחשבה: רוב בעלי העסקים מתמקדים במכירות והכנסות, אבל לא בהכרח מודדים את היעילות והפרודוקטיביות. לדוגמה, כמה זמן לוקח לך או לעובדים שלך לסיים פרויקט? מה העלות האמיתית של כל פרויקט או מוצר?

הטיפ שלי אליך: תתחיל לעקוב אחר מדדים שלא רק מראים את השורה התחתונה, אלא גם את הדרך אליה.

זה יכול להיות זמן טיפול בלקוח, אחוזי סגירה, או אפילו מספר תלונות לקוח. ברגע שתבין את כל אלו, תוכל לבצע שיפורים משמעותיים ולהגדיל את הרווחיות.

הנה מספר דוגמאות מפורטות:

זמן תגובה ללקוח: כמה זמן לוקח לצוות שלך לחזור ללקוח שפנה אליך. זמן תגובה מהיר משפר את שביעות הרצון ומעלה את הסיכויים לסגירת עסקה.

שביעות רצון לקוחות: ערוך סקרי שביעות רצון באופן קבוע כדי להבין איך הלקוחות שלך חווים את השירות והמוצרים, ואלו שיפורים נדרשים.

אחוזי סגירה: בדוק כמה מהפניות שאתה מקבל הופכות לעסקאות סגורות. מדד זה יכול להצביע על איכות ההצעה שלך ועל אפקטיביות תהליך המכירה.

אחוז ביטולים/החזרות: אם לקוחות מחזירים מוצרים לעיתים קרובות, זה עשוי להצביע על בעיה באיכות המוצר או בהתאמתו לצרכים שלהם.

זמן סיום פרויקט: מעקב אחר הזמן שלוקח להשלים פרויקטים או משימות בתוך הפרויקט יכול לעזור לך לזהות צוואר בקבוק ולשפר את היעילות.

אחוזי תלונות: עקוב אחרי מספר התלונות שמתקבלות מהלקוחות, ושאף להוריד את המדד הזה לאפס על ידי שיפור מתמיד של השירות והמוצר.

יעילות ייצור: כמות המוצרים שהצלחת לייצר בזמן נתון ובאיכות גבוהה.

ועוד כמה נוספים…

אז מה עושים עכשיו?

מגדירים מדדים ברורים ומדויקים לכל תחום בעסק שלך, ומתחילים למדוד אותם על בסיס קבוע. המידע שתאסוף יוביל אותך להחלטות טובות יותר ולשיפור משמעותי בעסק, ומכאן לצמיחה ורווחיות. כדי לעזור לך לעשות זאת על הצד הטוב ביותר, אני מזמין אותך למלא שאלון ולקבל ניתוח עסקי חינם לעסק שלך.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע”מ

The post איך מגדילים רווחיות? מתחילים למדוד את הדברים הנכונים appeared first on אקספדיטור.

כשאתה משתמש ב-WAZE, הדבר הראשון שתתבקש להזין כדי להתחיל ניווט חדש הוא היעד אליו תרצה להגיע.

רק לאחר מכן המחשב מכין תכנית אסטרטגית כיצד להגיע לשם. זו הדרך המוצלחת לעבוד גם עם פרויקטים ומשימות.

לאן אני רוצה להגיע?

איך אתה מתכנן לקראת אירוע, פרויקט, או מהלך כלשהו בעסק או בחיים?

בשביל להצליח, יש להציב קודם כל מטרה, לתכנן את הדרך אליה הכוללת את הפעולות בסדר הנכון ובזמן הנכון, ואז לפעול ולהשיג אותה.

נניח שקיבלת משימה לתכנן שבוע חופשה באילת. לפני שמתחילים לבנות את התוכנית, חשוב להבין את הסיטואציה ומהי המטרה של החופשה. האם זו חופשה משפחתית עם ילדים או חופשה רומנטית רק של זוג? האם זו חופשה של אקשן ואטרקציות או חופשה של רגיעה במקום אחד? אוהבים שיט וצלילה, או רק בטן גב במלון מפנק?

רק אחרי שהסיטואציה ברורה, אפשר לגשת לתכנית האסטרטגית. למשל, אם המטרה היא חוויה משפחתית מגבשת המשלבת טיול עם עצירות לאורך נופי ישראל ושהיה במלון יוקרתי, אז התכנית יכולה להיות מורכבת מהשלבים הבאים:

שלב א׳: תכנון מהלך הנסיעה, העצירות והטיולים לאורך המסלול.

שלב ב׳: תכנון שלב השהייה באילת, הכולל את הפעילויות או המנוחה במלון.

שלב ג׳: תכנון הדרך חזרה.

כשמדובר בתכנון של משהו גדול, כמו למשל בניית תכנית לעסק, יש להתחיל מקביעת המטרה בצורה ברורה בכתב.

לדוגמה: “לפתח קו מוצרים חדש, תוך המשך מכירת קו המוצרים הקיים מבלי לפגוע בו, ולהרחיב את קהלי היעד במטרה לשפר את היציבות הפיננסית של החברה”.

אחרי שהמטרה הוגדרה, כותבים תכנית אסטרטגית. יש הרבה מה ללמוד ולומר על תכנון אסטרטגי נכון, אך הנקודה החשובה כאן היא שהתכנון האסטרטגי מספק הכוונה ותאום לשאר הפעילויות ולדרגים מתחת לרמת ההנהלה.

תכנון שמקשר בין כל המשימות

הטעות הבסיסית היא להתנפל ישירות על המשימות לביצוע (מפני שהן נראות לעין ומזמינות פעולה) מבלי לעצור לתכנון אסטרטגי שיקשר בין כל הצעדים, ויתאם בין כל הפעולות והמשימות.

התכנון האסטרטגי מאפשר להגדיר אילו פעולות באמת חיוניות להשגת המטרה שהוגדרה מראש, ובאיזה סדר ולוח זמנים יש לבצע כל משימה, כדי להבטיח שהכול יתקדם בצורה יעילה ומכוונת מטרה.

בנוסף, הוא גם מספק מדד אילו מהפעילויות הן חיוניות להשגת המטרה, ואילו פעולות ניתן לדחות, לצמצם או אף לוותר עליהן, כדי להתמקד במה שמניב את התוצאות המשמעותיות ביותר.

לדוגמה, אם המטרה הראשית היא “להכין את האולם כך שיהיה אפשר להעביר בו סדנה ולהביא משתתפים לסדנה”, התכנון האסטרטגי מאפשר לפרק מטרה זו לתכניות ממוקדות יותר עם יעדים קטנים וספציפיים יותר. זה כולל פעולות כמו שיווק, קידום, מכירות, ניקיון האולם, הסדרת הכיבוד, הכנת ספרים שיחולקו למשתתפים ועוד. כל סעיף כזה בתכנית ניתן לפרק בהמשך לסדרת פעולות כתובות לביצוע.

כשזה חסר, אין תאום בין הפעילויות השונות והזרועות השונות בעסק.

מלכודת ״המשימות הדחופות״ שמסיטות אותך מהדרך הנכונה

לכן, כל השיטות לניהול זמן שמבוססות על עקרונות כמו “מה דחוף ומה חשוב” הן חסרות ערך, אם עובדים אך ורק על המשימות עצמן, ללא תכנית אסטרטגית שמקיפה ומכוונת את כל המשימות, היעדים, המשאבים ולוחות הזמנים. 

שיטות אלה עלולות אף להזיק, מאחר שהן כוללות את הסיכונים הבאים:

“עבודה קשה” אך לא בהכרח אפקטיבית: כשמתמקדים רק במשימות הבודדות, ללא הבנה כוללת של התמונה האסטרטגית, העובדים עלולים להשקיע מאמצים רבים מדי במשימות שהן שוליות או בעלות חשיבות נמוכה. עלול אפילו להיווצר מצב של עבודה מיותרת על פעילויות לא רלוונטיות.

חוסר תיאום בין מחלקות וצוותים: כשאין תכנית אסטרטגית שתכוון את כל חלקי הארגון, כל מחלקה עלולה לפעול בצורה נפרדת, לפי סדרי עדיפויות משלה. זה יוצר מצב שבו פעולות של צוותים שונים מתנגשות או לא משלימות אחת את השנייה.

הצלחה מסחררת

תכנון אסטרטגי יוצר מצב שבו כל חלקי הפאזל מתחברים יחד. המטרה היא לא רק להשלים משימות חשובות או דחופות, אלא לוודא שכל המשימות מקדמות את הארגון באופן שיטתי לעבר היעד הסופי. כשכולם מכוונים כך לאותה המטרה אפשר להגיע להישגים ממש גדולים.

מרגיש תקוע בניהול משימות יומיומיות “דחופות” שלא באמת מקדמות אותך לעבר המטרות האמיתיות שלך ולחיים שהיית רוצה? זה הזמן לשנות כיוון. ענה על השאלון האינטראקטיבי וקבל פגישת ייעוץ אישית ללא עלות, בה נסתכל יחד על תוכנית אסטרטגית מותאמת אישית לעסק שלך. אל תפספס את ההזדמנות לשפר את היעילות ולהשיג תוצאות אמיתיות!

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

The post איך יוצאים מהמעגל האינסופי של עבודה קשה אך לא מספיק אפקטיבית? appeared first on אקספדיטור.

הוא כתב לי בפייסבוק: ״הכלים שנתת לי מלווים אותי יום יום״.

דיברנו, והשיחה איתו העלתה זיכרון מעניין:

הוא סיפר שמנהל המפעל שלו היה מתעצבן על העובדים שלא היו מצליחים לעשות את העבודה כמו שצריך, והיו עושים פשלות. והנה, בעזרת עיקרון אחד פשוט שנתתי לו לפני שנים, הוא פתר את הבעיה והגדיל את הרווחיות במאות אחוזים. התוצאה? מפעל נוסף של 600 מטר שצמצם הוצאות מיותרות והגיע לתפוקה מקסימלית.

היום, הוא מנהל קונדיטוריה מרשימה בבניין בעל שלוש קומות עם צוות גדול ומגוון.

אז איך הוא הצליח?

כשהתחלנו, המצב היה שונה לחלוטין. מנהל המפעל שלו היה מתרגז על כך שאי אפשר למצוא עובדים.

מי שמתחיל לעבוד – נטש אחרי תקופה קצרה. ואם הוא מחזיק מעמד – עשה הרבה שגיאות.

ואז, הצגתי לו שאלה אחת פשוטה ששינתה את התפיסה שלו וגרמה להסתכלות שונה על הדברים:

״האם מישהו פעם הראה לעובד מההתחלה איך להפעיל את המכונה ביעילות כמו שאתה יודע לעשות את זה, או שפשוט הנחתם שהוא ‘כבר יודע’ ושלחתם אותו להפעיל את המכונה?״

אולי השאלה הזו נשמעת טריוויאלית, אבל עבור הלקוח שלי, זו הייתה נקודת מפנה. הוא הבין את האמת:
אף עובד לא הוכשר בצורה מקצועית ושיטתית.

מאותו רגע עזרתי לו לבנות תכניות הכשרה עבור כל פעולה שנדרשת להפקת תוצאה או תוצר כלשהם. זה התחיל מאיך להפעיל מכונות, ואיך לבצע את החלקים העיקריים בתפקיד.

הבסיס לצוות עובדים מיומן ונאמן

בעלי עסקים רבים נוטים לחשוב שהעובדים הם ״לא עובדי הייטק״, ולא יצליחו לקרוא, לקלוט, או ללמוד תהליכים מסובכים.

זו טעות גדולה.

כל עובד, בכל תחום, יכול להצטיין אם מקנים לו את ההכשרה הנכונה.

תפקידך כמנהיג הוא לוודא שהצוות שלך מיומן ומקצועי. ככל שתכשיר אותם בצורה נכונה ומקיפה מספיק, כך הם יכירו תודה ויתמידו איתך לאורך זמן כצוות נאמן.

אז כשאתה שומע מנהל מקטר על חוסר המיומנות של העובדים שלו, דע שעינך חוזות במנהל שאינו מיומן בצורה מלאה בנושא של הכשרת כוח אדם.

הכשרה נכונה חוסכת לא רק זמן, אלא גם שאלות חוזרות, בלאי מיותר, אובדן חומרי גלם, ואפילו חוסכת במאמצי שיווק – כי כשהעובדים מיומנים, כל השירות משתפר.

איך אתה יכול לשפר את הצוות שלך?

חשוב לשאול את עצמך: איפה בעסק שלך יש חוסר יעילות? באיזה אזור העובדים נוטים לעשות טעויות או לא להתמיד? ואיך תוכל להכשיר אותם כך שהיעילות תשתפר והתפוקה תגבר?

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע”מ

The post הדרך לצוות עובדים מיומן ונאמן appeared first on אקספדיטור.

אחת הבעיות המרכזיות שעסקים מתמודדים איתה בשלב הזה היא אובדן הסדר והארגון הפנימיים.

כשכוח האדם מתרחב והעומס גדל, חשוב לוודא שהארגון שומר על הגדרות תפקידים ברורות וסנכרון מלא בין כל חלקיו.

איך מתחילים להכניס סדר בעסק?

כל ארגון, קטן או גדול, בנוי ממספר תפקידים קבועים. כאשר התפקידים האלו מוגדרים באופן ברור ופועלים בתיאום מושלם, זה מוביל לצמיחה ושיפור. אבל מה קורה כשהעובדים מתחלפים או כשנכנסים תפקידים חדשים? במצבים כאלה, התבנית הארגונית עלולה “ללכת לאיבוד” – ואז מתחילות הבעיות.

כדי להימנע מכך, הדרך הטובה ביותר היא ליצור לוח תפקידים מגנטי, שניתן לעדכון בקלות. הלוח הזה הופך לכלי עבודה שמאפשר לראות בכל רגע את חלוקת התפקידים בארגון ולהתעדכן במהירות כשדברים משתנים. במקום להדפיס שוב ושוב, פשוט מחליפים את התגיות המגנטיות על הלוח וממשיכים לפעול בצורה חלקה.

כשכל אחד יודע מה תחום האחריות שלו, ומה מצפים ממנו, הרבה מהבעיות התפעוליות נפתרות מעצמן. יתרה מכך, לוח התפקידים צריך להיות נגיש וזמין, כך שהוא תמיד מול העיניים ולא נוטה להיעלם בתוך מערבולת המשימות היומיומית.

טיפ: כאשר צוות משתנה או תפקידים מתחלפים, חשוב לעדכן את הלוח מיד, כך שהסדר יישמר.

האם גם עסק קטן זקוק ללוח מסודר עם כל התפקידים?

אני שומע הרבה את השאלה: “האם אני באמת צריך לוח כזה אצלי? אני הרי עסק קטן, ואין לי המון עובדים. זה לא משהו שיותר מתאים לחברות גדולות?“

התשובה היא חד-משמעית: דווקא בעסק קטן, לוח כזה יכול להיות אחד הכלים היעילים ביותר לשמירה על סדר וארגון. 

בעסק קטן, עובד יחיד ממלא פעמים רבות מספר תפקידים שונים. לדוגמה, בעל עסק שגם מפרסם את עצמו (״איש השיווק״), גם מגייס לקוחות חדשים (״איש המכירות״), גם מספק בעצמו את השירות (״איש המקצוע״), וגם אחראי על הגבייה (״איש הכספים״). ולכן יש דווקא יותר מקום לבלבול ודברים שמתפספסים. מכאן החשיבות בהגדרה נכונה של התפקידים.

קפיצת מדרגה בניהול זמן אפקטיבי

מעבר להגדרת תפקידים, לוח זה עוזר גם בניהול הזמן בעסק. הוא מאפשר לך לקבוע מראש באילו ימים ובאילו שעות כל תפקיד נפרד שאתה מבצע יקבל את הזמן שלו. 

למשל: 

• בימי שני בבוקר יושבים 3 שעות על שיווק
• כל יום מוקדשת שעה אחת לטיפול במכירות
• וכן הלאה

כך העבודה מתבצעת בצורה ממוקדת ומסודרת, בלי משימות חשובות שנופלות בין הכיסאות, פיגור מצטבר, או לנסות לבצע הכל בבת אחת.

תיאורי תפקידים ותהליכי עבודה

הלוח עצמו הוא רק ההתחלה. כדי לשמור על הסדר לאורך זמן, הכשרה מקצועית היא חלק מהותי מהתהליך. הכשרה זו כוללת לא רק את החדרת הסדר והארגון, אלא גם חידוד תהליכי העבודה והבנת הציפיות מכל עובד.

יש להכשיר את כל הצוותים – מנהלים, אנשי מכירות, אנשי משאבי אנוש – כדי שכולם יבינו מה נדרש מהם ואיך הם משתלבים במערכת.

הכשרה זו היא לא משהו חד-פעמי. עם הזמן, כוח אדם מתחלף, תפקידים משתנים, והארגון מתפתח. לכן חשוב לעדכן את ההכשרה ולשמור עליה רלוונטית ומדויקת.

וההכשרה היא בעיקרה – “מה זה אומר להיות איש צוות בארגון הזה?”.

שימור הסדר לאורך זמן

אחת הטעויות הנפוצות היא השקעת מאמץ גדול ביצירת סדר ראשוני, אך לאחר זמן מה הסדר מתפוגג. בעלי עסקים לעיתים שוכחים לתחזק את התבניות ואת תהליכי העבודה, והעסק עלול להיכנס לכאוס עם הזמן.

כדי למנוע זאת, חשוב לתחזק את הסדר באופן שוטף – לעדכן תפקידים, לבצע הכשרות, ולוודא שכל חברי הצוות יודעים היטב את תפקידם ופועלים בסנכרון.

ומה לגבי חילופי כוח אדם?

בעיה גדולה בארגונים מתרחבים היא חילופי כוח אדם.

כאשר הארגון גדל ומתקדם, עובדים עוזבים, מצטרפים, או מחליפים תפקידים בתוך החברה, זה יוצר אתגר מרכזי: איך לשמור על רמת ביצועים גבוהה ועל סדר ארגוני כשכוח האדם משתנה?

לכן חשוב להמשיך לספק הכשרה, ולהבטיח שכל מי שנכנס לתפקיד חדש בארגון מקבל את הכלים הנכונים כדי להצליח בתפקיד.

שימור הידע והניסיון

אחת הסכנות הגדולות בחילופי כוח אדם היא אובדן ידע חשוב שהעובדים הוותיקים צברו. 

כדי למנוע זאת, הכרחי ליצור נהלים מסודרים שתומכים בשימור הידע – מסמכים, סרטוני הדרכה, ותיעוד תהליכים.

כך גם כאשר כוח אדם משתנה, הידע ממשיך להיות זמין לכל העובדים, ולא הולך לאיבוד לנצח נצחים עם עזיבת עובדים ותיקים.

וכאן הרגע לשאול: האם יש לך תיעוד מסודר של תהליכי העבודה ושל הידע שצברו העובדים? אם עובד או עובדים מרכזיים יאלצו לעזוב באופן פתאומי, האם העסק שלך יוכל להמשיך לפעול בצורה חלקה גם בלעדיהם?

איך מנהלים את העסק בלי לאבד שליטה

התרחבות ארגונית ללא ספק מביאה איתה אתגרים. אך בעזרת ביצוע מספר צעדים מדויקים ניתן לשמור על סדר וארגון בעסק, גם בשלבי הצמיחה המואצת.

סדר פנימי הוא קריטי להתרחבות מוצלחת, ואף ל״שמירה על השפיות״ ותחושת הרוגע של בעל העסק!

מה אתה עושה כדי לשמור על הסדר והארגון בעסק שלך? אם התחושה היא שהדברים מתחילים לצאת משליטה, אנחנו כאן כדי לעזור. אנו מתמחים בלהשיב סדר וארגון לעסקים, כך שתוכל כבעל העסק להתמקד במה שחשוב באמת!

רוצה להתחיל לצאת מהבלגן? ענה על השאלון הבא וקבל פגישת ייעוץ חינם.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

The post איך לשמור על סדר וארגון בעסק מתרחב appeared first on אקספדיטור.

לפעמים, המחסום האמיתי למכירות נמצא מתחת לאף, במקום שלא חושבים בכלל לחפש בו.

בזמנו ביקרתי לקוח חדש שלי, רופא שיניים בעל מרפאת שיניים, שנרשם לתהליך פיצוח הגדלת ההכנסות והמכירות שלו.

ממש לפני שסגרנו את העסקה, הוא סיפר לי בהתלהבות על סדנת שיווק שהיה בה לאחרונה, ועל ההמלצות והנתונים החדשים שהאירו את עיניו לעולם חדש של כלי שיווק וכללים שונים במכירות, שלא היה מודע אליו קודם לכן.

ואכן היו נתונים שהוא סיפר שהיו מאוד הגיוניים, כולל פרסום, ופעולות קידום בפייסבוק, וגם לארגן את המרפאה ולרענן אותה, ו… הכל נראה לו פתאום מאוד חדש ומבטיח. בהחלט אפשר להשקיע הרבה כסף, זמן ומאמצים בנושא. אבל במקרים רבים ניתן לטפל במצב ביעילות ובפשטות מפתיעה, בלי להוציא שקל מיותר אחד.

לכן בשיחה עצמה הבאתי אותו להבנה, שלעיתים הסיבה האמיתית שנמצאת בשורש בעיית הגדלת המכירות למרות כל המאמצים – יכולה גם להיות פשוטה מאוד לתיקון. מניסיון – זה בדרך כלל כך.

זה משהו שבעל העסק, לא מודע אליו.

זה עלול להיות רעיון שגוי שיש לו לגבי תהליכי המכירה, שמגביל את המכירות.

ייתכן שהוא אימץ נתון שגוי, או הגיע אליו דרך מסקנה, והנתון הזה הגביל אותו.

כשזה קורה, נדרשת התבוננות חדה ומיומנת כדי להביא לפיצוח מהיר ויעיל של המצב.

לעיתים בעלי עסקים, מתעקשים לספר על הסיטואציה או הבעיה שלהם ומצפים שכך אני אמצא את המקור לקשיים.

ובכן, הבעיה כאן היא שאם הם רגילים לחיות עם טעות, או התנהלות שגויה, והם אינם מבחינים בכך, יהיה להם מראש קשה לאתר את התקלה ולספר לי עליה.

לכן, עדיף להתבונן בעיניים שלי, וכך עשיתי.

ומה שמצאתי היה מרגיז ומשמח כאחד.

מה התגלה

בעל העסק הזה נהנה ממוניטין מצויין אצל לקוחותיו, והם מפרגנים ומפנים אליו הרבה לקוחות פוטנציאליים.

כך שללא פעולות קידום ושיווק יזומות כלשהן, יש לו רכבת של לקוחות פוטנציאלים שבאים להיפגש איתו.

כשהייתי אצלו, התבוננתי איתו בתוכנת ניהול המרפאה, שאלתי שאלות לגבי האופן בו תהליך המכירה ללקוח צריך להתבצע, וגיליתי שתי עובדות מעניינות שהביאו לפיצוח:

עובדה א׳

לקוחות פוטנציאלים נכנסים, יושבים, הוא משקיע בהם זמן ונותן להם הצעה, אך הוא לא רושם אותם בצורה מסודרת כלקוחות פוטנציאלים בשום רשימה שאפשר לבקר אותה, לחזור אליה, להיעזר בה כדי לרענן את הזיכרון, או לעשות מעקב כלשהו.

כל איש מכירות צריך גישה לרשימת הלקוחות הפוטנציאליים, כדי לזכור מי התעניין, מה הוצע להם ומה הסטטוס, וכך להמשיך במעקב יעיל עד לסגירת העסקה.

זה חשוב מכמה סיבות עיקריות:

1. שימור קשר עם לקוחות פוטנציאליים: כשיש רשימה מסודרת, אפשר לחזור ללקוחות שהתעניינו אך לא סגרו עסקה, ולנסות לחדש איתם את הקשר בזמן המתאים.
   
   
2. מעקב אחר התקדמות: רשימה מסודרת מאפשרת לעקוב אחרי התהליך שהלקוח עבר – מהשלב שבו הוא קיבל הצעה, דרך השלבים השונים בתהליך.
   
   
3. שיפור תהליך המכירה: כשהמידע זמין ומעודכן, קל יותר ללמוד מטעויות, להבין מה עובד ומה דורש שיפור בתהליך המכירה.
   
   
4. זיהוי הזדמנויות: רשימה מסודרת מאפשרת לנתח את המידע בצורה מעמיקה ולזהות הזדמנויות שאולי פוספסו, כמו לקוחות שלא חזרו אליהם בזמן.

ללא רישום ומעקב, נוצר מצב מתמיד של איבוד לקוחות והזדמנויות עסקיות!

עובדה ב׳

בעל העסק מעולם לא חזר ללקוחות האלה לשאול מה קורה איתם.

הוא פעל לפי תפיסה מוטעית שמנעה ממנו לסגור עסקאות רבות, והיא: ״אני אף פעם לא מתקשר שוב ללקוח. הוא אמר לי שהוא צריך לחשוב על זה. אם הוא לא התקשר אלי, אז הוא לא מעוניין, או שהלך לרופא אחר.״

ובכן, השבתי לו בחצי חיוך, שזה אכן בסדר לא לחזור ללקוח ולא לבצע שיחת מעקב, אם מה שהוא רוצה זה להשקיע הרבה זמן (שאין לו) ולהכין את הקרקע למתחרים. כי הלקוח הפוטנציאלי קיבל ממנו את כל הנתונים והלך. וייתכן שרופא שיניים אחר שמפעיל מרפאה שמנוהלת באופן תקין, דואג שמנהלת הקליניקה או נציג מכירות יחזור ללקוח ויעזור לו להחליט לסגור (אצל המתחרה כמובן).

טיפול

התיקון הוא קל למדי:

פעולה ראשונה הכרחית עם כל לקוח חדש היא ״ליצור פרופיל לקוח״ – כלומר לפתוח לו כרטיס לקוח במערכת ניהול הקליניקה.

כך יהיה אפשר לבחון מי היה, למי להתקשר, להעביר לעוזר/ת פרטים כדי להתקשר או לשלוח מייל, מכתב או יונת דואר – העיקר להוציא ללקוח תזכורת כלשהי!

הפעולה שניה היא להקדיש כל יום פרק זמן לטיפול בלקוחות על הרשימה שלא סגרו עדיין.

אם קשה לבעל העסק לחשוב עם הנתון הזה, קיימת סדרת תרגילי הכשרה בתקשורת ואימון מכירות שיכולים להקל על פיצוח מחסומים או שיקולים שעומדים בפניו. התרגילים הללו מסייעים לפתח מיומנויות תקשורת ולהתמודד עם התנגדויות.

אך בכל מקרה, ביצוע של הפעולה השניה המוזכרת לעיל יגביר בצורה משמעותית את המכירות.

הצעדים הבאים

יש למצוא את הסיבה מדוע המכירות לא מוכפלות פי 10 אצלך ולטפל בכך בהקדם. הנה מה שצריך לעשות:

1. הירשם לסדנת המכירות הבאה שלנו
   
   
2. אם פספסת את המועד או שאין יותר כרטיסים זמינים, הירשם לאימון מכירות אישי עבור העסק שלך
   
   
3. בנוסף, ענה על השאלון הבא וקבע פגישת ייעוץ ללא עלות כדי לקבל עזרה מותאמת אישית לעסק

בהצלחה!

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

The post תיקון פשוט במערכת הניהול שמביא לזינוק משמעותי במכירות appeared first on אקספדיטור.

ניקח לדוגמה קבוצת כדורגל.

אם היה להם משחק בסוף השבוע האחרון, האם הגיוני שהם יעשו סקירה ובקרה יום לפני המשחק הבא? או אולי 2-4 ימים אחרי המשחק?

לא ממש.

הם יעשו את הסקירה מייד, באותו היום או מקסימום יום אחרי. למה? כי אז התוצאה עדיין טרייה, והטעויות, השגיאות וכל מה שדורש טיפול מיידי אכן זוכה לתשומת לב באופן מיידי!

הם יעברו על כל קטעי הצילום, הם ידונו במשחק, ישתפו דעות, מסקנות ויגיעו להחלטה כצוות איך משתפרים בפעם הבאה.

כך זה צריך להיות גם בעסק, כל עסק.

המאמר הבא עוסק בנושא הזה בדיוק: בקרה לצורך הגדלת הרווחים שלך.

תגובה מיידית מאיצה צמיחה ומונעת הפסדים בעתיד

כמו בחיים, גם בעסק אנחנו לומדים מטעויות.

הזמן הכי טוב ללמוד מהטעויות שלך, זה מייד!

כמובן, אפשר לחכות לחודש הבא ולקוות שהמצב ישתפר… אולי השוק חלש, או שאולי השוק מוצף בעסקים שנותנים את אותו השירות כמוך. או שאולי לאנשים פשוט אין כסף, או שכולם מחפשים את השירות הכי טוב במחיר הכי זול.

יהיה מה שיהיה התירוץ ל”למה לא הולך”, צריך לעשות משהו.

מתי אתה בתור הבעלים של העסק שלך צריך לשבת עם העובדים שלך, וגם עם עצמך (אם אתה העובד היחיד), ולנתח את הביצועים של העסק? האם פעם בחודש זה בסדר? פעם בשנה? כמה זמן אתה מוכן לחכות, בשביל לעלות על כל השגיאות, הטעויות והבעיות בעסק שלך?

ככל שתמתין יותר, הבעיות עלולות להעמיק. תגובה מיידית לעומת זאת, מאפשרת לך למנוע התדרדרות או הפסדים.

איך אפשר לשפר את התוצאות?

אז מתי בדיוק עושים תחקיר וסקירה על הביצועים השבועיים של העסק?

האם זה בתחילת השבוע הבא? אחרי סוף השבוע כשכולם חוזרים מהמנוחה שלהם וכבר שכחו ״מהצרות״ של השבוע הקודם?

לא, אנחנו רוצים להכות בברזל כשהוא עדיין חם.

חשוב שאתה בתור הבעלים תבחר מועד קבוע וחוזר על עצמו, שבו תעצור הכול ותערוך פגישה לסיכום שבועי.

מה המטרה ולמה על בסיס שבועי? מעקב!

למשל, תוכל לעקוב אחר:

• עלייה במכירות
• מספר הלקוחות החדשים שגוייסו
• כמות העסקאות שנסגרו
• ועוד

בנוסף, מה לגבי זיהוי מקרים חריגים או משברים שדורשים טיפול מיידי? וניתוח טעויות שנעשו, ואיך להימנע מהן בפעם הבאה?

כל אלה, הם מדדים שיש לעקוב אחריהם באופן קבוע.

למשל, שמירת מעקב אחר פניות שנכנסו מלקוחות חדשים – אם בשבוע שעבר היו 160 והשבוע היו רק 120, אנחנו מבינים שאנו במגמת ירידה ושבשבוע הקרוב נהיה חייבים לחקור מה גרם לירידה ולעשות פעולות מסוימות כדי להעלות אותם.

אם הבחנו שבשבוע שעבר סגרנו 80 עסקאות ובשבוע האחרון סגרנו 100 עסקאות – אנחנו יודעים שאנחנו במגמת עלייה. צריך לקחת את השבוע האחרון, לעבור עליו ולחקור מה גרם לעלייה. אחרת, איך נוכל לשכפל ולחזק את הפעולה הזו בעתיד ולגרום לעלייה נוספת?

ברגע שאנחנו עובדים בצורה כזו, אפשר לעקוב באופן צמוד אחרי כל המדדים, לדעת מה הלך לא טוב וללמוד לשפר את זה, וכמו כן, לדעת מה עבד והלך טוב ולחזק את זה.

את כל האינפורמציה הזו אנחנו אוספים, מרכזים ומנתחים, וסביבה בונים תכנית פעולה לשבוע הקרוב. לעשות כל דבר אחר יהיה… ניחוש!

בעסק, כמו בכל תחום, הצלחה נשענת על למידה מתמדת והתאמה לשינויים. אם אתה יכול להתחיל ליישם את המידע הזה בעסק שלך כבר עכשיו, עשה זאת!

אתה לא תאמין להישגים שאתה והעובדים שלך תתחילו להגיע אליהם.

ואם היית רוצה לקבל עזרה מקצועית ומדויקת בניהול הבקרה והשיפור בעסק שלך, אנחנו כאן כדי לעזור לך. עם הניסיון והידע מעבודה עם אלפי עסקים, נוכל יחד לזהות את הנקודות שדורשות תשומת לב, לשפר את הביצועים ולהגדיל את הרווחיות – מהר. לפעמים כל מה שצריך זה מבט מבחוץ וכלים פרקטיים כדי לצאת מתקיעות ולהביא את העסק שלך לשיאים חדשים.

כדי להתחיל, ענה על השאלון הבא וקבל פגישת ייעוץ ללא עלות.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע”מ

The post בקרה לצורך הגדלת הרווחים שלך appeared first on אקספדיטור.

עוצמה קשורה ישירות ליכולת שלך להתמיד במסלול שנבחר על ידך ולהגשים את המטרות שהצבת לעצמך.

מנהל שמנסה להתרכז בעבודתו ובכל כמה דקות נכנס אליו מישהו עם “אני רק שאלה…” או שמתקבלות הודעות דואר אלקטרוני או שיחות טלפון בלתי פוסקות, מוצא את עצמו תחת מתקפה של הפרעות והסחות דעת.

כשהעוצמה מתפצלת

גם אם המנהל הזה חרוץ ומחויב לעבודה, העוצמה שלו מתפצלת בין שני ערוצים: הראשון, שמוקדש לשמירה על קידום המשימות החשובות, והשני שמופנה לטיפול בהפרעות שמונעות ממנו להתקדם. יום עבודה כזה מסתיים בתחושת עומס ותשישות, ומה הפלא שקשה להשיג מטרות בתנאים כאלה?

המצב מחמיר כאשר המנהל לא רק מטפל בהפרעות, אלא גם לוקח על עצמו את המשימות של העובדים שלו, מנסה לחשוב במקומם ולעזור להם בביצוע מטלות שהם מתקשים בהן. בכך, הוא למעשה מוותר על תפקידו האמיתי כמנהל, ומוותר על מסלול הפעולה שלו עצמו.

הדבר דומה לאיש מכירות שנאבק לשמור על תהליך המכירה שלו. הוא מתמודד עם סירובים, התנגדויות ולחץ להורדת מחירים מצידם של לקוחות. כל לקוח מנסה למשוך את איש המכירות לכיוון שלו, והשאלה היא איך שומרים על המסלול למרות כל הניסיונות הללו.

אל תיתן להפרעות להכתיב לך את הדרך

יש אנשים שיאמרו לך: “ככה זה בחיים” או “זה חלק מהעבודה“. האמת היא, שאנשים כאלה פשוט לא מבינים את הדרך הנכונה להתמודד עם מצבים כאלה. חסר להם הידע הנכון, ולכן הם מנסים להצדיק את המצב הקיים במקום למצוא פתרונות. אם היה להם הידע הנכון, הם היו מספקים פתרונות.

המסקנה היא פשוטה: הפסק להקשיב למי שמרפה את ידיך!

הדרך לשמור על יציבות: הכשרה וידע מהסוג הנכון

אם אתה מרגיש חוסר ביטחון ביכולתך לשמור על יציבות במסלול שבחרת, סביר להניח שחסר לך ידע מסוים. ידע כזה יכול לכלול את הדרכים לביצוע פעולה מסוימת או להשגת תוצאה רצויה בזמן המתאים. הכשרה מתאימה עם הידע הנכון תגביר את היכולת והנכונות שלך להישאר יציב ולהתקדם במלוא העוצמה עד להשגת המטרות.

עם הידע הנכון תוכל לקבל יותר משימות שהושלמו בהצלחה, וכך להשיג יותר זמן, יותר כסף, שיפור במערכות יחסים והשגת מטרות משמעותיות.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

The post איך אתה מנהל את הזמן שלך כשיש כל כך הרבה הפרעות מסביב? appeared first on אקספדיטור.

זמן – האם יש לך מספיק זמן כדי לקדם את הפרויקטים והמטרות שלך בעסק ובחיים?

כסף – האם יש לך את המשאבים הכספיים הנזילים הנדרשים לקנות מה שאתה רוצה ולבצע את כל הפרויקטים שאתה מתכנן?

יחסים – האם אתה עובד או חי עם אנשים שהיחסים איתם טובים, מהנים ומעשירים את כל הצדדים? האם ישנה הבנה והערכה ביניכם? האם העובדים שלך נענים לבקשות ולהוראות שלך?

מטרות – האם המטרות שלך ברורות ומנוסחות? האם יש לך תכנית פעולה שכל מי שמעורב מבין אותה ומסכים עליה בכדי להשיג את המטרות הללו במלוא היעילות והעוצמה? במבחן התוצאה – האם המטרות שלך מושגות בפועל?

חוסר שליטה או חוסר מיומנות באחד או יותר מהתחומים הללו, או חוסר התאמה ביניהם, יפחיתו מהעוצמה שלך, וודאי שלא יתרמו להצלחה.

מנהל או צוות שחסרה לו תכנית אסטרטגית, המתאמת את הפעילות של כולם או את כל הפעילויות של אדם יחיד, ומכוונת את כל המאמצים לאותן המטרות, יכולים להראות מאוד עסוקים, ולא לייצר דבר כלשהו בעל ערך.

למשל, האם יצא לך לעבור יום שלם של התרוצצויות, שיחות עם אנשים, עבודה על המחשב והטלפון, רק כדי להגיע למצב שבסוף היום אתה תוהה איך כל הזמן הזה התבזבז ומה בעצם הצלחת להשיג?

ייתכן גם שהוגדרו המטרות ויש תכנית איך להשיגן, אך הפיננסים לא נלקחו בחשבון עד רמת הדיוק הנדרשת, והתוצאה היא שכעת הפרויקט תקוע.

ומה לגבי מנהל שרואה את המטרות בעיני רוחו, אך נראה שהצוות שלו לא ממש הגיע להסכמה על מהן אותן מטרות וכיצד משיגים אותן. כל אחד מנסה ככל יכולתו לפעול בדרכו, יד ימין לא יודעת מה יד שמאל עושה, נוצרים בלבולים, חוסר תיאום וכפילות של עבודה. הם אינם פועלים כצוות ולכן שיטות לניהול זמן כמו “חשוב ודחוף” אף פעם לא עובדות ולא משנה כמה תנסה “לנהל את הזמן או את סדר היום שלך”.

נדרשת שליטה בכל ארבעת התחומים כדי להשיג הצלחה במלוא העוצמה.

דבר נוסף שנדרש כדי שהעסק שלך יצליח ויצמח בצורה בריאה, הוא שאתה חייב להשקיע בדבר הנכון, בזמן הנכון.

אל תנסה לעשות הכול לבד

מנהלים ובעלי עסקים רבים מנסים לפתור את התקיעות בעסק בעצמם, גם כשהם עמוק מדי בתוך הבעיה. העניין הוא שכשקרובים מדי לבעיה, זה מקשה לראות את התמונה הגדולה.

אם יש משהו שמאוד מפריע לך בעסק, ואתה מנסה לפתור אותו כבר הרבה זמן בלי הצלחה – סימן שיש משהו חשוב שאתה מפספס!

לעיתים קרובות נחוצה נקודת מבט חיצונית ואובייקטיבית. מישהו מבחוץ שיביט על המצב מלמעלה, יראה את התמונה האמיתית, ויעזור לך לפגוע בול במה שתוקע אותך במקום.

החדשות הטובות הן שכשמאתרים את התקיעות, אפשר לתכנן ולהוציא לפועל תוכנית אסטרטגית שתשיג בדיוק את מה שאתה מנסה להשיג!

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

The post ארבעה מרכיבים חיוניים להצלחה במלוא העוצמה appeared first on אקספדיטור.

אתה מרגיש שעשית כל כך הרבה, אבל אין שינוי ואין תזוזה? 

כשמנסים לפתור בעיה בעסק, חשוב לאתר את המקור האמיתי לבעיה ולטפל בנושא בהקדם. וחשוב לא פחות להימנע מלנסות לתקן את הדבר שלא מקולקל – ובכך לגרום לנזק גדול יותר. 

ישנם שלבים שונים לפתרון בעיות, וההצלחה תלויה בבחירת הצעדים הנכונים וביצועם בסדר המתאים.

הנה דוגמה מעשית…

איך זה עובד

נניח שיש לך חנות אונליין למכירת בגדים. 

אתה שם לב לירידה במכירות. היא נמשכת שבוע אחר שבוע, עד שאתה מגיע למצב שבו ההכנסות נמצאות בסכנה ממשית.

אתה בודק את הנתונים, ומגלה שאחוז הלקוחות שהתחילו תהליך רכישה ועזבו באמצע עלה בצורה משמעותית. 

אתה מניח שהבעיה היא בעיצוב האתר. הרי הוא נבנה לפני שנים, והעיצוב לא נראה מספיק מודרני. האתר של המתחרים נראה הרבה יותר מזמין. מה הפלא שלקוחות לא משלימים את תהליך הרכישה ונוטשים?

יאללה, משפצים!

אז אתה מחליט לבצע שיפוץ כולל, ומשקיע ים של כסף בעיצוב חדש ונוצץ ובפיתוח פונקציות משוכללות שלא היו מביישות את אמזון.

עכשיו האתר מעוצב ברמה גבוהה, ויש שפע של אופציות חדשות. אבל מה… אחרי כל ה״שיפוץ״ הזה וההשקעה הכבדה, אתה מגלה שהמכירות לא רק שלא השתפרו, אלא ירדו עוד יותר.

מסתבר שכל הפיצ׳רים החדשים מבלבלים לקוחות, והעיצוב אמנם יפהפה, אבל פחות ידידותי למשתמש… 

הפתרון הנכון מבוסס על שורש הבעיה ולא על ניחושים

אם אתה חכם, אתה תעשה כעת את מה שהיה ראוי לעשות מלכתחילה – תחקור את העניין כדי למצוא: מה היה מקור הירידה? מה התחיל אותה?

כעת מתברר שהבעיה לא הייתה בעיצוב האתר אלא במשהו אחר לגמרי: מישהו שינה בעגלת הקניות שבאתר את ההסבר אודות המשלוח, ועכשיו לא ברור מתי ואיך הבגדים הולכים להגיע, ובאילו תנאים ניתן להחזיר את הרכישה. כתוצאה מכך, לקוחות מבולבלים פשוט מוותרים ועוברים לאתר הבא.

הפתרון הנכון זול בהרבה מהפתרון השגוי

במקום לשדרג את כל האתר (מהלך יקר, ארוך ומורכב), מה שיהיה נכון לעשות הוא קודם כל לזהות את הבעיה האמיתית – את הגורם לכך שלקוחות לא משלימים את הרכישה. 

בדוגמה שתארנו, הפתרון יהיה זול, פשוט ומהיר: להחזיר את הטקסט שעבד אך הוסר.

לעומת זאת, ניסיון “לתקן” את עיצוב האתר (שלא היה ״מקולקל״) במקום לאתר את הבעיה האמיתית, גרם לנזק גדול יותר והחמיר את המצב. 

למה? כי מלכתחילה הלקוחות לא נטשו כי האתר היה מכוער! לכן לעצב אותו מחדש זה לא הצעד הנכון, בסדר הנכון. (כמובן שזה לא אומר שלא כדאי לעשות עיצוב מחדש בזמן אחר.)

זו הסיבה שלקוחות שמקבלים מאיתנו ייעוץ לעתים קרובות מתפלאים מהפתרונות הפשוטים, הלא יקרים, ובעלי ההשפעה המהירה שאנחנו מיישמים. ובעיקר מהתוצאות הפלאיות שלא מאחרות לבוא.

אז איך עושים את זה?

המומחיות שלנו היא לעזור לך, בעל העסק, לזהות את הבעיה האמיתית, ולטפל בה. לא באלף הדברים האחרים שעשויים להסיח את דעתך. אנחנו מתמקדים בזה, כי פעם אחר פעם זה פשוט עובד.

בתור צעד ראשון, אני ממליץ שתירשם לוובינר שלנו לבעלי עסקים כדי ללמוד עוד על הנושא.

בסיום ההרשמה, יופיע שאלון קצר, וכדאי למלא גם אותו. הוא יעזור לנו לתת לך את המידע הרלוונטי ביותר למצב הייחודי של העסק שלך.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

The post מנסה להרים את העסק והמצב רק מחמיר? appeared first on אקספדיטור.

שמי לירן, חברת ״אוויר הרים״. אנחנו עוסקים בתחזוקה של חזיתות ומבנים, בעיקר בעבודות גובה וסנפלינג. בעסק היום חמישה עובדים, כולל אותי.

בשלב מסוים הבנתי שאני צריך עזרה. שהעזרה באמת מקדמת אותי, ושווה לי להשקיע בעצמי. אני מסתכל על זה כמו למשל על משחק שחמט. אני יודע שיש הרבה שאוהבים לשחק, והם טובים. אבל כשמישהו נכנס לחוג או לליגה, זו רמה אחרת. זה משהו מסוג אחר. ואני הבנתי שאני צריך לעלות כיתה. זאת אומרת, לצאת מהמעגל החובבני שמבוסס על תחושות בטן ולקבל פרספקטיבה רחבה יותר,
מקצועית יותר.

אז הגעתי לחיפוש אחר ליווי של ייעוץ בעקבות פשוט כאוס שהתחיל אצלי בניהול של העסק. אם זה בהרגשה שיש לי הצפה של עבודות ואני לא מצליח לתת להן את תשומת הלב הראויה – הקצאת משאבים של עובדים, חומרים, בזבוז זמן של חזרה מיותרת על פעולות. והרגשתי שגם עם כל המאמץ שלי, אין לי מספיק זמן ביום מעבר לשעות העבודה.

בקיצור, חיפשתי שמישהו ייתן לי יד ויגיד לי ״רגע, בוא, אני איתך. לאט לאט, אנחנו עכשיו נפתור את הכל ונלך על השביל הבטוח.״

אז עפר באמת במפגש הראשון, ובעקבות מה שראיתי באינטרנט, הציג את שאלת הלמה שמשכה אותי, כי הבנתי שאני באמת מעוניין לחפש את נקודות העומק. לעשות שינוי מהותי לטווח רחוק ולא איזשהו פתרון זמני.

היה נראה לי מבחינת התועלת שאני הולך לקבל, שהמחיר ששילמתי היה בהחלט הוגן, וישיג הרבה יותר.

עוד מהלך שהיה חשוב לי במפגשים האלה – הרבה פעמים נתקעתי בסיטואציות של יחסים בין אישיים. בין אם זה עם לקוחות, בין אם זה עצות על עבודות מסוימות איך להתנהל איתן, בין אם זה עם העובדים שלי, שאלות על שכר, שאלות על תמחור, על אחריות, על כל מיני דברים שהם פרקטיים לאותו הרגע.

לסיכום של איך אנחנו התקדמנו בתהליך הזה, אני רואה את זה כל חודש בגרפים. הגרף פשוט עולה כל הזמן בצורה אפשר להגיד ליניארית.

והשיתופיות הזאת יצרה דינמיקה של חברה, של היררכיה, שכל אחד יראה את המקום שלו, כל אחד יודע את החלק בהצלחה שלו ושמח, וזה נותן גאוות יחידה.

אני יכול להגיד על עפר שהוא הקסים אותי. לא מקסם שווא, אלא קסם שיש בו מן האמת, של ראייה חודרת להגדיר את הדברים. הוא הציג לי אותם שחור על גבי לבן.

מי שמתלבט אם ללכת לייעוץ בכלל – מי שלא לוקח ייעוץ אז יישאר תמיד באיזושהי מסגרת שלא תהיה לו ממנה יציאה. כמו שנאמר שאין האסיר מתיר עצמו מבית האסורים. אתה צריך מישהו מבחוץ כדי שיעזור לך למשוך החוצה. אני לא חושב שיש מישהו שמסוגל לעשות את זה לבד. זה ליגה אחרת.

הליווי מבחינה כספית הוא לא בשמיים כמו שנתקלתי בחברות אחרות, אלא הוא מאוד הוגן. והערך שהוא נותן הוא ערך גדול. נתקלתי במספר יועצים, ואני חושב שהערך הייחודי שאני מוצא באופן הליווי הזה הוא שיש לו שיטה. יש לו סכמה של התחלה, אמצע וסוף. ולכן היא גם נוגעת בכל הדברים, בכל המכלול. ויש להם הבנה טובה גם בכל המכלול, ולכן מומלץ מאוד לבחור דווקא בעפר ובאיילה.

לירן, בעל עסק לתחזוקת חזיתות ומבנים בעבודות גובה וסנפלינג

The post השקעה נבונה שהביאה לתמורה ענקית appeared first on אקספדיטור.

כשכסף לא נכנס באופן קבוע, זה הופך את ניהול העסק למשימה מלחיצה במיוחד ומעלה שאלות לגבי עתיד העסק בכלל.

אז מה בדרך כלל עושים כדי לפתור את הבעיה הזו? 

הטעות הגדולה ביותר של בעלי עסקים

אם תסתכל על זה ״באופן הגיוני״, אז כדי להגדיל הכנסות צריך: (1) להגביר מכירות (2) לחסוך בהוצאות. ללא ספק אם עושים את זה, העסק יתרחב בהצלחה, נכון?

המטרה היא כמובן צמיחה והתרחבות, אבל המציאות היא שזה לא באמת עובד ככה.

מחקרים מראים שכשחברות מתמקדות אך רק בתזרים המזומנים, הן מתקשות לצמוח, או לא מסוגלות לעמוד בקצב הצמיחה, ופשוט מתפרקות. 

הנה מה שקורה בפועל: 

בעל העסק חושב שהפתרון לבעיות התזרים הוא פשוט להכניס עוד כסף.

אז הוא מריץ עוד מבצעים, משקיע יותר בקידום (אולי גם לוקח הלוואה) ומנסה להביא עוד לקוחות. אם הוא עושה את זה נכון ומצליח, כמות הלקוחות כמובן גדלה וגדלה.

המערכת חווה עומס ומערך השירות לא מוכן להתמודד עם זה. שים לב, בשלב הזה זה לא דבר רע. מדובר בעומס בריא. זה הסימן שהעסק שלך גדל! עכשיו הזמן למנף את ההזדמנות הזו.

איך? חזק את אמצעי השירות שלך. הכשר את הצוות להתמודד עם העומס החדש. שפר את התשתיות כך שהמערכת תעמוד בקצב. כך תיצור התרחבות שמזינה את עצמה. כשאתה משקיע בשירות טוב יותר ובצוות חזק יותר, אתה מוודא שהלקוחות ימשיכו לזרום והעסק ימשיך לגדול.

אבל…

אם לעומת זאת, במקום להשקיע ביכולת העסק לשרת יותר לקוחות יותר טוב, אתה ממשיך לשפוך כסף על קידום ומבצעים (או על דברים לא קשורים אחרים), בלי לחזק את התשתית והשירות, הנה מה שיקרה:

לקוחות מתוסכלים – לקוחות חדשים לא יקבלו את השירות המצוין שציפו לו. במקום להפוך ללקוחות נאמנים, הם יעזבו במהירות, משאירים מאחוריהם שובל של ביקורות שליליות ומוניטין עסקי שנפגם.

צוות מותש – הצוות שלך, שלא הוכן להתמודד עם העומס, ירגיש לחוץ ושחוק. זה יפגע במורל, בפרודוקטיביות, באיכות השירות שהם נותנים, ועלול אף להוביל לאיבוד כוח אדם.

מערכת מתפרקת – תשתיות שלא מתוחזקות ומתוגברות פשוט לא יעמדו בעומס. זה יוביל לתקלות תכופות, עיכובים ואובדן אמון מצד הלקוחות.

בעיות תזרים מתמשכות – במקום לפתור את בעיות התזרים, אתה פשוט תיצור מעגל קסמים שבו אתה מכניס יותר כסף רק כדי לכסות על הבעיות שנגרמות מחוסר השקעה נכונה.

מה כן לעשות?

כדי שהעסק שלך יצליח ויצמח בצורה בריאה, אתה חייב להשקיע בדבר הנכון, בזמן הנכון.

בתור דוגמה, כשאין לקוחות ואין הכנסות, זה לא הזמן לעשות שיפוץ מקיף ורכישת ציוד משוכלל (כמו שגילה בעל עסק שפנה אלינו לעזרה לאחר שהשקיע 410 אלף ש”ח במכשור מתקדם שלא פתר את הבעיה). יש כמה מלכודות נפוצות בתחום הזה, וזה קריטי לא ליפול בהן!

ניתן לעשות את זה כשמכירים היטב את המבנה של עסק מצליח, השלב שלו בהתפתחות, והצעדים המדויקים שיביאו אותו לשלב הבא בהתפתחות, עם מינימום ״כאבי גדילה״.

לכן אני מזמין אותך להצטרף אלינו לוובינר הקרוב, בו נדבר על שגיאות קריטיות שחשוב להימנע מהן.

בסיום ההרשמה, יופיע שאלון קצר, ומומלץ למלא גם אותו. הוא יעזור לנו לתת לך את המידע הרלוונטי ביותר למצב הייחודי של העסק שלך.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

The post האם בעיות תזרים הן האויב מספר 1 של העסק שלך? appeared first on אקספדיטור.

האם קורה לך שאתה מתכווץ כשאתה שומע או רואה את העובדים שלך מטפלים בלקוח או מספקים מוצר?

יש בעלי עסקים שבמצב כזה, מעדיפים, רק בשביל שלא תהייה מבוכה – לעשות הכל בעצמם.

יש כאלה, שנכנסו לתסכול ועוסקים בשכנוע עצמי שאין ברירה, וצריך להתפשר על איכות כוח האדם.

למה? 

מפני שאתה יכול להיות המקצוען הטוב ביותר בתחום שלך, ועדיין יהיה דבר אחד שיהיה קשה מאוד לעשות, והוא: לעשות “העתק-הדבק” לגישה שלך כבעל עסק ולהדביק בה את העובדים סביבך.

זה לא חייב להיות כך.

לכן, במאמר הזה אני רוצה לחלוק איתך מספר טיפים שיכולים לעזור לך לוודא שהעובדים מיישמים את הגישה והסטנדרטים שלך בעת התנהלות מול לקוחות ובתוך החברה עצמה.

איך להבהיר ציפיות ולהבטיח ביצועים גבוהים

1. תקשורת ברורה ומובנת 

כדי שהעובדים יבינו בדיוק מה מצופה מהם, חשוב להבהיר את הציפיות והסטנדרטים שלך בצורה ברורה. תקשורת ברורה כוללת מספר היבטים מרכזיים:

מסמכים מפורטים: הנחיות כתובות, מדריכים, פרוטוקולים ומסמכי מדיניות (רצוי עם תמונות, איורים, ודוגמאות או המחשות – היכן שרלוונטי) הם כלים חשובים להבהרת הציפיות והנהלים. 

מסמכים אלו צריכים להיות נגישים לכל העובדים ולהכיל מידע מפורט על נהלי העבודה, מדיניות השירות ואופן הטיפול בלקוחות. מסמכים כתובים משמשים כמאגר מידע מסודר אליו יכולים העובדים לפנות בכל עת שהם זקוקים למידע.

הבהרת מטרות ויעדים: חשוב שהעובדים יבינו לא רק מה עליהם לעשות, אלא גם למה. כשהעובדים מבינים את המטרות והיעדים של העסק, הם יכולים להבין טוב יותר את המשמעות של תפקידם ולהרגיש חלק משמעותי מההצלחה הכללית.

אבל יש כאן היבט חשוב נוסף, והוא מתייחס לפעולה רובוטית לפי נהלים.

נהלים מסודרים הם קריטיים להצלחה והתרחבות עסקית. אבל אם עובד היה פועל בצורה אוטומטית, בלי לחשוב על ההקשר, המטרה הסופית או המצב הנוכחי, הוא היה הופך את עצמו לבלתי יעיל בצורה מסוכנת. זה מביא לטעויות במצבים לא צפויים ובזבוז זמן רב עקב בירוקרטיה שלא משרתת איש, ו/או התעקשות על דברים לא רלוונטיים.

אפשר לעזור להימנע מכך כשברור לכולם שמה שמצופה מהם זה לא לפעול על אוטומט, וכשמתגמלים גישה של ראש גדול שמובילה להצלחות מדידות בשטח. (זה שונה מאוד מ״עיגול פינות״, שרק מכניס על העסק לצרות). הדרך להגיע לשם מתחילה בכך שכל עובד יידע בדיוק מה המטרה של תפקידו ולאילו יעדים הוא והעסק אמורים להגיע.

מבחינת הנהלים הקיימים – חשוב שהוא לא רק ידע מהם, אלא גם יבין את ההיגיון מאחוריהם. אם אין היגיון כזה, יש להחליף אותם באופן מיידי.

תדרוכים תקופתיים: מפגשים קבועים שבהם מציגים את היעדים, המטרות והמדיניות של העסק. בתדרוכים אלו ניתן לשתף את העובדים בעדכונים חשובים, להבהיר נושאים לא ברורים ולתת מקום לשאלות ועדכנים מצד העובדים. תדרוכים אלו יכולים להתקיים פעם בשבוע או בהתאם לצורך.

תקשורת ברורה ומובנת היא הבסיס לשיפור ביצועי העובדים ואיכות השירות. השקעה בתקשורת נכונה תחזיר את עצמה בתוצאות משופרות, בשביעות רצון לקוחות ובתפקוד טוב יותר של העסק.

2. דוגמה אישית: הלב של מנהיגות מוצלחת

דוגמה אישית היא אולי אחד הכלים החשובים ביותר שיש לך כמנהל להנחיל ערכים וסטנדרטים בעסק שלך. כשהעובדים רואים אותך מתנהל במקצועיות, עומד במילה שלך, ומספק שירות ללקוחות ברמה גבוהה (או להפך…), הם באופן בלתי נמנע מושפעים ממך ויישמו את אותם עקרונות בעבודתם.

עצור לרגע ונסה לבחון מספר מקרים מהחיים שבהם נתקלת בזה. האם היו מצבים שבהם התנהלות שלך הובילה לשינוי בגישה של עובד או עובדים? האם ראית את ההשפעה הישירה של הדוגמה האישית שלך על רמת השירות או האיכות של העבודה?

בנוסף, הדוגמה האישית שלך היא הבסיס לאמון והכבוד שהעובדים חשים כלפיך. כשאתה מראה יושרה ומקצועיות בהתנהלות שלך, הם יודעים שאפשר לסמוך עליך. אם הם רואים שאתה מנסה, למשל, להתחמק מלשלם לספקים וקבלנים, או מחפף בעבודה כדי לחסוך בעלויות – הם ללא ספק יכולים להבין שאי אפשר לסמוך עליך באופן כללי, או שזה בסדר לעגל פינות במה שהם עושים.

3. הכשרה ופיתוח מקצועי

השקעה בהכשרה מתמדת של העובדים היא מפתח להצלחה. זה אולי נשמע מובן מאליו, אבל בעלי עסק רבים ״לא מגיעים לכך״.

זה מתחיל בתרגול המשימות והמיומנויות בתפקיד, עד לרמת ביצוע גבוהה שלא יורדת מסטנדרט מסוים. ומומלץ לכלול גם סדנאות והדרכות ושיעזרו לעובדים להפוך לטובים ביותר בתחומם, מעל ומעבר ליכולות של המתחרים.

בסופו של דבר, עובדים מוכשרים שיודעים מה הם עושים, ופועלים עם תשומת לב ואכפתיות (בניגוד לרובוטיות ושעמום כללי, או אפילו עצבים וטינה) הם הנכס הגדול ביותר של העסק. לכן אל תתפשר על זה, ואל תוותר על הסטנדרטים שלך!

לאקספדיטור מאיץ עסקים בע”מ ניסיון עשיר ומוכח בהדרכה והכשרה של עובדים. נשמח לעמוד לשירותך ולסייע לך לבנות ולהכשיר צוות מנצח.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

The post איך לבנות צוות עובדים חזק ומקצועי שלא מצריך התערבות שלך בכל פרט קטן? appeared first on אקספדיטור.

מנהלים ובעלי עסקים רבים מנסים לפתור את התקיעות בעסק בעצמם, גם כשהם עמוק מדי בתוך הבעיה.

העניין הוא שכשקרובים מדי לבעיה, זה מקשה לראות את התמונה הגדולה. 

מה קורה פה? 

פעמים רבות בעל העסק מצוי בתוך הסיטואציה והבעיה ומושפע מהן רגשית.

רגשות כמו תסכול, כעס, פחד או חוסר תקווה יכולים להקשות מאוד על בעל העסק לעזור לעצמו בעצמו ולמצוא פתרונות אפקטיביים.

במצב כזה, קשה לחשוב 100% בהיגיון ולהבחין בכל ההיבטים. מופיעים הרגלים שקשה לשבור, רגשות שליליים, דעות קדומות, ואפילו תירוצים מאנשים אחרים שמסבירים למה ״אין מה לעשות״. כל אלה עוזרים לקבור כל סיכוי להצלחה. אתה עלול אפילו להרגיש חוסר אמונה ביכולתך לשנות את המצב.

אם יש משהו שמאוד מפריע לך בעסק, ואתה מנסה לפתור אותו כבר הרבה זמן בלי הצלחה – סימן שיש משהו חשוב שאתה מפספס!

נחוצה נקודת מבט חיצונית ואובייקטיבית. מישהו מבחוץ שיביט על המצב מלמעלה ויראה את התמונה האמיתית.

איך עושים את זה?

יש שתי אפשרויות:

1. ללמוד איך לבצע אבחון עסקי כמו שצריך.
   
2. לקרוא למומחה שיבצע את האבחון עבורך.

הדרך שלנו:

אנחנו מלמדים אותך, בעל העסק, איך לערוך חקירה עסקית בעצמך.

במילים אחרות, נלמד אותך את השיטה, ​​נעזור לבצע את החקירה ונלווה אותך בתהליך.

למה זה טוב?

כי זה מעלה את היכולת שלך לנהל את העסק ולקבל שליטה על המצב.

המטרה שלנו היא לעזור לך להקפיץ את העסק לגבהים חדשים (דוגמה מהחיים בראיון הבא), לא להפוך אותך לתלוי בייעוץ חיצוני.

כמו במשל על הדגים – כדי לעזור למישהו באמת, חשוב ללמד אותו לדוג ולא רק לתת לו דגים כל יום.

בעלי עסקים שפונים אלינו מקבלים כלים ליציאה מהתקיעות המחשבתית. אנחנו עוזרים לגלות את הנקודות המדויקות שמונעות ממך להשיג את המטרות שלך.

ומה הלאה?

כשמאתרים את התקיעות, אפשר לתכנן ולהוציא לפועל תוכנית אסטרטגית שתשיג בדיוק את מה שאתה מנסה להשיג, ונעזור לך להוציא אותה לפועל בהצלחה, לשיפור משמעותי בתוצאות.

המטרה היא לא רק להוציא את העסק מהתקיעות, אלא להביא אותו למקום של צמיחה מתמשכת והצלחה.

לסיכום

אל תנסה לעשות הכל לבד.

תן לנו לעזור לך לאתר את המקור לתקיעות ולהפוך את העסק שלך לסיפור הצלחה. לא עוד תירוצים, ולא עוד עיכובים. הגיע הזמן להשגת היעדים שקבעת לעצמך.

בתור צעד ראשון, בוא נתחיל עם שאלון אינטרקטיבי קצר שיעזור לנו להכיר אותך יותר טוב ויכול להוביל לאיתור הבעיה בעסק שלך.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

The post מתי נכון לפנות לייעוץ עסקי מקצועי? appeared first on אקספדיטור.

שרשרת של פיקוד היא לא רק בצבא.

בכל עסק יש היררכיה ברורה, כל אדם אחראי לתחום שלו.

ה״גנרל הראשי״ לא יכול לעשות הכול לבד, והוא גם לא צריך.

שיבוש הסדר הארגוני

האם יצא לך לעשות דברים במקום העובדים שלך?

במקום שאנשי המכירות יטפלו בלקוחות, אתה נאלץ להתערב ולסגור עסקאות בעצמך?

לוקח על עצמך את ניהול הפרויקט באופן מלא במקום להאציל סמכויות ולתת למנהל הפרויקטים לעשות זאת?

אולי מבצע משימות מסוימות אחרות במקום עובדים שזה התפקיד הרשמי שלהם?

בעל עסק ש״מדלג״ על אנשי המכירות שלו ומטפל ישירות בלקוחות, או עושה את העבודה במקום העובדים, בכל פעם שהוא לא סומך עליהם או שהם עושים טעויות – משבש את הסדר הארגוני.

התעלמות מהתפקידים

מה שקורה בפועל הוא מעין התעלמות ממי שממלא תפקיד מסוים. למשל ״להתעלם״ מהעובד שאמור לטפל במשימה ולעשות אותה בעצמך.

כשבעל העסק מתערב בצורה כזו, העובדים עלולים להרגיש שהם לא נושאים באחריות מלאה על המשימות שלהם, כי הבעלים תמיד שם לתקן ולפתור בעיות. מצב זה נוטה להוביל לירידה במוטיבציה ובמעורבות שלהם.

ובעל העסק מצידו, במקום להשקיע זמן ואנרגיה בניהול העסק, פיתוחו והרחבתו בטווח הארוך, עם התמקדות בנושאים אסטרטגיים, נתקע בבעיות קטנות ומבזבז הרבה זמן יקר.

העסק יושב על הכתפיים שלך

התוצאה היא עסק שלם שמונח על כתפיו של המנהל, והצוות מתבונן מהצד, או במקרה ה”טוב” עומד חסר אונים ולא יודע איך להתמודד עם הסיטואציה ותחושת התסכול המורגשת כשמישהו מבצע את תפקידך במקומך.

קיימת נטייה להצדיק את המצב ולומר, “אבל אף אחד לא יכול לעשות את זה טוב כמוני“.

אולי זה היה נכון, אם היית עוסק רק במשימה זו. אבל כשאתה מפזר את המשאבים שלך בכל הכיוונים, דברים מתעכבים או מתקדמים בצורה כאוטית, כי אתה רץ מכיבוי שריפה אחת לכיבוי שריפה אחרת. זה מצב שונה מאוד מעסק מאורגן שבו כל אחד יודע וגם עושה את תפקידו.

בשורה התחתונה, “אני היחיד שיכול לעשות את זה כמו שצריך” לא עובד כעיקרון פעולה. נכון, אולי יש לך את הכישורים והניסיון יותר מכל אחד אחר, אך אתה למעשה מכניס מקלות בגלגלים של המכונה העסקית שלך. ואתה אף פעם לא מצליח להתרכז בדברים החשובים באמת שמנהל אמור לעשות.

הדרך הנכונה לנהל עסק

כשאתה שומר על מבנה העסק ומשאיר לכל אחד את התחום שלו, אתה לא רק מפחית את העומס על עצמך, אלא גם מעלה את המורל והיעילות של הצוות כולו.

עכשיו, זה לא אומר לתת לעובדים לפשל ולא לעשות שום דבר בקשר לזה. או להסתכל מהצד בעוד ההכנסה צונחת כי איש המכירות מפספס עסקאות, או אנשי שירות הלקוחות לא מצליחים לטפל בלקוח זועם. זה כן אומר ללמוד שיטות ניהול שמאפשרות לך לטפל בכך בלי שתצטרך לעשות הכול בעצמך על בסיס קבוע.

אם היית רוצה ללמוד יותר לעומק איך עושים את זה, אתה מוזמן לפנות אלינו לפגישת ייעוץ ללא עלות.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

״ראיתי שאני ממלא 30 תפקידים והבנתי איך אני פותר את זה ומפנה זמן״

״הרגשתי שאני עושה כל מה שצריך, משקיע בחברה המון שעות, אך לא מגיע להישגים שאני מצפה, גם מבחינת רווחיות. העסק נקלע למשבר עמוק.

לא ויתרתי, וקלטתי שיש כאן משהו שאני לא עושה נכון. הבנתי שאני צריך לרכוש ידע כדי לעשות את העבודה בצורה נכונה.

עפר ידע להסתכל על כל הצדדים ועזר לנו לנהל את הארגון ברמה הכי גבוהה שאפשר. מ-3 סניפים צמחנו ל-8, עם גדילה של 10%-15% במחזור הפעילות בכל שנה, כולל בתקופות הסגרים.״

איציק פלד
מנכ״ל חברת Swiss System

The post טעות נפוצה שגורמת לך להיות מוצף בעבודה מיותרת ולהספיק הרבה, הרבה פחות appeared first on אקספדיטור.

עבודה כפולה? 

השקעה בפעולות שלא מניבות תוצאות?

עומס בלתי הכרחי על כתפיך?

קודם כל, ניתן וחשוב למנוע את המצבים האלה. שנית, ברגע שתעשה זאת היקף התפוקה והרווחיות שלך יזנקו, ולקוחותיך יופתעו מרמת השירות והמהירות יוצאות הדופן.

חוסר מיומנות – האיום הסמוי על הצלחת העסק

הנה דוגמה קלאסית:

עובד לא מיומן עושה עבודה חפיפניקית, ואתה, בעל העסק (או מנהל בכיר אחר), צריך לתקן אחריו.

זה לא רק משגע אותך, אלא גם יוצר משברים שדורשים זמן ואנרגיה נוספים מול לקוחות, ספקים ועובדים.

מה עושים? 

אפשר להתחיל עם הפעולות הבאות:

מנסחים נהלים ברורים וכתובים, משקיעים בהכשרת עובדים, ודואגים שהכל יעבוד חלק כמו מכונה משומנת באמצעות תרגול מספק עד לפעולה חלקה. עזרנו לבעלי עסקים רבים להגיע לכך והתוצאות שוות פי אלפי מונים את ההשקעה.

משימות פתוחות  – האויב השקט מבפנים

עד כמה אתה מצליח להתרכז?

גורם חשוב נוסף לעומס מיותר בעסק הוא משימות פתוחות.

מכיר את זה שמתחילים משימה, אבל אז עוזבים אותה, ועוברים לעבוד על משהו אחר?

או כמעט מסיימים משהו, ואז זה נתקע כי עוד מישהו צריך לאשר וזה לוקח נצח?

משימות יש להתחיל, לעשות, ולסיים. כל עוד הן לא הסתיימו – הן לא שוות הרבה.

השארת משימות פתוחות יוצרת עיכובים, פיגורים מצטברים ותשומת לב תקועה, מה שמקשה עליך להתרכז בדברים אחרים.

מכיר את ההרגשה של לסיים פרויקט גדול וחשוב כמו שצריך, בידיעה ש״זהו! מעכשיו לא צריך לדאוג לזה יותר״? 

ובכן, זאת תשומת הלב שלך שמשתחררת, ועכשיו אתה מרגיש חופשי להשקיע אותה במשהו חדש. הפרויקט הגמור הוא כעת ״מאחוריך״ ואפשר להסתכל קדימה.

בין אם אתה מודע לכך או לא, פרויקטים בלתי גמורים נוטים לשבת לך על הכתפיים, ולהכביד על החיים. לכן זו כזו הקלה לסיים דברים באופן סופי ומוחלט. במצב זה, אפשר באמת לתפקד בצורה אופטימלית! (בלי ״שק של אבנים עליך״…)

משימות פתוחות גונבות ממך זמן

מעבר להשפעה על יכולת הריכוז שלך, שים לב שפעולה שהתחילה ונעזבה, תתחיל מההתחלה עם בזבוז רב.

צריך לעבור שוב על החומר, להיזכר מה היה, איפה עצרנו, למה הוחלט כך וכך… ואולי אפילו אין תיעוד מתאים, ואז בכלל נתקעים בבלגן מיותר…

לכן, הקפד לסגור משימות. אל תשאיר אותן פתוחות. ולמד את העובדים שלך לפעול באותה הדרך.

לדוגמה, אם עובד הבטיח לחזור ללקוח בשיחת טלפון – עליו להקפיד לעשות זאת. אם זה לא קורה, חשוב לתקן אותו.

כאן נכנס הנושא החיוני של הכשרת הצוות וארגון יעיל יותר של העסק כולו. אני יודע שזה לא פשוט לעשות את זה לבד, במיוחד כשגם ככה יש עומס וכל יום מרגיש כמו מרוץ נגד הזמן. לכן אנחנו באקספדיטור מציעים ״שירות הצלה״ מיוחד בנושא הזה בדיוק. אם זה מעניין אותך, אתה מוזמן ליצור איתי קשר לשיחת ייעוץ ללא עלות.

מנהלים שפנו אלינו וקיבלו סיוע בנקודות האלה מדווחים על ירידה משמעותית בעומס והגברת התפוקה מצד הצוות.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

The post מרוב משימות קשה להתרכז? כך תקל על עצמך ותשפר את הרווחים והתפוקה appeared first on אקספדיטור.

תכירו את בעל העסק המצוי. שלושה עובדים, חמישים עובדים – זה לא משנה. עדיין מרבית הפעילות והתפוקה הרווחית האמיתית בעסק תלויה בו עצמו. כל ההצלחה של העסק יושבת על כתפיו.

וזה מוביל לבלגן מוחלט: עומסים שלא נגמרים, מתחים בשמיים, ואין זמן לפיתוח עתידי.

המלכודת המוכרת: לשכור מומחה יקר

במקרים רבים בהם טיפלנו, הנטייה הראשונה של בעל העסק היא…

• לשכור מומחה בעל ניסיון בתחום המקצועי כדי לתת יותר שירות
• או לשכור מישהו תותח ומקצוען שיודע למכור כמו בעל העסק

ברוב המקרים, קשה מאוד למלא את המשימה הזו. בנוסף, התקציב עבורה הוא עצום, בעל סיכון גבוה, וההחזר על ההשקעה? אולי אחרי הרבה מאוד זמן.

הפתרון הפשוט: משימות עם ערך גבוה

במקום להעמיס על עצמך את כל המשימות, יש דרך אחרת.

בניתוח ממוקד אפשר למצוא פעולות פשוטות שבעל העסק יכול להסיר מעצמו ולהעביר לכוח אדם עם דרישות בסיסיות יותר.

אלה יכולות להיות לדוגמה משימות אדמיניסטרטיביות שישחררו את בעל העסק לעסוק במה שבאמת חשוב – יצירת הכנסות ופיתוח עתיד העסק.

דוגמה מהחיים בבית דפוס בטכנולוגיה מתקדמת

דוגמה מושלמת היא בית דפוס בטכנולוגיה מתקדמת שעזרתי לו.

בעל העסק חלם על הגדלת כוח המכירות בעזרת מישהו מקצוען ברמה שלו (ותק של עשרות שנים…).

מרבית המועמדים שהתקרבו לדרישות רצו שכר של 24 אלף ש״ח ומעלה.

השינוי הקטן שעשה את כל ההבדל

במקום זה, שכרנו עוזרת מכירות, שכל תפקידה הראשון היה להוציא מיילים, ולעקוב אחר תסריט שיחה פשוט כדי לאתר לקוחות פוטנציאלים לפגישות היכרות.

תוך שבועיים, מספר פגישות המכירה הוכפל, כאשר העומס ליצירת אותן פגישות ירד מבעל העסק.

לעיתים נקודת המפנה נמצאת מתחת לאף, אבל מפוספסת…

לפעמים הפתרון לבעיות בעסק הוא פשוט וזול יותר ממה שנדמה, והאמת היא שראיתי את זה בשטח בחלק גדול מהמקרים. סידור וארגון נכון יכולים לחשוף הזדמנויות חדשות להגדלת ההכנסות, ולא פחות חשוב – להגדלת הרוגע והזמן הפנוי של בעל העסק.

במקום לחכות עד שיהיה לך תקציב לשכור עובדים מומחים שאינך יכול להרשות לעצמך, אפשר למצוא פתרון פשוט שיהפוך את החיים ליותר קלים. המקרה לעיל הוא רק דוגמה אחת מיני רבות.

אתה מוזמן ליצור איתי קשר ואעזור לך בכך.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

The post בעל העסק בעומס מטורף? הפתרון נמצא קרוב ממה שחושבים appeared first on אקספדיטור.

מקרה אמיתי מהשטח

בוא נבחן את המקרה הבא של חברה שאנחנו מלווים תקופה ארוכה.

יש לה צוות טכנאים מקצועי שמבצע התקנות של מערכות טכניות עבור לקוחות החברה. 

לאורך זמן הליווי החברה גדלה והתפתחה וצוות הטכנאים גדל בהתאם.

ואז…

״עכשיו גם אתה מציק לי עם לוחות הזמנים?!״

אחד הטכנאים התחיל להתלונן בצורה בוטה על בעל העסק מול העובדים האחרים, ולעתים גם בפניו.

ביקורת – כאשר היא מיועדת לעזור להשתפר – היא מצוינת. ואיך אומרים? לעיתים צריך לשמוע אותה, גם כשלא נעים, אם תרצה באמת להשתפר.

אך אותו טכנאי נהג למתוח ביקורת בצורה מוגזמת, חסרת פרופורציה ובלתי צפויה.

למשל, כשאחד המנהלים פנה אליו עם סידור עבודה, הוא החל לרדת על בעל העסק, וזרק לאותו מנהל באנחת תסכול וזלזול ברור, “גם אתה הפכת עכשיו להיות כמוהו? עכשיו גם אתה מציק לי עם לוחות הזמנים ויורד לחיי?”

חקירה עסקית מגלה את האמת

כאשר חקרתי את העניין, גיליתי שהתופעות הללו ודרך ההתנהגות הזו היא עקבית מול כלל העובדים, והתקשורות של אותו עובד מלאות בזלזול, הדגשת ליקויים וביקורתיות באופן כללי. הבנו שיש משהו עמוק יותר מאחורי ההתנהגות הזו.

כשהמשכנו לבדוק, התגלו מעשים לא תקינים של אותו טכנאי, כמו שימוש בציוד החברה לביצוע עבודות פרטיות ומי יודע כמה עוד דברים נוספים.

הטיפול במקרה הזה, הוא בהחלט חשוב וחיוני, אך הוא נושא למאמר נפרד. 

הנקודה כאן היא שהתברר שאותו עובד ביצע פעולות שהוא בטוח לא היה רוצה שיעשו לו אם הוא היה הבעלים של החברה.

אז אם יש בסביבה שלך מישהו שמקטר, מתלונן או מחפש להאשים – זה חשוב לטפל בכך בדחיפות לפני שהמצב יחמיר.

כי מצב זה עלול להוביל ליותר נזקים בטווח הקצר והארוך ממה שאתה יכול לשער.

ואם אתה צריך עזרה בנושא, והיית רוצה שיהיה לך צוות עובדים פרודוקטיביים ועם מורל גבוה, אתה מוזמן לכתוב לי עכשיו.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

The post ביקורת זה דבר טוב או רע? התשובה עשויה להפתיע אותך appeared first on אקספדיטור.

במאמר זה, נעבור על שלוש טעויות נפוצות שנעשות בניהול תזרים, שחשוב שתכיר על מנת להימנע מהן. המטרה היא להביא את העסק למצב יציב, רווחי ובעיקר – עם מספיק מזומנים בקופה בכל רגע נתון.

שלוש טעויות נפוצות

1. לסמוך על רואה החשבון מבלי להבין את העובדה הפשוטה ש… רואה החשבון הוא היסטוריון! 

רואה החשבון עוסק בסוף שרשרת הטיפול בנושא הפיננסים. הנהלת החשבונות מבוצעת הרבה אחרי כל הרכישות וההתחייבויות ואחרי כל ההחלטות, הנכונות או השגויות, של המנכ”ל.

בדרך כלל, רואה החשבון רואה את התמונה בפיגור של 6 שבועות במקרה הטוב. ובעסקים רבים, ראיתי גם פיגור של חודשים רבים, או חוסר דיוק כי שכחו לציין חשבונית מסוימת, הלוואה, או הוצאה אחרת שמגלים אותה רק אחרי סוף השנה.

נתקלתי גם ביותר מבעל עסק אחד שמשך מהעסק סכום כסף נכבד כדי להשלים את בניית הבית שלו, ואז עמד מול משבר עסקי שדרש גאון אמיתי כדי להחזיר את העסק לתלם. כל זה בגלל שלא היה מנגנון שימנע את התסבוכת.

2. דוח רווח והפסד שמטעה אותך לחשוב שהכל בסדר

האם קרה לך שדוח הרווח וההפסד הראה ״רווח״, ומצד שני חסר כסף בבנק?

או מצב שבו רואה החשבון טוען שהחברה רווחית, ובעל העסק נדרש לקחת עוד ועוד הלוואות כדי לממן את הפעילות… מה לעזאזל קורה כאן?

נראה שה״ניהול״ הפיננסי מתבצע בסוף התהליך במקום במקומו הנכון – לפני שהכסף נכנס ולפני שהכסף יוצא!

הפתרון ל-2 הטעויות שפרטתי כאן הוא ללמוד איך לבצע תכנון פיננסי באופן שוטף, מה שעוזר להביא את העסק לשגשוג כלכלי אמיתי, כולל הרבה רזרבות נזילות.

ניהול פיננסי נכון הוא משהו שמתבצע מראש ולפי שיטה. הוא שונה לגמרי מניהול תזרים שגרתי כפי שתוכניות או תוכנות רבות מציעות. הוא גם לא מהווה תחליף להנהלת חשבונות או תוכנת הנהלת חשבונות, אבל הוא קריטי לכל עסק שרוצה לגדול.

3. הסתמכות על הכסף ש״בדרך״

זה מדהים לשבת עם מנכ”ל של חברה בעלת מחזור של 13 מיליון ש”ח בשנה, כשדוח הרווח והפסד מראה ״רווח״, אך מסגרות האשראי הולכות וגדלות באופן מפחיד.

אחרי מספר שאלות אפשר לגלות שמודדים “הכנסות” לפי חשבוניות שהופקו – שעבורן מקבלים כסף בפועל רק 93 או 123 יום מאוחר יותר. 

הפתרון פשוט: מדוד את ההכנסה ברוטו האמיתית.

היפטר מהרעיון של ניהול תזרים לפי כל דבר אחר חוץ מהכסף שנפרע בחשבון הבנק באותו שבוע ושאתה חופשי להוציא אותו. 

אינך יכול לשלם משכורות מתוך כסף “שעדיין לא הגיע” או ש”עתיד להגיע”. דאג שכל צ׳ק שאתה מוציא יתבסס על כסף אמיתי שנמצא בחשבון הבנק.

כדי להגיע לכך, מדוד אך ורק את הכסף שנכנס ונפרע לחשבון הבנק. אפילו צ׳קים עתידיים שקיבלת ביד אינם נחשבים ככסף מזומן. 

בעלי עסקים רבים לא מסוגלים להיכנס למסגרת התפקוד הזו. המפליא הוא שבעל עסק שחשבון הבנק שלו הוגבל, ולא יכול להוציא צ׳קים במשך תקופת ההגבלה, מגלה שהרבה יותר קל לעבוד במזומן בלבד. קל יותר לעמוד בהתחייבויות התשלום, ויש הרבה הרבה פחות מתח.

אם אתה מתקשה לארגן את הפיננסים בעסק שלך ולראות צמיחה אמיתית, צור קשר עכשיו ונקבע פגישת ייעוץ ללא התחייבות. עזרתי לבעלי עסקים בדיוק במצב שלך, ואשמח לעזור גם לך להשיג את הפריצה שאתה מחפש.

עפר פלאוט
אקספדיטור מאיץ עסקים בע״מ

The post שלוש טעויות נפוצות בניהול תזרים מזומנים שכל בעל עסק חייב להכיר appeared first on אקספדיטור.